Las auditorías, tanto internas como externas, son muy importantes para una organización o empresa, ya que estas ayudan a que los procesos se cumplan y se trabaje de la manera correcta con el fin de lograr excelentes resultados y cumplir con las metas establecidas por dicha institución. Las auditorías son importantes, porque nos permiten tener un mayor control en los procesos de la empresa.
Tipos de Auditoría
Existen principalmente dos tipos de auditoría:
- Auditoría interna: Se realiza por miembros de la propia organización o por otras personas que actúan de parte de ésta, para fines internos.
- Auditoría externa: Es realizada por un organismo de certificación externo para verificar que el sistema de gestión cumple con los requisitos de una norma ISO específica.
Las organizaciones pueden realizar las auditorías internas ISO 9001:2015 con sus propios recursos, siempre y cuando sean capaces de demostrar capacidad para ello e independencia sobre la parte auditada.
Auditoría Interna: Un Proceso de Mejora Continua
La auditoría interna es un proceso independiente y objetivo diseñado para aportar valor a una empresa a través del análisis y evaluación de la eficacia de sus procesos de gestión de riesgos, control y gobierno para conocer el estado de un negocio y tomar las decisiones correctas en el momento adecuado. Este proceso de auditoría interna se centrará en analizar si el funcionamiento de las distintas áreas de una compañía es el correcto, revisando las operaciones contables, las políticas y los procesos establecidos para proteger los activos del negocio con el fin de comprobar que todo se realiza de forma correcta y así evitar posibles fraudes o sabotajes e incrementar la eficiencia operativa.
El objetivo de la auditoría interna es, por tanto, analizar y optimizar los controles y el desempeño de un negocio. La misión que persigue este proceso es mejorar y proteger el valor de las organizaciones.
Lea también: ¿Qué es la Auditoría de Sistemas?
El auditor interno no tiene responsabilidad por la gestión, aspecto que garantiza su independencia y objetividad. Este profesionista se encargará de revisar la fiabilidad e integridad de la información de la compañía, del cumplimiento de las políticas y normativas, de los procesos de protección de activos, del uso eficiente de los recursos y de que se cumplan las metas operativas que ha fijado la dirección de la compañía.
La labor de auditor interno se rige a nivel global por el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna. Esta guía establece el camino que deben seguir los profesionistas auditores, fijando los principios fundamentales, su código ético y las normas internacionales de obligado cumplimiento.
Pasos para Realizar una Auditoría Interna
El proceso de auditoría interna se realiza dentro de la propia compañía. A la hora de ponerlo en marcha, se siguen una serie de pasos o fases:
- Planeación: Es necesario realizar un análisis general de la compañía y determinar el conjunto de áreas que se auditarán: gestión de recursos humanos, gestión financiera, tecnológica, comercial, de las comunicaciones… Delimitado el universo de la auditoría se debe trazar un plan de auditoría que recoja los recursos humanos y financieros destinados a tal actividad, las prioridades, la duración y el calendario de la inspección, etc. El auditor será el encargado de coordinar la realización y ejecución del plan y de comunicar el impacto que tendrá sobre los recursos de la compañía al equipo de dirección.
- Ejecución: El equipo auditor comienza el análisis de todas las áreas que se ha decidido auditar. Para este análisis se observará cómo funciona la actividad, se realizarán reuniones con los responsables de cada departamento y se recopilará la información necesaria.
- Informe y plan de acción: Contrastando los datos recopilados y los criterios que se aplican a la auditoría, el equipo auditor elaborará un informe con los hallazgos realizados. Como resultado de la auditoría, el auditor puede determinar la conformidad o no conformidad respecto a las normas aplicables y las oportunidades de mejora. Todo queda recogido en un informe de auditoría en el que se expresa de forma concisa y clara desde los objetivos y alcance del proceso, hasta los criterios aplicados, los hallazgos y las conclusiones.
Frecuencia de las Auditorías Internas
La frecuencia de las auditorías internas varía según la organización y sus necesidades específicas. Generalmente se realizan de forma anual o semestral. Algunas áreas críticas o de alto riesgo pueden requerir auditorías más frecuentes para garantizar el cumplimiento y la eficiencia operativa.
Tipos de Auditoría Interna
A la hora de analizar el funcionamiento de una compañía, el auditor interno puede centrarse en aspectos concretos que dan lugar a tipos específicos de auditorías. Estas se refieren a distintas certificaciones de calidad como:
Lea también: Definición de Auditoría Especial y su clasificación
- Auditoría interna medioambiental: El auditor interno verificará que los procesos de una compañía den cumplimiento a esta normativa. La norma ISO 14001 sobre Sistemas de Gestión Ambiental fija los requisitos que tienen que cumplir las empresas en esta materia para que su actividad sea segura y responsable.
- Auditoría interna de seguridad laboral: En este caso, el auditor comprobará que la compañía ha adaptado sus procesos y funcionamiento al mandato de la norma ISO 45001 que regula los Sistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y la normativa de Prevención de Riesgos Laborales.
- Auditoría interna de calidad: La norma internacional de Sistemas de Gestión de Calidad es la ISO 9001 y es el marco para planificar los procesos de auditoría que evalúan el cumplimiento de los procesos que garantizan que una compañía es capaz de satisfacer a sus clientes y proveer productos y servicios que cumplen con las exigencias y normativas, internas y externas a la organización, vigentes.
Principios de Auditoría
Los principios de auditoría son los valores fundamentales que guían la conducta y el trabajo de los auditores. Estos principios garantizan que las auditorías se realicen de manera ética, profesional y objetiva, proporcionando resultados confiables y útiles.
Estos son los principios de auditoría básicos que según la norma ISO 19011:2018 «Auditoria de Sistemas de Gestión» deben ser respetados en cualquier auditoría para que esta sea efectiva:
- Integridad: Conducta ética, honestidad, diligencia y responsabilidad. Para aplicar el principio de integridad en las auditorías, los auditores internos deben asegurarse de que todas las actividades de auditoría sean realizadas de manera profesional y objetiva.
- Presentación ecuanime: Apego a la verdad, exactitud en observaciones, evitando juicios de valor. Los auditores internos pueden demostrar su cumplimiento del principio de presentación imparcial mediante la documentación completa y clara de los hallazgos y conclusiones obtenidos durante la auditoría.
- Debido cuidado profesional: Seriedad en la planificación, ejecución y reporte de la auditoría. Para aplicar el principio del debido cuidado profesional, los auditores internos deben asegurarse de que cuentan con el conocimiento, habilidades y experiencia necesarios para realizar su trabajo de manera efectiva.
- Confidencialidad: Discreción en el uso de datos y protección de la información. El auditor debe ser discreto en el uso de la información recolectada durante la auditoría.
- Independencia: Evitar conflictos de interés y sesgos en los criterios. Los auditores internos pueden demostrar su cumplimiento del principio de independencia a través de su capacidad para llevar a cabo su trabajo de manera objetiva, crítica e imparcial, sin influencias externas o conflictos de intereses.
- Enfoque basado en evidencia: Recolección de evidencia verificable y suficiente para respaldar los hallazgos. Para aplicar el enfoque basado en la evidencia, los auditores internos deben llevar a cabo una auditoría sistemática y rigurosa, utilizando técnicas y herramientas de auditoría adecuadas para recopilar y evaluar las evidencias necesarias.
- Enfoque basado en riesgo: Considerar los riesgos y oportunidades en la planificación y ejecución de la auditoría. Este enfoque de auditoría considera los riesgos y oportunidades.
La Importancia de las Auditorías ISO
Las auditorías ISO son una parte esencial del proceso porque están diseñadas para supervisar y garantizar que los procesos de la organización se ajustan a las normas ISO definidas y verificar que el sistema es eficaz y eficiente. Todas las normas ISO de sistemas de gestión exigen que las organizaciones realicen auditorías internas. En resumen, el requisito es que una organización debe planificar, establecer, aplicar y mantener un programa de auditoría, incluyendo la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y presentación de informes.
Implantar sistemas de gestión normalizados en una organización se considera la forma moderna de hacer negocios, pero para algunas empresas puede ser un gran paso. La mala calidad de las auditorías suele deberse a una combinación de falta de planificación y preparación, comunicación e implicación insuficientes del personal pertinente, y documentación y mantenimiento de registros inadecuados.
Competencia del Auditor
La competencia de un auditor o de un equipo de auditores es crucial para garantizar una auditoría eficaz y fructífera. Al desarrollar el programa de auditoría, una organización debe asegurarse de asignar auditores con la capacitación y competencia pertinentes para el área auditada. Lo ideal es que los miembros del equipo auditor hayan asistido a un curso de auditor interno impartido por el organismo certificador u otro proveedor. Un equipo capacitado ayudará a evitar la mayoría de los errores comunes que pueden ocurrir antes, durante y después de una auditoría. No debe pasarse por alto la importancia de la calidad y competencia de los auditores.
Lea también: Auditoría LPA: Definición Completa
tags: #auditoria #definicion #iso