Uno de los temas que ha sido recurrente en el Nuevo Subsidio Para el Empleo es respecto a que los trabajadores no ven dónde se encuentra el Subsidio Para el Empleo; de hecho, hay quienes piensan que no se les dio este Subsidio. El subsidio al empleo es un beneficio fiscal otorgado por el Gobierno Federal para apoyar a trabajadores con ingresos bajos. El patrón lo aplica directamente al calcular el Impuesto Sobre la Renta (ISR) retenido al trabajador.
Este subsidio aplica a trabajadores cuyos ingresos mensuales se ubican dentro de los rangos establecidos por el SAT. Cuando el subsidio excede el ISR a retener, la diferencia debe ser entregada al trabajador como subsidio pagado.
Diferenciando el Subsidio Causado y el Subsidio Pagado en el CFDI de Nómina
Con la mecánica y tablas del Subsidio Para el Empleo contemplado en el Artículo Décimo Transitorio de la Ley del Impuesto sobre la Renta, tenemos dos tipos de subsidio, mismos que se encontrarían en el Recibo de Nómina:
- Subsidio Causado: Es el monto del subsidio que correspondería al trabajador, con base en su salario y las tablas fiscales. Este se encuentra en el complemento de nómina dentro de un nodo específico. Es decir, es un dato que no forma parte de ningún concepto y tampoco afecta el neto a pagar del trabajador; sin embargo, es muy importante que en caso de exista subsidio para el empleo causado, se llene este dato el nodo respectivo, porque forma parte del cálculo anual del trabajador.
- Subsidio Pagado (o a entregar): Es el subsidio que efectivamente se otorga y se refleja en el neto recibido, generalmente cuando el ISR es menor al subsidio causado. El cual es parte de los conceptos otros pagos y concretamente el número de concepto 002, Subsidio Para el Empleo (Efectivamente entregado al Trabajador). Este Subsidio ya no le será entregado al trabajador si se elige calcular el subsidio conforme al Decreto del 1 de mayo del 2024.
Cuando al empleado le correspondió subsidio entregado, tiene un concepto con clave OP002 (D39 o similar). También es importante considerar el nuevo caso contemplado en la guía de llenado: cuando al empleado no le correspondió subsidio entregado, lo cual se puede verificar en la Nota 12.
Obligatoriedad y Validaciones en el XML de Nómina
A partir del 01/01/2019 es obligatorio que los XML de nóminas tengan el SubsidioCausado de acuerdo a la nueva regla; por lo cual los recibos de nómina con fecha de pago del 1 de enero de 2019 o posterior se timbrarán en automático considerando esta nueva regla; no es necesario realizar ninguna configuración adicional en el sistema.
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Es importante recordar que a partir del 1 de abril de 2017, la única versión válida para emitir recibos de nómina a tus trabajadores, es la 1.2. del complemento de nómina. La guía de llenado del comprobante del recibo de pago de nómina se actualizó a partir del 14 de octubre de 2019, y sus cambios entraron en vigor el 1 de enero de 2020.
Actualizaciones y Validaciones Específicas
El 11 de diciembre de 2019, fue publicada una revisión al complemento de nómina versión 1.2 que impacta a las validaciones que llevan a cabo los Proveedores de Certificación de CFDI, la cual entró en vigor el 1 de enero del 2020 de forma opcional, siendo ya de forma obligatoria a partir del 1 de febrero 2020. Esta revisión no modifica la estructura técnica del complemento, por lo que se mantiene como la versión 1.2.
Se validará que el monto de subsidio para el empleo reportado en el recibo de nómina no sea mayor a los montos establecidos en las disposiciones fiscales. Asimismo, no se permitirá incluir el subsidio para el empleo en recibos de nómina cuyos conceptos sean diferentes a sueldos y salarios y asimilados a salarios señalados en la fracción I del artículo 94 de LISR (Régimen de contratación “02”). Recuerda que se debe registrar el subsidio causado conforme a la tabla del Decreto del subsidio para el empleo y las tablas publicadas en el Anexo 8 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente.
Validaciones para 2025 y Códigos de Error
A partir de 2025, el proceso de timbrado de los CFDI de nómina arrojaba los códigos de error NOM101 y NOM108, que tienen que ver con el Subsidio Causado. Los cambios en la validación se enfocan en los valores máximos permitidos para el atributo SubsidioCausado, ajustando los montos y factores de cálculo. Este cambio implica un ajuste al monto máximo permitido para el subsidio causado cuando el número de días pagados no supera los 31 días. En 2025, el factor de multiplicación pasa de 13.39 a 15.63, permitiendo registrar un mayor subsidio causado en casos donde el trabajador tenga más de 31 días pagados.
El Reto del Subsidio Causado Cero o Negativo: Procedimientos de Ajuste
¿Qué pasa cuando un trabajador rebasa al final del mes el límite máximo de subsidio para el empleo? Es decir, al final del mes, debido a sus ingresos, ya no le toca Subsidio Causado.
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Si el empleador hubiese conocido el futuro, no le habría puesto un subsidio causado en ciertas semanas, es decir, hubiera dejado en ceros, por lo cual el SAT en el apéndice 7 de la guía de llenado de nómina, menciona que se le debe dar reversa a ese subsidio al empleo que se le otorgó. De una manera sencilla, se pensaría en llenar en negativo en el último periodo del mes para ajustar y que quede en ceros el subsidio causado, evitando que el empleado tenga un subsidio que no le correspondía.
Sin embargo, el atributo “Td_importeMXN”, definido para expresar importes monetarios en moneda nacional MXN con fracción hasta dos decimales, no permite valores negativos; es decir, no puede ser menor que cero.
Por lo cual, el Servicio de Administración Tributaria estableció un procedimiento para poderle “dar reversa”, que consiste en utilizar un concepto de deducción, “107, Deducción, Ajuste al Subsidio Causado”. Pero esto genera un problema, puesto que el trabajador nunca percibió ese dinero, no se puede descontar un subsidio que nunca fue entregado.
Es necesario recordar que el antecedente de este procedimiento surge desde agosto de 2018 cuando se incluyó en la Guía de llenado del CFDI de Nómina el Apéndice 5 “Procedimiento para el registro de Subsidio para el empleo causado, cuando no se entregó en efectivo” que buscaba subsanar la problemática que se presentaba en los casos cuando el SE era menor al ISR causado, ya que aún cuando se disminuye de dicho impuesto, el importe correspondiente no se incluía en el CFDI, lo que ocasionaba diferencias en el cálculo anual del trabajador.
El Ajuste al Subsidio al Empleo
El ajuste al subsidio es una revisión que se realiza al finalizar el periodo mensual, para verificar si el subsidio aplicado durante las quincenas o semanas fue correcto. Si hubo exceso o falta, se debe corregir el CFDI de nómina y, en su caso, hacer el descuento o pago adicional al trabajador.
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Se debe realizar un Ajuste del subsidio para el empleo en el comprobante de la segunda quincena, con el fin de retrotraer los efectos dados al subsidio que se entregó anteriormente. Este es el ajuste al subsidio al empleo en el contexto del CFDI de Nómina 2025.
Ejemplo de Cálculo de Nómina y Ajuste
Veamos el siguiente Ejemplo: Empleado 005 ejemplo
| Concepto | Cálculo anterior | Nuevo cálculo |
|---|---|---|
| Días periodo | 7 | 7 |
| Días pagados | 3 | 3 |
| Salario diario | 259.00 | 259.00 |
| Ingreso gravado acumulable | 777.00 | 777.00 |
| ISR de tarifa | 42.03 | 42.03 |
| Subsidio causado | 93.63 | 42.03 |
| ISR a retener semana | 0.00 | 0.00 |
| Subsidio a entregar | 51.60 | 0.00 |
| Neto: | 828.60 | 777.00 |
Para el Cálculo Anterior el XML de Nómina, se debe llenar de una manera específica. Con el nuevo cálculo de subsidio, se llenaría de una manera diferente. En el ejemplo, el trabajador percibió 1,813.00 pesos cada semana, y en estas semanas el XML se “llenó” con el subsidio causado de 89.81 pesos cada semana, lo cual al final del mes podría requerir un ajuste.
Ajustes en Sistemas de Nómina como SAP
La manera en que SAP detecta que hay un ajuste a tratar en el CFDi es cuando se genera un importe negativo, en este caso el Subsidio Causado.
Para generar ajustes en los conceptos de ISR aplicados en el pasado, SAP dispone del método de cálculo 4 "Ajuste por periodo". Al aplicar este método en el cálculo del impuesto se generarán los conceptos que identificarán un caso de ajuste al subsidio aplicado en exceso. Si no se aplica el método 4, entonces el cálculo de los impuestos no generará los conceptos necesarios para identificar que se trata de un ajuste de subsidio.
Algunas ideas para estas reglas incluyen comparar la base gravada ordinaria del mes, cc-n /470, versus el límite superior del último renglón con subsidio y verificar si se generó un subsidio causado en el mes, cc-n /485 en MXCRT. Si es el caso, entonces se deben generar los conceptos /481 y /484 en negativo con los correspondientes acumulados mensuales de /482 y /485.
Implicaciones y Obligaciones para el Empleador
Es importante la correcta gestión del subsidio porque el SAT revisa que el subsidio no se aplique de forma indebida, se corrijan los CFDI cuando hay errores, y que el patrón no utilice el subsidio para manipular la carga fiscal.
Casos Posibles e Implicaciones Fiscales del Ajuste
- Subsidio correctamente aplicado: No se requiere ajuste.
- Subsidio menor al que correspondía: Se debe pagar la diferencia al trabajador.
- Subsidio mayor al debido: El patrón puede descontar el excedente y corregir el CFDI.
Consideraciones fiscales: Todo ajuste debe reflejarse correctamente en el XML del CFDI. Es indispensable documentar los motivos del ajuste. Las diferencias pueden afectar la deducibilidad de la nómina.
Obligaciones del Empleador y Errores a Evitar
Las obligaciones del empleador incluyen: aplicar correctamente el subsidio al empleo en cada periodo, emitir CFDI precisos con subsidio causado y pagado diferenciados, realizar los ajustes al cierre de mes si hay discrepancias, evitar acumulaciones erróneas que alteren el cálculo del ISR, y conservar evidencia documental en caso de auditorías.
Los errores a evitar son: aplicar subsidio al empleo sin que el trabajador califique, no reportar subsidio pagado cuando corresponde, no ajustar cuando hay ingresos acumulados que cambian el rango, y emitir CFDI con diferencias entre lo timbrado y lo efectivamente pagado.
El subsidio al empleo sigue siendo un tema sensible dentro del CFDI de Nómina. Su correcta aplicación, ajuste y comprobación no solo impacta en el trabajador, sino también en la deducibilidad y cumplimiento fiscal del patrón. Con los cambios vigentes, es más importante que nunca aplicar el subsidio de forma transparente, con respaldo documental y asesoría experta.