Las auditorías internas proporcionan información valiosa para mejorar todas las operaciones empresariales, evaluando la efectividad de las medidas de control e identificando fraudes y desviaciones. El departamento de auditoría interna debe ser un área funcional independiente enfocada en valorar de manera objetiva los controles administrativos y procesos productivos de la organización. Los distintos tipos de auditorías internas ofrecen a los tomadores de decisiones la información que requieren para verificar la eficacia de la gestión empresarial y adoptar las medidas necesarias para incrementar la rentabilidad de la empresa.
En esta guía, examinaremos los beneficios que ofrecen las auditorías internas y los aspectos que se analizan en cada una en función de las necesidades de la corporación. Asimismo, enumeraremos las habilidades de los auditores internos más buscadas.
Beneficios de las Auditorías Internas
Muchas empresas han cambiado su postura de considerar que las auditorías internas representan solo gastos ineludibles a considerarlas una herramienta de business intelligence muy valiosa para la gestión del cambio y garantizar el éxito de la organización. A continuación, te compartimos los principales objetivos que deben satisfacer las auditorías internas:
- Aumentar la productividad: Las auditorías internas se diseñan de tal manera que ofrezcan información valiosa para mejorar todas las operaciones comerciales de la empresa. Para lograrlo, el enfoque debe ser estratégico y sistemático para valorar las actividades y los procesos esenciales con base en indicadores clave de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) con total imparcialidad.
- Evaluar los riesgos: Las auditorías internas están destinadas a evaluar la eficacia de las medidas de control para identificar fraudes y desviaciones en los procesos administrativos e implementar medidas de remediación para eliminar las deficiencias que se detecten.
- Proteger los activos: Las auditorías financieras periódicas se centran en inventariar el patrimonio físico e intelectual de la empresa, incluyendo el equipo de oficina, la maquinaria, las materias primas, sus patentes y secretos industriales, entre otras posesiones. Saber con exactitud los tipos de activos con los que cuenta la organización posibilita resguardarlos y determinar qué tipos de inversiones son indispensables para satisfacer las necesidades actuales y futuras.
- Garantizar la calidad: Sin embargo, los auditores internos examinan minuciosamente los procesos de producción y de control de calidad para ofrecer recomendaciones puntuales que, de manera innegable, resultan en productos de mejor calidad. Las auditorías internas habitualmente no analizan los productos terminados de las empresas manufactureras.
- Ofrecer perspectivas basadas en datos duros: Los auditores internos proveen puntos de vista imparciales y sugerencias viables. El valor añadido que ofrecen los distintos tipos de auditorías internas es inestimable.
- Impulsar el compromiso de los empleados: Las auditorías internas permiten a todos los empleados conocer el papel que juegan en lograr la misión y visión de la empresa. Se ha comprobado que los trabajadores que saben que sus contribuciones son valiosas para el éxito de su organización con frecuencia demuestran altos niveles de automotivación laboral.
Tipos de Auditorías Internas
Abajo, describimos los distintos tipos de auditorías internas que habitualmente realizan los auditores internos en las corporaciones grandes y las pequeñas empresas por igual.
Auditorías Administrativas
Aunque el tipo de auditorías administrativas que se realizan podría variar en función del diseño organizacional de la empresa. En general, todos estos tipos de auditorías internas tienen el objetivo de evaluar las funciones que realizan los siguientes departamentos administrativos:
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- Recursos Humanos: Las auditorías del área de recursos humanos estudian la eficacia de los procesos de gestión de personas, incluyendo los procedimientos de reclutamiento y selección, las políticas de ascenso laboral y de aumento de sueldo, los procesos y formatos de evaluación de desempeño laboral y las tasas de rotación de personal, el cumplimiento con las regulaciones de diversidad laboral y las directrices de derechos humanos en el trabajo; así como, la implementación de incentivos laborales y los esquemas relativos a los beneficios sociales que ofrece la organización a sus empleados, entre otros.
- Capacitación y Plan de Desarrollo Profesional: Aunque esta área en algunas empresas forma parte del departamento de recursos humanos, se audita por separado, dada la importancia que tienen sus esfuerzos para optimizar el rendimiento laboral, retener a los talentos idóneos y para promover los valores profesionales entre los empleados.
- Contabilidad Administrativa: Las áreas de contabilidad y finanzas son en general las que más se auditan en la mayoría de las organizaciones. En el departamento de contabilidad administrativa los auditores revisan los procedimientos de cuentas por pagar, el volumen de pagos retrasados, las políticas de liquidez, el cumplimiento con los presupuestos establecidos y la veracidad de los registros contables.
- Contabilidad Financiera: Las auditorías al área de contabilidad financiera examinan los criterios relativos a los flujos de capital, los estados financieros, el cumplimiento con las obligaciones fiscales, la productividad de las inversiones, la veracidad de la información financiera, los cálculos utilizados para cotizar las acciones de la empresa en los mercados de valores y la eficacia de los procedimientos para detectar fraudes y malversaciones.
- Mercadotecnia: En el área de la mercadotecnia, los auditores internos se centran en determinar los resultados derivados de las campañas promocionales y de los esfuerzos de marketing digital. Así como, la adhesión al presupuesto asignado por parte de los especialistas de marketing internos y externos. Adicionalmente, analizan las tasas de clientes repetidos y la efectividad de los programas de fidelización.
- Ventas: En el área de ventas los auditores internos comparan las ventas reales contra los pronósticos y sugieren medidas proactivas para eliminar estas discrepancias.
- Servicio al Cliente: Los auditores se encargan de analizar todas las tareas del departamento de atención al cliente incluyendo el servicio de preventa y de posventa; así como, el tiempo de respuesta a las solicitudes y reclamos de los consumidores.
- Logística: Los auditores se enfocan en examinar que los especialistas en logística acaten los procesos de distribución de productos terminados y en relación con la recepción y verificación de las materias primas en tiempo y forma.
- Compras: Con respecto al departamento de compras, los auditores internos valoran la adhesión del personal encargado con respecto a los procesos de selección de vendedores y el cumplimiento de las políticas de cotización, negociación y contratación de los proveedores.
Auditorías Funcionales
Estos tipos de auditorías internas no se realizan comúnmente en empresas mercantiles. Pero son habituales en empresas de servicios empresariales especializados. La auditoría interna funcional más frecuente es la siguiente:
- Investigación y Desarrollo: Este tipo de auditorías internas tienen el objetivo de determinar la ventaja competitiva de la empresa con respecto a la innovación tecnológica y los auditores, por lo general, son especialistas en informática, debido al alto nivel tecnológico que exigen estas evaluaciones.
Auditorías Operativas
Este último tipo de auditorías internas que analizaremos en esta guía son de vital importancia para las empresas de transformación.
- Procesos Productivos: Como citamos arriba, las auditorías internas no se enfocan en los productos terminados, estas tareas son en general responsabilidad de los especialistas en control de calidad que laboran en las empresas industriales. Mientras que, los auditores externos se encargan de valorar la adecuación de los procesos para proponer técnicas que permitan agilizar la producción sin sacrificar las cualidades de los productos.
- Seguridad Industrial: Los auditores evalúan la situación laboral en las fábricas para identificar y eliminar condiciones inseguras de trabajo y proteger la integridad física de todas las partes interesadas, incluyendo los proveedores, visitantes y, sobre todo, los empleados como los operadores de producción y los conductores de maquinaria pesada.
Otros Tipos de Auditorías
En los últimos años, han surgido otros tipos de auditorías que se encargan de evaluar aspectos que antes no se contemplaban de manera tan detallada.
- Auditoría Interna Medioambiental: El auditor interno verificará que los procesos de una compañía den cumplimiento a esta normativa. La norma ISO 14001 sobre Sistemas de Gestión Ambiental fija los requisitos que tienen que cumplir las empresas en esta materia para que su actividad sea segura y responsable.
- Auditoría Interna de Seguridad Laboral: En este caso, el auditor comprobará que la compañía ha adaptado sus procesos y funcionamiento al mandato de la norma ISO 45001 que regula los Sistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y la normativa de Prevención de Riesgos Laborales.
- Auditoría Interna de Calidad: La norma internacional de Sistemas de Gestión de Calidad es la ISO 9001 y es el marco para planificar los procesos de auditoría que evalúan el cumplimiento de los procesos que garantizan que una compañía es capaz de satisfacer a sus clientes y proveer productos y servicios que cumplen con las exigencias y normativas, internas y externas a la organización, vigentes.
- Auditoría Forense: especializada en la búsqueda de evidencias que puedan ser cruciales en procesos legales.
- Auditoría de Sistemas Informáticos: Se evalúa toda la infraestructura tecnológica (softwares, aplicaciones, hardwares y redes) que emplea una empresa en cualquiera de sus procesos.
- Auditoría de Calidad de Productos o Servicios: Califica que los productos o servicios ofrecidos por las corporaciones cumplan con los estándares establecidos por ellos mismos.
Habilidades de los Auditores Internos
Las competencias de los auditores internos en general incluyen conocimientos técnicos y habilidades administrativas avanzadas para realizar sus tareas de manera eficaz en múltiples departamentos con responsabilidades diferenciadas.
Las habilidades transferibles más buscadas por los empleadores de auditores internos incluyen las siguientes:
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- Habilidades interpersonales
- Perseverancia
- Inteligencia emocional
- Paciencia
- Habilidades de comunicación asertiva
- Razonamiento deductivo
- Habilidades de planificación
- Pensamiento crítico
- Habilidades de gestión de recursos
- Habilidades analíticas
- Habilidades de supervisión de personal
- Persuasión
- Habilidades digitales
- Habilidades para trabajar de forma independiente con mínima dirección
Pasos para Realizar una Auditoría Interna Eficaz
El proceso de auditoría interna se realiza dentro de la propia compañía. A la hora de ponerlo en marcha, se siguen una serie de pasos o fases:
- Planeación: es necesario realizar un análisis general de la compañía y determinar el conjunto de áreas que se auditarán: gestión de recursos humanos, gestión financiera, tecnológica, comercial, de las comunicaciones… Delimitado el universo de la auditoría se debe trazar un plan de auditoría que recoja los recursos humanos y financieros destinados a tal actividad, las prioridades, la duración y el calendario de la inspección, etc. El auditor será el encargado de coordinar la realización y ejecución del plan y de comunicar el impacto que tendrá sobre los recursos de la compañía al equipo de dirección.
- Preparación: El equipo auditor diseña todo un plan de trabajo en función de los rubros a calificar.
- Ejecución: el equipo auditor comienza el análisis de todas las áreas que se ha decidido auditar. Para este análisis se observará cómo funciona la actividad, se realizarán reuniones con los responsables de cada departamento y se recopilará la información necesaria. Desarrollo de la auditoría. Se sigue la metodología propuesta en la planeación, así como la lista de registro. Durante esta fase, los auditores recopilan información y evidencias sobre la gestión de la calidad en la organización.
- Identificación de Hallazgos y Redacción del Informe: contrastando los datos recopilados y los criterios que se aplican a la auditoría, el equipo auditor elaborará un informe con los hallazgos realizados. Como resultado de la auditoría, el auditor puede determinar la conformidad o no conformidad respecto a las normas aplicables y las oportunidades de mejora. Todo queda recogido en un informe de auditoría en el que se expresa de forma concisa y clara desde los objetivos y alcance del proceso, hasta los criterios aplicados, los hallazgos y las conclusiones. Una vez que se tiene los elementos necesarios, los auditores realizan un informe en el que exponen todo el proceso de la auditoría.
- Entrega del Informe: los encargados entregan el reporte realizado a las personas correspondientes. En muchos casos, los auditores también son consultores.
Frecuencia de las Auditorías Internas
La frecuencia de las auditorías internas varía según la organización y sus necesidades específicas. Generalmente se realizan de forma anual o semestral. Algunas áreas críticas o de alto riesgo pueden requerir auditorías más frecuentes para garantizar el cumplimiento y la eficiencia operativa.
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