Una auditoría es una actividad de verificación física, a veces llamada Verificación o Inspección a un Proceso o Sistema de Gestión, para asegurar que se cumplen los requisitos. En la Norma ISO 19011:2011, Lineamientos para la Auditoría de Sistemas de Administración, una Auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencia objetiva y evaluar la objetividad a fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de Auditoría.
Existen 3 tipos de auditorías: a producto (que incluye servicios), procesos y sistemas, desde la perspectiva del auditado. El alcance de una Auditoria a un departamento o función, es una Auditoria a departamento o función.
Una Auditoría también puede clasificarse en interna o externa, dependiendo de las interrelaciones entre los participantes. Las Auditorías Internas son llevadas a cabo por el personal de la Organización. Las Auditorías Externas son llevadas a cabo por personal externo. Las Auditorías Internas a menudo son llamadas Auditorías de Primera Parte, mientras que las Auditorías Externas son llamadas Auditorías de Segunda o Tercera Parte.
Tipos de Auditorías y su Clasificación
Los tipos de auditorías se clasifican principalmente en función de la relación entre quien realiza la auditoría y quien la recibe:
- Auditorías de Primera Parte: Realizadas por la propia organización. Sirven para evaluar el cumplimiento de sus propios estándares y políticas internas.
- Auditorías de Segunda Parte: Realizadas por un cliente o proveedor. Su objetivo es verificar si el proveedor o cliente cumple con los requisitos establecidos en el contrato o acuerdo.
- Auditorías de Tercera Parte: Realizadas por un organismo externo e independiente. Su propósito es certificar que la organización cumple con normas o estándares específicos (por ejemplo, ISO 9001).
Una auditoría es un examen sistemático y objetivo de una actividad, función, proceso, sistema u organización para determinar si se cumplen con criterios preestablecidos. En otras palabras, es una evaluación detallada para verificar que todo se esté realizando de acuerdo a normas, estándares y objetivos definidos.
Lea también: Guía completa sobre la auditoría de primera, segunda y tercera parte.
Auditorías de Primera Parte
En las auditorías de primera parte, una organización evalúa su propia actuación con recursos internos (auditores internos) y/o contratando personal externo calificado o una firma de consultoría. También suele utilizarse auditorías cruzadas entre plantas pertenecientes al mismo corporativo.
Auditorías de Segunda Parte
Las auditorías de segunda parte, también conocidas como auditorías de proveedores y socios comerciales, aliados estratégicos, tienen como función principal realizar una evaluación sistemática de la información, los procesos y/o las actividades de una organización para asegurar que se cumplan ciertos requisitos y estándares específicos.
Se crea a partir de la necesidad de las empresas y organizaciones de saber si sus proveedores y socios comerciales tienen la capacidad completa, alto desempeño y estabilidad en la entrega de productos y servicios de acuerdo con los estándares, requisitos y criterios específicos pactados por las empresas.
Las organizaciones incorporan cláusulas específicas en sus contratos comerciales, estableciendo estándares no negociables para sus proveedores. En la búsqueda de una cadena de suministro sana, las auditorías de segunda parte son herramientas esenciales. Las auditorías de segunda parte son elementos fundamentales que promueven acciones de mejora continua. Ante cambios normativos o estándares de la industria, las organizaciones realizan auditorías para asegurar que sus proveedores se ajusten a las nuevas normativas.
En respuesta a desafíos previos, como problemas de calidad o desempeño, las auditorías de segunda parte se convierten en instrumentos eficientes para abordar y corregir esos problemas. Verificar de forma holística si el proveedor cumple con los criterios establecidos por la organización contratante en términos de calidad, seguridad, ética, responsabilidad social, sostenibilidad y criterios de elegibilidad pactados por la empresa.
Lea también: Auditoría de Calidad: Ejemplo y Guía
Los hallazgos de la auditoría de segunda parte son los resultados de la evaluación de desempeño de los proveedores. Estos hallazgos son aportes fundamentales para la toma de decisiones informadas sobre la continuidad de asociaciones comerciales y procesos empresariales.
Modalidades de auditoría de segunda parte:
- En sitio: el equipo auditor se presenta en las instalaciones del proveedor para evaluar el cumplimiento con los requisitos establecidos.
- Remota o fuera del sitio: bajo esta modalidad, el equipo auditor revisa la documentación proporcionada por el proveedor, sin estar físicamente en sus instalaciones.
Entrega del reporte de auditoría: al concluir la auditoría y conforme a lo acordado con la empresa, se elaborará y entregará un reporte con los hallazgos y resultado de la evaluación.
Auditorías de Tercera Parte
En las auditorías de tercera parte, un tercero, tal como una autoridad reguladora acreditada, audita una organización para evaluar sus actividades, documentación y cumplimiento respecto a requisitos específicos normativos, con una validez del certificado por (3 años) y se realizan auditorías de control (como mínimo una vez al año).
Otros Tipos de Auditoría
Las auditorías se pueden clasificar de diversas maneras, dependiendo del enfoque y el objetivo de la evaluación. Por ejemplo:
Lea también: Auditoría y las Líneas de Defensa
- Auditoría de sistemas: evaluación sistemática y objetiva de un conjunto de procesos, procedimientos y recursos de una organización, para determinar si cumplen con los requisitos establecidos en una norma (como ISO 9001, ISO 14001, etc.)
- Auditoría de productos: Analiza la calidad, seguridad y conformidad de productos con los requisitos establecidos.
- Auditoría de procesos: Evalúa la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio.
Tipos de Auditoría Interna
- Financiera: Evalúa los estados financieros y los controles internos contables.
- Operativa: Analiza la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio.
- De cumplimiento: Verifica que se cumplan leyes, regulaciones y normas internas.
- De sistemas: Evalúa la seguridad y control de los sistemas de información.
- De calidad: Analiza los procesos y productos para asegurar que cumplen con los estándares de calidad.
- De gestión de riesgos: Evalúa la identificación, evaluación y tratamiento de los riesgos.
- De recursos humanos: Analiza las políticas y prácticas de gestión de personas.
- Ambiental: Evalúa el cumplimiento de las normas ambientales.
- Social: Evalúa el impacto social de las actividades de la organización.
Pueden existir otros tipos de auditorías internas más específicas según las necesidades de cada organización.
Tipos de Auditoría Administrativa
- Funcional: Evalúa el desempeño y la idoneidad de los cargos gerenciales y las dinámicas propuestas desde estos.
- Del entorno: Analiza cómo la empresa se relaciona con su entorno externo (clientes, proveedores, competidores, etc.).
- De sistemas funcionales básicos: Se centra en áreas como finanzas, producción, marketing y recursos humanos.
- Analítica: Utiliza técnicas estadísticas y modelos matemáticos para identificar desviaciones y áreas de mejora.
Objetivos de las Auditorías
Las auditorías contribuyen al logro de objetivos, y son esenciales al proceso de verificar el cumplimiento del sistema de administración de calidad, además de verificar que el sistema implementado concuerde con los programas y requerimientos del Cliente. También orientan a la determinación de la eficacia y eficiencia del sistema y la búsqueda de oportunidades de mejora.
Hay una lista de otros beneficios, tales como:
- Asegurar cumplimiento con políticas y objetivos de calidad
- Medir eficacia y eficiencia del Sistema de Administración de Calidad
- Optimizar la relación entre el costo y la calidad a partir del análisis de tendencias
- Identificar áreas de oportunidad - debilidades
- Proveer datos para cambios mayores
- Promover el entendimiento y responsabilidad entre departamentos
- Evaluar a los proveedor actuales y potenciales
- Permite compartir y desarrollar tecnología
- Reducir PPM dentro y fuera de la Organización
- Agregar valor al Cliente
- Actualizar el tipo de manufactura y áreas de oportunidad en la misma
La comunicación aumenta y se refuerza mediante la adquisición y diseminación de la información proporcionada por las auditorías, esto derivado del seguimiento sostenido al cierre de las no conformidades encontradas en estas y dirigidas por la alta dirección.
Tipos de Auditorías en el Campo de la Administración de la Calidad
Dentro de estos tipos, existen varias categorías de auditorías, que se extienden por el espectro de la función de la calidad. La forma y profundidad de su preparación se determina por el tipo y categoría de la auditoría que se está llevando a cabo:
- Auditoría de Procesos VDA 6.3: el alcance de esta auditoría es para valorar y determinar la capacidad de los procesos (capacidad de proceso se entiende como la reproducibilidad exacta de resultados dentro de las tolerancias determinadas o sea si el proceso es capaz de dar un resultado reproducible.
- Auditoría de Producto VDA 6.5: el alcance de esta auditoría observa la concordancia con la calidad de un producto con el conjunto de especificaciones del cliente, exigencias técnicas, documentación de control y fabricación.
- Auditorías de Servicio VDA 6.6: el alcance de esta auditoría es para validar servicios de fabricación, gestión de reclamaciones, avances/flexibilidad, personal, comunicación, medios y recursos.
- Auditoría de Sistemas (auditoría de escritorio): esta es una auditoría del Manual de la Calidad y otra documentación de calidad, para asegurar que cumplen los requisitos de calidad externos, tales como las series de normas de ISO 9000. Este tipo de auditoría se conoce también como: Auditoría del Sistema, Auditoría de Escritorio, Auditoría de Adecuación, Auditoría de Documentación y Auditoría del Manual de la Calidad (Referencia ISO 9001: 2008, 4.2.1).
- Auditoría de Conformidad: esta es para determinar si la implementación sigue los procedimientos, instrucciones de trabajo, plan de calidad, manual de calidad, normas y otros criterios.
- Auditoría de Seguimiento: se efectúa después de que una organización ha obtenido la certificación y tiene como objetivo el verificar si continúa existiendo un sistema de la calidad confiable y eficaz; se lleva a cabo a intervalos de 6 meses o un año, durante el periodo de registro.
- Una Auditoría Completa: esta comprende realizar las dos siguientes actividades:
- Auditar el Sistema de Administración de Calidad: evaluando el cumplimiento del Manual de Administración de Calidad versus la especificación técnica o Sistema de Administración de Calidad equivalente
- Auditar la Conformidad: una auditoría para determinar si la implementación sigue y cumple los procedimientos y las instrucciones de trabajo establecidos en la documentación del Sistema de Administración de Calidad