La investigación se centra en ilustrar ejemplos de la auditoría a las cuentas de activo: efectivo y cuentas por cobrar. La auditoría de los estados financieros puede definirse como el examen de los estados financieros básicos preparados por la administración de una entidad económica, con objeto de opinar al respecto a si la información que incluyen está estructurada de acuerdo con las normas de información financiera aplicables a las características de sus transacciones.
Auditoría de Efectivo
En el trabajo de auditoría de caja, el auditor está alerta a sobre estimaciones en los valores del activo. Existe baja probabilidad de que el negocio cuente con más efectivo que el mostrado en el balance; el peligro real radica en que el efectivo en caja ascienda a un valor menor a lo que se registra en los informes y Estado de Situación Financiera.
La auditoría de efectivo es el examen independiente de los saldos de caja y bancos en fechas cercanas a la fecha del balance general, donde debe efectuarse un recuento y listado de los depósitos, y cheques que afectan los fondos fijos, además de comprobar la propiedad de estos (cheques), proceso en el que también se examina los comprobantes de anticipos o gastos, número y fecha de los cheques, y endoso del depositario oficial (bancos) en los cheques devueltos, y se verifica las conciliaciones bancarias previa obtención directa de confirmaciones de los saldos por parte de los bancos.
Una completa verificación del activo caja por parte del auditor, significa la comprobación de la exactitud e integridad de los registros que amparan el efectivo recibido y desembolsado durante el año, implica también cerciorarse del efectivo en caja o en bancos. También implica determinar la razonabilidad de los saldos presentados en el Estado de Situación Financiera.
Procedimientos en la Auditoría de Efectivo
- Después de evaluar el sistema de control interno, el auditor examina una parte de las operaciones individuales, determinando la muestra que será verificada y las áreas que serán muestreadas, en función de la calidad de los controles operantes sobre las fases de recepción y desembolso de efectivo.
- Realizar pruebas objetivas sobre las operaciones de caja con el alcance que se estime conveniente a la luz de los controles internos implementados y en uso.
Es importante mencionar que si hubiera un faltante en caja, este puede haber sido cubierto simplemente por medio de la inclusión de un cheque ficticio en las cobranzas del fin de ejercicio, o por la omisión de un cheque en circulación registrado en la conciliación de fin de ejercicio. Otra forma de sintetizar el accionar del auditor en la verificación de caja, es decir que él se encuentra en estado de alerta contra posibles subestimaciones de ingresos o sobre estimaciones de desembolso. Toda presentación falsa de esta naturaleza puede encubrir un defalco en efectivo reduciendo el saldo de caja en libros a la cantidad remanente después del fraude.
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Auditoría de Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar, en un sentido amplio, incluyen no solo derechos a cargo del cliente provenientes de la venta de bienes y servicios sino también una gran variedad de derechos varios, tales como anticipos a funcionarios y empleados. Mediante la auditoría de cuentas por cobrar verifican los montos adeudados a la empresa en un corte determinado, especialmente al cierre del ejercicio contable y que hayan sido adecuadamente registradas. Adicionalmente también se determina las acumulaciones y estimaciones de cuentas dudosas, devoluciones y descuentos adecuados, con la finalidad de determinar el grado de cobrabilidad que tienen las cuentas por cobrar.
La auditoría de cuentas por cobrar a partir de la evaluación de los controles internos de una empresa busca establecer la validez de los derechos monetarios, así como determinar el valor de realización.
Procedimientos de Auditoría para Cuentas por Cobrar
Procedimientos de auditorías similares son utilizados para la verificación de todos los tipos de cuentas por cobrar, aun cuando puede ser necesaria una investigación adicional respecto a transacciones que no impliquen operaciones normales, por ejemplo, préstamos a funcionarios. El factor más significativo en la selección de procedimiento de auditoria requerido en un trabajo en particular es lo adecuado del sistema del control interno.
Aspectos Específicos de Control Interno
Algunos aspectos clave del control interno incluyen:
- Depósito diario de las cobranzas en el depositario oficial de la compañía.
- Depósito de los ingresos diarios en forma intacta y sin demora, por un empleado ajeno al cajero o al departamento de cuentas por cobrar.
- Comparación de los duplicados de la papeleta de depósito, debidamente sellados y firmados por un empleado del banco con el registro de ingresos y la relación de cobranzas por correspondencia, por parte de un empleado ajeno al cajero o al departamento de cuentas por cobrar.
- Preparación de conciliaciones mensuales por un empleado que no tenga acceso al manejo de efectivo o a la emisión de cheques.
- Recepción directa del banco de los estados de cuentas bancarias y cheques pagados, por un empleado no responsable de la emisión de cheques o del manejo del efectivo.
- Revisión de todas las transferencias bancarias.
Ejemplo de Procedimientos Específicos
Si la conciliación practicada por el cajero al 30 de noviembre se considera correcta y usted inicia su examen el 5 de diciembre del 2018, ¿qué procedimientos específicos de auditoria descubrirían el fraude?
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- Comparación del detalle de todos los depósitos diarios con los registros de libro de ingresos.
- Verificación de todas las transferencias bancarias realizadas.
- Comparación de los cheques pagados con la lista de cheques en circulación, provenientes de la conciliación anterior, y con el registro de desembolsos.
- Verificación de la secuencia numérica de los cheques.
- Examen detallado de la conciliación preparada por el cliente hasta tener la satisfacción de que ha sido adecuadamente preparada.
- Envío de certificado a los depositarios oficiales (bancos) para verificación de las cantidades que se encuentran en depósitos.
- Comparación de los saldos con el estado de cuenta del Banco e investigación de las partidas en conciliación.
Papeles de Trabajo en Auditoría
Según (Delisauditoría, 2011) es el documento o papel en el que se consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeta a examen.
- Cédula Sumaria: Es el papel de trabajo que resume las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción sujeta a examen.
- Cédula Analítica: Es el papel de trabajo que además de incluir la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento de un rubro, detalla información con la que se contó, las pruebas y las observaciones realizadas.
Ejemplo Práctico de Auditoría de Cuentas por Cobrar
En una auditoría de la Compañía ?X?, S.A., del año terminado al 31 de diciembre del 2018, enfocándose en la Auditoría de Cuentas por Cobrar y su relativa, Provisión para Cuentas Malas, se pueden identificar los siguientes ajustes:
- Ajuste a la contabilización de la factura de enero 2018 por $116,54, mediante asiento contable No. 4 del 1 de febrero de 2018, valor fue reintegrado al auxiliar kardex, o de nivel 3 "De seis meses a más", quedando debidamente acreditado a "Continental S.A.", referencia papel de trabajo PT-02-.Ac)
- La cuenta kardex o de nivel 3 relacionada con "Estimación de cobro dudoso" presentada por el cliente con un saldo de $4,070.30, mediante asiento contable No.
En cumplimiento a lo sugerido por el cliente, el saldo de la cuenta por cobrar después de los ajustes y regulaciones es de $192,736.68, valor mayor al presentado en la información proporcionada por la compañía "X, S.A.".
El Control Interno en las Empresas
El control interno es todo un sistema de controles financieros utilizados por las empresas, y además, lo establece la dirección o gerencia para que estas puedan realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y ordenada, con el fin de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, la exactitud y la veracidad de sus registros contables; sirviendo a su vez de marco de referencia o patrón de comportamiento para que las operaciones y actividades en las diferentes áreas de las empresas fluyan con mayor facilidad.
Las políticas de crédito y cobranza permiten establecer los lineamientos que para el área comercial y al departamento de crédito y cobranza negociar con sus clientes con la finalidad de mantener una cartera sana y confiable, que pueda ser utilizada como herramienta de administración de flujos, y así poder hacer frente a los compromisos internos y/o externos sin contingencia.
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El análisis de cobrabilidad es el estudio que se realiza para determinar la posibilidad real de cobro de las cuentas por cobrar y para identificar circunstancias que pueden dar evidencias para que el auditor considere alguna o algunas cuentas como no cobrables o difícil cobro.