Un error muy común que cometemos la mayoría de los generadores de la información financiera es que efectuamos registros contables atendiendo a las disposiciones fiscales, en lugar de atender el marco normativo que son las Normas de Información Financiera (NIF). Dentro de los postulados básicos, existe el postulado de sustancia económica, el cual requiere que las transacciones y otros eventos que afecten económicamente a una entidad se reconozcan contablemente con base en su esencia económica, la cual debe prevalecer sobre su forma jurídica.
El motivo principal por el que la mayoría de los contadores lo hace así es para no perder el control de los gastos que no cumplen con requisitos fiscales de los que sí cumplen. Si no es de esta manera, ¿cómo puedo controlar ese efecto fiscal no contable? La respuesta es, a través de las “Cuentas de Orden”, ya que este grupo de cuentas se usa para el control de efectos fiscales u otros controles que requieras llevar adicionales a tus registros contables.
Diferencia entre criterio contable y criterio fiscal
Es vital no confundir el criterio contable con el criterio fiscal. Contablemente, si los socios lo aceptan, se puede hacer perfectamente el registro de una operación, pero fiscalmente no sería gasto deducible sin el correspondiente justificante o factura. Ante una inspección, existen altas probabilidades de que los gastos no sean admitidos por la autoridad si no existe soporte documental, es decir, factura o justificante.
Los gastos fiscalmente solo serán deducibles aquellos que cumplan con las disposiciones fiscales, principalmente:
- Que correspondan a la actividad de la empresa y hayan sido necesarios para la consecución de los ingresos.
- Que estén debidamente formalizados, conforme al Reglamento de facturación, en lo concerniente a su identificación completa.
Implicaciones en la declaración de impuestos
Si los gastos sin factura se registran en la contabilidad, estos afectarán al resultado contable de la empresa, pero no al fiscal. Por lo tanto, fiscalmente, como tales gastos no son deducibles, habría que llevar a cabo un ajuste en el modelo del Impuesto sobre Sociedades. Al consignar la cantidad que se considera no deducible, se debe realizar el ajuste correspondiente para no minorar indebidamente la base imponible de la declaración.
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Gestión de saldos y regularización
En la gestión diaria de una empresa, llevar un control preciso de los movimientos contables es fundamental. Cuando una empresa presenta un superávit ficticio en caja debido a gastos reales sin registrar, surge la duda de cómo regularizar esta situación. Contablemente se puede realizar la corrección, pero se debe tener en cuenta que, sin soporte documental, Hacienda podría interpretar que se ha remunerado a los socios sin tributar por ello.
Tabla: Resumen de tratamiento de gastos sin factura
| Concepto | Tratamiento Contable | Tratamiento Fiscal |
|---|---|---|
| Registro del gasto sin factura | Permitido (si es aceptado por socios) | No deducible |
| Impacto en resultados | Afecta el resultado contable | Requiere ajuste en el IS |
| Soporte necesario | Nota del administrador | Factura o documento legal |
Una opción para regularizar, dado que al final no es más que un error, es utilizar la cuenta 113 para ajustes de ejercicios anteriores, sin efecto impositivo, lo cual podría pasar más desapercibido para la autoridad. Sin embargo, la recomendación principal es siempre contar con la documentación probatoria, ya que un asiento contable no es solo un apunte administrativo; es la base para que la contabilidad, los impuestos y el cierre del ejercicio estén correctamente soportados.
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