Comenzar y emprender una pequeña o mediana empresa puede parecer un proceso largo y complicado, sobre todo por el tema de la contabilidad. Sin embargo, la contabilidad para Pymes es necesaria para entender el estado real del negocio; incluyendo información comercial, contable, económica y financiera. Asimismo, llevar una correcta contabilidad en las Pymes te brinda la información suficiente sobre la situación financiera para conocer la forma en que tu negocio está creciendo y evolucionando, teniendo todos los datos sobre utilidades, pérdidas, inversiones, obligaciones financieras e ingresos ordinarios a la mano.
Un adecuado control fiscal de nuestro negocio nos mantiene lejos del pago de multas o sanciones por parte de las autoridades. Ahora bien, la contabilidad es un área de la empresa que debe llevarse con mucho cuidado y evitar que por algún error se deban enfrentar problemas con la autoridad fiscal. Dentro de la importancia contabilidad que debe tener una empresa, mantener un orden en cuanto a los gravámenes como ISR o IVA, los libros de contabilidad, nómina, CFDI, cancelaciones de facturas y cumplir con los impuestos que apliquen según las actividades del negocio son otros de los puntos que debes considerar para tu Pyme.
Importancia de la organización de documentos contables
Sin duda, es indispensable contar con los balances y conocer los estados financieros de la empresa, debido a que con ello se pueden facilitar muchos procesos. Cuando administramos la contabilidad de nuestro negocio debemos llevar una organización clara, que nos permita encontrar fácilmente la información de impuestos, egresos e ingresos para poder cumplir con nuestras obligaciones con el SAT.
Pasos para ordenar tus documentos contables
- Contar con todos los comprobantes de los egresos e ingresos del negocio es fundamental.
- Para ello, es recomendable ordenar cronológicamente tus ingresos y gastos registrando cualquier operación financiera de la compañía por fecha.
- Para evitar errores, duplicados u omisiones, es necesario llevar una segunda comprobación.
- Para esto se recomienda contar con una herramienta que nos permita emitir facturas, realizar el timbrado de nomina y generar la contabilidad electrónica de forma automática, con los archivos que el fisco nos pide.
- Cuando emitimos y recibimos facturas electrónicas, es necesario descargar XML SAT de forma masiva, para lo cual podemos convertirlos a PDF o a excel para poder identificar, organizar y archivar nuestros CFDI por carpetas mensuales, bimestrales o como nos sea más fácil.
- Podemos utilizar la misma nomenclatura para CFDI, archivos y carpetas para identificarlos fácilmente. Utilizar la misma nomenclatura.
- Organizar archivos por tipo de información.
Libros contables básicos
- Libro diario: su función es la de registrar todas las operaciones diarias en orden cronológico y con una breve descripción de cada una de ellas para poder identificarlas. Para esto, es indispensable que todos los cargos registrados se correspondan con abonos equivalentes.
- Libro mayor: se trata de un concentrado de todas las operaciones del libro anterior para expresar resultados globales de un periodo establecido (mes, bimestre, trimestre, etcétera).
- Libro de inventarios: refiere al registro del resultado del levantamiento del inventario físico, de materias primas, producción en proceso y manufactura terminada y semiterminada al fin del ejercicio fiscal de cada año, es decir, al 31 de diciembre.
Respaldo de información
Confiar al 100% en una computadora o en sistemas de almacenamiento externo (como un USB) puede ser peligroso y comprometer nuestra información, ya que una falla puede hacernos perder todo. Respalda tu información con sistemas en nube.
Según el artículo 33 del Código de Comercio (CC) y el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), es una obligación fiscal llevar los libros de contabilidad de forma correcta. Con estos factores presentes, hay que recalcar que los procesos contables se deben hacer por profesionales del área. Incluso, si apenas vas empezando con tu pyme, puedes apoyarte de un despacho contable que te ayude con esa tarea.
Lea también: Entendiendo la Orden de Trabajo de Auditoría
En Facturador.com contamos con la solución en línea que requieres para llevar las cuentas de tu negocio con nuestro programa de contabilidad desde tu computadora e incluso desde tu smartphone.
Lea también: Definiciones Contables
Lea también: Ejemplos CUCA/CUFIN
tags: #ordenar #documentos #contables