En el panorama económico actual, coexisten dos tipos fundamentales de organizaciones: las entidades lucrativas y las no lucrativas. Esta distinción involucra a las distintas empresas y organizaciones que existen en el mundo capitalista moderno. Ambas poseen un patrimonio empresarial determinado y una nómina de trabajadores asalariados. La contabilidad produce información indispensable para la administración y el desarrollo de las entidades y, por tanto, procesa las operaciones llevadas a cabo por la entidad y agrupa datos e información para el uso de la administración y de las personas que dentro de la entidad toman decisiones. Por lo que toda entidad económica prepara información financiera, ya que ésta es requerida por los diversos usuarios de la misma, para la toma de decisiones.
Entidades Lucrativas
También llamadas empresas, son organizaciones con fines de lucro, es decir, que tienen como objetivo principal expandir y multiplicar un capital integrado por los socios, con la premisa básica de que los beneficios superen a los costos para obtener una ganancia neta. Obviamente, el ánimo de lucro, es decir, la intención de acumular capitales y enriquecer a quienes formen parte de la empresa, es su motor principal. El objetivo de las organizaciones lucrativas es ofrecer un bien o servicio a la población y generar una ganancia con ello. Las organizaciones lucrativas pueden ser empresas grandes, pequeñas o medianas. Se financian por medio de una inversión inicial y luego con las ganancias que obtienen del producto o bien que ofrecen. Pagan los impuestos que se exigen desde el Estado. Se caracterizan por contar con una planta de trabajadores que recibe un salario de acuerdo al tipo de labor que realiza.
Entidades No Lucrativas (ENL)
Las Entidades No Lucrativas (ENL) representan una parte significativa en la economía del país. Estas entidades enfocan sus esfuerzos en mantener su patrimonio en niveles que les permitan continuar con las actividades para las cuales fueron constituidas, por ello, para mantener su operación, necesitan de las aportaciones de sus patrocinadores y de los donativos que dan diversas personas. Si bien es cierto que pueden generar utilidades, la mayoría de las veces, su razón de ser u objeto social no les permite obtener altos niveles de utilidades. Podremos percibir que las administraciones u órganos directivos de las ENL continuamente están buscando, por una parte, mantener su patrimonio, y por otra, incrementarlo mediante donativos o aportaciones de patrocinadores.
También llamadas organizaciones sin fines de lucro, son organizaciones aquellas cuyo propósito no es generar ganancias, sino que tienen un objetivo de tipo social. Este objetivo puede ser el cuidado del medio ambiente, brindar salud o educación a poblaciones en estado de vulnerabilidad, fomentar la práctica de un deporte, entre otros. Las organizaciones no lucrativas suelen ser asociaciones, fundaciones, organizaciones de beneficencia, clubes barriales, centros de jubilados, centros religiosos, entre otros. No tienen como objetivo el enriquecimiento, sino que tienen un fin social o ambiental. Estas pueden ofrecer un bien o servicio para financiarse o pueden llevar adelante sus metas por medio de donaciones de otras organizaciones o particulares. En ningún caso estas organizaciones producen una ganancia para distribuir entre los socios o fundadores, sino que lo obtenido se utiliza para solventar los gastos de la institución o realizar nuevos proyectos. Los efectos positivos que una organización sin fines de lucro puede generar en la comunidad hace que, en muchas ocasiones, los Estados elijan promover este tipo de organizaciones a través de la exención de impuestos. La contabilidad sin fines de lucro es la forma en que las organizaciones benéficas registran, rastrean, resumen e informan sus transacciones financieras. Dado que las organizaciones sin fines de lucro no obtienen ingresos para ganancias internas, la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro consiste en ser responsable de sus finanzas, en lugar de obtener ganancias. Las organizaciones benéficas dependen de donantes y financiadores de subvenciones para obtener los fondos que necesitan.
Principios Contables y Reportes
En todas las organizaciones, lucrativas y no lucrativas, el principal sistema proveedor de información es el sistema contable. Con esta finalidad se preparan estados financieros para dar a conocer un resumen de los aspectos financieros relevantes y primordiales para la propia entidad. Los primeros interesados de esta información, son los inversionistas (en el caso de las ENL los patrocinadores, donadores o asociados) y los acreedores; posteriormente, otros usuarios.
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Si bien los términos "contabilidad" y "tenencia de libros" se pueden usar indistintamente, son conceptos diferentes pero relacionados. Comprender esta diferencia puede ayudarle a distribuir las responsabilidades entre su equipo de forma adecuada y a determinar qué servicios podría necesitar su organización sin fines de lucro. El mantenimiento de libros implica mantenerse al día con las actividades financieras diarias de su organización sin fines de lucro. La teneduría de libros no requiere formación especializada como la contabilidad. Por su parte, la contabilidad sin fines de lucro Se centra en la planificación, el registro y la elaboración de informes sobre transacciones financieras.
Diferencias Clave en la Contabilidad
Antes de entrar en las diferencias entre la contabilidad con fines de lucro y sin fines de lucro, cabe señalar que muchas de las prácticas y principios básicos se aplican de la misma manera. Sin embargo, existen distinciones significativas:
- Patrimonio frente a activos netos: En una organización con fines de lucro, la diferencia entre los activos (bienes propios) y los pasivos (bienes adeudados) se denomina "capital", que representa la participación de los accionistas en la empresa. Dado que las organizaciones sin fines de lucro no tienen propietarios, la diferencia entre activos y pasivos se denomina "activos netos". Según las directrices contables actuales, las organizaciones sin fines de lucro deben clasificar los activos netos en función de si tienen restricciones impuestas por los donantes sobre su uso. El patrimonio contable en entidades sin fines de lucro representa el valor residual de sus activos tras deducir los pasivos, esto conforme a la Norma de Información Financiera (NIF) A-1 y NIF B-16.
- Títulos de los informes: Las organizaciones sin fines de lucro y las organizaciones con fines de lucro deben elaborar informes similares, pero la terminología utilizada para describirlos es ligeramente diferente.
- Contribuciones: Las normas que rigen la recepción y el reconocimiento de las contribuciones constituyen una de las diferencias más importantes entre la contabilidad de las organizaciones con y sin fines de lucro. Las contribuciones de las organizaciones sin fines de lucro pueden estar sujetas a condiciones, lo que puede generar diferencias temporales entre el momento en que una organización recibe el efectivo y el momento en que reconoce estos ingresos en sus informes financieros. La gestión de los fondos de los donantes es uno de los retos más importantes a los que se enfrentará cuando dirija una organización sin fines de lucro. Por lo general, los fondos se donan de forma no restringida, lo que significa que pueden utilizarse para lo que la organización necesite, ya sea apoyo financiero para un determinado programa o cobertura de los costes de gestión.
- Gastos: Mientras que las organizaciones con fines de lucro declaran sus gastos por naturaleza, las organizaciones sin fines de lucro deben declararlos tanto por naturaleza (línea de gastos) como por función (servicios del programa y actividades de apoyo).
Gestión de Fondos Restringidos y Clasificación del Patrimonio
En lugar de agrupar todos los fondos, la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro exige que las organizaciones benéficas separen las contribuciones que reciben según la intención del donante. Los donantes pueden aportar fondos para un propósito o plazo específico, y las organizaciones sin fines de lucro deben cumplir con estas restricciones. Según la NIF B-16, el patrimonio de estas organizaciones se clasifica en fondos restringidos y no restringidos, según la disponibilidad, condiciones de los donantes y destino asignado. La NIF B-16 clasifica al patrimonio contable según la naturaleza y destino de los recursos en no restringido, restringido temporal y permanentemente, promoviendo la transparencia en su administración conforme a las expectativas de los donantes y partes interesadas. Es crucial contar con documentación detallada que justifique las restricciones de los recursos y evite interpretaciones erróneas, garantizando el cumplimiento de las expectativas del donante. Las notas a los estados financieros deben incluir una descripción detallada de los criterios utilizados para clasificar el patrimonio contable, así como las restricciones impuestas por los donantes.
| Clasificación del Patrimonio Contable (NIF B-16) | Descripción y Ejemplos |
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| Patrimonio no restringido | Recursos que no están sujetos a restricciones o condiciones específicas impuestas por los donantes.
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| Patrimonio restringido temporalmente | Estos fondos pueden estar restringidos por un plazo determinado, lo que significa que deben utilizarse antes de una fecha concreta. Los recursos donados para un taller de capacitación dentro de los próximos seis meses. Si los recursos están destinados exclusivamente para la edificación en un plazo de tiempo determinado, se trata de patrimonio restringido temporalmente. Cuando una donación se asigna a programas específicos, el donante cubre o reembolsa los gastos aprobados en el presupuesto, los cuales deben ser comprobados por la donataria y autorizados por el donante.
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Informes Financieros Clave para ENL
Los estados financieros requeridos para las organizaciones sin fines de lucro también difieren de los de las empresas con fines de lucro. Aunque los estados financieros tienen un propósito ligeramente diferente para las organizaciones sin fines de lucro, siguen siendo valiosos para que la junta directiva y los donantes los revisen, así como para protegerlos contra las auditorías del IRS. La presentación de los estados financieros, conforme a la NIF B-16, no sólo asegura el cumplimiento de los requisitos técnicos, también facilita la comparabilidad de la información financiera entre diferentes periodos y fechas de la misma entidad, así como lo relacionado con otras entidades similares. La contabilidad de organizaciones sin fines de lucro utiliza sistemas y procesos especializados para garantizar la rendición de cuentas financiera de las organizaciones y ayudar a sus líderes a tomar decisiones informadas para el cumplimiento de su misión. La contabilidad con fines de lucro se centra en los beneficios que obtiene la empresa, mientras que la contabilidad sin fines de lucro se centra en la capacidad de apoyar financieramente la misión de la organización y la gestión del dinero que supervisan.
Al seguir los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), su organización sin fines de lucro deberá crear y utilizar varios documentos para demostrar su solidez financiera:
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- Plan de cuentas: Su plan de cuentas enumera todas las cuentas que su organización sin fines de lucro utiliza para registrar transacciones en su sistema contable. El diseño exacto de su plan de cuentas dependerá de sus necesidades de informes. Probablemente también creará subcuentas para organizar mejor los elementos de cada categoría.
- Presupuesto de la organización sin fines de lucro: Es un documento financiero fundamental que permite a su equipo planificar los gastos y asignar recursos. El presupuesto operativo es más que un simple plan financiero que proyecta ingresos y gastos para el año: es una herramienta que puede usar para supervisar las actividades de su organización. Úselo para determinar la mejor manera de usar los fondos y lograr su misión. Además de un presupuesto operativo anual, las organizaciones sin fines de lucro suelen preparar presupuestos para proyectos o subvenciones para satisfacer las necesidades de informes de los financiadores. También pueden crear presupuestos de programas para organizar los costos de nuevos programas o presupuestos de eventos para planificar los gastos de estos. El Consejo o Patronato de la organización es quien aprueba el presupuesto anual que pone en marcha las prioridades definidas en los programas, así como las del personal.
- Estado de situación financiera: Al restar las obligaciones financieras pendientes de sus recursos disponibles, puede evaluar mejor la situación financiera de su organización sin fines de lucro. Un patrimonio neto positivo significa que su organización se encuentra en una posición financiera adecuada para reinvertir su excedente de recursos.
- Estado de flujo de efectivo: Muestra cómo el efectivo entra y sale de su organización. Este estado de cuenta le permite determinar cuánto dinero tiene disponible para cubrir sus gastos. El flujo de efectivo es de mucha importancia para ver la liquidez, que es la capacidad de pago que tiene la organización para poder cumplir con sus compromisos financieros a corto plazo; mensualmente debe prepararse y estimarse para el siguiente mes; en este se muestran las entradas de efectivo y las salidas de efectivo, clave para la toma de decisiones.
- Informe de gastos funcionales: Según los PCGA, las organizaciones sin fines de lucro deben presentar un análisis de sus gastos por naturaleza y función. La mayoría opta por presentarlo en un estado independiente: el Estado de Gastos Funcionales. Este documento divide los gastos en diferentes categorías según su función. También deberá delinear la naturaleza de cada gasto. Este documento le permite ser transparente con donantes, financiadores, miembros de la junta directiva y otras partes interesadas sobre la asignación de sus recursos.
Regulación y Cumplimiento
El IRS y el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) establecen las principales normas contables para las organizaciones sin fines de lucro. Los mecanismos para que se produzca la disminución en la carga tributaria exigen que las organizaciones presenten reportes habituales en los que se detalle el avance y el estado de cumplimiento de los objetivos propuestos. El IRS exige que la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro presenten una declaración informativa anual (Formulario 990) para mantener su exención de impuestos. La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro exentas de impuestos deben presentar Formulario 990 con el IRS cada año. El Formulario 990 es el formulario de impuestos anual que confirma su cumplimiento con las regulaciones y requisitos del IRS y mantiene su estatus de exención de impuestos. Su Formulario 990 es un documento público que promueve la transparencia financiera y demuestra que su organización sin fines de lucro opera como corresponde a una organización 501(c)(3). El FASB desarrolla las Normas Contables Generalmente Aceptadas de EE. UU. (US GAAP) para entidades no gubernamentales. Las GAAP constituyen un marco normativo que ayuda a las organizaciones a registrar e informar sobre sus actividades financieras, proporcionando información financiera útil tanto para las partes interesadas internas como externas, como ejecutivos, miembros del consejo de administración, donantes, financiadores y prestamistas. La contabilidad de organizaciones sin fines de lucro requiere un seguimiento minucioso, un registro detallado, la comprensión y el cumplimiento de normas y reglas complejas, configuraciones de sistemas específicas, etc. Dado que la contabilidad de organizaciones sin fines de lucro tiene numerosos requisitos de informes especializados y rigurosas normas de cumplimiento para satisfacer las necesidades de información financiera de las partes interesadas y mantener la exención de impuestos, puede ser bastante compleja.
Además del Formulario 990, su organización sin fines de lucro debe completar otros formularios tributarios para cumplir con las normas:
- Formularios de impuestos específicos del estado: Dependiendo de su estado, es posible que deba completar formularios adicionales para permanecer exento de los impuestos estatales sobre la renta y las ventas. Además, algunos estados exigen que las organizaciones sin fines de lucro completen formularios de registro de solicitud de donaciones benéficas antes de poder solicitar donaciones en el estado.
- Formularios de impuestos del empleador: Su organización sin fines de lucro debe ayudar a sus empleados a presentar sus propias declaraciones de impuestos emitiendo el Formulario W-2 a cada empleado en su nómina antes del 31 de enero de cada año. Además, deberá presentar el Formulario W-3 ante la Administración del Seguro Social para resumir los Formularios W-2 del año.
Tipos de Contabilidad
Dentro de este "macro sistema" de contabilidad, podemos identificar diferentes tipos:
- Contabilidad Financiera: Es una técnica que se encarga de agrupar, ordenar y registrar todas las transacciones que realiza la organización. Con ella se preparan los estados financieros básicos, que son la esencia del sistema y es obligatoria su realización por parte de las OSC; está reglamentada por los principios de contabilidad. Sus principales usuarios son externos. Esta información ve a la organización como un todo y sirve para planear, controlar y tomar decisiones.
- Contabilidad Fiscal: Es un sistema de información orientado a dar cumplimiento con las obligaciones tributarias y de seguridad social de las organizaciones respecto a su único usuario que es el fisco. Está reglamentada y es obligatoria su elaboración. Ve a la organización como un todo. Tiene su importancia para posteriormente dictaminarnos (obligación de las organizaciones que reciben donativos), pero no refleja la situación real de la organización.
- Contabilidad Administrativa o Gerencial: Es una técnica que tiene como finalidad proporcionar información para la Dirección o Consejo de las OSC, sirve para planear, controlar, tomar decisiones y evaluar el desempeño; es opcional y sus usuarios principales son internos. La contabilidad gerencial tiene como finalidad proporcionar información al Consejo y herramientas que le sean útiles para la planeación (presupuestos); control; toma de decisiones (flujo de efectivo) y evaluación del desempeño. Las decisiones que se toman en una OSC se refieren a cómo se obtienen los ingresos y cómo se utilizan en el objeto social.
- Contabilidad de costos: La contabilidad de costos es una técnica que se encarga de cuantificar los sacrificios económicos de la organización para determinar el costo de los productos y servicios que se ofrezcan. Sirve de enlace para la contabilidad gerencial, no está reglamentada, es opcional y sus usuarios son internos: junta de gobierno, consejo, directores.
Gobierno Corporativo y Mejores Prácticas para ENL
Sin lugar a dudas, uno de los aspectos más importantes que permiten mantener la confianza en una organización es la capacidad de su Consejo o Patronato para proteger los bienes y garantizar la administración de los ingresos de la organización y esta función la puede realizar siempre que cuente con informes financieros claros, exactos y oportunos que les permiten llevar a cabo una medición exacta de lo que está ocurriendo. Básicamente las decisiones que se toman en las organizaciones se refieren a cómo se obtienen los recursos y cómo se utilizan, enfatizando nuevamente que quienes toman estas decisiones son el Consejo o Patronato de la organización. Dentro del patrimonio no restringido, el gobierno corporativo en una donataria garantiza una gestión transparente y eficiente mediante políticas alineadas con su misión.
Como director de una organización sin fines de lucro, usted está obligado a actuar con responsabilidad y a gestionar los fondos proporcionados con cuidado. Planificar con anticipación, mantener gastos operativos realistas y adoptar una política de protección de los denunciantes, son prácticas que pueden ayudarle a prevenir el fraude dentro de su organización y preparar a su organización sin fines de lucro para el éxito a largo plazo. La recaudación de fondos es un componente crítico para el éxito de cualquier organización sin fines de lucro. Sin embargo, no se trata sólo de conseguir el financiamiento para apoyar sus programas. La recaudación y el desembolso de los fondos proporcionados a su organización deben hacerse de manera que apoyen su misión.
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Averiguar cómo navegar por estos procesos y otras obligaciones financieras puede parecer una hazaña imposible cuando se está empezando. Sin embargo, no tiene que asumir esta carga usted solo. Aunque piense que puede prescindir de contratar a un contador porque no está dirigiendo un negocio con ánimo de lucro, debería reconsiderarlo. Si va a obtener ayuda profesional, debería buscar servicios de contabilidad adaptados a las necesidades de las organizaciones sin fines de lucro. Puede que también quiera considerar las ventajas de los servicios integrales de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro, es decir, que ofrezcan manejo de libros, nóminas e incluso asistencia fiscal.