La contabilidad es una parte crucial de la gestión de cualquier negocio, y las agencias de viajes no son la excepción. La contabilidad eficiente y precisa es fundamental para el éxito de una agencia de viajes. Desde la gestión de ingresos y gastos hasta la planificación fiscal, una buena gestión contable permite mantener las finanzas en orden, cumplir con las obligaciones legales y tomar decisiones informadas para el crecimiento del negocio. Una buena gestión contable permite a las agencias de viajes controlar sus finanzas, cumplir con las obligaciones fiscales y tomar decisiones informadas para el crecimiento del negocio.
El Régimen Especial de Agencias de Viajes (REAV)
El régimen especial de agencias de viajes es una de esas particularidades fiscales que pueden hacer que la liquidación del IVA sea un poco diferente. El Régimen Especial de Agencia de Viajes es de aplicación obligatoria para agencias y organizadores de circuitos turísticos que actúen en nombre propio y dependan de terceros para ofrecer sus servicios. Esto incluye tanto paquetes completos como servicios individuales de hospedaje o transporte, siempre que se combinen con otros complementarios. Para que una Agencia de Viajes pueda acogerse al Régimen Especial de Agencia de Viajes se deben cumplir las condiciones establecidas en el artículo 141 de la Ley 37/1992 del Impuesto de Valor Añadido (LIVA). En este caso, se cumple la condición de “actuar en nombre propio a particulares” se trabaja sobre la premisa de que se cumplen estas condiciones por lo que podrá al régimen.
Como las agencias de viajes prestan servicios en distintos países a la vez, el objetivo principal de este régimen es evitar la doble imposición de los productos y servicios prestados por empresas que se sitúan en diferentes Estados miembros de la Unión Europea. Eso sí, hay excepciones. Si la agencia opera exclusivamente con medios propios, como su propia flota de autobuses o alojamientos, este régimen no se aplica.
Debes diferenciar las operaciones de IVA soportado (compras) e IVA repercutido (ventas). En las adquisiciones de bienes y servicios se soporta el IVA en general. Por las prestaciones de servicios se repercute IVA, no obstante, no existe obligación de identificar en la factura de forma separada la cuota repercutida (IVA), entendiéndose incluida en el precio y, por tanto, no será deducible para el cliente. Una de las características del régimen especial de las agencias de viaje es que no es necesario indicar la cuota de IVA en la factura. En la cuenta (477) se repercutirá el IVA correspondiente al margen de beneficio que la agencia de viajes obtiene por el servicio prestado.
Las operaciones de la Agencia de Viajes se entienden realizadas en el lugar donde ésta tenga la sede de la actividad o un establecimiento permanente desde donde haga las operaciones. Las operaciones realizadas estarán exentos cuando se lleven a cabo fuera de la Unión Europea. Cuando el viaje se desarrolle en distintos países, dentro y fuera de la Unión, solo estará exenta la parte del viaje que se realice fuera de la unión, en proporción a los costes soportados en cada uno de ellos. Sin embargo, esto supone la dificultad de saber cuál es el importe de los bienes y servicios que se han adquirido en el momento de calcular el margen bruto. Determinar de forma provisional el porcentaje de margen bruto que se ha obtenido en el año natural anterior y que corresponde a todas las operaciones incluidas en el Régimen Especial.
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Modalidades de Operación de las Agencias de Viajes y su Impacto Contable
Una agencia de viajes se plantea si en todos los supuestos debe acogerse al régimen especial del IVA para agencias de viaje y, en su caso, como serían los asientos contables. Las agencias de viaje pueden operar de diversas maneras:
- A comisión, en cuyo caso no estarían sujetas al régimen especial del IVA para agencias de viaje.
- Adquiriendo a un mayorista y vendiendo el producto a un tercero con un margen, sujeto al régimen especial del IVA para agencias de viaje.
- Adquiriendo a un mayorista y vendiendo el producto a un tercero, que ha de ser empresario o profesional con derecho a la deducción o a la devolución del IVA, supuesto en el que pueden optar por aplicar el régimen general del IVA, en los términos que especifican el artículo 147 de la LIVA y el artículo 52 del RIVA.
Vamos a analizar los diferentes asientos en los tres supuestos, en el caso de una agencia de viajes que vende un viaje a un tercero por 1.000 euros y su ganancia son 100 euros.
1. Agencia que Opera a Comisión
En el primer supuesto, quien vende el viaje por 1.000 euros es el mayorista y la agencia de viaje percibe una comisión del mayorista de 100 euros (sin contabilizar el IVA), es decir, actúa como mero intermediario. La comisión lleva IVA desglosado pues se podrá deducir el IVA por el régimen general por el servicio de intermediación.
Asientos Contables por la Comisión Percibida:
| Debe | Cuentas | Haber |
|---|---|---|
| 4301 Clientes por comisiones | 121 | |
| 705 Ingresos comisiones | 100 | |
| 477 Hacienda Pública. IVA repercutido | 21 |
Asiento Cuando se Paga la Comisión a la Agencia:
| Debe | Cuentas | Haber |
|---|---|---|
| 572 Banco | 121 | |
| 4301 Clientes por comisiones | 121 |
2. Agencia bajo el Régimen Especial de IVA (REAV)
En el supuesto de que aplique el régimen especial del IVA para agencias de viaje, la agencia adquiere al proveedor mayorista el viaje por 900 euros y se lo vende al cliente por 1.000 euros (sin contabilizar el IVA), obteniendo un margen de 100 euros (sin contabilizar el IVA).
A TENER EN CUENTA. En la factura de la agencia no figurará el IVA desglosado, pero sí debe figurar «Factura emitida en Régimen Especial de Agencias de Viajes».
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Asiento por la Compra al Proveedor:
| Debe | Cuentas | Haber |
|---|---|---|
| 1.089 | 607 Compra trabajos otras empresas (900 euros+21%) | |
| 401 Proveedor XXX | 1.089 |
Asiento por la Venta al Cliente:
| Debe | Cuentas | Haber |
|---|---|---|
| 1.210 | 430 Clientes por ventas | |
| 705 Prestación de servicios (1.089 euros +100 euros) | 1.189 | |
| 477 Hacienda Pública. IVA repercutido (100 euros x 21%) | 21 |
Asiento cuando el Cliente Paga:
| Debe | Cuentas | Haber |
|---|---|---|
| 1.210 | 572 Banco | |
| 430 Clientes por ventas | 1.210 |
Asiento cuando se Paga al Proveedor:
| Debe | Cuentas | Haber |
|---|---|---|
| 1.089 | 401 Proveedor XXX | |
| 572 Banco | 1.089 |
En la cuenta (572) se registra la entrada y salida de dinero de dinero.
3. Agencia bajo el Régimen General de IVA
En el supuesto de que aplique el régimen general del IVA, la agencia adquiere al proveedor mayorista el viaje por 900 euros (sin contabilizar el IVA) y se lo vende al cliente por 1.000 euros (sin contabilizar el IVA), obteniendo un margen de 100 euros (sin contabilizar el IVA). Si tienes en mente lanzar tu propia agencia de viajes, ya sabes que el Régimen Especial de Agencias de Viajes marcará la forma en que contabilizas y liquidas tus impuestos. Cuando esto ocurre, sí existe la posibilidad de aplicar el régimen general.
Asiento por la Compra al Proveedor:
| Debe | Cuentas | Haber |
|---|---|---|
| 900 | 430 Compra Servicios | |
| 189 | 472 Hacienda Pública. IVA soportado | |
| 401 Proveedor XXX | 1.089 |
Asiento por la Venta al Cliente:
| Debe | Cuentas | Haber |
|---|---|---|
| 1.210 | 430 Clientes por ventas | |
| 705 Prestación de servicios | 1.000 | |
| 477 Hacienda Pública. |
Gestión Contable de Gastos de Viaje Profesionales
Una cuarta parte de los gastos de empresa los copan los viajes de negocios. Estamos hablando de miles de euros de inversión (una media de 70.000 euros al año por empresa). Por tanto, contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma correcta es fundamental para aumentar los beneficios de cualquier compañía. A lo largo de las siguientes líneas trataremos de resolver las dudas más frecuentes en torno a la gestión contable de los gastos de viaje profesionales.
¿Dónde hacer el apunte de las dietas y gastos de viaje?
Cuando un trabajador se desplaza para realizar sus tareas a un lugar diferente al de su centro de trabajo habitual, incurre en una serie de costes. Si estos tienen que ver con el transporte, la comida o el hotel, hablamos de los gastos de viaje profesionales. A su vez, estos gastos pueden ser de diferentes tipos, y todos ellos se consideran como gastos externos. Como tales, se contabilizan en el subgrupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”). Las cuentas en las que se asientan dependen del tipo de gasto.
¿Qué gastos de empresa se anotan en la cuenta 627?
La cuenta 627 es la que corresponde a los gastos de “Publicidad, propaganda y relaciones públicas”. Se utiliza para contabilizar aquellos gastos necesarios para lograr un fin comercial. Hablamos, por ejemplo, de los gastos de representación, es decir, de aquellos gastos derivados de acciones orientadas a captar o fidelizar a clientes y proveedores. Aquí se incluyen los regalos de empresa o las invitaciones para comer a clientes, entre otros.
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¿Qué se incluye en la cuenta 629?
Por su parte, la cuenta 629 del Plan General Contable (“Otros servicios”) es donde se anotan todos los gastos que no encajan en otra cuenta contable. Por eso es una de las que más dudas genera. Aquí se suelen recoger los gastos de viaje del personal de la empresa. Los gastos de transporte, incluidos peajes y parkings, así como los viáticos o el alojamiento se asientan aquí.
Cómo incluir los gastos de viaje en la nómina
Otra opción es meter los gastos de viaje en la nómina de los empleados siempre teniendo en cuenta que no forman parte del salario. Por eso, lo ideal es contabilizar los importes en una cuenta separada por empleado. Cuando las dietas se abonan en nómina, el apunte contable va a la cuenta 640.
Límites y Deducciones
Recordemos que el pasado mes de julio, el Ministerio de Hacienda aumentaba un 37% el importe del kilometraje exento de pagar el IRPF. De 0,19 euros ha subido a 0,26 euros por kilómetro. Los límites para deducir el resto de los gastos de viaje siguen igual:
- Gastos de transporte y de alojamiento: no hay límites
- Gastos de comida:
- 58,34 euros en los viajes por España con pernocta
- 26,67 euros en los desplazamientos por España sin pernocta
- 91,35 euros en los traslados temporales fuera de España con pernocta
- 48,08 euros en los viajes fuera de España sin pernocta
Justificación y Digitalización de Gastos
Con independencia de si son deducibles o no, todos los gastos de empresa deben anotarse en los libros contables, siguiendo la normativa contable vigente. Además, es necesario justificar que se han producido. De esta forma, es más fácil demostrar que los gastos están ligados a la actividad de la compañía. La importancia de registrar las notas de gastos de forma correcta radica en que las cuentas contables son importantes para optimizar la contabilidad de la empresa. Cuando la cuentas están bien ordenadas, la empresa tiene una visión más fiable y real de la situación financiera en la que se encuentra. Además, de la correcta gestión contable de los gastos de viaje depende que la empresa pueda deducir los importes a los que tiene derecho.
De ahí la importancia de contar con una solución de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales como Okticket. Las ventajas de hacerlo son numerosas. Estas son algunas de las más destacadas:
- Los gastos de empresa se mantienen al día, algo fundamental para afrontar ciertos procesos (una auditoría contable, por ejemplo).
- La información está disponible en tiempo real, lo que ayuda a la toma de decisiones informadas.
- Se obtiene trazabilidad de los gastos. Es posible analizar fácilmente las hojas de gastos de las diferentes categorías por fecha, por usuario o por área, por ejemplo.
- Se controla mucho mejor el flujo de efectivo.
- Facilita el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales.
- Se optimizan los recursos. Las horas ganadas por el equipo pueden dedicarse a otros procesos de mayor valor productivo.
- Los gastos que no son necesarios y los errores asociados a la gestión manual se minimizan. Esto supone un importante ahorro de dinero para la empresa.
- El pago de los salarios en tiempo y forma contribuye a mejorar el ambiente laboral. A su vez, mejora el rendimiento y la lealtad del equipo.
- Todos los gastos deducibles quedan registrados, así que te puedes beneficiar de las ventajas fiscales.
- Se facilita la detección de fraudes y errores de registro.
A todo esto hay que añadir la posibilidad de integrar las soluciones de digitalización con el resto de sistemas de la empresa.
La Importancia de una Contabilidad Eficiente y la Digitalización
La contabilidad es una parte crucial de la gestión de cualquier negocio, y las agencias de viajes no son la excepción. Una buena gestión contable permite a las agencias de viajes controlar sus finanzas, cumplir con las obligaciones fiscales y tomar decisiones informadas para el crecimiento del negocio. La importancia de automatizar la conciliación bancaria es clave. Okticket facilita el proceso de conciliación bancaria automatizada. Gracias a que estamos conectados con más de un centenar de entidades financieras, puedes conciliar todos los gastos efectuados con tarjeta de crédito. En este punto es importante recordar que la conciliación bancaria es un proceso que permite comparar los movimientos de los apuntes contables con los movimientos bancarios. Al cotejar ambas informaciones, es posible detectar desajustes en la contabilidad. De esta forma te olvidarás de los errores de registro y de asientos que no se corresponden con los extractos bancarios. ¿Te gustaría empezar a ahorrar recursos en el proceso de gestión de gastos de viajes de empresa?