Cada una de las empresas legalmente constituidas en el país necesita de empleados para poder crecer. Estos empleados son contratados para realizar una función específica dentro del organismo, que en conjunto con otras personas hacen que el negocio funcione de forma óptima.
En un principio, cuando una empresa va iniciando, es sencillo manejar la nómina de su personal, pues la plantilla es reducida. Sin embargo, a medida que el personal va creciendo, este trabajo se vuelve más complicado, de modo que puedes cometer un error en las nóminas que, a futuro, es capaz de generar desorden en la contabilidad general. En este punto radica la importancia de implementar un asiento contable de nómina, ya que este procedimiento nos permitirá saber y tener archivado el pago de la nómina de cada empleado, así como los impuestos y compensaciones que se puedan generar para cada uno de los trabajadores de la compañía.
Si todavía no incorporas la contabilidad del asiento contable de nómina en tu negocio, en este artículo te guiaremos paso a paso por este proceso, y te explicaremos de forma sencilla en qué consiste y por qué es tan importante para la salud de tu proyecto.
¿A qué se refiere el asiento contable de nómina?
En materia de contabilidad, un asiento contable de nómina es el conjunto de anotaciones que se ingresan en el libro diario de contabilidad. Es decir, en el documento que contiene toda la actividad financiera de la empresa se anota y se archivan todos los datos de compensación, de beneficios y de impuestos de los colaboradores. Su fin es registrar las operaciones que se van generando en las cuentas de la empresa, y a través de estos datos, sea posible analizar la composición del patrimonio a lo largo del tiempo.
Por otro lado, el asiento contable de nómina es uno de los tipos de asientos con que podemos medir la economía de una empresa, pues aquí se resumen todas las transacciones y el flujo de efectivo total. Este proceso también ayuda al departamento de recursos humanos a generar datos sobre la nómina de un empleado, dicha información incluso podrá ser utilizada en su evaluación de desempeño.
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De forma general, este proceso se trata de insertar información relevante en el libro de contabilidad general de la empresa. En éste, todos los activos y pasivos deben de registrarse con fines financieros y de cumplimiento. En cuanto a la compensación de empleados, se deben de registrar:
- Sueldos, salarios brutos, comisiones y bonificaciones.
- Retención de impuestos del empleador y el empleado.
- Retención de sueldos, primas de seguros y planes de ahorro.
- Gastos complementarios del empleador.
Clasificación de los Gastos en el Asiento Contable de Nómina
En este proceso contable de nómina existen varias agrupaciones de cuentas, las cuales están alojadas en el plan de contabilidad de la empresa. El grupo “64”, que refiere a los Gastos de personal, es uno de los que competen al asiento contable de nómina. En este grupo se clasifican varias cuentas, las cuales nombraremos a continuación:
Sueldos y salarios (640)
En esta cuenta se incluyen las remuneraciones fijas y esporádicas que tu empresa abona a sus trabajadores. Estas remuneraciones se refieren al importe íntegro que, por derecho, se le debe al trabajador, con la excepción de los gastos generados por algún viaje de trabajo.
Indemnizaciones (641)
Esta cuenta recoge los gastos que se abonan a los trabajadores de la empresa, con el fin de cubrir un daño o perjuicio. En ella se ingresan específicamente las indemnizaciones por despido y por jubilación anticipada.
Seguridad Social a cargo de la empresa (642)
En dicha cuenta se incluyen las cuotas que tu compañía deberá pagar a la Seguridad Social por las prestaciones que ésta realiza a todos tus trabajadores, por ejemplo, el crédito para una vivienda o la prestación de servicios de salud.
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Aportaciones a sistemas complementarios de pensiones (643)
En esta categoría, se refleja el importe de las aportaciones devengadas a las pensiones y otras formas de cubrir la jubilación, la invalidez o la muerte de algún trabajador.
Otros gastos sociales (649)
En esta cuenta se registran los gastos relacionados con el carácter social de la empresa, ya sea por disposición legal o voluntaria, por ejemplo, becas de estudio para sus trabajadores, el suministro de uniformes, el comedor y la provisión de comidas. Es importante no confundirlos con los gastos de Seguridad Social.
Otro de los grupos de cuentas que concierne al asiento contable de nómina es el grupo “46”, el cual incluye dos cuentas que se usan para visualizar el importe que está pendiente de pago o los pagos hacia estas cuentas que se han realizado anticipadamente, las cuales son:
Anticipos de remuneraciones (460)
Ésta se utiliza cuando se entrega una cantidad de dinero, como un anticipo del sueldo del empleado. Y se abonará cuando dicho anticipo sea cancelado en la nómina correspondiente; es decir, cuando se genera la nómina del colaborador, se le descontará el anticipo que haya recibido de la cantidad que le corresponde recibir. Dicho anticipo se le podrá descontar en una sola exhibición o en varias nóminas, dependiendo del acuerdo al que hayan llegado.
Remuneraciones pendientes de pago (465)
Con respecto a ésta, se abona cuando se contabiliza la nómina y se carga al momento de pagarse.
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Fundamentos del Registro Contable: La Partida Doble, el Debe y el Haber
El asiento contable es uno de los elementos fundamentales para llevar un adecuado registro de la contabilidad en una empresa. Cualquier sistema de contabilidad parte de un concepto clave, como es el de la partida doble. La partida doble se basa en que en cada operación intervienen al menos dos partes. La idea es que no hay origen sin destino, ni destino sin origen. Dicho de otra manera, de un lado se reflejará el destino de la operación efectuada, y de otro, el origen de los fondos empleados para esa operación. La partida doble por tanto consiste en realizar en cada asiento un apunte doble.
En contabilidad, "debe" y "haber" son dos columnas que se utilizan para registrar cualquier operación económica en lo que se conoce como la partida doble. Dicho de otro modo, cada vez que ocurre un movimiento económico, hay algo que entra y algo que sale, algo que se incrementa y algo que se reduce. Para entender cómo se aplican, hay que tener en cuenta el tipo de cuenta que estás manejando. En contabilidad, las cuentas se agrupan en varias categorías: activo, pasivo, patrimonio neto, ingresos y gastos. Cada asiento contable influye en el balance general, ya sea modificando el activo, el pasivo o el patrimonio neto. Y como la contabilidad tiene que estar siempre equilibrada, la suma del debe debe coincidir con la del haber. Si no es así, algo estás haciendo mal.
- Debe: denominaremos Debe al lado izquierdo del asiento, o de la cuenta. En el Debe se registran los aumentos de activos y gastos.
- Haber: denominaremos Haber, al lado derecho de la cuenta o asiento. En el Haber se anotarán las disminuciones de inversiones y los aumentos de financiaciones. En el Haber se registran los aumentos de pasivos, patrimonio neto e ingresos.
La diferencia radica en el tipo de movimiento que se refleja: el debe indica lo que se recibe o aumenta en ciertas cuentas, mientras que el haber representa lo que se entrega o disminuye. No necesariamente los términos implican signos matemáticos por sí mismos. La clave está en analizar el tipo de cuenta y el efecto de la operación. Si aumenta un activo o un gasto, va al debe. Cada movimiento registrado en el debe o el haber afecta al balance de situación de la empresa. Por ejemplo, si pagas una deuda, disminuye el pasivo y también el activo (dinero en caja o banco).
Un abono dentro de la contabilidad, es una transacción cuya finalidad es registrar una entrada o salida de dinero o bienes relacionados con un negocio; debemos mencionar que un abono es una anotación en el libro mayor que representa una disminución en los activos. Los abonos son utilizados para reflejar movimientos financieros relacionados con la reducción de deudas o pagos realizados. Abono registrado a una partida en cuentas de activos: el abono disminuye el valor. En cuentas de pasivos y capital: el abono aumenta el valor.
La lógica del debe y el haber es universal en contabilidad, da igual que seas autónomo, pyme o una gran empresa. Lo que puede variar es el nivel de detalle, el número de cuentas y la complejidad de los asientos.
Cuentas por Pagar (AP) y Cuentas por Cobrar (AR)
Las cuentas por pagar (AP, por las siglas en inglés de «accounts payable») son la cantidad de dinero que una empresa debe a sus proveedores o acreedores por productos o servicios comprados a crédito. Estas cuentas se registran como pasivos corrientes en el balance de una empresa. Por lo general, las cuentas por pagar son deudas a corto plazo que la empresa pretende pagar durante el próximo año o ciclo operativo (a menudo, el período más largo de los dos).
Las cuentas por cobrar (AR, por las siglas en inglés de «accounts receivable»), en cambio, hacen referencia al importe que los clientes deben a una empresa por productos o servicios entregados que aún no se han pagado. Estas cuentas representan una línea de crédito concedida por la empresa que suele recuperarse en un período corto, a menudo de 30, 60 o 90 días.
Diferencias entre Cuentas por Cobrar (AR) y Cuentas por Pagar (AP)
Las cuentas por cobrar (AR) y las cuentas por pagar (AP) son conceptos contables importantes. Es habitual que las siglas inglesas resulten un poco confusas, pero es imprescindible entender que representan partes distintas del proceso contable. Veamos cuáles son sus principales diferencias:
| Característica | Cuentas por Cobrar (AR) | Cuentas por Pagar (AP) |
|---|---|---|
| ¿Qué son? | El dinero que los clientes deben a tu empresa por los productos o servicios que han comprado a crédito. Puedes considerarlas como una entrada de dinero. | El dinero que tu empresa debe a proveedores o vendedores de productos o servicios comprados a crédito. Puedes considerarlas como una salida de dinero. |
| Clasificación en el balance | Se registran como activos corrientes en tu balance porque se espera que se conviertan en efectivo en el plazo de un año. | Se registran como pasivos corrientes en tu balance porque se trata de una deuda a corto plazo que debe liquidarse en el plazo de un año. |
| Impacto en las transacciones | Aumentan cuando vendes y disminuyen cuando cobras pagos en efectivo. | Aumentan cuando compras y disminuyen cuando se hacen efectivos los pagos. |
| Balance normal | Suelen tener un saldo deudor. | Suelen tener un saldo acreedor. |
Las cuentas por pagar son cruciales para cualquier empresa, independientemente de su tamaño, porque permiten a las empresas administrar mejor su flujo de efectivo. Al retrasar los pagos mientras se siguen recibiendo bienes o servicios, las empresas pueden preservar el efectivo para otros fines esenciales. El saldo de cuentas por pagar es un elemento importante en el balance de una empresa y puede fluctuar según las condiciones de crédito de la empresa, la frecuencia de compra y los hábitos de pago.
El registro de las cuentas por pagar implica algunos pasos clave para garantizar un seguimiento y una transparencia adecuados. Una vez que se recibe la factura, debe revisarse y aprobarse. Después de que se aprueba la factura, la empresa realiza un pago en la fecha de vencimiento. Gestionar las cuentas por pagar de manera eficaz es fundamental para mantener una buena salud financiera.
Mejores Prácticas para la Gestión de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar
Para lidiar con el proceso de las cuentas por pagar, las empresas pueden aplicar algunas mejores prácticas para garantizar la precisión y la eficacia. Del mismo modo, garantizar que tu proceso de cuentas por cobrar funcione de forma fluida puede ahorrar tiempo a tu negocio y evitar imprecisiones en los informes financieros.
Mejora de la Gestión de las Cuentas por Pagar
- Soluciones automatizadas y transformación digital: Invierte en un software de automatización para las cuentas por pagar que ofrezca funciones como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para el procesamiento de las facturas, aprobaciones automáticas del flujo de trabajo y verificación triple automatizada (factura, pedido de compra e informe de recepción).
- Gestión de la relación con proveedores: Haz revisiones periódicas del rendimiento de los principales proveedores para evaluar sus plazos de entrega, la calidad de los productos o servicios, y el cumplimiento de las condiciones contractuales.
- Cumplimiento de la normativa y controles internos estrictos: Actualiza y prueba regularmente los procedimientos de control interno, incluida la división de tareas (diferentes personas para la aprobación de facturas, el procesamiento de pagos y la conciliación).
- Mejora de los métodos de pago: Analiza la relación coste-beneficio de diferentes métodos de pago. Considera la posibilidad de utilizar tarjetas de crédito de empresa para las transacciones más pequeñas a fin de beneficiarse de los programas de cashback o recompensas.
- Informes y análisis dinámicos: Elabora informes regularmente sobre las métricas clave de las cuentas por pagar, como los días pendientes de pago (DPO), el tiempo promedio de procesamiento por factura y el porcentaje de facturas procesadas sin ninguna intervención manual.
Agilización del Flujo de Trabajo en Cuentas por Pagar
- Automatiza el procesamiento de facturas y la entrada de datos: Incorpora la tecnología OCR para convertir diferentes formatos de factura en datos digitales, lo que reduce las entradas manuales.
- Centraliza las aprobaciones y los pagos de las facturas: Implementa una plataforma unificada para las cuentas por pagar donde se puedan cargar, aprobar y pagar todas las facturas, ya que te permitirá eliminar los procesos dispersos y agilizar el flujo de trabajo.
- Olvídate del papel: Cámbiate a un sistema de procesamiento de facturas totalmente digital, ya que ahorra espacio físico de almacenamiento y mejora la eficacia de la recuperación y auditoría de las facturas.
Optimización de Pagos
- Aplica descuentos por pronto pago: Negocia con los proveedores la aplicación de descuentos por los pagos efectuados antes de la fecha de vencimiento. Automatiza la detección de las condiciones por pronto pago en el sistema de cuentas por pagar para garantizar que estos descuentos se respeten siempre.
- Negocia plazos de pago dilatados: Habla con los proveedores para ampliar el período de pago y mejorar el flujo de caja de tu negocio.
- Utiliza pagos con tarjeta virtual: Utiliza tarjetas virtuales para los pagos de empresa a empresa (B2B), que proporcionan un número seguro de un solo uso para cada transacción, lo que refuerza la seguridad.
Refuerzo de la Precisión y el Control
- Establece controles internos claros: Define roles y responsabilidades específicos dentro del departamento de cuentas por pagar, incluida la división de tareas para prevenir el fraude.
- Concilia los registros de cuentas por pagar con regularidad: Concilia periódicamente los registros de cuentas por pagar con los extractos bancarios y los asientos contables para detectar y corregir cualquier discrepancia lo antes posible.
- Supervisa las métricas clave de las cuentas por pagar: Controla minuciosamente las métricas como los días pendientes de pago, el coste por factura y el porcentaje de facturas procesadas por vía electrónica.
- Capacita a los empleados sobre procedimientos apropiados para las cuentas por pagar: Forma periódicamente a los empleados encargados de las cuentas por pagar para garantizar que sean competentes en el uso del software y que estén al tanto de los procedimientos y los controles actualizados.
Adopción de Tecnología
- Invierte en software de automatización de las cuentas por pagar: Elige un software que ofrezca funciones integrales, como facturación electrónica, flujos de trabajo automatizados e informes en tiempo real.
- Usa plataformas en la nube: Migra tus operaciones de cuentas por pagar a una plataforma en la nube para beneficiarte de una accesibilidad remota, mayor seguridad y actualizaciones automáticas.
- Considera la opción de adoptar tecnologías emergentes: Mantente al tanto de las nuevas tecnologías en el ámbito de las cuentas por pagar, como la inteligencia artificial (IA) para el cotejo inteligente de las facturas o la cadena de bloques para unas transacciones seguras y transparentes.
Optimización de Procesos de Facturación para Cuentas por Cobrar
- Adopta soluciones digitales: Cambia a plataformas de facturación electrónica para hacer que el envío de facturas sea más eficaz.
- Mejora el diseño de las facturas: Diseña facturas claras, donde se vean bien las fechas de vencimiento y que incluyan instrucciones de pago sencillas.
- Automatiza los recordatorios y las notificaciones: Programa recordatorios automatizados por correo electrónico o SMS a medida que se aproximen las fechas de vencimiento para minimizar los pagos atrasados.
- Ofrece incentivos por pronto pago: Ofrece recompensas o descuentos de escala variable por pronto pago, y automatiza este proceso en tu sistema de cuentas por cobrar.
- Implementa opciones de pago flexibles: Acepta diferentes métodos de pago, como portales en Internet, tarjetas de crédito, transferencias ACH (para clientes estadounidenses) o transferencias SEPA (para clientes europeos), e intégralos en tu sistema de cuentas por cobrar.
Aumento de la Eficacia en los Cobros
- Prioriza las cuentas de forma eficaz: Centra tus esfuerzos en las cuentas de alto valor que tengan un historial de pagos atrasados y, para ello, sírvete de análisis predictivos que te ayuden a establecer esas prioridades.
- Aplica un enfoque gradual: Empieza con recordatorios amables y, si es necesario, prosigue con acciones más directas.