La auditoría ha progresado en los últimos tiempos, y este progreso se evidencia en el desarrollo y la ampliación de su campo de acción, concentrando nuevas disciplinas que generan una actuación en la vida y desarrollo tanto de entidades públicas como privadas. En este contexto, se determina que la auditoría integral persigue tres objetivos fundamentales: eficiencia, economía y eficacia.
La percepción de auditoría integral se cimienta porque las organizaciones y usuarios de la información, así como los auditores que representan la necesidad, se basan en simples revisiones financieras que se realizan en forma periódica por una macro visión que abarca la gestión, finanzas y economía, cumplimiento y, por supuesto, la evaluación del control interno, que filtre los errores y desviaciones incluso antes de que ocurran o mediante un control preventivo, concurrente y posterior de procesos, así como procedimientos empresariales.
En las empresas, los componentes de costo de ventas e inventarios son uno de los más importantes, debido a la complejidad en la identificación y asignación de los costos de ventas con el cargo a las cuentas apropiadas y su valoración exacta, así como al control adecuado de existencias en la recepción, inspección, almacenamiento, valuación y conversión de inventarios en los almacenes o bodegas, generando mayor rotación de los mismos.
Con estos antecedentes, se pretende establecer, a través de la auditoría integral, un examen al manejo de los inventarios para de esta forma perfeccionar la compra, recepción y almacenamiento, con el fin de lograr los objetivos y metas propuestas por la empresa.
1. Definición de Auditoría
Con el propósito de ubicar cómo se ha ido enriqueciendo a través del tiempo la auditoría, es conveniente considerar las contribuciones de los autores que han incidido de manera más significativa a lo largo de la historia de la auditoría empresarial en lo administrativo.
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La auditoría es la revisión y verificación de las cuentas de balance y de pérdidas y ganancias, con el objeto de verificar que las mismas reflejen tanto patrimonio como el resultado de las operaciones de la entidad auditada, de conformidad con los aspectos legales que son aplicables a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Por su parte, Aguirre (2005) aclara que el objetivo principal es la elaboración de un informe dirigido a colocar expresamente “una opinión técnica sobre si dichos estados financieros expresan, en todos los aspectos significativos, la imagen fiel del patrimonio y la situación financiera de la sociedad, así como del resultado de las operaciones en el período examinado” (p.15) conforme a los principios y normas de contabilidad habitualmente aceptados.
Asimismo, Barragán y Vergara (2010) sostienen que la auditoría es una revisión sistemática mediante la cual se determinará la razonabilidad de los estados financieros dentro de una entidad, con la finalidad de sustentar hechos, así como evidencias encontradas durante la ejecución de actividades. En su acepción más amplia establece verificar que la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna.
Es decir, examinar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general.
De igual manera, Taylor y Glezen (2001) manifiestan que: “la auditoría es un examen sistemático de las actividades de una organización en relación con los objetivos específicos, a fin de evaluar el comportamiento, señalar las oportunidades de mejorar y generar recomendaciones para el mejoramiento o para favorecer la acción” (p.145).
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Sotomayor (2008), al respecto, sostiene que la auditoría administrativa “representa la conjunción de una técnica de control ya existente (la auditoría) y una disciplina que se inicia formalmente y que continúa desarrollándose con nuevos enfoques (la administración)” (p.33).
A fin de conseguir una mayor comprensión a cerca de la auditoría integral, resulta significativo hacer hincapié en las conceptualizaciones que la implican.
Entre los componentes que conforman la auditoría integral se encuentran: Auditoría financiera, de control interno, de gestión y la auditoría de cumplimiento. De igual manera, manifiesta Blanco (2012) que, la auditoría de gestión, evalúa la eficiencia, eficacia y calidad de la gestión empresarial o institucional; en tanto que, la auditoría de cumplimiento, proporciona al auditor una certeza razonable de si las operaciones de la entidad se conducen de acuerdo con las leyes y reglamentos que las rigen.
En este sentido, se coincide con los planteamientos de Subía-Guerra y Tamayo-Galarza (2018), quien destaca la visión innovadora que se alcanza al integrar los objetivos y propósitos de las auditorías, con el fin de obtener una evaluación global de los resultados, así como del desempeño de la organización.
1.1. Procedimientos Analíticos en la Auditoría
Los procedimientos analíticos, cuando se usan en la planeación de la auditoría, son de gran beneficio para el auditor, con el fin de planear la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos, que se usaran en determinadas cuentas (colectivas). Así se conocerá el negocio del cliente y sus transacciones, además se identificaran áreas que puedan plantear riesgos más altos.
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Fases de la Auditoría
- Ejecución: En esta fase, el auditor debe aplicar los procedimientos establecidos en los programas de auditoría y desarrollar completamente los hallazgos significativos relacionados con las áreas y componentes considerados como críticos, determinando los atributos de condición, criterio, efecto y causa, que motivaron cada desviación o problema identificado. Además, se realiza la “evaluación de los resultados de la gestión y determinación de los hallazgos resultantes para sustentar los comentarios, las conclusiones y recomendaciones que serán incluidas en el informe” (Contraloría General de la República, 2011, p.21).
- Seguimiento: Esta fase permite verificar el cumplimiento de las recomendaciones que constan en los informes emitidos por auditorías anteriores por parte de las autoridades o funcionarios de la entidad auditada. Las recomendaciones de auditoría, una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio; serán objeto de seguimiento y su inobservancia será sancionada por la Contraloría General del Estado.
Por lo expuesto anteriormente, se puede establecer que la auditoría integral involucra un conjunto de fases relacionadas estrechamente, que supone el proceso como un solo cuerpo indivisible, en el que sus compendios se separan únicamente para efectos de análisis de sus métodos.
2. Inventarios y su Administración
Considerando la importancia que tienen los inventarios, así como su incidencia en la determinación de los costos de venta en la empresa, como procesos determinantes en los resultados de la auditoría integral, en este apartado se desarrollan de manera breve y sencilla, los aspectos relacionados con la administración del inventario como una herramienta para la optimización de los recursos financieros en una empresa, tomando en cuenta las opiniones al respecto.
Los inventarios tienen su origen en los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, donde acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Estos permiten asegurar la subsistencia del negocio y el desarrollo de sus actividades operativas.
Los inventarios o stocks, según Díaz (1999), “son la cantidad de bienes que una empresa mantiene en existencia en un momento dado” (p.3), bien sea para la venta ordinaria del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.
En ese sentido, se puede decir que el inventario es una relación detallada de los materiales, productos, mercancías que tiene la empresa, almacenados y clasificados según categorías.
De acuerdo a los estándares de información financiera, los inventarios se definen como los activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación, en proceso de producción con miras a la venta o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios; se consideran un activo corriente y en el balance general se relaciona inmediatamente después de las cuentas por cobrar (Duque, Osorio y Agudelo, 2010).
Por otra parte, el concepto de costo tiene diferentes significados por cuanto está en función de sus estructuras y aplicación. El costo está representado por la suma de los recursos expresados en términos monetarios que se invierten para poder producir un bien o prestar un servicio, que genera beneficios económicos futuros, y se recupera en el momento de la venta de los mismos.
Una definición basada en la estructura de Materia Prima Directa, Mano de Obra Directa y Costos Indirectos de fabricación, es la de “Edward Menesby, quien sostiene que el costo se define como la medición en términos monetarios, de la cantidad de recursos usados para algún propósito u objetivo, tal como un producto comercial ofrecido para la venta general o un proyecto” (Chambergo, 2014, p.IV-1).
Los recursos emplean materia prima, materiales de empaque, horas de mano de obra trabajada, prestaciones, personal salariado de apoyo, suministros y servicios comprados y capital atado en inventario, terrenos, edificios y equipo.
Ferguson y Gould (1990), definen al costo como un elemento de la actividad económica, así, para el empresario particular esto implica sus obligaciones de hacer pagos en efectivo, en tanto que, para el conjunto de la sociedad, el costo representa los recursos que deben sacrificarse para obtener un determinado bien.
Harry Howe, define al costo como el precio pagado o la retribución para adquirir un activo. Aplicando a los inventarios, el costo significa en principio la suma de los desembolsos aplicables y cargos incurridos directa o indirectamente al traer un artículo a su condición y localización existente.
Entre las circunstancias que dificultan el tratamiento de los costes indirectos, sobre todo los de gastos generales y de administración, se destacan las siguientes: La propia dimensión o tamaño de la empresa y la dispersión geográfica de sus centros de operaciones y centros administrativos (Aguado, López y Vera, 2013).
La mayoría de las empresas manufactureras necesitan un mayor control presupuestal, una mejor planificación de su producción, un adecuado costeo de sus productos e incluso en muchos casos, buenas políticas de fijación de precios de venta; con el ánimo de en última instancia, generar valor para sus organizaciones.
3. La Auditoría Integral en Ecuador
La globalización y la apertura de los mercados a través de la internacionalización generan en Ecuador mayor perspectiva de crecimiento de las empresas privadas, cuyo desempeño tiene relación directa con los rubros de inventarios y costo de ventas, y están relacionados con los indicadores de eficiencia, eficacia y calidad.
La práctica de auditoría y las operaciones de control en la República del Ecuador, no demuestran la ejecución de auditorías integrales. Entonces, la percepción de auditoría integral se cimenta porque las organizaciones y usuarios de la información, así como los auditores que visualizan la necesidad de desarrollar sus orígenes, basados en simples revisiones financieras que se realizan en forma periódica, necesitan cambiar hacia una macro visión que abarca la gestión, finanzas y economía, cumplimiento, y por supuesto, la evaluación del control interno, que filtre los errores, así como desviaciones, incluso antes de que ocurra o mediante un control previo, concurrente y posterior de procesos y procedimientos.
4. Lineamientos de Estudio en la Auditoría Integral
Los lineamientos de estudio dentro de la auditoría integral, se desarrollaron bajo los criterios de cada una de las auditorías que conforman la auditoría integral, es decir, para la auditoría financiera, se aplicaron las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) No. 1 (Comité de Normas Internacionales de Contabilidad, 2006).
El cuestionario de control interno se aplicó a la Gestora territorial, Coordinador Comercial, Coordinador agrícola, Contadora Provincial, debido a que son los responsables de los diferentes procesos que se desarrollan en la institución.
En lo que respecta a la auditoría de gestión, se orienta a la evaluación de la eficiencia, eficacia y a través del plan operativo anual del año 2013.
El realizar la auditoría integral al proceso de recepción, inspección, almacenamiento, valuación y conversión al componente de inventarios y costo de venta de la Fundación Maquita Cushunchic MCCH de la ciudad de Esmeraldas, permitió conocer el estado actual de la Fundación, a través de una evaluación completa del sistema de control interno y las principales acciones correctivas que se deben aplicar en la institución.
Objetivos de Auditoría de Inventarios y Costo de Ventas
Los objetivos de los procedimientos de auditoría relativos a inventarios y costo de ventas, son los siguientes:
- Comprobar su existencia física.
- Verificar que sean propiedad de la empresa.
- Determinar la existencia de gravámenes.
- Comprobar su adecuada valuación, tomando en consideración que no excedan a su valor de realización.
- Cerciorarse de que haya consistencia en la aplicación de los métodos de valuación.
- Comprobar que el costo de ventas corresponde a transacciones y eventos efectivamente realizados durante el periodo y que se haya determinado en forma razonable y consistente.
- Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.
Control Interno en Inventarios y Costo de Ventas
El estudio y la evaluación del control interno deberá efectuarse con apoyo de la NIA 315, Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno. En consecuencia, deben cumplirse los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda física y de verificación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables a la actualización de cifras y a los controles relativos al proceso de Tecnología de Información (TI).
El control interno de inventarios y costo de ventas está vinculado con las actividades de compra, fabricación, distribución, venta y consignación. Un adecuado control interno exige que los inventarios sean debidamente pedidos, recibidos, controlados, segregados, usados, contados físicamente, embarcados y facturados. Lo anterior para asegurar la corrección de los inventarios y costo de ventas, incluyendo su adecuada valuación a costos históricos y su actualización.
Ejemplos de Controles Internos Clave
- Autorización del método de valuación seleccionado por la empresa.
- Segregación adecuada de las funciones de autorización, custodia y registro.
- Registro oportuno de la inversión en inventarios y del pasivo correspondiente.
- Registro oportuno de todos los embarques y, en su caso, su facturación, incluyendo la contabilización del correspondiente costo de ventas.
- Control de las devoluciones.
- Custodia física adecuada de los inventarios.
- Inventarios físicos.
Deberá existir una planeación adecuada de la toma periódica de los inventarios físicos, así como de su recopilación, valuación y comparación con registros contables, incluyendo la investigación y ajuste oportuno de las diferencias resultantes.
Una auditoría de inventario bien ejecutada puede revelar discrepancias, prevenir el fraude y mejorar la planificación de recursos.
Pasos para una Auditoría de Inventarios Efectiva
- Definición de Objetivos: Antes de comenzar, es crucial definir los objetivos de la auditoría de inventarios.
- Selección del Equipo de Auditoría: Seleccionar un equipo de auditoría imparcial y competente es fundamental.
- Programación de la Auditoría: El momento de la auditoría debe elegirse cuidadosamente para minimizar la interrupción de las operaciones comerciales.
- Conteo Físico: Implica contar físicamente todos los artículos de inventario en el almacén o en la planta de producción.
- Validación de la Exactitud: Los resultados del conteo físico deben compararse con los registros contables.
- Valoración del Inventario: Además del conteo físico, es importante evaluar el valor del inventario.
- Análisis de Discrepancias: El equipo de auditoría debe analizar las discrepancias entre el inventario físico y los registros contables.
- Presentación de Resultados: Los hallazgos de la auditoría deben presentarse a la alta dirección y a los departamentos relevantes.
- Monitoreo y Seguimiento: Es esencial monitorear la implementación de estas mejoras y realizar un seguimiento para asegurar su efectividad.
- Evaluación del Proceso de Auditoría: Después de la auditoría, es beneficioso evaluar el proceso de auditoría en sí para identificar áreas de mejora.
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