Los gastos en contabilidad son una partida que implica una reducción del patrimonio de la empresa. Un gasto es un egreso o, en términos coloquiales, una salida de dinero que una empresa o persona paga por la compra de un producto, un bien o un servicio. La contabilidad de una empresa se construye asiento a asiento; por eso, conocer los distintos tipos de asientos contables te ayudará a registrar mejor compras, ventas, cobros, pagos y ajustes de cierre.
Definición y clasificación de los gastos operativos
Los gastos operativos (OPEX, por sus siglas en inglés) son los que están relacionados con las operaciones principales de una empresa. De acuerdo con el libro Principios de Contabilidad, de Álvaro Javier Romero López, los gastos operativos son el nombre común que reciben los gastos ordinarios o generales. Dentro de los gastos operativos se contemplan los gastos de administración; no son términos opuestos ni clasifican cosas diferentes, sino que uno abarca al otro.
Tipos de gastos en la empresa
- Gastos operativos: Son aquellos gastos regulares que, aunque no se emplean directamente en la producción de un bien o servicio, sí son fundamentales para garantizar el funcionamiento normal de una empresa. Incluyen ventas, publicidad, marketing, costes de distribución o investigación y desarrollo.
- Gastos de administración: Registran los aumentos y disminuciones relativos a los pagos que la empresa realiza con la finalidad de lograr los objetivos para los que fue establecida, incluyendo los sueldos de directores, gerentes, contadores, renta de oficinas, servicios y papelería.
- Gastos no operativos: Son los que no están relacionados directamente con las operaciones principales de la empresa. Algunos ejemplos comunes son los intereses, los impuestos, la depreciación y la amortización.
Diferencia entre costos y gastos
A menudo los costos y los gastos se confunden, ya que ambos tienen varias características en común: las dos cuentas disminuyen la utilidad de la empresa, ambas se incluyen en el estado de resultados y su saldo normalmente es deudor. Sin embargo, los costos hacen referencia a los recursos que se invierten en la producción de un bien o servicio, mientras que los gastos no son directamente utilizados para producir un bien o servicio, aunque contribuyen de forma indirecta con este proceso productivo.
Registro y asientos contables
Un asiento contable es una anotación que se registra en el libro diario para reflejar un hecho económico que modifica la situación patrimonial, financiera o de resultados de una empresa. Cada asiento contable sigue una lógica basada en el sistema de partida doble:
| Tipo de cuenta | Aumenta en | Disminuye en |
|---|---|---|
| Activo | Debe | Haber |
| Pasivo | Haber | Debe |
| Gastos | Debe | Haber (ajustes) |
Para registrar correctamente un gasto operativo, es fundamental el uso de subcuentas. Si bien los gastos operativos comprenden muchos conceptos, es importante dividirlos para diferenciar desde dónde se hizo el gasto. Por ejemplo, si la papelería se va al área de ventas, se registrará en la subcuenta de gastos de ventas; si se va al área de administración, se registra como gasto administrativo.
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Los asientos según su forma permiten identificar el número de cuentas que intervienen:
- Asientos simples: Sólo utilizamos una cuenta para el debe y otra para el haber.
- Asientos compuestos: Se utilizan dos o más cuentas en el debe y/o en el haber.
Si se registran correctamente, estos apuntes permiten que la empresa tenga una visión ordenada de su actividad y facilitan tanto el cumplimiento fiscal como el análisis financiero. En una pyme, un asiento contable mal registrado no suele quedarse en un simple error administrativo, por lo que revisar los asientos antes del cierre permite detectar descuadres y errores de imputación con más margen de corrección.
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