El número o clave de identificación fiscal es un código de números y letras que es utilizado con el fin de poder identificar tanto a una persona física como moral que tiene actividades fiscales, que son asalariados y/o comerciantes en cierto país. Tratándose de un término de uso generalizado internacionalmente, los países asignan el nombre determinado. Cada Estado lleva su propio control y por ello se le denomina de distinto modo a este concepto.
Pero, además del cumplimiento de las obligaciones tributarias, el RFC es necesario para otro tipo de trámites; entre ellos abrir cuentas bancarias, contar con Afore y tramitar tarjetas de crédito. En cuanto a la facturación, el número de identificación fiscal o RFC se requiere para la emisión de comprobantes de transacción aunque hay ciertos casos que los clientes no cuenten con RFC por lo que se tendrá que emitir una factura de tipo “Venta al público en general”.
La Importancia del Control Tributario
El control de los contribuyentes es vital para cualquier país; con este se puede lograr un mejor manejo de la administración tributaria, además se puede identificar a los distintos tipos de contribuyentes atendiendo a las características que tienen. En México con el RFC se puede identificar si se trata de personas físicas o morales, así como la fecha de nacimiento para personas físicas y la de constitución respecto a personas morales. Además, es el único número de identificación fiscal que existe en México.
No obstante, en otras naciones se lleva un control más detallado y segmentado dependiendo del tipo de número de identificación fiscal; por ejemplo, en Estados Unidos de América (EUA) los números de identificación fiscal que se pueden obtener son:
- EIN (Employer Identification Number): Este también es conocido como “Tax ID Number”. Se usa para identificar a una entidad comercial, consta de nueve dígitos asignados por el IRS (autoridad fiscal).
- ITIN (Individual Taxpayer Identification Number): Es un número de tramitación de impuestos emitido por el Servicio de Impuestos Internos. El IRS emite los ITIN a las personas a quienes se les requiere tener un número de identificación del contribuyente de los EUA, pero que no tienen ni reúnen los requisitos para obtener un número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés). Este número ayuda a la población a cumplir con las leyes tributarias de los EUA. Un ejemplo de cuando se debe obtener este es el supuesto de una persona con residencia fiscal en México y realiza una enajenación de un bien inmueble en EUA.
- SSN (Social Security Number): Se usan para informar los salarios de las personas al gobierno de EUA y para determinar el derecho a recibir los beneficios de seguro social.
Estos números de identificación fiscal son indispensables para la presentación de declaraciones en el país vecino (ya sea uno u otro), pero se debe analizar cada caso en particular ya que estos se proporcionan según la calidad migratoria de los causantes.
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Tipos de Números de Identificación Fiscal (TIN) en EE. UU.
Un número de identificación del contribuyente (TIN), o número de identificación fiscal, es lo que utiliza el gobierno de los EE. UU. para realizar un seguimiento de tu persona o tu empresa a efectos fiscales. Existen diferentes tipos de TIN, incluidos los números de identificación del empleador (EIN) y los números de seguro social (SSN). Si presentas declaraciones de impuestos, reclamas beneficios o manejas otras obligaciones financieras, necesitarás un TIN.
El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) utiliza diferentes tipos de TIN para gestionar las responsabilidades tributarias de las personas físicas y las entidades comerciales. A continuación, te presentamos un resumen de los principales:
- SSN (Social Security Number): Este es el TIN más común, emitido a ciudadanos estadounidenses y residentes elegibles de los EE. UU. Las personas usan sus SSN principalmente para pagar impuestos personales y beneficios del Seguro Social.
- EIN (Employer Identification Number): Este número se otorga a las empresas y organizaciones para la presentación de declaraciones de impuestos y la elaboración de informes. El EIN también es necesario cuando una empresa desea abrir una cuenta bancaria o solicitar licencias. Se le conoce como EIN (Employer Identification Number), es emitido por el IRS (Internal Revenue Service). Está conformado por 9 dígitos xx-xxxxxxx.
- ITIN (Individual Taxpayer Identification Number): Los ITIN son para personas que deben tener un TIN de EE. UU., pero no lo tienen y no son elegibles para obtener un SSN. Los ITIN a menudo se emiten a no residentes que necesitan presentar declaraciones de impuestos de EE. UU. El Número de Identificación Personal del Contribuyente o mejor conocido como ITIN, es un número que se utiliza para poder realizar el trámite de los impuestos. Este trámite solo está dirigido a algunos extranjeros residentes y no residentes, sus cónyuges y dependientes que no cuentan con un número de Seguro Social (SSN).
- PTIN (Preparer Tax Identification Number): Todas las personas que preparan o ayudan a preparar las declaraciones de impuestos federales para recibir compensación reciben un PTIN.
Usos de los Números de Identificación Fiscal
Los números de identificación fiscal tienen varios propósitos para empresas y particulares. Entre sus usos se encuentran los siguientes:
- Presentación de Impuestos: Las personas y las empresas usan sus TIN para presentar sus declaraciones de impuestos federales y estatales. Por lo general, las empresas necesitarán un número de identificación fiscal si se presenta alguna de las siguientes condiciones:
- Si contratas empleados, usarás un EIN para la declaración de impuestos sobre la nómina y la retención.
- Si operas como una sociedad anónima o sociedad colectiva, necesitarás un EIN para presentar declaraciones de impuestos comerciales separadas de tus declaraciones de impuestos personales.
- Si necesitas presentar declaraciones de impuestos especiales, declaraciones de impuestos sobre el empleo o declaraciones de impuestos sobre el alcohol, el tabaco y las armas de fuego, es necesario tener un EIN.
Diferencias entre TIN y EIN
Los términos "número de identificación fiscal" y "número de identificación del empleador" a menudo se usan indistintamente, pero hacen referencia a diferentes aspectos de la identificación fiscal. El TIN es una categoría general que incluye varios tipos de números de identificación tanto para particulares como para entidades, mientras que el EIN es un TIN específico solo para empresas y entidades.
- TIN: Un TIN es un término amplio que se utiliza para describir cualquier tipo de número que el IRS asigna a una persona o entidad a efectos fiscales. Los TIN se utilizan principalmente para hacer cumplir las leyes fiscales e incluyen varios tipos específicos de números de identificación, incluidos SSN y EIN y más. Cada tipo de TIN tiene un propósito diferente según los requisitos fiscales y legales específicos.
- EIN: Un EIN es un tipo específico de TIN que el IRS emite a entidades comerciales como corporaciones, sociedades colectivas y sociedades unipersonales. Los EIN se utilizan para facilitar las presentaciones de impuestos de las empresas y cumplir con las leyes laborales.
Cómo Solicitar un Número de Identificación Fiscal
El proceso específico de solicitud de un número de identificación fiscal depende del tipo que necesites. A continuación, te explicamos cómo puedes solicitar los tipos más comunes.
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SSN (Social Security Number)
Los ciudadanos estadounidenses, los residentes permanentes y los residentes temporales (que trabajan) necesitan un SSN. Puedes solicitar un SSN ante la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) en una oficina local de la SSA o, en algunos casos, cuando solicitas una visa de inmigrante mientras vives en el extranjero. Lo primero que se debe hacer es llenar el Formulario SS-5-SP, la cual es una solicitud para una tarjeta de Seguro Social PDF. Adicionalmente se debe proporcionar ciertos documentos y datos tales como la prueba de identidad, edad y ciudadanía estadounidense o el estado de extranjero legal. La solicitud requiere el Formulario SS-5 (Solicitud de Tarjeta del Seguro Social) junto con una prueba de identidad, edad y ciudadanía o estado migratorio legal.
EIN (Employer Identification Number)
Las empresas, incluidas las corporaciones, las asociaciones, las empresas unipersonales, las organizaciones sin fines de lucro, las agencias gubernamentales y ciertos particulares, necesitan un EIN. Puedes solicitar un EIN en línea a través del sitio web del IRS o por fax, correo postal o teléfono. Si lo solicitas en línea, normalmente recibes tu EIN apenas completas la solicitud.
ITIN (Individual Taxpayer Identification Number)
Los no residentes que necesitan presentar declaraciones de impuestos de EE. UU. y no son elegibles para recibir un SSN necesitan un ITIN. Si deseas obtener un ITIN, debes llenar el Formulario W-7(SP), Solicitud de Número de Identificación Personal del Contribuyente del Servicio de Impuestos Internos. Puedes solicitar un ITIN completando el Formulario W-7 del IRS (Solicitud de Número de Identificación Personal del Contribuyente del IRS) y enviándolo junto con una declaración de impuestos completa por correo, o bien puedes solicitarlo en una oficina del IRS o a través de un agente de aceptación autorizado. Se puede enviar la documentación por correo junto con el Formulario W-7(SP) a la dirección que se indica en las Instrucciones para el Formulario W-7(SP). También tendrás que proporcionar una prueba de identidad y condición de extranjero (por ejemplo, un pasaporte o una visa).
PTIN (Preparer Tax Identification Number)
Los preparadores de declaraciones de impuestos pagados deben tener PTIN antes de preparar declaraciones de impuestos federales de EE. UU. Puedes obtener un PTIN en línea a través del sitio web del IRS, un proceso que se puede completar en unos 15 minutos. También puedes presentar tu solicitud por correo, pero el procesamiento puede demorar varias semanas.
ATIN
Una persona necesita un ATIN si está en proceso de adoptar a un niño estadounidense, pero no puede obtener un SSN para el niño a tiempo para presentar sus impuestos. Puedes solicitar un ATIN presentando el Formulario W-7A del IRS (Solicitud de número de identificación del contribuyente para adopciones pendientes en EE. UU.).
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Cómo obtener un número de identificación del empleador
Recibir tu EIN suele ser un proceso sencillo y gratuito. A continuación, te presentamos una guía paso a paso.
Determina tu elegibilidad
Antes de presentar la solicitud, asegúrate de que tu empresa principal esté ubicada en los Estados Unidos o en territorios de los EE. UU. y que la persona que presenta la solicitud tenga un TIN válido (SSN, ITIN o EIN).
Reúne la información necesaria
Necesitarás tener los siguientes datos a mano antes de comenzar el proceso de solicitud:
- Nombre legal de la entidad o persona que solicita el EIN
- Nombre comercial de la empresa, si es diferente del nombre legal
- Dirección y número de teléfono de la empresa
- Nombre y TIN del funcionario principal, socio general, otorgante, propietario o fideicomitente
- Tipo de entidad (p. ej., empresa unipersonal, sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad colectiva)
- Motivo de la solicitud (p. ej., iniciar un nuevo negocio, contratar empleados, propósito bancario)
- Fecha en que se inició o adquirió el negocio
- Número de empleados que se espera contratar en los próximos 12 meses
Solicita el EIN
La forma más rápida de obtener un EIN es a través de la solicitud en línea del IRS. Este servicio está disponible de lunes a viernes, de 7 a. m. a 10 p. m., hora del este. Para completarlo, visita el sitio web del IRS y usa el Asistente de EIN. Al finalizar, deberías recibir tu EIN y puedes comenzar a usarlo de inmediato.
Si no quieres hacer la presentación en línea, puedes completar el Formulario SS-4 (Solicitud de número de identificación del empleador) y enviarlo por fax al número de fax correspondiente (puedes encontrarlo en el sitio web del IRS). Por lo general, con este método obtendrás un EIN en un plazo de cuatro días hábiles.
Puedes completar el formulario SS-4 y enviarlo por correo a la dirección del centro de servicio del IRS de tu estado (esta información también está disponible en el sitio web del IRS). Si presentas tu solicitud por correo postal, el procesamiento puede demorar hasta cuatro semanas.
Los solicitantes internacionales pueden solicitar un EIN llamando al 267-941-1099 (no es un número gratuito) de 6 a. m. a 11 p. m., hora del este, de lunes a viernes. El IRS asignará un EIN al final de la conversación si se cumplen todos los requisitos.
Recibe la confirmación
Una vez que se procese tu solicitud, recibirás una carta de confirmación (CP-575) del IRS que contiene tu EIN.