Una auditoría es un examen sistemático y objetivo de una actividad, función, proceso, sistema u organización para determinar si se cumplen con criterios preestablecidos. En otras palabras, es una evaluación detallada para verificar que todo se esté realizando de acuerdo a normas, estándares y objetivos definidos. Una auditoría de calidad es una evaluación objetiva de la eficacia de un proceso de calidad y sus partes componentes, y es una herramienta para ayudar a la misión de la mejora continua de la organización.
Con los datos obtenidos en una auditoría, la dirección y los empleados pueden analizar, controlar y desarrollar sistemas de medida precisos y de uso fácil, y entonces medir, controlar y mejorar la administración de calidad con la finalidad de planificar para el futuro las tendencias de la Organización.
Objetivos de las Auditorías
Las auditorías contribuyen al logro de objetivos, y son esenciales al proceso de verificar el cumplimiento del sistema de administración de calidad, además de verificar que el sistema implementado concuerde con los programas y requerimientos del Cliente. También orientan a la determinación de la eficacia y eficiencia del sistema y la búsqueda de oportunidades de mejora.
Hay una lista de otros beneficios, tales como:
- Asegurar cumplimiento con políticas y objetivos de calidad
- Medir eficacia y eficiencia del Sistema de Administración de Calidad
- Optimizar la relación entre el costo y la calidad a partir del análisis de tendencias
- Identificar áreas de oportunidad - debilidades
- Proveer datos para cambios mayores
- Promover el entendimiento y responsabilidad entre departamentos
- Evaluar a los proveedor actuales y potenciales
- Permite compartir y desarrollar tecnología
- Reducir PPM dentro y fuera de la Organización
- Agregar valor al Cliente
- Actualizar el tipo de manufactura y áreas de oportunidad en la misma
Note que en todos estos ejemplos, la comunicación entre la dirección, empleados, departamentos, proveedores, clientes y otros, es el resultado integral y positivo del proceso de la auditoría. La comunicación aumenta y se refuerza mediante la adquisición y diseminación de la información proporcionada por las auditorías, esto derivado del seguimiento sostenido al cierre de las no conformidades encontradas en estas y dirigidas por la alta dirección.
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Tipos de Auditorías
Las auditorías se pueden clasificar de diversas maneras, dependiendo del enfoque y el objetivo de la evaluación. En el campo de la administración de la calidad, existen tres tipos de auditorías que se diferencian por la naturaleza y relación entre las organizaciones auditadas y las auditoras:
- Auditoria de Primera Parte: en las que una organización evalúa su propia actuación con recursos internos (auditores internos) y/o contratando personal externo calificado o una firma de consultoría. También suele utilizarse auditorías cruzadas entre plantas pertenecientes al mismo corporativo.
- Auditoria de Segunda Parte: en las que una organización evalúa las actividades de sus proveedores, agentes, etc. Este tipo de auditoría es más formal. Es también aquella que es realizada por el cliente o por la organización a sus proveedores. Si el cliente contrata a una firma de consultoría para auditar a sus proveedores, esta es también considerada de segunda parte.
- Auditoria de Tercera Parte: en las que un tercero, tal como una autoridad reguladora acreditada, audita una organización para evaluar sus actividades, documentación y cumplimiento respecto a requisitos específicos normativos, con una validez del certificado por (3 años) y se realizan auditorías de control (como mínimo una vez al año).
Los tipos de auditorías se clasifican principalmente en función de la relación entre quien realiza la auditoría y quien la recibe:
- Auditorías de Primera Parte: Realizadas por la propia organización. Sirven para evaluar el cumplimiento de sus propios estándares y políticas internas.
- Auditorías de Segunda Parte: Realizadas por un cliente o proveedor. Su objetivo es verificar si el proveedor o cliente cumple con los requisitos establecidos en el contrato o acuerdo.
- Auditorías de Tercera Parte: Realizadas por un organismo externo e independiente. Su propósito es certificar que la organización cumple con normas o estándares específicos (por ejemplo, ISO 9001).
Tipos de auditoría interna
- Financiera: Evalúa los estados financieros y los controles internos contables
- Operativa: Analiza la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio
- De cumplimiento: Verifica que se cumplan leyes, regulaciones y normas internas
- De sistemas: Evalúa la seguridad y control de los sistemas de información
- De calidad: Analiza los procesos y productos para asegurar que cumplen con los estándares de calidad
- De gestión de riesgos: Evalúa la identificación, evaluación y tratamiento de los riesgos
- De recursos humanos: Analiza las políticas y prácticas de gestión de personas
- Ambiental: Evalúa el cumplimiento de las normas ambientales
- Social: Evalúa el impacto social de las actividades de la organización
Pueden existir otros tipos de auditorías internas más específicas según las necesidades de cada organización.
Tipos de auditoría administrativa
- Funcional: Evalúa el desempeño y la idoneidad de los cargos gerenciales y las dinámicas propuestas desde estos
- Del entorno: Analiza cómo la empresa se relaciona con su entorno externo (clientes, proveedores, competidores, etc.)
- De sistemas funcionales básicos: Se centra en áreas como finanzas, producción, marketing y recursos humanos
- Analítica: Utiliza técnicas estadísticas y modelos matemáticos para identificar desviaciones y áreas de mejora
Estos son los tipos más comunes. Sin embargo, la clasificación puede variar según diferentes autores y enfoques.
Otros Tipos de Auditorías
Dentro de estos tipos, existen varias categorías de auditorías, que se extienden por el espectro de la función de la calidad. La forma y profundidad de su preparación se determina por el tipo y categoría de la auditoría que se está llevando a cabo:
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- Auditoría de Procesos VDA 6.3: El alcance de esta auditoría es para valorar y determinar la capacidad de los procesos (capacidad de proceso se entiende como la reproducibilidad exacta de resultados dentro de las tolerancias determinadas o sea si el proceso es capaz de dar un resultado reproducible.
- Auditoría de Producto VDA 6.5: El alcance de esta auditoría observa la concordancia con la calidad de un producto con el conjunto de especificaciones del cliente, exigencias técnicas, documentación de control y fabricación.
- Auditorías de Servicio VDA 6.6: El alcance de esta auditoría es para validar servicios de fabricación, gestión de reclamaciones, avances/flexibilidad, personal, comunicación, medios y recursos.
- Auditoría de Sistemas (auditoría de escritorio): Esta es una auditoría del Manual de la Calidad y otra documentación de calidad, para asegurar que cumplen los requisitos de calidad externos, tales como las series de normas de ISO 9000. Este tipo de auditoría se conoce también como: Auditoría del Sistema, Auditoría de Escritorio, Auditoría de Adecuación, Auditoría de Documentación y Auditoría del Manual de la Calidad (Referencia ISO 9001: 2008, 4.2.1).
- Auditoría de Conformidad: Esta es para determinar si la implementación sigue los procedimientos, instrucciones de trabajo, plan de calidad, manual de calidad, normas y otros criterios.
- Auditoría de Seguimiento: Se efectúa después de que una organización ha obtenido la certificación y tiene como objetivo el verificar si continúa existiendo un sistema de la calidad confiable y eficaz; se lleva a cabo a intervalos de 6 meses o un año, durante el periodo de registro.
- Una Auditoría Completa: Esta comprende realizar las dos siguientes actividades:
- Auditar el Sistema de Administración de Calidad: evaluando el cumplimiento del Manual de Administración de Calidad versus la especificación técnica o Sistema de Administración de Calidad equivalente
- Auditar la Conformidad: una auditoría para determinar si la implementación sigue y cumple los procedimientos y las instrucciones de trabajo establecidos en la documentación del Sistema de Administración de Calidad
- Forense: especializada en la búsqueda de evidencias que puedan ser cruciales en procesos legales.
Proceso de Auditoría
El proceso de auditoría generalmente incluye las siguientes etapas:
- Planeación: Se establecen las evaluaciones que se harán, los departamentos que se verán involucrados y las normas que serán guía. Una vez que se haya definido esto, se conforma el equipo evaluador. En caso de ser interna, se eligen a los empleados que realizaran parte del análisis.
- Preparación: El equipo auditor diseña todo un plan de trabajo en función de los rubros a calificar.
- Ejecución: Desarrollo de la auditoría. Se sigue la metodología propuesta en la planeación, así como la lista de registro.
- Informe: Una vez que se tiene los elementos necesarios, los auditores realizan un informe en el que exponen todo el proceso de la auditoría.
- Entrega del informe: los encargados entregan el reporte realizado a las personas correspondientes. En muchos casos, los auditores también son consultores.
Auditoría Interna y Externa
Las auditorías también pueden clasificarse según quién las realiza:
- Auditoría interna: Se realiza por miembros de la propia organización, o por otras personas que actúan en su representación. Estas se ejecutan como un ejercicio de auto-examinación y les permite encontrar los puntos a mejorar. Calificar auditores internos dentro de la organización, estableciendo los criterios de evaluación y demostrando sus competencias. Cada empleado desempeña una función importante a la hora de implantar un sistema de gestión de calidad. Para un auditor, un buen indicio es que un empleado de bajo rango se halle al tanto de la política de calidad, de los objetivos de calidad y de los procedimientos que se aplican a su puesto.
- Auditoría externa: Se realiza por una organización externa, usualmente una casa certificadora, con el objetivo principal de obtener una certificación del sistema de gestión de calidad, el cual puede presentarse a los clientes potenciales aumentando la confianza en la organización. Este punto es de vital importancia, lo primero que intentará confirmar el auditor externo es que existe un sistema de gestión plenamente consolidado. La alta dirección debe estar convencida de la importancia de la auditoría de calidad y asignar los recursos necesarios para la misma.
En las nuevas versiones de las normas ISO, se da mayor responsabilidad a la alta dirección quitando la figura de “responsable de la dirección” que veíamos en anteriores versiones.
¡Relájate! Los auditores no buscan la perfección. Lo que harán será verificar que cuenta con un sistema de gestión acorde a tu tipo de organización, que se encuentra implantado y se utiliza como herramienta para mejorar continuamente.
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