En el panorama fiscal actual, es vital que los contribuyentes mantengan sus sistemas informáticos al día. Se espera que ya estén actualizados a las versiones que cumplen con las disposiciones establecidas en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2017, la cual hace referencia a la información que deben contener los XML de Contabilidad Electrónica. En este contexto, Aspel COI 8.0 es la única versión del sistema que cumple con las disposiciones fiscales vigentes para la Contabilidad Electrónica. Por lo tanto, si su empresa cuenta con Aspel COI 7.0 o 6.0, es necesario realizar la actualización lo antes posible para asegurar la conformidad.
Aspel COI 8.0: La Herramienta Esencial para su Contabilidad
Aspel COI 8.0 procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa de forma segura y confiable. Cumple con las diferentes especificaciones y funciones para el manejo de la Contabilidad Electrónica, de acuerdo con las disposiciones fiscales vigentes. Además, proporciona diversos reportes, documentos y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización, y genera oportunamente las diferentes declaraciones fiscales como las correspondientes a IVA, ISR y DIOT. Este sistema también mantiene interfaz con otros Sistemas Aspel y hojas de cálculo, facilitando la integración de los procesos de la empresa.
Características Principales de Aspel COI 8.0
- Contabilidad actualizada: Mantiene la contabilidad al día mediante la automatización en el registro contable.
- Estatus financiero en tiempo real: Conozca en cualquier momento la situación financiera de su empresa por medio de las diferentes consultas y reportes que el Sistema ofrece automáticamente.
- Contabilidad Electrónica: Cumple con las nuevas disposiciones fiscales para el manejo de la Contabilidad Electrónica de la manera más simple. Relaciona automáticamente el folio fiscal de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) a los asientos contables y genera los archivos XML requeridos por la autoridad con un solo clic.
- Riguroso control de los recursos: Controla los gastos, ingresos y presupuestos de cada entidad, en diferentes monedas, permitiendo también un riguroso y eficaz control de los recursos.
- Declaraciones fiscales e informativas: Crea las Declaraciones de su empresa de manera más fácil y en cualquier momento, incluyendo:
- La Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) lista para la carga batch.
- La Declaración mensual de IVA e ISR, entre otras.
- La Declaración anual de personas Físicas y Morales.
- Integración de los procesos de la empresa: Intercambia información con los Sistemas Aspel SAE, Aspel NOI, Aspel CAJA y Aspel BANCO.
Pólizas Dinámicas: Automatización Inteligente de Asientos Contables
Las pólizas dinámicas son una función exclusiva de Aspel-COI que permite generar de manera automática un asiento contable (póliza) con únicamente cargar al sistema uno o varios archivos XML de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) que se desean contabilizar. Con ello, y siguiendo el formato de una plantilla XLS, Aspel-COI inserta las cuentas contables que se van a registrar en la póliza, el número de la factura y el RFC, entre otros datos que extrae automáticamente del archivo XML. Además, de manera simultánea se relacionan los folios fiscales del CFDI y los montos totales de acuerdo a los requisitos para la contabilidad electrónica.
Funcionamiento y Etiquetas en Pólizas Dinámicas
La generación automática de un asiento contable por medio de la plantilla de una póliza dinámica funciona mediante etiquetas que extraen la información del archivo XML. Las etiquetas son variables identificadas por palabras entre los signos “menor que” y “mayor que” (<>) que el sistema asemeja para colocar la información extraída del XML en el campo correspondiente. En la hoja número dos de cualquier plantilla de póliza dinámica predeterminada en el sistema, se encuentra el listado de las etiquetas que se pueden utilizar, su descripción y el atributo en el XML de donde se extrae la información.
Tipos de Etiquetas Comunes
- Para conceptos (cabecera y partidas): Incluyen <SERIE>, <FOLIO>, <FECHA>, <RFC_EMISOR>, <NOMBRE_EMISOR>, <RFC_RECEPTOR>, <NOMBRE_RECEPTOR>, entre otras, que detallan la información general del comprobante y las partes involucradas.
- Para montos (debe y haber): Permiten extraer valores como <SUBTOTAL>, <DESCUENTO>, <IMPORTEANTESIMPUESTOS>, <IVA_TRAS>, <IEPS_TRAS>, <IVA_RET>, <ISR_RET>, y totales de impuestos trasladados o retenidos locales.
- Para CFDI de nómina: Existen etiquetas específicas como <IMPORTEPERCEPCION_nnn>, <IMPORTEDEDUCCION_nnn>, <PERCEPCION_GRAVADA_nnn>, <PERCEPCION_EXENTA_nnn>, <DEDUCCION_GRAVADA_nnn>, y <DEDUCCION_EXENTA_nnn> para manejar los detalles de percepciones y deducciones.
Adicionalmente, existen etiquetas que no extraen información de los archivos XML pero son útiles al colocar datos almacenados en la base de datos de Aspel-COI, tales como <CONCEPTO_POL>, <CTA_RECEPTOR>, <CTA_EMISOR>, <CTA_TERCERO>, <TERCERO_CONTRAPARTIDA>, y FIN_PARTIDAS, que delimita la definición de las partidas de la póliza. Es posible calcular porcentajes sobre las etiquetas de montos y definir otras etiquetas personalizadas para la elaboración de la póliza dinámica.
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Manejo de Pólizas Dinámicas en Aspel-COI
La creación automática de asientos contables a través de las pólizas dinámicas se realiza en pocos pasos:
- Conocer e identificar la póliza dinámica que se utilizará.
- Crear la póliza a partir de uno o más CFDI’s.
- ¡Listo! Las capturas de operaciones serán más fáciles que nunca.
Previamente, y por única ocasión, se debe analizar y/o personalizar el o los archivos XLS que se utilizarán cotidianamente en la generación automática de asientos contables. Por ejemplo, una plantilla como "Venta a crédito" puede predefinir un asiento contable básico que extrae datos del XML como la serie, folio, nombre del receptor, y montos, y los asigna a cuentas contables específicas para clientes, ventas e IVA trasladado.
Estructura de las Plantillas de Pólizas Dinámicas
Las plantillas de pólizas dinámicas preinstaladas en Aspel-COI cuentan con los siguientes elementos:
- Cabecera del documento:
- Tipo de póliza: (2 caracteres) debe comenzar en la primera columna de la tercera fila.
- Concepto de la póliza: (120 caracteres) debe ir en la segunda columna y tercera fila a continuación del tipo de póliza.
- Partidas:
- Número de cuenta: Hasta 29 caracteres, considerando la distribución de niveles de la empresa.
- Departamento: Hasta 3 caracteres numéricos; si no se captura, la cuenta no es departamental.
- Concepto del movimiento: Hasta 120 caracteres.
- Debe: Es de tipo numérico sin formato de moneda.
- Haber: Es de tipo numérico sin formato de moneda.
Requerimientos y Proceso de Actualización de Aspel COI
Requerimientos Mínimos del Sistema para Aspel COI 8.0
Para el correcto funcionamiento de Aspel COI 8.0, se sugieren los siguientes requerimientos mínimos:
- Procesador de 32 bits (x86) o 64 bits (x64) Core 2 de 2 GHz.
- 1 GB de RAM.
- 480 MB de espacio libre en disco duro.
- Microsoft Windows 7, 8.1 y 10.
Para la descarga de la última versión y reinstalable de COI, los requerimientos recomendados son más robustos para asegurar el mejor rendimiento:
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- Procesador de 32 bits (x86) o 64 bits (x64), Core 2 de 2 GHz.
- 2 GB de memoria RAM.
- 1.3 GB de espacio libre en disco duro.
- Microsoft Windows® 10 y 11.
- Microsoft Windows Server® 2012, 2016, 2019 y 2025.
Es importante considerar que los requerimientos pueden variar según el sistema operativo y se recomienda utilizar versiones profesionales de Windows®.
Cómo Actualizar Aspel COI 8.0 (Re-instalables)
Se han realizado mejoras continuas al Sistema Aspel-COI 8.0. Por ejemplo, el re-instalable No. 18 incluye mantenimiento y actualización en el proceso de descarga masiva de XML desde el SAT, de acuerdo a las nuevas normas de seguridad. Para obtener estas mejoras, el proceso es el siguiente:
- Por medio de Aspel-AL:
- Abra el sistema; en caso de existir alguna actualización, se mostrará un mensaje. Podrá elegir la opción “Actualizar” para acceder al módulo del servicio de actualización en línea, o “Posponer” para una verificación posterior.
- También puede acceder a la ventana de ASPEL-AL desde la opción: Ayuda / Servicio de actualización en línea de Aspel-COI 8.0.
- En la pestaña "Instalados" se mostrará el listado de los sistemas. Debe ubicar la imagen de Aspel-COI 8.0.
- Haga clic en el botón de “Actualizar” para que el sistema se conecte a los servidores Aspel y realice la descarga de la versión.
- Siga los pasos indicados por el asistente y, por último, corrobore que ahora se presente en el listado: Aspel-COI 8.0 Re-instalable No. 18, versión del 31 de Octubre de 2019.
A continuación, se presenta una tabla con los más recientes re-instalables de los Sistemas Aspel, disponibles al actualizar mediante la opción “Actualización en Línea” (Aspel-AL):
| Sistema | No. Re-instalable | Fecha |
|---|---|---|
| Aspel-SAE 7.0 | Re-instalable No. 33 | 05 de Septiembre de 2019 |
| Aspel-COI 8.0 | Re-instalable No. 18 | 31 de Octubre de 2019 |
| Aspel-NOI 8.0 | Re-instalable No. 18 | 30 de Agosto de 2019 |
| Aspel-BANCO 5.0 | Re-instalable No. 02 | 28 de Agosto de 2019 |
Descarga e Instalación General de Aspel COI
Descargar Aspel COI le permite obtener el instalador del sistema para realizar una nueva instalación, actualizar su versión o reinstalar la aplicación cuando sea necesario. Este proceso es útil para mantener su sistema disponible y listo para administrar la información contable de forma segura y eficiente. Para la descarga de la última versión y reinstalable COI, se puede ingresar a siigo.com/mx. Si su sistema está en suscripción, puede descargar la versión más reciente de COI, que es la 10. También es posible descargar la versión gratuita de Aspel COI por 30 días para practicar y conocer el funcionamiento del sistema.
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