La contabilidad de una empresa se construye asiento a asiento. Cada compra, cada venta, cada cobro o ajuste debe quedar bien reflejado para que la información contable sea fiable y útil. Por eso, aunque el concepto de asiento contable pueda parecer técnico, su aplicación es completamente práctica. Si gestionas la contabilidad de una empresa o colaboras en su administración, conocer los distintos tipos de asientos contables te ayudará a registrar mejor compras, ventas, cobros, pagos y ajustes de cierre.
¿Qué es un Asiento Contable?
Un asiento contable es una anotación que se registra en el libro diario para reflejar un hecho económico que modifica la situación patrimonial, financiera o de resultados de una empresa. Estos apuntes son la base de una contabilidad fiable. Si se registran correctamente, permiten que la empresa tenga una visión ordenada de su actividad y facilitan tanto el cumplimiento fiscal como el análisis financiero. El conjunto de asientos contables de un ejercicio forma el libro diario, que hoy suele generarse con ayuda de un software contable. Un asiento contable es el registro de una operación económica en el libro diario de la empresa. Sirve para reflejar compras, ventas, cobros, pagos o ajustes y es la base para que la contabilidad, los impuestos y el cierre del ejercicio estén correctamente soportados.
Principios Fundamentales de los Asientos Contables
Para registrar bien un asiento contable, no basta con identificar la operación. Es crucial comprender los principios que rigen su elaboración:
- La contabilidad se construye con el sistema de partida doble.
- Las cuentas deudoras aumentan por el debe y disminuyen por el haber.
- Las cuentas acreedoras aumentan por el haber y disminuyen por el debe.
- Todo asiento contable debe estar cuadrado. Cuando esto no ocurre, el asiento es incorrecto y puede comprometer la fiabilidad del registro.
Un punto clave para la empresa es recordar que un asiento bien cuadrado no siempre está bien contabilizado.
Clasificación de los Asientos Contables
Los tipos de asientos contables suelen clasificarse según su forma y según su función.
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Asientos Según su Forma
Según su forma, permiten identificar el número de cuentas que intervienen en una transacción:
- Asientos simples: En ellos sólo utilizamos una cuenta para el debe y otra para el haber, ambas por el mismo importe.
- Asientos compuestos o dobles: Se utilizan dos o más cuentas en el debe y/o en el haber.
Asientos Según su Función
Según su función se distinguen:
- Asientos operativos: En ellos se recogen cronológicamente todas las operaciones que se han llevado a cabo en una empresa a lo largo de un ejercicio económico.
- Asientos de ajuste: Se realizan al final del ejercicio con el objeto de que la contabilidad de la empresa refleje la imagen fiel de la empresa.
- Asiento de apertura: El asiento de apertura es el primer asiento que se hace al iniciar un nuevo ejercicio económico.
- Asiento de cierre: Es el último asiento del ejercicio. El asiento de cierre contable cancela todas las cuentas que tengan saldo. Estos asientos cierran definitivamente la contabilidad del año fiscal.
Registro Contable de Gastos Devengados y No Vencidos (Gastos No Pagados)
Al cierre del ejercicio, existen ciertos ingresos y gastos que se han devengado, pero todavía no han vencido, es decir, todavía no ha llegado el momento en el que se tengan que cobrar o pagar. En virtud del principio del devengo, estos ingresos y gastos se considerarán al calcular el resultado del correspondiente ejercicio. Por ello, contablemente han de reflejarse, al tiempo que se plasman los derechos de cobro y las obligaciones de pago que generan.
Puede darse el caso de que en la fecha de vencimiento se cobren o paguen importes superiores a los registrados en las correspondientes cuentas de deudas o derechos de cobro, como consecuencia de que se han devengado -en el ejercicio del vencimiento- ingresos y gastos inherentes a los anteriores débitos y créditos.
Las cuentas que señala el Plan General de Contabilidad (PGC) para designar los derechos y obligaciones originados por los ingresos y gastos devengados y no vencidos no se denominan ajustes por periodificación, ya que no pretenden dar de baja ingresos y gastos no devengados en el período, sino que simplemente reflejan ingresos y gastos devengados en el período con el fin de poder determinar el resultado del ejercicio.
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El PGC representa las deudas y créditos derivados por estos conceptos en función del origen y vencimiento de éstos. Así, si los ingresos y gastos no hacen referencia a intereses se registran en cuentas del grupo 4, «Deudores y acreedores por operaciones de tráfico».
En muchos casos, los créditos se expresan mediante las cuentas 430, «Clientes», y 440, «Deudores», y los débitos por medio de las cuentas 400, «Proveedores», y 410, «Acreedores por prestación de servicios». Tanto en el caso de derechos de cobro como de obligaciones, las primeras cuentas citadas tienen su origen en la actividad principal de la empresa, mientras que las otras indican que surgen de operaciones distintas a las que constituyen el objeto empresarial.
Ejemplos Prácticos de Gastos No Pagados
Gasto de Suministro Eléctrico Devengado
Consideremos el caso de «MIG, SA» que recibe suministro eléctrico en el mes de diciembre de X0, cuyo coste estima que ascenderá a 500 u.m. Hasta comienzos de febrero de X1, «MIG, SA» no paga el recibo de la luz, que incluye los meses de diciembre y enero. El importe de éste ascendió a 950 u.m., que abona mediante transferencia bancaria. Para reflejar correctamente el gasto devengado en X0, se realizaría un asiento de ajuste al cierre de X0, reconociendo el gasto contra una cuenta de acreedores por servicios recibidos (gasto no pagado). El gasto devengado en el ejercicio X1 afectará en el resultado de este período.
Intereses Devengados a Pagar
En el supuesto de que la empresa haya recibido algún préstamo puede ocurrir que, al cierre del ejercicio, se devenguen intereses a su cargo, que pagará más tarde. Al año siguiente, en el intervalo de tiempo comprendido desde principio de año hasta la fecha de abono de intereses, se devengarán más intereses a cargo de la entidad.
La empresa, cuando los pague, registrará contablemente una salida de dinero por el importe pagado y, al tiempo, dará de baja la deuda generada por los intereses devengados en el ejercicio anterior y reflejará los intereses producidos durante el período.
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Para referirse a estas «deudas a pagar por intereses», el Plan ha habilitado varias cuentas de pasivo incluidas dentro del grupo 5, «Cuentas financieras». El vencimiento de éstas es inferior al año, porque si no se tratarían contablemente de forma diferente, y la denominación de la cuenta a emplear dependerá de la clase de deuda que ha generado intereses, como la cuenta 66 «Gastos financieros», 661 «Intereses de obligaciones y bonos» o 662 «Intereses de deudas a largo plazo».
Por ejemplo, si el 1 de agosto de X0, «CJJ, SA» recibe un préstamo de 50.000 u.m., que deberá reembolsar al cabo de un año con un tipo de interés efectivo del 10 por 100. Los intereses devengados en el ejercicio X0 son los correspondientes al intervalo de tiempo comprendido entre el 1 de agosto y el 31 de diciembre de X0, plazo en el que «CJJ, SA» ha disfrutado del préstamo. Al 31 de diciembre de X0, «CJJ, SA» deberá registrar los intereses devengados, aunque no pagados, de ese periodo.
Gestión y Registro de Gastos No Deducibles
La gestión financiera es siempre uno de los temas que más preocupa a las empresas. Uno de los principales retos de los encargados de finanzas es el ahorro y la optimización de gastos. Con tal de conseguir este ahorro, muchas empresas detectan aquellos gastos que fiscalmente se pueden deducir para reducir el pago de impuestos a la Administración Tributaria. No obstante, hay que tener en cuenta que existen los gastos no deducibles, y contabilizar los gastos no deducibles como deducibles puede suponer grandes sanciones.
¿Qué son los Gastos No Deducibles?
Los gastos no deducibles fiscalmente son aquellos gastos que no se pueden descontar para el cálculo de la base imponible sobre la cual se pagarán los impuestos ya que no están directamente relacionados con la actividad de la empresa. En contabilidad, hay que tener en cuenta los gastos no deducibles de la misma forma que los deducibles. Es decir, se deben incluir los gastos no deducibles en la cuenta de contabilidad, aunque sea en un desglose o indicado como tal.
Los gastos no deducibles en el impuesto de sociedades vienen enumerados en el artículo 14 de la Ley del Impuesto de Sociedades. Es importante tener en cuenta que el impuesto de sociedades se trata de un impuesto directo y de carácter personal que recae sobre los beneficios obtenidos por las empresas. Así mismo, es importante mencionar que estos gastos deben de aparecer en la cuenta contable. Es decir, los gastos no deducibles no dejan de ser gastos de la empresa, al igual que los gastos extraordinarios o los gastos de explotación.
Esta es una cuenta de gastos que se utiliza para registrar los gastos que no están relacionados directamente con la actividad económica de la empresa y, por lo tanto, no se pueden deducir a la hora de calcular los impuestos. En España, la cuenta de gastos no deducibles se encuentra regulada en el Plan General de Contabilidad (PGC). Según este plan, la cuenta gastos no deducibles se clasifica como una cuenta de gastos de gestión corriente y se identifica con el código 630. A la hora de contabilizar los gastos no deducibles, se deben registrar en la cuenta 630 "Gastos no deducibles".
Ejemplos Comunes de Gastos No Deducibles
A continuación, se presentan algunos ejemplos de gastos no deducibles que se pueden registrar en la cuenta 630 "Gastos no deducibles":
| Categoría de Gasto No Deducible | Descripción |
|---|---|
| Multas y sanciones | Penalizaciones impuestas por organismos públicos. |
| Pérdidas del juego | Gastos derivados de actividades de azar. |
| Gastos personales del empresario | Desembolsos no relacionados con la actividad empresarial. |
| Gastos de capital | Inversiones que aumentan el valor de activos, no gastos corrientes. |
| Gastos deducibles en cuantías limitadas | Gastos con límites legales que, al excederse, la parte superior no es deducible. |
| Otros gastos no deducibles por su naturaleza | Cualquier otro gasto que no cumpla los criterios de deducibilidad fiscal. |
Un caso particular ocurre si uno de los gastos principales de operación de una empresa consiste en la compra de "combustibles y lubricantes", y varios de los gastos realizados por este concepto no están amparados con comprobantes fiscales. En nuestra opinión, la compañía debe efectuar tanto el registro de los gastos deducibles contablemente como de los no deducibles fiscalmente por dicho rubro, en la misma cuenta de gastos, es decir, en la cuenta o subcuenta denominada "combustibles y lubricantes", dado que el criterio de registro contable no debe basarse en las formalidades jurídicas de los comprobantes fiscales que amparen los gastos en cita.
Impacto de los Asientos Contables en la Información Financiera
Los asientos contables no son solo una obligación formal: registrarlos mal puede afectar al IVA, distorsionar el resultado del ejercicio y complicar decisiones clave en una pyme. En una pyme, muchos problemas contables no vienen de operaciones complejas, sino de errores repetidos en el registro diario.
Errores Frecuentes y su Importancia
Los errores más habituales en una pyme suelen aparecer en el IVA, la periodificación, las provisiones y la imputación incorrecta de cuentas. Aunque parezcan fallos menores, pueden acabar afectando al cierre contable, a las declaraciones fiscales y a la fiabilidad de la información financiera. Revisar los asientos contables antes del cierre es importante porque permite detectar descuadres, ajustes pendientes y errores de imputación con más margen de corrección. Esto ayuda a cerrar la contabilidad con más seguridad, reducir incidencias fiscales y trabajar con una imagen más fiel de la situación de la empresa.
Relevancia para los Informes Financieros
El balance refleja la solvencia y la liquidez financiera de una empresa en un momento determinado. La cuenta de pérdidas y ganancias refleja los ingresos y gastos durante un tiempo (normalmente un año). Por lo tanto, permite conocer el rendimiento económico del negocio. En resumen, el balance muestra la situación financiera de la organización, mientras que la cuenta de pérdidas y ganancias indica el rendimiento económico de la compañía.
El informe financiero es una herramienta útil para evaluar de qué manera actúa la administración. La información contenida en él será determinante en la toma de decisiones de cualquiera de los involucrados. El análisis del informe financiero tiene como objetivo determinar cuáles son los puntos fuertes y débiles de una organización.