La auditoría de campo es un proceso esencial para la mejora continua de una organización. En este artículo, exploraremos en detalle qué es una auditoría de campo, cómo se realiza, sus objetivos y los diferentes tipos de auditorías que existen.
¿Qué es una Auditoría?
Una auditoría es un examen sistemático y objetivo de una actividad, función, proceso, sistema u organización para determinar si se cumplen con criterios preestablecidos. En otras palabras, es una evaluación detallada para verificar que todo se esté realizando de acuerdo a normas, estándares y objetivos definidos.
Auditoría de Campo: Una Investigación en el Entorno Real
La investigación de campo es la recopilación de datos nuevos de fuentes primarias para un propósito específico. Algo clave en la investigación de campo es que esta se lleve a cabo en el ambiente de los participantes, es decir, en su casa, trabajo, tienda, banco, hospital, etc. La investigación de campo es realmente poderosa porque te permite ver lo que las personas hacen y no lo que estas dicen que hacen. Por ejemplo, tu cliente puede decirte que tu producto es fácil de usar, pero cuando lo observas puedes encontrar que en realidad está teniendo algún tipo de dificultad al momento de usarlo.
Ventajas de la Investigación de Campo
- Entrega información valiosa.
- Los usuarios no pueden describir las actividades en las cuales ellos no se enfocan.
- Se lleva a cabo en el entorno del "mundo real".
Desventajas de la Investigación de Campo
- El mayor inconveniente para la investigación de campo es el costo.
- Organizar las visitas por varios días y terminar el análisis puede tener un gran impacto en los recursos del proyecto.
- Al ser un método interpretativo, el investigador tiene que tener sentido y dar orden de sus observaciones.
¿Cómo Hacer una Investigación de Campo?
- Crea un equipo de personas que lleven a cabo la investigación. Sin duda deben estar completamente involucrados con este proyecto las personas que tomarán las decisiones con base a los resultados obtenidos, desde el CEO, equipo de ventas, marketing o diseño de producto.
- Antes de que se realice cualquier tipo de visita de campo, es importante que las personas de cada equipo tengan conocimiento de las cosas que se van a observar cuando se lleve a cabo la investigación.
- Trabaja con tus departamentos de servicio al cliente, marketing y ventas para encontrar a las personas que encajan con el perfil de tus participantes.
- Una vez que tengas identificado a quienes serán parte de la investigación, elige las herramientas que utilizarás para recopilar los datos y llevar a cabo las tareas de investigación, desde tomar notas, fotografías, audio o video u observar partes específicas del proceso.
- Explica a los participantes sobre los objetivos del estudio y para qué van a utilizarse los resultados obtenidos. Por lo regular estos resultados son confidenciales, por lo que lo mejor es que los participantes llenen un formulario de consentimiento.
- Todo el proceso depende de la finalidad del estudio, y este puede tener una duración de semanas hasta meses. A través de la investigación de campo obtendrás resultados que son solo una muestra de lo que las personas piensan sobre un producto o servicio.
- Es posible que no tengas muchas oportunidades de visitar y observar a tus clientes en su lugar de trabajo, o domicilio, por lo que debes aprovechar al máximo esta oportunidad.
Metodologías en la Investigación de Campo
Podemos acercarnos a los participantes de un estudio de campo haciendo uso de diversas metodologías. Los encuestadores pueden obtener tanta información al observar a la gente en su entorno de trabajo real, en su hogar, y captar las necesidades basándonos en realidades, no en preconcepciones. Diversos investigadores de campo afirman que lo que la gente dice rara vez coincide con lo que hacen. La gente no recuerda los pasos de un proceso, especialmente si es algo que hacen todo el tiempo.
Las encuestas offline y online son técnicas importantes en toda investigación, gracias a estas técnicas es posible recolectar datos en formatos que anteriormente no se podían, como audios, videos, firmas digitales y más. Las encuestas de campo pueden servirte también de guía para tomar las notas de tu investigación. Puedes aplicar una encuesta offline a través de una tableta o teléfono celular y utilizar algunas preguntas abiertas con las que podrás recolectar información complementaria para tu proyecto.
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Consideraciones Importantes
- Cerciórate que esta metodología de la Investigación sea la indicada para llevar a cabo de acuerdo a tus necesidades y metas.
- Ten en cuenta el presupuesto y el tiempo que tienes.
- Planea, recluta a los participantes, conduce las sesiones y presenta los resultados a tiempo.
- Sé creativo al momento de hacer la primera interacción con los participantes.
- Haz contacto visual.
¿Cómo Presentar la Información de una Investigación de Campo?
La finalidad al presentar un informe de una investigación de campo, es describir lo que observas de las personas, lugares y/o eventos y analizar los datos para identificar y categorizar temas comunes en relación al problema del estudio. Los informes de una investigación facilitan el desarrollo de técnicas de recopilación de datos y habilidades de observación, y te ayudan a entender cómo la teoría se aplica a situaciones del mundo real.
- Observar y registrar con precisión los diferentes aspectos de una situación. Siempre lleva a cabo tu informe de campo con un plan detallado sobre lo que vas a observar, dónde debes realizar tus observaciones y el método por el cual vas a recopilar y registrar tus datos.
- Analizar continuamente los datos. Siempre busca el significado subyacente de las acciones que observas. Pregúntate: ¿qué está pasando? ¿qué significa esta actividad observada? ¿qué más se relaciona con esto? Ten en cuenta que este es un proceso continuo de reflexión y análisis que tiene lugar a lo largo de tu investigación de campo.
- Tener presente los objetivos del informe mientras realizas la investigación. El registro de los datos no se debe hacer de manera casual o aleatoria; debes enfocarte y prestar atención a los detalles. Ten un plan claro de lo que pretendes investigar o registrar, al mismo tiempo tienes que estar preparado para adaptarte a las circunstancias cambiantes que se puedan presentar durante la investigación de campo.
- Observa, registra y analiza conscientemente lo que escuchas y ves en el contexto de un marco teórico. Esto es lo que separa a las recopilación de datos de los informes simples. El marco teórico que guía a tu investigación de campo debe determinar el qué, cuándo, y cómo observas y actúas como la base desde la cual interpretas tus hallazgos.
Tipos de Auditorías
Las auditorías se pueden clasificar de diversas maneras, dependiendo del enfoque y el objetivo de la evaluación. Aquí hay algunos ejemplos:
- Auditoria de sistemas: evaluación sistemática y objetiva de un conjunto de procesos, procedimientos y recursos de una organización, para determinar si cumplen con los requisitos establecidos en una norma (como ISO 9001, ISO 14001, etc.)
- Auditoria de productos: Analiza la calidad, seguridad y conformidad de productos con los requisitos establecidos.
- Auditoria de procesos: Evalúa la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio.
Tipos de Auditoría Interna
- Financiera: Evalúa los estados financieros y los controles internos contables.
- Operativa: Analiza la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio.
- De cumplimiento: Verifica que se cumplan leyes, regulaciones y normas internas.
- De sistemas: Evalúa la seguridad y control de los sistemas de información.
- De calidad: Analiza los procesos y productos para asegurar que cumplen con los estándares de calidad.
- De gestión de riesgos: Evalúa la identificación, evaluación y tratamiento de los riesgos.
- De recursos humanos: Analiza las políticas y prácticas de gestión de personas.
- Ambiental: Evalúa el cumplimiento de las normas ambientales.
- Social: Evalúa el impacto social de las actividades de la organización.
Tipos de Auditoría Administrativa
- Funcional: Evalúa el desempeño y la idoneidad de los cargos gerenciales y las dinámicas propuestas desde estos.
- Del entorno: Analiza cómo la empresa se relaciona con su entorno externo (clientes, proveedores, competidores, etc.).
- De sistemas funcionales básicos: Se centra en áreas como finanzas, producción, marketing y recursos humanos.
- Analítica: Utiliza técnicas estadísticas y modelos matemáticos para identificar desviaciones y áreas de mejora.
Auditorías Según la Relación entre Auditor y Auditado
- Auditorias de Primera Parte: Realizadas por la propia organización.
- Auditorias de Segunda Parte: Realizadas por un cliente o proveedor.
- Auditorias de Tercera Parte: Realizadas por un organismo externo e independiente.
Auditoría Ambiental
La auditoría ambiental es una vía voluntaria y diferente a las acciones de inspección y vigilancia, promueve la identificación de oportunidades de mejora, así como también la instrumentación de proyectos que reducen la contaminación e incrementan la competitividad. Tiene como finalidad conocer y examinar la situación que guarda la empresa, identificar áreas de oportunidad para ser ajustes y correcciones en donde existan condiciones que dañen o puedan afectar el ambiente, promoviendo la mejora del desempeño ambiental de la instalación.
Las auditorías ambientales revisan dos aspectos; el cumplimiento de la ley y la implementación de buenas prácticas ambientales. Como resultado de esta revisión la PROFEPA otorga un certificado ambiental, siempre y cuando las instalaciones operen en óptimas condiciones. La auditoría ambiental por su parte, como herramienta técnica, identifica las áreas ambientalmente críticas de una instalación empresarial y sus procesos, permitiendo formular soluciones técnicas y de gestión apropiadas.
Objetivos de las Auditorías
Las auditorías contribuyen al logro de objetivos, y son esenciales al proceso de verificar el cumplimiento del sistema de administración de calidad, además de verificar que el sistema implementado concuerde con los programas y requerimientos del Cliente. Tambien orientan a la determinacion de la eficacia y eficiencia del sistema y la busqueda de oportunidades de mejora.
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Hay una lista de otros beneficios, tales como:
- Asegurar cumplimiento con políticas y objetivos de calidad
- Medir eficacia y eficiencia del Sistema de Administración de Calidad
- Optimizar la relación entre el costo y la calidad a partir del análisis de tendencias
- Identificar áreas de oportunidad - debilidades
- Proveer datos para cambios mayores
- Promover el entendimiento y responsabilidad entre departamentos
- Evaluar a los proveedor actuales y potenciales
- Permite compartir y desarrollar tecnología
- Reducir PPM dentro y fuera de la Organización
- Agregar valor al Cliente
- Actualizar el tipo de manufactura y áreas de oportunidad en la misma
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