Una auditoría es un examen sistemático y objetivo de una actividad, función, proceso, sistema u organización para determinar si se cumplen con criterios preestablecidos. En otras palabras, es una evaluación detallada para verificar que todo se esté realizando de acuerdo a normas, estándares y objetivos definidos.
Las auditorías se pueden clasificar de diversas maneras, dependiendo del enfoque y el objetivo de la evaluación.
Tipos de Auditorías
En el campo de la administración de la calidad, existen tres tipos principales de auditorías. Se diferencian por la naturaleza y relación entre las organizaciones auditadas y las auditoras.
Auditorías de Primera Parte (Internas)
Son realizadas por la propia organización. En las auditorías de Primera Parte, una organización evalúa su propia actuación con recursos internos (auditores internos) y/o contratando personal externo calificado o una firma de consultoría. También suele utilizarse auditorías cruzadas entre plantas pertenecientes al mismo corporativo.
Sirven para evaluar el cumplimiento de sus propios estándares y políticas internas. Sus fines son internos.
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Objetivos de las auditorías internas
- Asegurar cumplimiento con políticas y objetivos de calidad
- Medir eficacia y eficiencia del Sistema de Administración de Calidad
- Optimizar la relación entre el costo y la calidad a partir del análisis de tendencias
- Identificar áreas de oportunidad - debilidades
- Proveer datos para cambios mayores
- Promover el entendimiento y responsabilidad entre departamentos
- Permite compartir y desarrollar tecnología
- Reducir PPM dentro y fuera de la Organización
- Agregar valor al Cliente
- Actualizar el tipo de manufactura y áreas de oportunidad en la misma
Auditorías de Segunda Parte (Externas)
En las que una organización evalúa las actividades de sus proveedores, agentes, etc. Este tipo de auditoría es más formal. Es también aquella que es realizada por el cliente o por la organización a sus proveedores. Si el cliente contrata a una firma de consultoría para auditar a sus proveedores, esta es también considerada de segunda parte.
Su objetivo es verificar si el proveedor o cliente cumple con los requisitos establecidos en el contrato o acuerdo. Estas auditorías son realizadas a proveedores u otras partes interesadas del Sistema de Gestión pero que no forman parte de la organización. Son aplicadas ya sea por Auditores de los Sistemas de Gestión de la organización o se puede contratar a un tercero. Su fin es el interés de la organización hacia un tercero.
Auditorías de Tercera Parte (Certificación)
En las que un tercero, tal como una autoridad reguladora acreditada, audita una organización para evaluar sus actividades, documentación y cumplimiento respecto a requisitos específicos normativos, con una validez del certificado por (3 años) y se realizan auditorías de control (como mínimo una vez al año).
Su propósito es certificar que la organización cumple con normas o estándares específicos (por ejemplo, ISO 9001). A diferencia de las primeras dos partes, la Auditoría de tercera parte son realizadas por Auditores de los Sistemas de Gestión pertenecientes a organizaciones externas que proporcionan certificaciones a Sistemas de Gestión y que están acreditadas en el caso de México por la Entidad Mexicana de Acreditación, A.C. (EMA).
Tipos de Auditoría Interna
- Financiera: Evalúa los estados financieros y los controles internos contables.
- Operativa: Analiza la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio.
- De cumplimiento: Verifica que se cumplan leyes, regulaciones y normas internas.
- De sistemas: Evalúa la seguridad y control de los sistemas de información.
- De calidad: Analiza los procesos y productos para asegurar que cumplen con los estándares de calidad.
- De gestión de riesgos: Evalúa la identificación, evaluación y tratamiento de los riesgos.
- De recursos humanos: Analiza las políticas y prácticas de gestión de personas.
- Ambiental: Evalúa el cumplimiento de las normas ambientales.
- Social: Evalúa el impacto social de las actividades de la organización.
Tipos de Auditoría Administrativa
- Funcional: Evalúa el desempeño y la idoneidad de los cargos gerenciales y las dinámicas propuestas desde estos.
- Del entorno: Analiza cómo la empresa se relaciona con su entorno externo (clientes, proveedores, competidores, etc.).
- De sistemas funcionales básicos: Se centra en áreas como finanzas, producción, marketing y recursos humanos.
- Analítica: Utiliza técnicas estadísticas y modelos matemáticos para identificar desviaciones y áreas de mejora.
Auditoría de Calidad
Una auditoría de calidad es una evaluación objetiva de la eficacia de un proceso de calidad y sus partes componentes. Es una herramienta para ayudar a la misión de la mejora continua de la organización.
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Es un proceso para verificar hechos, el propósito no es controlar, sino confirmar si tenemos control o no, con la finalidad de obtener “la reducción de la variabilidad en los procesos y en la administración”.
Con los datos obtenidos en una auditoría, la dirección y los empleados pueden analizar, controlar y desarrollar sistemas de medida precisos y de uso fácil, y entonces medir, controlar y mejorar la administración de calidad con la finalidad de planificar para el futuro las tendencias de la Organización.
Objetivos de las Auditorías
Las auditorías contribuyen al logro de objetivos, y son esenciales al proceso de verificar el cumplimiento del sistema de administración de calidad, además de verificar que el sistema implementado concuerde con los programas y requerimientos del Cliente. También orientan a la determinación de la eficacia y eficiencia del sistema y la búsqueda de oportunidades de mejora.
Hay una lista de otros beneficios, tales como:
- Asegurar cumplimiento con políticas y objetivos de calidad
- Medir eficacia y eficiencia del Sistema de Administración de Calidad
- Optimizar la relación entre el costo y la calidad a partir del análisis de tendencias
- Identificar áreas de oportunidad - debilidades
- Proveer datos para cambios mayores
- Promover el entendimiento y responsabilidad entre departamentos
- Evaluar a los proveedor actuales y potenciales
- Permite compartir y desarrollar tecnología
- Reducir PPM dentro y fuera de la Organización
- Agregar valor al Cliente
- Actualizar el tipo de manufactura y áreas de oportunidad en la misma
En todos estos ejemplos, la comunicación entre la dirección, empleados, departamentos, proveedores, clientes y otros, es el resultado integral y positivo del proceso de la auditoría. La comunicación aumenta y se refuerza mediante la adquisición y diseminación de la información proporcionada por las auditorías, esto derivado del seguimiento sostenido al cierre de las no conformidades encontradas en estas y dirigidas por la alta dirección.
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Tipos de Auditorías Específicas
Dentro de estos tipos, existen varias categorías de auditorías, que se extienden por el espectro de la función de la calidad. La forma y profundidad de su preparación se determina por el tipo y categoría de la auditoría que se está llevando a cabo:
- Auditoría de Procesos VDA 6.3: el alcance de esta auditoría es para valorar y determinar la capacidad de los procesos (capacidad de proceso se entiende como la reproducibilidad exacta de resultados dentro de las tolerancias determinadas o sea si el proceso es capaz de dar un resultado reproducible.
- Auditoría de Producto VDA 6.5: el alcance de esta auditoría observa la concordancia con la calidad de un producto con el conjunto de especificaciones del cliente, exigencias técnicas, documentación de control y fabricación.
- Auditorías de Servicio VDA 6.6: el alcance de esta auditoría es para validar servicios de fabricación, gestión de reclamaciones, avances/flexibilidad, personal, comunicación, medios y recursos.
- Auditoría de Sistemas (auditoría de escritorio): esta es una auditoría del Manual de la Calidad y otra documentación de calidad, para asegurar que cumplen los requisitos de calidad externos, tales como las series de normas de ISO 9000. Este tipo de auditoría se conoce también como: Auditoría del Sistema, Auditoría de Escritorio, Auditoría de Adecuación, Auditoría de Documentación y Auditoría del Manual de la Calidad (Referencia ISO 9001: 2008, 4.2.1).
- Auditoría de Conformidad: esta es para determinar si la implementación sigue los procedimientos, instrucciones de trabajo, plan de calidad, manual de calidad, normas y otros criterios.
- Auditoría de Seguimiento: se efectúa después de que una organización ha obtenido la certificación y tiene como objetivo el verificar si continua existiendo un sistema de la calidad confiable y eficaz; se lleva a cabo a intervalos de 6 meses o un año, durante el periodo de registro.
- Una Auditoría Completa: esta comprende realizar las dos siguientes actividades:
- Auditar el Sistema de Administración de Calidad: evaluando el cumplimiento del Manual de Administración de Calidad versus la especificación técnica o Sistema de Administración de Calidad equivalente.
- Auditar la Conformidad: una auditoría para determinar si la implementación sigue y cumple los procedimientos y las instrucciones de trabajo establecidos en la documentación del Sistema de Administración de Calidad.