Las órdenes de trabajo son el factor de impulso detrás de la estrategia de mantenimiento de cualquier organización. Cuando un gerente envía una solicitud de mantenimiento, la entidad que recibe la solicitud crea un documento formal en papel o digital que incluye todos los detalles de las tareas de mantenimiento y describe un proceso para completar las tareas. El objetivo principal de una orden de trabajo es mantener a todas las partes dentro de la operación de mantenimiento al tanto del flujo de trabajo.
Tipos de Órdenes de Trabajo
Es probable que una organización necesite varios tipos de órdenes de trabajo para ejecutar operaciones de mantenimiento. Dependiendo del tamaño de la organización y la industria en la que opera, algunos tipos de órdenes de trabajo pueden ser más frecuentes que otros. Una planta que fabrica productos químicos peligrosos, por ejemplo, encontrará muchas más órdenes de trabajo de seguridad que, digamos, un complejo de departamentos.
- Orden de trabajo de mantenimiento correctivo: Como sugiere el nombre, las órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo ayudan a una organización a corregir problemas y evaluar si un técnico encontró problemas durante una inspección u otro tipo de orden de trabajo. Por lo general, estas órdenes de trabajo implican reparar o reemplazar equipos o piezas de equipos.
- Orden de trabajo de emergencia: Una organización emite una orden de trabajo de emergencia cuando un activo o equipo crítico ha fallado, y está causando problemas de producción o seguridad.
- Orden de trabajo de inspección: Las organizaciones utilizan órdenes de trabajo de inspección cuando desean inspeccionar los activos de la organización.
- Orden de trabajo de mantenimiento preventivo: Una orden de trabajo de mantenimiento preventivo permite a una organización programar tareas de mantenimiento rutinario para mantener sus activos funcionando de forma óptima y ampliar el ciclo de vida de sus equipos.
- Orden de trabajo de seguridad: A diferencia de otros tipos de órdenes de trabajo, existen órdenes de trabajo de seguridad exclusivamente para proteger a las personas de daños o riesgos.
- Orden de trabajo especial del proyecto: Las órdenes de trabajo especiales del proyecto se centran en actualizaciones y mejoras.
Proceso de Gestión de Órdenes de Trabajo
En la primera fase del ciclo de vida, una persona u organización identifica la tarea que debe completar el personal de mantenimiento. Una vez identificados los problemas de mantenimiento, un gerente establecerá los detalles en un formulario de solicitud de orden de trabajo y lo presentará al departamento de mantenimiento para su revisión y aprobación.
El departamento de mantenimiento (o equipo de mantenimiento) es responsable de evaluar las solicitudes de trabajo una vez enviadas. El departamento revisa los detalles de la solicitud de trabajo para determinar si puede completar el trabajo y luego determina las necesidades de personal y recursos.
Una vez que el equipo de mantenimiento o el supervisor aprueben la solicitud de trabajo y asignen los materiales, equipos y personal que necesitan para completar los trabajos, crearán una orden de trabajo. La orden de trabajo incluirá todos los detalles necesarios del trabajo, así como la información de contacto de la empresa y la fecha límite de finalización.
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En esta fase, el equipo o supervisor asigna los trabajos a un técnico de mantenimiento calificado que completará la lista de verificación de tareas en el cronograma propuesto. Los técnicos de mantenimiento son responsables de documentar y cerrar una orden de trabajo una vez que se completen todas las tareas.
Los técnicos deben detallar la cantidad de tiempo que dedicaron a cada tarea, cualquier material o equipo que utilizaron, imágenes de su trabajo y cualquier nota u observación al respecto.
La revisión de órdenes de trabajo completas puede proporcionar información valiosa sobre las operaciones de mantenimiento, por lo que las organizaciones deben analizarlas continuamente para identificar oportunidades de mejora en el proceso de órdenes de trabajo.
Optimización del Proceso de Órdenes de Trabajo
La forma en que una organización gestiona las órdenes de trabajo dependerá de varios factores, incluidos el tamaño, la industria, el personal y los recursos financieros, los requisitos de mantenimiento de las instalaciones y el enfoque general de la gestión de activos.
Para determinar si el proceso de orden de trabajo funciona de manera óptima para su negocio, debe establecer objetivos departamentales y decidir las métricas que utilizará para medir su progreso hacia esos objetivos. Establezca metas y decida cómo medirá el éxito. También es vital comprender sus KPI, para que el departamento sepa qué elementos del proceso deben cuantificarse.
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El proceso de enviar una solicitud de trabajo, generar nuevas órdenes de trabajo y cerrar órdenes de trabajo existentes debe ser el mismo para todos. Estandarizar el proceso de órdenes de trabajo. Desarrolle una plantilla de orden de trabajo para garantizar que el formato y los componentes sean coherentes en toda la organización. También debe asegurarse de definir claramente los roles y responsabilidades para que todas las partes sepan quién es responsable de cada paso del proceso.
Aunque es imposible prever todos los problemas de mantenimiento y las averías de los equipos, es importante ser proactivo en los elementos del proceso de mantenimiento que se pueden controlar. Sea proactivo. Cree y cumpla un cronograma de mantenimiento preventivo de los activos. Utilice herramientas de monitoreo remoto para configurar activadores automáticos que creen y hagan seguimiento de las solicitudes de trabajo en un horario predeterminado. El mantenimiento proactivo es casi siempre más económico que el mantenimiento reactivo o de emergencia. Tomar medidas preventivas para mantener los activos en óptimas condiciones ayudará a su organización a alcanzar una eficiencia óptima.
La forma más fácil y eficiente de gestionar las órdenes de trabajo es utilizar un sistema EAM o un software de CMMS. Utilice CMMS o software de gestión de activos empresariales (EAM). A medida que una organización crece, puede resultar insostenible depender de sistemas de órdenes de trabajo en papel o incluso de hojas de cálculo para gestionar las necesidades de datos en constante evolución. Además de la creación y el seguimiento básicos de órdenes de trabajo, los sistemas EAM y CMMS utilizan aplicaciones móviles y tecnologías basadas en la nube para ayudar a los equipos de mantenimiento a planificar el mantenimiento preventivo, analizar trabajos completados, visualizar e informar datos y optimizar la gestión de inventario.
Un CMMS o EAM de alta calidad planificará, creará, rastreará y organizará solicitudes de servicio y órdenes de trabajo automáticamente, lo cual elimina las tareas excesivas de planificación de tareas para gerentes de mantenimiento y supervisores. Con todos los datos de las órdenes de trabajo en una ubicación centralizada, todos los miembros del equipo de gestión pueden realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo a medida que avanzan en el flujo de trabajo. El software de gestión de órdenes de trabajo permite a una organización agregar y mostrar datos de órdenes de trabajo de acuerdo con sus necesidades específicas.
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