A lo largo de la historia, el crecimiento económico de un país se ha medido por la organización de sus sectores productivos, y el terciario es uno de los que ejerce mayor impacto sobre ese desarrollo. En Venezuela, el sector terciario ocupa el 78,12% del PIB, siendo influenciado por el subsector transporte en sólo un 3,28% de crecimiento de acuerdo a las estadísticas del Banco Central de Venezuela (2015). En este sentido, los ingresos de este tipo de entidades de transporte público dependen de los aportes de sus socios para el sostenimiento de la asociación civil, a diferencia de otras organizaciones, sin recibir ingresos por ventas ni ningún provecho por su denominación y razón social. La evidencia de auditoría de las cuentas por cobrar es la que va a permitir emitir una opinión sobre los saldos de las cuentas, comprobar: si las mismas son auténticas, si están registradas debidamente y su correcta recuperación.
Condiciones de Cobro y Políticas de Cobranza
En relación al resultado de las condiciones de cobro, las cuentas por cobrar deben recuperarse en un período máximo de tres meses, lo cual es favorable según Higuerey, al considerar oportunos los períodos de recuperación menores de un año de las cuentas por cobrar, con la finalidad de no exagerar del crédito otorgado que podría minimizar el rendimiento de la inversión. Este resultado, también arrojó que los créditos vencidos generan un porcentaje de interés favorable a la entidad, siendo acorde a lo sugerido por el Módulo 11 de la NIIF Pymes (2009) “Medición de instrumentos financieros”, al expresar que los compromisos de recibir un préstamo son firmes en donde se fijan términos y condiciones específicos que le permiten al prestatario la posibilidad de obtener un préstamo a una tasa especificada.
La segunda categoría “políticas de cobranza”, presentó las siguientes subcategorías: recuperación, descuentos, sanciones y solvencia a largo plazo, siendo necesarias para develar los procedimientos que realiza la entidad para la recuperación de sus cuentas por cobrar. Los resultados obtenidos en la categoría “políticas de cobranza”, en relación a la recuperación de las cuentas por cobrar, se expresó que los socios pueden disminuir las cuentas por cobrar con la entidad, cuando FONTUR (Fondo Nacional de Transporte Urbano) deposita dinero en efectivo a la entidad por concepto de boletos estudiantiles, ocasionando a la entidad una cuenta por pagar a los socios, en tal sentido, se establece una relación entre ambas cuentas para disminuir los compromisos de los socios con la entidad, pero no se realizan otros mecanismos adicionales para la recuperación de las cuentas por cobrar.
Por lo tanto, no constituye un mecanismo efectivo de cobranza debido a que no todos los socios tienen activa esta partida de FONTUR esto se debe a que algunos socios no se encuentran operativos por falta de repuestos y cauchos para sus unidades; y por lo tanto no acopian boletos estudiantiles, y es aquí donde se pierde la garantía. En los resultados de las sanciones por incumplimiento de los socios, se conoció que son aplicados por medio del Tribunal Disciplinario de acuerdo a los estatutos, procurando la suspensión de actividades, en concordancia con lo apuntado por Molina (2005), quien menciona que los socios se verán sujetos a sanción si se atrasan en sus pagos. Finalmente, la subcategoría de solvencia a largo plazo, fomenta la recuperación de cuentas por cobrar cuando el socio intenta retirarse de la asociación civil, para lo cual requiere cancelar sus deudas antes de su retiro.
Importancia Relativa de las Cuentas
El fenómeno de la importancia relativa de las cuentas, requirió la comprensión de cinco categorías: características generales de la importancia relativa, presentación e información a revelar, reconocimiento, medición, y finalmente, omisiones o inexactitudes. En los resultados de los factores cualitativos y cuantitativos, se visualiza la importancia relativa al otorgamiento de los créditos a los socios, con una baja tasa de interés para la recuperación de las cuentas por cobrar, sin embargo, no aplicar medidas que permitan la efectiva recuperación de las cuentas por cobrar, puede ocasionar el cierre técnico de la entidad, debido a que en ocasiones, no cuenta con la suficiente liquidez para abastecer los compromisos adquiridos para el funcionamiento operacional de la misma, como: agua, luz, teléfono, entre otros.
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La segunda categoría denominada “presentación e información a revelar”, argumentó dos subcategorías: juicio de la gerencia y objetivos de los estados financieros, siendo relevantes analizarlos para expresar la necesidad de presentar las notas explicativas que ayudan a concienciar a los socios sobre la importancia de realizar sus pagos en forma oportuna. En cuanto a los objetivos de los estados financieros se obtuvo como resultado que los mismos suministran la información necesaria paras que sus socios conozcan la situación actual de la entidad, de acuerdo a lo referido por el proyecto de norma titulado Documento de Práctica de las NIIF: Aplicación de la Materialidad o Importancia Relativa a los Estados Financieros.
La tercera categoría “reconocimiento de las cuentas por cobrar”, presenta dos subcategorías: documentos que lo soportan y la transacción que la justifican, siendo necesarios, porque dichos reconocimientos originan los documentos legales que justifican la evidencia en auditoría sobre los cuales pueden realizarse acciones legales para su recuperación efectiva. En el caso de esta entidad, sólo se origina una transacción legal que la justifica cuando se inicia el pago por parte del socio al emitir transferencias o depósitos bancarios. Aunque no existe un documento legal que la justifique, la obligación de la cuenta por cobrar nace cuando es aceptada por el socio, siendo contabilizada cuando se origina y no cuando se salda la misma, tal cual como lo sugiere el Marco Conceptual de las NIIF Pymes.
La cuarta categoría “medición de las cuentas por cobrar”, se compone de dos subcategorías: costo histórico menos el deterioro del valor, y el costo amortizado con el método del interés a efectivo, siendo indispensable analizarlos en los resultados de esta investigación, debido a que de acuerdo al Módulo 11 de la NIIF Pymes (2009) “Medición de instrumentos financieros”, son los métodos más adecuados para minimizar la pérdida del valor en el tiempo aplicables a las cuentas por cobrar. En tal sentido, para la Asociación Civil es significativo el retorno del capital que se le ha otorgado a sus socios en calidad de préstamo, pero los mismos son reconocidos a costos históricos, significando esto que no se aplica lo establecido en el Módulo 11 de la NIIF Pymes (2009) “Medición de instrumentos financieros”, la cual expresa que: los instrumentos financieros como las cuentas por cobrar se medirán al costo amortizado utilizando el método del interés efectivo y se medirán al importe no descontado del efectivo u otra contraprestación que se espera pagar o recibir (por ejemplo, el neto del deterioro de valor).
La quinta categoría “omisiones o inexactitudes”, comprende a las subcategorías: omisiones e inexactitudes, siendo necesarias analizarlas para develar la importancia de corregirlos con el fin de que la información financiera sea acertada para una adecuada toma de decisiones. En base a los resultados obtenidos, la entidad afirma que no existen omisiones en las cuentas por cobrar. Asimismo, informó que han existido inexactitudes presentadas en el rubro de cuentas por cobrar, para lo cual se han realizado cotejos de lo expresado en los libros para minimizar los efectos significativos que podrían ocasionar a los socios y a la entidad, coincidiendo esto con lo que establece el proyecto de norma titulado Documento de Práctica de las NIIF: Aplicación de la Materialidad o Importancia Relativa a los Estados Financieros (2015) el cual expresa que las omisiones, errores y otras inexactitudes de información son significativas si podría razonablemente esperarse que influyan en las decisiones que los usuarios tengan que tomar.
Procedimientos Aplicados en la Auditoría
El análisis de este apartado, requirió la comprensión de cinco categorías: inspección, observación, investigación, confirmación, exactitud matemática y procedimientos analíticos aplicados. Con respecto al procedimiento de inspección de las cuentas por cobrar, el examen de registros es realizado por la entidad de manera mensual.
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La segunda categoría denominada “observación de las cuentas por cobrar”, comprende las subcategorías: procedimientos realizados por terceros y cumplimientos de los procedimientos previstos. De acuerdo al procedimiento de observación en las cuentas por cobrar, los procedimientos realizados por otros son supervisados por la comisión de contraloría para evaluar su gestión y detectar si existen posibles fallas y lograr mejorarlas en conjunto con todos los socios y buscar de esta manera el bien de la organización, en este sentido, el entrevistado afirmó que el departamento de contabilidad utiliza una bimodalidad en el registro de cuentas por cobrar es decir, realiza los asientos contables de manera manual y computarizada, observando inconsistencias a la hora de hacer la respectiva revisión.
La tercera categoría “investigación de las cuentas por cobrar”, se agrupa en las siguientes subcategorías: dentro o fuera de la entidad y formales e informales. En base a los resultados obtenidos el procedimiento de investigación de las cuentas por cobrar, es realizado dentro de la entidad de manera informal puesto que no se expresa por escrito sino que se realiza una conversación oral con personal de la entidad, en este sentido, se puede observar la suficiencia de la investigación en busca de la evidencia de auditoría, la cual podrá proporcionar información útil que quizás no se había obtenido anteriormente y que pueda servir para corroborar lo que ya se conoce.
La cuarta categoría “confirmación de las cuentas por cobrar”, se compone con las siguientes subcategorías: socios y gerencia. La quinta categoría “exactitud matemática” está compuesta por dos subcategorías: exactitud numérica y registro de las cuentas por cobrar. La sexta categoría “procedimientos analíticos”, comprende las siguientes subcategorías: fluctuaciones de cuentas por cobrar, inconsistencias, desviaciones relevantes, pronósticos y auditorías anteriores.
Auditoría a Cuentas por Cobrar de la Compañía SISTELESA S.A.
La empresa SISTELESA S.A. se dedica a la importación, venta, distribución y comercialización de aparatos eléctricos de alta calidad destinados al sector industrial. Desde sus inicios las actividades se fueron desarrollando conforme se iban ajustando a las necesidades del mercado, así como en el cumplimiento de los organismos reguladores de control, poniendo de manifiesto la capacidad de responder administrativa y financieramente de la manera más diligente posible. Este crecimiento acelerado, ha ocasionado que el aprendizaje en la dirección sea empírico y que se vayan relegando actividades principales para ir respondiendo oportunamente las más urgentes, por lo que los propietarios consideran que existe una debilidad en la gestión de cobranza, lo cual ha incurrido al aumento de las cuentas por cobrar y la disminución de sus ganancias por falta de políticas claras con respeto a la asignación de crédito a sus clientes, así como de las actividades para lograr una cobranza efectiva y disponer de flujos recurrentes.
- Auditar el rubro cuentas por cobrar de la empresa SISTELESA S.A.
- Revisar si se ha cumplido con los procedimientos establecidos en SISTELESA S.A.
La auditoría es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados. El fin del proceso consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso. La auditoría de los estados financieros puede definirse como el examen de los estados financieros básicos preparados por la administración de una entidad económica, con objeto de opinar al respecto a si la información que incluyen está estructurada de acuerdo con las normas de información financiera aplicables a las características de sus transacciones.
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Mediante la auditoría de cuentas por cobrar verifican los montos adeudados a la empresa en un corte determinado, especialmente al cierre del ejercicio contable y que hayan sido adecuadamente registradas. Adicionalmente también se determina las acumulaciones y estimaciones de cuentas dudosas, devoluciones y descuentos adecuados, con la finalidad de determinar el grado de cobrabilidad que tienen las cuentas por cobrar.
Control Interno y Políticas de Crédito
El control interno es todo un sistema de controles financieros utilizados por las empresas, y además, lo establece la dirección o gerencia para que estas puedan realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y ordenada, con el fin de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, la exactitud y la veracidad de sus registros contables; sirviendo a su vez de marco de referencia o patrón de comportamiento para que las operaciones y actividades en las diferentes áreas de las empresas fluyan con mayor facilidad.
Las políticas de crédito y cobranza permiten establecer los lineamientos que para el área comercial y al departamento de crédito y cobranza negociar con sus clientes con la finalidad de mantener una cartera sana y confiable, que pueda ser utilizada como herramienta de administración de flujos, y así poder hacer frente a los compromisos internos y/o externos sin contingencia.
El análisis de cobrabilidad es el estudio que se realiza para determinar la posibilidad real de cobro de las cuentas por cobrar y para identificar circunstancias que pueden dar evidencias para que el auditor considere alguna o algunas cuentas como no cobrables o difícil cobro.
Según nos indica NÍA 6: Evaluación de Riesgos y Control Interno. Análisis: de la gestión que la empresa SISTELESA S.A.
- La contabilización es correcta desde el inicio de la venta hasta el registro de cuenta por cobrar.
- La liquidez de la empresa es 2,16 a pesar que no presenta problemas al cierre del año 2016, puede notarse que es saldo en cuenta que ingresó pero es para cancelar obligaciones y no forma parte de la gestión del negocio en la recuperación de cartera.
- Los inventarios forman parte importante en la comercialización y generación de recursos del negocio, sin embargo no se convierte fácilmente en dinero y depende del saldo de cuenta, que a pesar que se reduzca el inventario la empresa sigue mostrando liquidez de $1,95.
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