Una auditoría del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) es un proceso sistemático e independiente para evaluar si el SGC de una organización cumple los requisitos establecidos y si es eficaz para lograr sus objetivos de calidad.
¿Qué es una Auditoría del Sistema de Gestión de Calidad?
Una auditoría de sistemas de gestión es un proceso sistemático e independiente para evaluar si el sistema de gestión de una organización cumple los requisitos establecidos y es eficaz para lograr sus objetivos.
Es importante recordar que una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.
El sistema de gestión de calidad se evalúa de dos maneras:
- Revisión por la Dirección
- Auditorías
Es conveniente referirse a la norma ISO 19011:2011 “Directrices para la auditoría de sistemas de gestión” aunque no es obligatoria ni requerida por el sistema de gestión de la calidad.
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Tipos de Auditorías del Sistema de Gestión de Calidad
Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda y tercera parte.
Auditoría Interna
Las auditorías internas son denominadas en algunos casos «auditorías de primera parte».
Auditorías de primera parte: se realizan por, o en nombre de la propia organización para la revisión por la dirección y otros fines internos y puede constituir la base para la declaración de conformidad de una organización.
En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.
Auditoría Externa
Auditorías de segunda parte: se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes o por otras personas en su nombre.
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Auditorías de tercera parte: se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como las que proporcionan la certificación / registro de conformidad con las Normas ISO 9001 o ISO 14001.
Cuando se auditan juntos dos o mas sistemas de gestión, se denomina «auditoria combinada».
Cuando dos o mas organizaciones auditoras cooperan para auditar a un unico auditado, se denomina «auditoria conjunta».
Los tres tipos de auditoría son:
- Auditoria Interna: Realizada por o en nombre de la propia organización.
- Auditoria de Segunda Parte: Llevada a cabo por clientes o partes interesadas.
- Auditoria de Tercera Parte: Ejecutada por entidades externas e independientes, como organismos de certificación.
Conceptos Clave del Proceso de Auditoría
- Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
- Sistemático: Se realiza de acuerdo a un método preestablecido, que se documenta en un procedimiento.
- Principio de independencia: La auditoría se desarrolla por personas que no tienen responsabilidad directa sobre el área examinada, para evitar sesgos. Un auditor no debe auditar el área en la que trabaja.
- Documentado: Debe existir un procedimiento por escrito que describa el proceso de auditoría y además, debe quedar registro de los resultados de la auditoría y de las acciones que se derivan de ella.
- Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Pueden obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo / prueba u otros medios.
- Evaluación objetiva: La evaluación debe ser imparcial y basada en evidencias objetivas.
- Criterios de auditoría: Es el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se usan como referencia frente a la cual se comparara la evidencia de la auditoria. Se encuentran expresados en el manual de calidad, procedimientos, norma adoptada, regulaciones y requisitos establecidos por la propia organización.
- Evidencia de auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea relevante para el criterio de auditoría y verificable. La evidencia de auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.
- Hallazgos de auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recolectada contra el criterio de auditoría. Los hallazgos de auditoría indican conformidad o no conformidad.
Principios de Auditoría
La auditoría debe estar caracterizada por el apego a una serie de principios. Estos principios ayudan a hacer de la auditoría una herramienta efectiva y confiable que provee información en la cual la organización se puede basar para mejorar su desempeno.
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Estos principios son:
- Integridad: Es la base del profesionalismo. El auditor deberia:
- Hacer su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad
- Cumplir con cualquier requerimiento legal aplicable
- Demostrar su competencia mientras desempena su trabajo
- Realizar su trabajo de forma imparcial, permanecer justo y sin sesgos
- Ser sensible a cualquier influencia en su juicio mientras se realiza la auditoria
- Presentacion ecuanime: Obligacion de presentar con veracidad y exactitud los hallazgos de auditoria, las conclusiones de auditoria y los reportes de auditoria. Informar sobre obstaculos encontrados durante la auditoria y opiniones divergentes entre el equipo de auditoria y el auditor.
- Cuidado profesional: La aplicacion de diligencia y juicio de los auditores debe ejercitarse de acuerdo con la importancia de la tarea que se desempena y la confianza puesta en ellos por el cliente y otras partes interesadas. Un factor importante es tener la habilidad de hacer juicios razonados en todas las situaciones de auditoria.
- Confidencialidad: El auditor debe ser discreto en el uso y proteccion de la informacion adquirida. La informacion de la auditoria no debe ser usada de manera inapropiada para ganancia personal o del cliente que audita, o de una manera que afecte los intereses del auditado. Este punto incluye el manejo de informacion de informacion confidencial.
- Independencia: Es la base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las conclusiones de auditoria. El auditor debe ser independiente de la actividad que esta siendo auditada y en todos los casos debe actuar de manera que este libre de sesgos y conflictos de intereses. En el caso de las auditorias internas, el auditor debe ser independiente de los gerentes y de la funcion que esta siendo auditada.
- Enfoque basado en evidencia: La evidencia de la auditoria es verificable. Esta basada en muestras de la informacion disponible y debe usar adecuadamente el muestreo.
Proceso de Auditoría
- Planificar: Definir objetivos, alcance, criterios y equipo auditor.
- Recopilar evidencias: Revisar documentos, entrevistar personal y observar procesos.
- Evaluar: Comparar evidencias con requisitos y normas.
- Informar: Elaborar un informe con hallazgos y recomendaciones.
- Implementar acciones correctivas: Corregir no conformidades detectadas.
- Realizar seguimiento: Verificar la eficacia de las acciones correctivas.
El Rol Fundamental de los Procedimientos de Control de Calidad
Uno de los fundamentos base para la realización de una auditoría de estados financieros es la aplicación de procedimientos objetivos que conduzcan a obtener evidencia suficiente y apropiada a fin de sustentar la opinión profesional expresada en el dictamen, en consecuencia, es preponderante en el caso del auditor aplicar pruebas de auditoría enfocadas en la calidad de la información a obtener, así como, en la eficacia del proceso conducido.
Por esta razón, los procedimientos de control de calidad tienen un rol fundamental en el desarrollo de la auditoría de estados financieros, los mismos representan el conjunto de actividades que el auditor y su equipo deben desarrollar a fin de garantizar que la auditoría se ha conducido de acuerdo a las exigencias profesionales establecidas, estos son requeridos en la actividad de auditoría por las Normas Internacionales de Auditoría emitidas por la Federación Internacional de Contadores, así como, por las Normas Internacionales de Control de Calidad ISQC 1, promulgadas por la referida organización gremial.
En este contexto, los procedimientos de control de calidad deben formar parte de las actividades impulsadas por el auditor y su equipo de trabajo durante la conducción del examen de los estados financieros, a través de los mismos, se espera que la evidencia de auditoría sea confiable, oportuna, coherente y suministre la información necesaria que permita reducir el riesgo de auditoría a fin de velar por el interés público de la información financiera de las entidades.
(Concepción y García, 2003: 31) consideran que “el control de calidad es evaluar cada fase de la auditoría mediante el desarrollo de programas, con el fin de identificar oportunamente las deficiencias e incumplimientos a las normativas establecidas”.
Al respecto, la (Norma Internacional de Auditoría (NIA) 220, 2013) en el apartado 3 establece que “en el contexto de los sistemas de control de calidad de la firma de auditoría, los equipos del encargo son los responsables de implementar los procedimientos de control de calidad que sean aplicables al encargo de auditoría” (p. 110).
En este sentido, es necesario que las firmas de auditores establezcan controles de calidad, para proporcionar una confianza sobre los procedimientos de auditoría aplicados.
Por su parte, la (Norma Internacional de Control de Calidad (ISQC) 1, 2016) señala que es responsabilidad de la firma de auditoría el diseño e implementación de un sistema de control de calidad con el objetivo de garantizar que la conducción del examen de los estados financieros fue realizado adoptando estándares profesionales y que el mismo ha satisfecho todos los requisitos éticos y legales establecidos para el ejercicio del auditor.
De esta manera, el control de calidad en la auditoría de los estados financieros evalúa: 1) la adopción de las normas profesionales; 2) el cumplimiento los requisitos reguladores y legales; y 3) los procedimientos aplicados por el auditor y su equipo, y si los mismos se ajustan a las características propias de cada trabajo de auditoría de acuerdo a la naturaleza de la entidad auditada.
Sistema de Control de Calidad
Para (Uyarra, 2011), el sistema de control de calidad comprende: i) supervisión del encargo; ii) revisión del encargo; y iii) revisión del control de calidad del encargo.
Supervisión del Encargo
La supervisión del encargo, es el proceso realizado por la firma de auditores, para asegurar que los trabajos de auditoría se han ejecutado de acuerdo al cumplimiento de las NIA.
(Uyarra, 2011: 62) define la supervisión como el “proceso de control destinado a proporcionar una seguridad razonable de que la planificación, la ejecución y la supervisión del trabajo se han realizado cumpliendo con las Normas Técnicas de Auditoría”.
De esta manera, el auditor debe diseñar procedimientos de supervisión para cada una de las etapas de la auditoría a fin de garantizar a clientes o terceros interesados un trabajo ajustado a niveles de calidad óptimos basados en las Normas Internacionales de Auditoría, y demás normas profesionales establecidas.
No obstante, la (Norma Internacional de Control de Calidad 1, 2016: 49) establece que la supervisión incluye “rastrear el avance del trabajo, considerar las capacidades y competencia de cada uno de los miembros del equipo de trabajo, tratar los asuntos importantes que surjan durante el trabajo e identificar los asuntos para la consulta o consideración”.
Es decir, a través de la (ISQC 1, 2016) se evidencia que los procedimientos de supervisión no solo fortalecen el cumplimiento de las NIA, sino abarcan el desempeño, actualización, y rendimiento de los miembros de la firma.
La (NIA 220, 2013) señala que la supervisión del encargo es responsabilidad de un miembro del equipo de trabajo de auditoría con conocimiento y experiencia en: i) trabajos cuya naturaleza y complejidad sean similares a la entidad auditada y al nuevo encargo de auditoría; ii) normas profesionales y requerimientos legales y regulatorios aplicables; iii) tecnologías de información relevantes; iv) sectores en los que opera el cliente; v) políticas y procedimientos de control de calidad de la firma.
Todo ello a fin de garantizar un juicio profesional razonable requerido para la supervisión y conducción de una auditoría de conformidad con las NIA y las regulaciones legales establecidas sobre la profesión contable.
Revisión del Encargo
La revisión del encargo, está representada por el proceso realizado por el personal de la firma, en el cual se verifica la realización del trabajo y el alcance del mismo.
En este sentido, el auditor y su equipo de trabajo asegura que las conclusiones alcanzadas en los trabajos de auditoría son las adecuadas de acuerdo a las circunstancias.
La (ISQC 1, 2016: 50) establece que la revisión del encargo es el proceso de “revisar que las responsabilidades se determinen sobre la base de que los miembros con más experiencia del equipo de trabajo, incluyendo al socio del trabajo, revisen la tarea desempeñada por los miembros de menos experiencia”.
Por lo cual, los auditores externos al aplicar la revisión del encargo hacen constar, que los trabajos realizados por los miembros de la firma han sido adecuadamente revisados y ejecutados.
Desde la perspectiva normativa de la profesión contable, la revisión del encargo incluye un conjunto de actividades realizadas por el auditor a fin de garantizar la ejecución de los procedimientos de auditoría planificados, de esta manera, la responsabilidad de revisión recae sobre los miembros del equipo de trabajo con mayor experiencia (ISQC 1, 2016).
Revisión del Control de Calidad del Encargo
La revisión del control de calidad del encargo, es el procedimiento cuyo propósito se fundamenta en aumentar el grado de confianza sobre la calidad de las conclusiones alcanzadas y los juicios emitidos durante la auditoría, y si los mismos han sido debidamente respaldados por las evidencias de auditoría obtenidas.
(Uyarra, 2011: 64) expresa que la revisión del control de calidad del encargo es el “proceso diseñado para evaluar de forma objetiva, en la fecha del informe o con anterioridad a ella, los juicios significativos realizados por el equipo del encargo y las conclusiones alcanzadas a efectos de la formulación del informe”.
Siendo así, la revisión del control de calidad busca garantizar los atributos del trabajo de auditoría realizado, a través de una evaluación de los juicios realizados y las conclusiones alcanzadas.
Al respecto, la (Norma Internacional de Control de Calidad 1, 2016: 60) señala que este proceso comprende “una discusión con el socio del trabajo, una revisión de los estados financieros u otra información de la materia y del informe, y en particular, consideración si el informe es apropiado”.
Es decir, este tipo de revisión supervisa los papeles de trabajo, evidencias y documentación obtenida en el trabajo de auditoría, relativos a las conclusiones a las que se llegaron en el informe con el fin de garantizar una opinión de auditoría fundamentada.
A lo largo del presente estudio se ha discutido que los controles de calidad, son aquellos procedimientos diseñados por el auditor y su equipo de trabajo, para proporcionar una confianza sobre el correcto desempeño de las políticas y procedimientos de auditoría, así como el cumplimiento de las normas profesionales, asegurando servicios de calidad al cliente.
Al respecto, esta investigación se basó en identificar los principales procedimientos de control de calidad aplicados en la auditoría, tomando como punto de partida los fundamentos teóricos expuestos con anterioridad y establecidos en la Norma Internacional de Auditoría 220 (2013) y las Normas Internacionales de Control de Calidad 1 (2016), las cuales incorporan como procedimientos de control: 1) supervisión del encargo; 2) revisión del encargo; y 3) revisión del control de calidad del encargo.
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