Las cuentas de orden son esenciales en la contabilidad para registrar movimientos de valores que, aunque no influyen directamente en la situación financiera actual de una empresa, son necesarios para consignar derechos y responsabilidades contingentes.
Concepto y Generalidades
Las cuentas de orden, también conocidas como cuentas de memorando, se utilizan para controlar operaciones y eventos económicos que no modifican la estructura financiera ni los resultados de operación de la entidad. Sirven como recordatorio de dichas operaciones o eventos.
De acuerdo con la NIF A-7, "Presentación y revelación", la revelación es la acción de divulgar en los estados financieros y sus notas, toda aquella información que amplíe el origen y significación de los elementos que se presentan en dichos estados, proporcionando información acerca de las políticas contables, así como del entorno en el que se desenvuelve la entidad.
En este sentido, con la finalidad de cumplir el postulado de la revelación, las transacciones que no modifican la estructura financiera de la entidad económica, se deben controlar mediante cuentas de orden; ya que de esta manera se podrá revelar, en los estados financieros, la información que deriva de los derechos y obligaciones, tanto financieros como fiscales, de diferentes partidas que, aunque no afecten de manera inmediata la estructura financiera de la entidad, la podrán afectar en un futuro cercano (contingencias derivadas de juicios, bienes y valores ajenos que son administrados por la entidad, ventas en consignación, etcétera).
Es importante destacar que, al igual que otras cuentas, las cuentas de orden deben manejarse dentro de un sistema de partida doble. Para cumplir con esta regla general las cuentas de orden se manejan en grupos de dos; una deudora y una acreedora. Lo anterior con la finalidad de conservar el equilibrio de la ecuación básica de la estructura financiera A=P+C.C, ya que si se carga una cuenta de orden y se abona una de balance o resultados se rompería dicha igualdad. Lo mismo ocurre cuando se carga una cuenta de balance o resultados y se abona a una cuenta de orden. Lo anterior impediría la elaboración de los estados financieros.
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Los movimientos de estas cuentas son compensados, es decir, un cargo en una COD será correspondido siempre con un abono en la COA y viceversa. Por consecuencia los saldos de estas cuentas serán aritméticamente iguales pero contrariamente contables.
Clasificación de las Cuentas de Orden
Las cuentas de orden se clasifican según el tipo de operación o evento económico que controlan:
- Bienes y valores ajenos: En este grupo se registran los bienes y valores que no son propios de la entidad económica, pero que son controlados por la misma para llevar a cabo diversas operaciones o como depósito por créditos otorgados.
- Juicios y responsabilidades contingentes.
- Otras contingencias.
- Mercancías en consignación.
- Documentos descontados.
- Seguros y fianzas.
- Depreciación y amortización fiscal.
- La CUCA y la CUFIN.
Manejo de las Cuentas de Orden
Si vas a llevar las cuentas en orden de una empresa debes conocer su clasificación y que esta se hace según el tipo de cuenta en orden.
Para cumplir con esta regla general las cuentas de orden se manejan en grupos de dos; una deudora y una acreedora. El nombre de las cuentas de orden se determinan asignando a una Cuenta de orden deudora (COD) el nombre de acuerdo al concepto que se quiera registrar, y a la Cuenta de orden acreedora (COA) se le invertirá el orden de las palabras de la COD. Otras formas consisten en agregar o adicionar a la COD la palabra debe o cuenta y a la COA la palabra haber o contra cuenta.
Presentación de las Cuentas de Orden en los Estados Financieros
Las cuentas de orden adquieren suma importancia para la contabilidad fiscal, debido a que si por la naturaleza de algunas deducciones autorizadas, las mismas no se pueden registrar en la contabilidad como cuentas de activo, pasivo, capital o resultados, entonces se deben registrar en las citadas cuentas de orden.
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En nuestra opinión, en las cuentas de orden o de memorando, como también se les conoce, no sólo se pueden registrar deducciones autorizadas, sino que también se pueden registrar algunos ingresos acumula-bles y otros conceptos fiscales como son la CU FIN o la CUCA para efectos de su control administrativo o fiscal.
Los estados financieros presentan razonablemente tanto la situación financiera como los resultados de una empresa; los cuales representan la información final de cómo las operaciones realizadas afectaron directamente el activo, pasivo y c. Contable. Pero estos al ser instrumentos de información, no solo deben mostrar aquella que se hubiese suscitado sino también las situaciones o condiciones que a futuro puedan tener trascendencia en la situación financiera o resultados de una entidad. Por ello, se debe incluir en estos tanto información resultante de las operaciones ya realizadas como de aquellas que se crea que a futuro puedan modificar o alterar la situación de la empresa para obtener así documentos con mayor grado de confiabilidad y utilidad que permita tomar decisiones con más elementos de juicio y máximas posibilidades de alcanzar los fines trazados.
Las cuentas de orden también conocidas como correlacionadas, saldos compensados o memorándum; son aquellas que se utilizan para llevara cabo el computo o registro de las operaciones que no afecta la posición financiera o resultados de la empresa, pero que un efecto posterior de la misma si puede alterar o modificar dicha situación.
La característica secundaría de la Información Financiera; de REVELACIÓN SUFICIENTE (Asociada a la característica cualitativa de Confiabilidad como información suficiente, NIF A-4, antes B-1), justifica su uso en tanto que la información que brindan estas cuentas proporcionan al usuario mayores elementos para analizar e interpretar al balance general y así tomar mejores decisiones.
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