Guía Completa sobre el Registro de Identificación Fiscal para Extranjeros

Un número de identificación fiscal es necesario para pagar impuestos federales y realizar otras actividades comerciales. Es un código específico que le dice al Gobierno quién eres y cómo hacer un seguimiento de tus obligaciones fiscales. Si bien este identificador único tiene diferentes nombres según su ubicación, el concepto sigue siendo el mismo. El número o clave de identificación fiscal es un código de números y letras que es utilizado con el fin de poder identificar tanto a una persona física como moral que tiene actividades fiscales, que son asalariados y/o comerciantes en cierto país. Tu número de identificación fiscal es único para ti y lo expiden las autoridades fiscales cuando te registras en el país en el que eres contribuyente.

¿Qué es un número de identificación fiscal (NIF/TIN)?

El Gobierno identifica a tu empresa con un número de identificación fiscal. Este le indica a las autoridades fiscales quién eres cuando pagas impuestos, presentas declaraciones, entre otros. Los números de identificación fiscal son utilizados por grandes sociedades, tiendas familiares, empresas de e-commerce, organizaciones sin fines de lucro e, incluso, algunos trabajadores independientes. El TIN es otorgado al momento que se empiece a hacer declaraciones de impuestos, certificaciones y otros documentos relacionados con los impuestos.

Este identificador único tiene diferentes nombres según su ubicación, por ejemplo, número de identificación del empleador o EIN en los Estados Unidos. En México se conoce como Número de Identificación Fiscal (NIF) o Registro Federal de Contribuyentes (RFC), y en España como Número de Identificación Fiscal (NIF). Otros países tienen sus propias denominaciones como el número de empresa (BN) en Canadá o la referencia única del contribuyente (UTR) en el Reino Unido.

¿Por qué se necesita un número de identificación fiscal?

A continuación, te explicamos por qué deberías obtener una identificación fiscal:

• Para separar los negocios de los asuntos personales: Si operas como empresa unipersonal, puede ser tentador usar tu número de seguro social (SSN) o un número de identificación personal equivalente. Pero hacerlo puede desdibujar los límites establecidos entre tus finanzas personales y las de tu empresa, lo que puede generar confusión cuando hagas declaraciones de impuestos o en el caso de una auditoría.
• Para proteger tus datos personales: Depender de tu número de identificación fiscal personal puede poner en riesgo tus datos. Al usar un número de identificación fiscal exclusivo para empresas en facturas, formularios de proveedores y otros documentos, limitas la difusión de tu identificador personal.
• Para construir tu credibilidad: Tener un número de identificación fiscal indica que te tomas en serio tu empresa. Algunos bancos no te permitirán abrir una cuenta corriente comercial sin un EIN o su equivalente local.
• Para cumplir con la normativa: La contratación de empleados, el trabajo con contratistas y la obtención de ciertas licencias o permisos a menudo requieren un número de identificación fiscal.

Muchos tipos de organizaciones necesitan un número de identificación fiscal, incluidas las siguientes:

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• Empresas con empleados: En los EE. UU., debes obtener un EIN si contratas personal, y otros países tienen requisitos similares para sus identificaciones fiscales locales. El Gobierno de los EE. UU. utiliza esta información para hacer un seguimiento de los impuestos sobre la nómina, el seguro de desempleo y otras obligaciones del empleador.
• Empresas que operan como entidades legales separadas: Si constituyes una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), una sociedad anónima o una sociedad colectiva, generalmente necesitas una identificación fiscal para demostrar que tu empresa es una entidad diferenciada.
• Propietarios únicos que desean administrar las finanzas de la empresa por separado: Incluso si se trata de una operación de una sola persona, solicitar un identificador fiscal exclusivo para empresas puede ser una decisión inteligente. Puedes proteger tus datos personales y ofrecer acceso a beneficios específicos de la empresa, como líneas de crédito.
• Organizaciones sin fines de lucro u organizaciones benéficas: Las organizaciones que solicitan el estado de exención de impuestos a menudo necesitan una identificación fiscal para registrarse ante el Gobierno. Este es el procedimiento estándar para verificar su legitimidad.
• Fideicomisos, sucesiones u otras entidades especializadas: Algunas entidades no comerciales también están obligadas a tener números de identificación fiscal.

Número de Identificación Fiscal para Extranjeros: Ejemplos por País

El formato de identificación fiscal que puedes introducir en tu aplicación dependerá del país en el que residas o en el que estés realizando operaciones.

En España (NIF)

El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un identificador necesario para realizar trámites con las Administraciones tributarias. El número de identificación fiscal español consta de nueve caracteres (el último de ellos es una letra de verificación).

¿Por qué se necesita un NIF para abrir una cuenta?

Conforme a la regulación bancaria vigente, las entidades financieras tenemos la obligación de identificar a nuestros clientes y de colaborar con la administración tributaria. Entre otras cosas, esto implica facilitar información a las autoridades fiscales cuando la ley así lo exige, así como prevenir el fraude y el blanqueo de capitales. El NIF es el identificador fiscal que utiliza la Agencia Tributaria para relacionar toda la información tributaria con una misma persona. Por eso, para poder abrir una cuenta y ofrecerte nuestros servicios de forma segura y conforme a la normativa, necesitamos que nos facilites tu NIF.

Dónde encontrar el NIF si resides en España:

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• DNI: Para las personas físicas de nacionalidad española, el número de identificación fiscal será el número de su documento nacional de identidad seguido del correspondiente código o carácter de verificación.
• NIE: Para las personas físicas que carezcan de la nacionalidad española, el número de identificación fiscal será el número de identidad de extranjero que se les asigne.
• NIF: Las personas físicas que carezcan de la nacionalidad española y no dispongan del número de identidad de extranjero, deberán solicitar a la Administración tributaria la asignación de un número de identificación fiscal cuando vayan a realizar operaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria. Dicho número estará integrado por nueve caracteres con la siguiente composición: una letra inicial, que será la M, siete caracteres alfanuméricos y un carácter de verificación alfabético. En el caso de que no lo soliciten, la Administración tributaria podrá proceder de oficio a darles de alta en el Censo de Obligados Tributarios y a asignarles el número de identificación fiscal que corresponda.

Encontrarás tu número de identificación fiscal en los siguientes documentos dependiendo de tu situación:

• Documento Nacional de Identidad
• DNI electrónico
• Tarjeta de Identidad de Extranjero
• Nuevo permiso de conducir (desde 2004)
• Tarjeta de Identificación Fiscal
• Tarjeta de la Seguridad Social

Cómo solicitar un número de identificación fiscal en España si resides en España:

• Para personas físicas de nacionalidad española (DNI): Se asigna al obtener el Documento Nacional de Identidad (DNI). Si no dispones de DNI, acude a la oficina más cercana de la Agencia Tributaria o a una comisaría de policía para solicitarlo.
• Para personas físicas sin nacionalidad española (NIE):
  1. Solicita una cita previa de extranjería.
  2. Prepara la documentación necesaria: el formulario de solicitud EX‑15 (original y copia), rellenado y firmado; el pasaporte en vigor (original y copia) -los nacionales de países de la Unión Europea pueden identificarse con su documento de identidad-; el justificante del motivo de la solicitud (por ejemplo, una oferta de trabajo o la compra de una vivienda); y el modelo 790 (código 012) completado, junto con el justificante de pago de la tasa.
  3. Acude a tu cita y presenta la documentación.
  4. Recibirás tu certificado de NIE, normalmente en unos días o semanas.
• Si no necesitas NIE: Si por algún motivo o por circunstancias que se enmarquen en la normativa vigente, no necesitas NIE, puedes acudir a una oficina de la Agencia Tributaria para solicitar la asignación de un NIF mediante el modelo 030.

En México (NIF / RFC)

El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un código alfanumérico que identifica a personas y empresas en México para fines fiscales y tributarios. Este número conocido como NIF se compone de 13 caracteres y puede incluir letras y números. Los primeros 4 caracteres corresponden a la clave del registro federal de contribuyentes (RFC), los siguientes 6 caracteres son asignados por el SAT y los últimos 3 caracteres son dígitos verificadores. Cada persona física o moral que realiza actividades económicas en México está obligada a obtener un NIF.

Se puede solicitar el NIF para diversos fines como:

• Pagar impuestos
• Abrir alguna cuenta bancaria
• Tener acceso a un seguro social
• Pertenecer a alguna AFORE
• Utilizar el servicio del INFONAVIT
• Emitir facturas por transacciones comerciales

En cuanto a la facturación, el número de identificación fiscal o RFC se requiere para la emisión de comprobantes de transacción aunque hay ciertos casos que los clientes no cuenten con RFC por lo que se tendrá que emitir una factura de tipo “Venta al público en general”.

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Pasos para obtener un NIF en México:

1. Registrarse en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
2. Reunir la documentación necesaria para obtener el NIF, que puede incluir una identificación oficial, comprobante de domicilio y comprobantes fiscales.

Otros Países

Si resides en un país que no está incluido en esta lista, encontrarás información adicional en el sitio web de la OCDE.

• En Austria: Si resides en Austria, puedes solicitar tu número de identificación fiscal de 9 dígitos ("Steuernummer") en su administración tributaria local ("Finanzamt"). También puedes solicitarlo a través de Finanzonline. Si ya estás sujeto a tributación o presentaste una declaración de la renta en el pasado, puedes encontrar tu NIF en los siguientes lugares:
  • A través de Finanzonline: inicia sesión con tus credenciales o con tu firma ID Austria/teléfono móvil y selecciona "Abfragen" -> "Steuerkonto".
  • A través de tu liquidación del impuesto sobre la renta ("EInkommenssteuerbescheid").
  • En la oficina de tu autoridad fiscal ("Finanzamt") correspondiente.
• En Alemania: Si resides en Alemania y te registraste en la agencia tributaria local, se te proporcionará un NIF o Steueridentifikationsnummer de 11 dígitos. No lo confundas con tu número fiscal o Steuernummer de 9 dígitos. Aunque los NIF no se indican en los documentos de identidad oficiales, podrás encontrarlo en los siguientes documentos:
  • La carta que recibiste de la Agencia Federal Tributaria Central que emite tu NIF o IdNr (Mitteilungsschreiben über die Zuordnung einer Identifikationsnummer).
  • Liquidación del IRPF.
  • Domiciliación de la nómina.
• En Francia: Si resides en Francia y estás obligado a hacer la declaración de la renta allí, la Agencia Tributaria francesa te expedirá un NIF o SPI (Simplification des Procédures d'Imposition) de 13 dígitos en cuanto te hayas registrado en la base de datos de la Agencia Tributaria. Estos números empiezan por 0, 1, 2 o 3. Encontrarás el NIF en los siguientes lugares:
  • En el formulario preimpreso de la declaración de la renta.
  • Además, puedes encontrarlo en las notificaciones fiscales y del impuesto sobre bienes inmuebles.
• En Italia: Si resides en Italia, el NIF o Codice fiscale (que consta de 16 caracteres) solo será válido si está inscrito en el Registro Tributario italiano administrado por la Agencia Tributaria italiana (Agenzia delle Entrate). Si no tienes NIF, deberás solicitarlo en cualquiera de las oficinas de la Agencia Tributaria italiana. Aunque los NIF no se indican en los documentos de identidad oficiales, podrás encontrarlo en los siguientes documentos:
  • El NIF se encuentra en tu tarjeta sanitaria personal (Número de Identificación Fiscal, Tessera sanitaria/Codice fiscale).
  • También encontrarás tu NIF en tu tarjeta NIF.

En Estados Unidos (EIN e ITIN)

El Número de Identificación del Empleador o mejor conocido como EIN, igualmente es un número de identificación con fines de pago del impuesto federal. El Número de Identificación Personal del Contribuyente o mejor conocido como ITIN, es un número que se utiliza para poder realizar el trámite de los impuestos. Este trámite solo está dirigido a algunos extranjeros residentes y no residentes, sus cónyuges y dependientes que no cuentan con un número de Seguro Social (SSN).

Para solicitar un ITIN, debes llenar el Formulario W-7(SP), Solicitud de Número de Identificación Personal del Contribuyente del Servicio de Impuestos Internos. Se puede enviar la documentación por correo junto con el Formulario W-7(SP) a la dirección que se indica en las Instrucciones para el Formulario W-7(SP).

Para obtener un número de seguro social (SSN), lo primero que se debe hacer es llenar el Formulario SS-5-SP, la cual es una solicitud para una tarjeta de Seguro Social PDF. Adicionalmente se debe proporcionar ciertos documentos y datos tales como la prueba de identidad, edad y ciudadanía estadounidense o el estado de extranjero legal.

¿Cómo se puede solicitar un número de identificación fiscal?

El proceso para obtener una identificación fiscal suele ser sencillo, según las normas locales. Es posible que se apliquen ciertas restricciones si no te encuentras físicamente en el país en el que estás haciendo la presentación, así que planifica esto con anticipación si estás realizando operaciones de manera internacional.

En los EE. UU., muchos empresarios solicitan un EIN a través del sitio web del Servicio de Impuestos Internos (IRS) de los Estados Unidos, lo que puede tomar solo unos minutos si tienes la información correcta a mano. A continuación, te explicamos cómo funciona el proceso de solicitud en los EE. UU.:

1. Elige tu estructura oficial: Deberás indicar para qué tipo de entidad es el EIN (p. ej., LLC, sociedad colectiva) y por qué lo solicitas. Si no estás seguro, habla con un profesional legal o contador para que te guíe a través del proceso.
2. Reúne la información necesaria: En los EE. UU., el IRS exige el nombre legal de tu empresa y todos los nombres comerciales. También tendrás que presentar la solicitud utilizando la dirección postal y la dirección física de tu empresa si corresponde.
3. Envía la solicitud: La solicitud del EIN se puede completar y enviar en línea si tu empresa principal está ubicada en los EE. UU. o en un territorio de los EE. UU. También puedes solicitar el EIN por teléfono, correo postal o fax, aunque estos métodos suelen tardar más.
4. Recibe tu identificación fiscal: En los EE. UU., si presentas la solicitud en línea y todo está en orden, recibirás tu EIN al instante. Otros métodos pueden tardar hasta cuatro semanas. Recibirás una carta de confirmación por correo postal.
5. Mantén tu nuevo número seguro: Una vez que tengas tu número de identificación, guárdalo en un lugar seguro.

Documentos necesarios para obtener un número de identificación fiscal

Los requisitos exactos varían según el país, pero a continuación incluimos una lista general de lo que necesitarás para solicitar una identificación fiscal:

• Identificación personal: Si eres la parte responsable, debes proporcionar tu identificador emitido por el Gobierno (como tu número de seguro social o SSN en los EE. UU.). En algunos casos, es posible que necesites una identificación de contribuyente personal si no eres ciudadano o residente.
• Información de registro de la empresa: Si registraste el nombre de tu empresa o constituiste una entidad jurídica, ten a mano esos documentos o números de registro. Verifican la existencia de tu empresa y confirman su estructura.
• Dirección postal y datos de contacto: Tendrás que especificar un lugar donde se pueden enviar las cartas oficiales. Esta dirección puede ser diferente de tu ubicación física principal (p. ej., si tienes notificaciones oficiales enviadas a un agente registrado a una dirección diferente).
• Naturaleza de tu empresa: Las autoridades fiscales querrán saber qué hace tu organización, y es posible que tengas que seleccionar una categoría o un código que refleje tu actividad principal.

¿Cuánto tiempo se tarda en recibir un número de identificación fiscal?

El tiempo para recibir tu identificación varía mucho según la región y el método de solicitud. En los EE. UU., la solicitud en línea puede brindar el EIN de inmediato, mientras que la presentación por correo puede demorar algunas semanas. Otros países tienen sus propios plazos. Estos son algunos ejemplos:

• Las empresas en Canadá pueden registrarse para obtener un número de empresa (BN) en línea y recibirlo de inmediato.
• Las empresas en el Reino Unido reciben una referencia única del contribuyente (UTR) después de registrarse.

Problemas comunes durante el proceso de solicitud de una identificación fiscal

Si bien el proceso de solicitud de una identificación fiscal es bastante fácil de realizar, pueden surgir ciertos problemas. Estos son algunos de los errores más comunes que se deben evitar:

• Proporcionar información incorrecta o incoherente: La falta de coincidencia respecto del nombre o de la dirección entre tu solicitud y los documentos oficiales puede producir un rechazo inmediato. Antes de presentar tu solicitud, verifica que tu información coincida con la que usas en otros formularios oficiales.
• Elegir el tipo de entidad incorrecto: Elegir un tipo de entidad incorrecto, por ejemplo, presentar la solicitud como una sociedad colectiva cuando tu empresa es una LLC, puede confundir al sistema y dar lugar a rechazos o a largos tiempos de procesamiento. Si no estás seguro de qué casilla debes marcar, consulta a un contador o abogado de empresas.
• Tener problemas técnicos con los formularios en línea: Los problemas técnicos, como el bloqueo inesperado del sitio web o el agotamiento del tiempo de espera de la sesión, pueden enlentecer la solicitud. Si te encuentras en un sitio web del Gobierno, borra la memoria caché de tu navegador o vuelve a intentarlo durante las horas de menor actividad. Ten tus datos listos para que puedas volver a ingresarlos rápidamente si es necesario.
• No cumplir con los requisitos de la solicitud: Es posible que las empresas de propiedad extranjera deban presentar una solicitud utilizando diferentes documentos o formularios en papel. Cada país tiene diferentes reglas sobre cómo los no residentes pueden presentar una solicitud, por lo que debes leer la letra pequeña y esperar que el proceso tome más tiempo.
• Presentar la solicitud de manera repetida: Si intentas solicitar una nueva identificación varias veces, es posible que se creen señales de advertencia para la autoridad emisora. Lo mejor es esperar una respuesta o comunicarse con la autoridad para obtener ayuda y confirmar si tu primer intento fue exitoso.
• Caer en sitios web fraudulentos: Algunos sitios cobran tarifas para «ayudarte» a obtener una identificación fiscal.

Gestión de la identificación fiscal de proveedores extranjeros

Registrar el ID fiscal o Número de Identificación Fiscal (ID) de los proveedores extranjeros es fundamental cuando tu empresa utiliza interfaces de sistemas contables. Esto garantiza que las compras, pagos y devoluciones se contabilicen correctamente y que la información se sincronice sin errores. Además, permite identificar fácilmente a los proveedores, cumplir con los requisitos fiscales y asegurar que las operaciones se procesen de forma ordenada y confiable.

El proceso general implica acceder al catálogo de proveedores en tu sistema, seleccionar el proveedor extranjero que deseas actualizar e introducir el dato correspondiente en el campo de número de registro de identificación fiscal. Si el Registro Federal de Contribuyentes es un RFC genérico para extranjeros (XEXX01010100), el campo se activa automáticamente, permitiendo una longitud máxima de 40 caracteres. Es importante que los documentos de compras, pagos y devoluciones sin ID fiscal quedarán pendientes de sincronización hasta que se registre.

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