Una empresa tiene que hacer frente a varios tipos de gastos. En términos generales, podemos dividirlos en gastos directos y en gastos generales o gastos indirectos. A la hora de calcular el coste de un producto o de un servicio es necesario tener en cuenta los gastos directos y los gastos generales o indirectos.
¿Qué son los gastos generales?
Una de las diferencias principales es que los gastos generales no pueden asignarse directamente a un elemento concreto para el que sí es posible calcular los gastos directos. Estamos hablando en este caso bien de productos o de servicios prestados. Estos dos elementos influyen en el precio final de un artículo o un servicio.
Pongamos como ejemplo el siguiente caso: se paga por una nave de producción de bicicletas 20.000 € mensuales. Sin embargo, no es posible asignar directamente dicho alquiler a cada bicicleta individual. Para ello, se recurre al porcentaje de gastos generales, un indicador que nos sirve para asignar dichos gastos generales al coste individual de los objetos.
Si, a continuación, sumamos los gastos generales a los gastos directos, obtenemos los costes totales.
Definición: gastos generales
El porcentaje de gastos generales es el porcentaje de recargo aplicable sobre los gastos directos que nos permiten asignar los gastos generales al coste de cada objeto concreto. Esta asignación se lleva a cabo en base a un principio de causalidad. Este porcentaje puede determinarse respecto de cada clase de centro de coste utilizando una hoja de distribución de gastos.
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Tipos de gastos generales
Generalmente, podemos dividir los gastos en gastos generales aplicados al objeto de coste y gastos generales del centro de coste. Entre los ejemplos más comunes de gastos generales aplicados al objeto de coste encontramos los alquileres, la depreciación, los gastos de formación, los salarios, los gastos asociados a vehículos, edificios, energía, publicidad, líneas de teléfono o Internet.
En cambio, los gastos generales del centro de coste se utilizan, por ejemplo, cuando hay ramas, departamentos corporativos o líneas diferenciadas de productos.
Los gastos generales pueden encuadrarse dentro de cuatro categorías:
- Gastos generales materiales: (por ejemplo: el salario de los empleados del departamento de compras, del almacén de recepción de pedidos y del departamento de control de calidad, además del alquiler correspondiente a dicho almacén)
- Gastos generales de producción: (por ejemplo: el alquiler del edificio de producción o el desgaste de las máquinas)
- Gastos generales de ventas: (por ejemplo: los salarios de los empleados del departamento de ventas y marketing)
- Gastos generales administrativos: (por ejemplo: salarios de recursos humanos y contabilidad, suministros de oficina)
¿Cómo calcular los gastos generales?
Para poder determinar cuál es el porcentaje de gastos generales que debes asignar a los objetos de coste, lo primero es repartir los gastos generales en los distintos centros de coste. Los centros de coste hacen referencia a los distintos departamentos de una empresa que suelen ser divisiones funcionales corporativas. De esta manera, lo que conseguimos es saber qué departamentos de la empresa incurren en qué costes. Así, podremos asignarlos a los productos individuales.
Es necesario conocer cuáles son los gastos generales totales de una empresa para poder repartirlos en los distintos centros de coste.
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Reparto de los gastos generales en los centros de coste
Si quieres repartir los gastos generales en los centros de costes, te será muy útil utilizar una hoja de distribución de gastos. Este instrumento financiero es una tabla en la que se incluyen los diferentes elementos que conforman los gastos generales, así como el importe en euros. Además, los gastos se muestran asignados a los diferentes centros de costes. Para ello, es necesario repartir los gastos generales atendiendo a su origen.
A continuación, te mostramos un ejemplo con los títulos de partida más habituales que solemos encontrar en una hoja de distribución de gastos (salarios, alquiler y seguros):
- Salarios de los empleados de cada centro de costes concreto
- Alquiler correspondiente al espacio utilizado (metros cuadrados) de cada centro de costes concreto
- Los seguros abonados por todos los empleados que trabajan en cada centro de costes concreto
Ejemplo: calcular el porcentaje de gastos generales utilizando una hoja de distribución de gastos.
Vamos a utilizar un ejemplo real, para explicar mejor qué partidas encontraríamos en una hoja de distribución de gastos: imaginemos que existen 8 empleados que trabajan en el departamento de compras, en el almacén de recepción de pedidos y en el departamento de control de calidad de pedidos. Todos estos departamentos pertenecen al centro de costes de Material. Cada empleado recibe mensualmente un salario de 2.500 €, lo que supone un gasto general de 20.000 €. El seguro mensual por cada empleado asciende a 500 €. El resultado es un gasto general de 4.000 €. El alquiler de la nave asciende a 6.000 € así que este importe es el gasto general de alquiler.
| Clase de gasto | Importe | Material | Fabricación | Administración | Ventas |
|---|---|---|---|---|---|
| Salarios | 90.000 | 20.000 | 30.000 | 20.000 | 20.000 |
| Alquiler | 36.000 | 6.000 | 20.000 | 6.000 | 4.000 |
| Seguros | 14.000 | 4.000 | 2.000 | 4.000 | 4.000 |
| Total de gastos generales | 140.000 | 30.000 | 52.000 | 30.000 | 28.000 |
| Base conjunta | 100.000 | 200.000 | 150.000 | 200.000 | |
| Tasas de recargo | 30 % | 26 % | 20 % | 14 % |
Cómo calcular el porcentaje de los gastos generales
Si queremos obtener el porcentaje de gastos generales, tenemos que dividir los gastos generales totales entre la base de cálculo. La base de cálculo hace referencia a los costes directos (como los gastos materiales) de cada centro de costes concreto.
Si utilizamos nuestro ejemplo, para calcular el porcentaje de gastos generales respecto del centro de costes de Material, deberás dividir los gastos generales totales, que ascienden a 30.000 €, entre la base de cálculo, que asciende a 100.000 €. Es decir, tu porcentaje de gastos generales es de 0,3 (30 %).
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Cómo asignar los gastos generales a los objetos de coste
En el anterior ejemplo, hemos utilizado como base de cálculo para los gastos generales materiales la suma de los materiales comprados y procesados. Una vez que tenemos los gastos generales, es necesario asignarlos a los objetos de coste. Por ejemplo, si los gastos de material en relación con un producto o servicio ascienden a 1 €, será necesario añadirle un porcentaje de gastos generales del 30 %. Es decir, el coste total será de 1,30 €.
Formas de calcular los gastos generales
Cuando estamos ante una planta de producción en la que se fabrican diferentes productos, que suponen diferentes gastos, lo normal es utilizar un cálculo de gastos complementarios. Las diferencias en los gastos pueden asignarse a diferentes materiales y procesos de producción.
- Cálculo de gastos de recargo de un nivel: en este tipo de cálculo, todos los gastos generales se imputan con un porcentaje de recargo único. El porcentaje de recargo se calcula dividiendo los gastos generales totales entre los costes individuales totales de un periodo determinado.
- Cálculo de gastos de recargo multinivel: este tipo de cálculo se basa en la causalidad de los gastos. Los gastos generales se imputan a las áreas en las que se han producido. Normalmente, tanto los gastos generales como los costes individuales se producen en las áreas de material, fabricación, administración y ventas.
En nuestro ejemplo, los porcentajes de recargo han sido calculados mediante el cálculo de gastos de recargo multinivel.
Auditoría de Gastos Generales
Administrar eficazmente la comprobación de gastos en una empresa puede parecer una tarea abrumadora. En este artículo, explicaremos los problemas que pueden surgir cuando no se lleva a cabo una correcta comprobación de gastos.
Beneficios de una comprobación eficaz
La implementación de una comprobación de gastos eficaz puede brindar una serie de beneficios significativos para tu empresa. Utilizar software especializado en análisis puede proporcionar insights profundos sobre los gastos de la empresa, identificando áreas de ahorro y eficiencia.
Importancia de la Auditoría Interna
Para mantener la integridad en los procesos de comprobación de gastos, la auditoría interna juega un papel crucial. Con el paso del tiempo, las auditorías se transformaron en un recurso esencial de las empresas para obtener informes de gastos y así, poder administrar y controlar los recursos de manera más eficaz.
Proceso de Auditoría
Se verifican estos recibos y se los compara con los tipos de gastos como: la fecha, el tipo de gasto, el proveedor y la forma de pago. Mediante los servicios de auditoría, podrá controlar la totalidad de los gastos, lo cual beneficiará a su compañía para una mejor administración de sus procesos. Los servicios de auditoría se adaptan a las necesidades de cada empresa brindándole soluciones inmediatas y eficaces de informes de gastos para que su empresa se mantenga en cumplimiento.
Una primera definición del término auditoría, de una forma amplia y general, podría ser la del proceso sistemático encargado de controlar, verificar e inspeccionar una actividad concreta, con el fin de estimar, mediante el contraste de determinada información y documentos, el nivel con que los resultados de tal actividad se adecuan a criterios o normas prestablecidas.
La planificación de una auditoría debe poder aportar un preciso calendario de ejecución de todos los trabajos de revisión y de cada una de las áreas de una empresa que tienen como fin primordial servir de evidencia para poder afrontar la redacción del Informe de auditoría como documento recapitulativo del trabajo llevado a cabo.
El enfoque de la investigación es cualitativo ya que se analizaron las cuentas de costos y gastos del estado de resultado de Yafesa además se obtuvo información financiera que permitió determinar la razonabilidad de los estados de resultados a través del análisis de las políticas contables que rigen a las cuentas de costos y gastos.
El alcance de la investigación es descriptiva debido a que este tipo de investigación tiene por objeto de estudio, captar información para luego analizar e interpretar las cuentas de costos y gastos a través de una revisión especial, por lo cual se estableció conocimientos técnicos referente a la información contable que permitirá detectar problemas o errores en los rubros de las cuentas de costos y gastos durante un periodo determinado.
La entrevista se realizó con la finalidad de obtener información sobre los procesos contables correspondientes a las cuentas de costos y gastos, que fue un aporte importante para esta investigación. Para el desarrollo de este proyecto de investigación es conveniente explicar, presentar y justificar, los datos que han sido recogidos respecto al tema "Auditoria de las cuentas de costos y gastos y su incidencia en el estado de resultado”, esta información ayudo a la comprobación de la idea a defender que se ha planteado.
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