Los inventarios representan una parte significativa de los activos de una empresa. Por lo tanto, cualquier inexactitud en la valoración del inventario puede conducir a informes financieros incorrectos. Una auditoría de inventario bien ejecutada puede revelar discrepancias, prevenir el fraude y mejorar la planificación de recursos. La transparencia y la fiabilidad en los informes financieros fortalecen la confianza de los inversores, los acreedores y los clientes.
Una auditoría de inventarios efectiva es un proceso meticuloso y estructurado que requiere una planificación y ejecución cuidadosas. La auditoría en las empresas se ha convertido en una herramienta que genera confianza en sus colaboradores, pero también con sus aliados, ya que mantiene la salud financiera y la actualización constante.
¿Qué son los procedimientos de auditoría?
Una auditoría es el proceso de revisión y verificación del funcionamiento de una empresa. Estos procedimientos de auditoría se pueden hacer de manera global o bien, de un área específica. Se lleva a cabo con una metodología para determinar eventualidades, incidencias, diagnósticos y áreas de oportunidad.
¿Por qué son importantes los procedimientos y las técnicas de auditoría?
Estas técnicas, procesos y métodos de auditoría aplicados de manera regular ayudan a establecer una reputación financiera de una empresa y a reforzar esta confianza con sus clientes, con el mercado al cual pertenece y a los futuros inversionistas. Examinan, evalúan, controlan y dan seguimiento a la parte económica y operativa de una organización: cómo opera, cuáles son sus procesos y si éstos son efectivos. Al tener este diagnóstico se pueden elaborar estrategias de mejora en las áreas que así lo requieran.
¿Cuáles son las técnicas de auditoría?
Todo proceso de auditoría estará definido por el auditor. Hay empresas que contratan a auditores externos ya que hay certificaciones y normas que así lo requieren, por ejemplo, si la empresa tiene programas sociales, entonces necesita certificarse. También existen las auditorías internas, de esta manera la organización verifica que todo funcione correctamente. Los auditores pueden trabajar dentro de la misma compañía aunque hay casos en los que se contrata a personal externo para evitar conflicto de intereses.
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¿Por qué una empresa realizaría una auditoría?
Para asegurar la correcta implementación de mejoras como puede ser una reestructuración o cambio de modelo de negocio, o si se genera alguna sinergia con nuevos proveedores o socios.
La evaluación del control interno y las pruebas de auditoría
Esta valoración se realiza mediante exámenes o baterías que ponen a prueba los procesos de un área para identificar errores en la operación de la empresa, por ejemplo, si hay o no manejos ilícitos, o que no se malgasten los recursos. Este documento permitirá hacer el seguimiento de los temas o puntos que generen conflictos y que no permitan que la empresa cumpla con sus objetivos financieros.
¿Cuáles son las pruebas de auditoría?
Existen diversas pruebas que son utilizadas por los auditores para obtener evidencia suficiente y adecuada sobre la información financiera y operativa de una organización. Su objetivo principal es evaluar la exactitud y validez con una metodología de planificación, ejecución y documentación, asegurando que se cumplan las normativas y políticas establecidas. Éstas son algunas de ellas:
- Inspección física de los bienes y recursos de la empresa.
- Revisión de cálculos. Se verifica que estén correctas las obligaciones fiscales de la organización.
- Revisión de conciliaciones. Se cruza la información fiscal o de los libros fiscales con el estado financiero real de la empresa.
- Pasivos no registrados. Se identifican los gastos que no hayan sido incorporados de la compañía en el periodo de auditoría.
- Confirmación con terceras partes. Se cruzan los datos con otras personas que hayan sido parte de los negocios de la organización.
- Pruebas de corte. Comprobación de la integridad de los datos auditados, o sea se comprueban las facturas de venta y compra, y demás documentos.
- Pruebas de operatividad. Consisten en verificar las prácticas de la empresa, si existen riesgos financieros. Para ello es importante tener un flujo de trabajo adecuado.
- Calificación de desempeño de los colaboradores para determinar qué áreas pueden mejorar.
- Delimitación de funciones. Cada colaborador debe estar en el área que le corresponde para un óptimo desempeño.
- Pruebas de diseño. Es la comprobación de que los exámenes para realizar la auditoría sean los correctos, que no tengan fallas en su implementación.
Las técnicas de auditoría: las aliadas de los auditores
En este punto, ya que vimos qué es una auditoría y las pruebas que se realizan, falta saber qué son las técnicas de auditoría y por qué son herramientas necesarias. Son los métodos que analizan la información de una empresa y comprueban que todo esté correcto en ella:
- Valoración general. Es el análisis de las cuentas, operaciones, funciones de la empresa y su desempeño.
- Análisis específico de un área o procedimiento.
- Inspección. Seguimiento de los activos, inventarios y demás aspectos.
- Recopilación de información por medio de encuestas y entrevistas al personal de la organización.
- Validación para corroborar los resultados de la compañía.
- Evaluación. Consiste en calificar los procesos y a la empresa en su vida diaria.
- Inspección. Referida al control y el análisis de los inventarios y centrada en el seguimiento de los activos y demás aspectos.
- Certificación. Es la fase final de la auditoría en la cual se cumplen los requisitos, normas y especificaciones técnicas para mejorar sus procesos operativos.
Los procedimientos de auditoría y la experiencia de Ricardo Sandoval Huerta
La implementación de las pruebas de auditoría se basa en la planificación, ejecución y documentación. De acuerdo a la experiencia de Ricardo Sandoval Huerta, Coordinador de Auditoría de Corporativo Humanitas y con más de 18 años de experiencia, una adecuada documentación es esencial para proporcionar evidencia de la conclusión de la auditoría. Esto no sólo asegura la calidad del trabajo, también facilita futuras revisiones y exámenes.
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Respecto a las técnicas de auditoría, Ricardo menciona que elegir alguna o algunas de éstas dependerá del área y objetivos a auditar para lograr resultados óptimos.
Algunos ejemplos de procedimientos de auditoría que Ricardo comparte son:
En la industria farmacéutica estos procedimientos son muy rigurosos debido a las estrictas reglas, por lo cual es importante revisar cómo se elaboran los productos y control de calidad. Esto es relevante para asegurar el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM).
En la industria de los espectáculos. Al haber trabajado en Operadora de Centros de Espectáculos, Ricardo explica que uno de los procedimientos es la auditoría forense que es la investigación de fraudes y ayuda a garantizar la transparencia financiera.
En el sector retail, los procedimientos van desde la verificación de inventarios, análisis de ventas y revisión de controles de efectivo. En su paso por Grupo Julio, Ricardo implementó procedimientos para auditar más de cien tiendas en el país para asegurar la integridad de registros y eficiencia operativa.
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A decir del Coordinador de Auditoría de Corporativo Humanitas, la disciplina y la imparcialidad son fundamentales, uno para ser competitivo y dos, para emitir juicios objetivos.
Pasos para una Auditoría de Inventarios Efectiva
Una auditoría de inventarios eficaz revela discrepancias entre los registros contables y el stock físico. A continuación, se presenta un desglose de los pasos esenciales:
- Definición de Objetivos: Antes de comenzar, es crucial definir los objetivos de la auditoría de inventarios.
- Selección del Equipo de Auditoría: Seleccionar un equipo de auditoría imparcial y competente es fundamental.
- Programación de la Auditoría: El momento de la auditoría debe elegirse cuidadosamente para minimizar la interrupción de las operaciones comerciales.
Fase Central de la Auditoría
- Conteo Físico: Este es el corazón de la auditoría de inventarios. Implica contar físicamente todos los artículos de inventario en el almacén o en la planta de producción.
- Validación de la Exactitud: Los resultados del conteo físico deben compararse con los registros contables.
- Valoración del Inventario: Además del conteo físico, es importante evaluar el valor del inventario.
Análisis y Presentación
- Análisis de Discrepancias: Una vez completado el conteo y la valoración, el equipo de auditoría debe analizar las discrepancias entre el inventario físico y los registros contables.
- Presentación de Resultados: Los hallazgos de la auditoría deben presentarse a la alta dirección y a los departamentos relevantes.
Seguimiento y Mejora Continua
- Monitoreo y Seguimiento: Es esencial monitorear la implementación de estas mejoras y realizar un seguimiento para asegurar su efectividad.
- Evaluación del Proceso de Auditoría: Después de la auditoría, es beneficioso evaluar el proceso de auditoría en sí para identificar áreas de mejora.
Reporte de Inventario
El reporte de inventario es un tipo de informe que muestra la cantidad de stock disponible en un momento dado, así como una serie de características de cada SKU o tipo de mercancía, como su ubicación física, número de lote, próximo punto de reorden o abastecimiento, valor, etcétera.
La cantidad de información que contenga el reporte de inventario, así como la facilidad para generarlo, depende del tipo de software o programa que utilicemos para el control de inventarios. Es importante que sea lo más preciso posible, puesto que revela información valiosa que puede ser utilizada para mejorar la gestión de pedidos y ventas. Básicamente, el reporte de inventario revela el stock actual de tu empresa y datos muy específicos sobre los productos. Por ejemplo, cuáles son aquellos que tienen mayor demanda, cuáles se están quedando atrás y si existen pérdidas.
¿Por qué es relevante elaborar un reporte de inventario?
Independientemente de qué tan pequeña o grande sea tu empresa, el reporte de inventario siempre será necesario y de suma importancia para tu crecimiento. No solo porque te brindará excelente información sobre tus productos, sino también porque puede ofrecerte muchos otros beneficios, como:
- Rastrear ubicación exacta de la mercancía.
- Conocer la fecha de caducidad de los productos, para evitar mermas.
- Determinar el origen de cada artículo del almacén.
- Transparentar los movimientos entre almacenes.
- Asegurar que siempre se cuente con el nivel de stock necesario para las ventas.
- Evitar el exceso de inventario, que normalmente ocupa espacio extra en los almacenes.
- Reducir el riesgo del robo hormiga.
- Saber el momento indicado para reponer los productos del almacén.
Tipos de informes de inventarios
También es importante considerar que existen diferentes tipos de reportes de inventarios, y es indispensable conocerlos para saber cuál funcionaría mejor para tu empresa. Entre ellos, podemos destacar:
- Inventarios valorados: son aquellos que brindan un informe de las existencias actuales de la compañía, acompañadas de su valor de adquisición.
- Stock crítico: es el que permite conocer los productos que necesitan reponerse pronto, para que puedas mantenerlos en constante circulación.
- Reporte de rendimiento: te ayudará a saber cuáles son los productos más vendidos. Para que puedas mantenerlos en stock y solicitar muchos más a tus proveedores.
- Inventario teórico versus real: podrás comparar las existencias teóricas con las reales, para que puedas detectar robos o pérdidas.
- Inventario histórico: también te permitirá comparar periodos diferentes para estimar ventas futuras.
¿Cómo hacer un reporte de inventario?
Ahora que sabes qué es un reporte de inventario, así como su importancia y clasificación, será momento de que realices tu informe, siguiendo estos pasos generales:
- Anota una lista de todos tus productos.
- Registra los artículos que ya no están disponibles.
- Anota todos los artículos de forma organizada alfabéticamente o por número de serie.
- En los productos del inventario, deja un espacio para la descripción. Por ejemplo, puedes anotar colores diferentes o tamaños específicos de cada uno.
- Asigna un precio a cada artículo, que puede ser lo que pagaste, o el precio al que lo estás vendiendo.
- Crea una columna para anotar cuántos artículos tienes en el inventario, y, de ser necesario, deja espacio para anotar si son cajas, docenas, pares, etc.
- Firma el informe y anota la fecha.
Bind ERP te puede ayudar
Si necesitas automatizar los procesos del control de inventarios, siempre puedes optar por utilizar el control de inventarios de Bind ERP. Porque, si bien puedes usar una hoja de cálculo para llevar el control de tu stock, la realidad es que bastará una orden de 5 ítems para que todo se descontrole. En cambio, Bind ERP está diseñado para mostrarte la información más importante de tus inventarios y existencias cuando tú la necesites, sin importar en donde te encuentres.
Además, nuestro programa para control de inventarios en la nube te ayudará a eliminar los extravíos de artículos y mantener tus almacenes bien organizados. Entre otras importantes características, podemos destacar:
- Multi sucursal y multi almacén.
- Reportes en tiempo real de existencias.
- Transferencias y ajustes de tus productos.
- Lotes, pedimentos y números de serie.
Desde Bind ERP, puedes generar distintos reportes del stock, como:
- Reportes de existencias
- Inventarios históricos
- Movimientos de inventario (también llamado “reporte anti-robo hormiga”)
- Reporte de puntos de reorden
Al implementar un sistema de control de inventarios, el tiempo que lleva el registro de los movimientos se reduce de horas a minutos.