¿Necesitas ahorrar tiempo y reducir errores en la contabilidad de tu empresa? La automatización contable puede ser la solución para lograrlo y disminuir los costes fijos en la empresa.
¿Qué es la automatización contable?
La automatización contable supone el uso de la tecnología para automatizar procesos contables como la elaboración de facturas o la conciliación bancaria.
Ventajas de la Automatización Contable
Dentro de las ventajas de la automatización contable están:
- Reducción de errores.
- Disminución del tiempo que se utiliza para registro de apuntes contables.
- Aumento de la competitividad.
- Facilidad en la toma de decisiones.
- Alto ROI.
- Implementación rápida.
- Control de los procesos.
Inconvenientes de la Automatización Contable
La automatización contable presenta inconvenientes, pero son más propios del uso de las tecnologías que la automatización contable propiamente dicha.
- Virus informáticos: están a la orden del día, pudiendo penetrar en los sistemas destruyendo total o parcialmente la contabilidad.
- Robo de información: es una de las consecuencias directas de los virus informáticos mencionados en el punto anterior.
- El fraude informático es también una preocupación, siendo necesario investigar un sistema de controles para quién pueda tener acceso a la información, particularmente la de clientes.
Procesos Contables que se Pueden Automatizar
Deben ser procesos muy repetitivos y cuya realización conlleve bastante tiempo.
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- Alta de proveedores.
- Conciliación bancaria. Existen productos en el mercado como Check-it bancario que realiza de forma automática la conciliación bancaria.
- Registro de facturas. Las empresas reciben multitud de facturas de proveedores mensualmente (asesores, proveedores de softwares, de limpieza, abogados, etc.).
- Elaboración de informes financieros.
- Conciliación de envíos.
- Comparación de precios.
- Actualización periódica de datos. En la contabilidad de las empresas hay muchos datos que van cambiando a lo largo del tiempo por cambios en la normativa fiscal, por ejemplo.
Software de Contabilidad
El software de contabilidad gestiona y registra las transacciones financieras diarias de una organización, incluido el activo fijo, los gastos, los ingresos, las cuentas a cobrar, las cuentas por pagar, la contabilidad de libros auxiliares y la presentación de información y la realización de análisis.
Un sistema de contabilidad completo debe realizar el seguimiento de los activos, los pasivos, los ingresos y los gastos de una organización. Estas transacciones se registran en el libro mayor de manera automática, proporcionando a los CFO, los tesoreros y los controllers acceso inmediato a datos financieros precisos en tiempo real.
Gracias al registro sistemático de las transacciones financieras, se pueden elaborar estados financieros trimestrales y anuales, incluidos balances, cuentas de resultados, estados de flujos de efectivo y estados de patrimonio neto.
Los sistemas de ERP unifican funciones de negocio fundamentales, como la contabilidad, la planificación y los análisis financieros (FPA por sus siglas en inglés), la cadena de suministro, la gestión de inventario y las compras.
El software de contabilidad resulta fundamental para que las organizaciones lleven a cabo sus procesos de negocio cotidianos. Una solución completa de software de contabilidad no se limita únicamente a la contabilidad básica.
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Ayuda a las organizaciones a reducir la redundancia de registros, ofrecer mejores presupuestos y previsiones, y llevar a cabo una gestión de gastos exhaustiva y adecuadamente categorizada.
Las funciones de gestión de efectivo del software de contabilidad proporcionan posiciones de tesorería precisas conciliando automáticamente las transacciones en efectivo con los extractos bancarios.
Si dispones de una solución de contabilidad moderna, podrás gestionar todo el ciclo financiero de los activos, incluidas la adquisición, la capitalización, la amortización y la baja en cuentas.
La mejor defensa que tiene una organización contra el fraude y el acceso de usuarios no autorizados es el software de contabilidad con seguridad integrada, gestión de riesgos y controles de auditoría.
La gestión de los cobros de los clientes es una capacidad fundamental del software de contabilidad.
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Un sistema de contabilidad completo no solo registra transacciones financieras, sino que también incluye capacidades presentación de información y realización de análisis.
Estos paneles de control predefinidos ayudan a los directores financieros a comprender el estado financiero de su organización y a investigar en profundidad para obtener información más detallada.
Desde la introducción del software de contabilidad hace casi 45 años, este ha experimentado una enorme evolución, pasando de un modelo de despliegue en entornos locales hasta a uno basado en la nube. En la actualidad, existe una creciente demanda de software de contabilidad basado en la nube.
La nube ofrece una alternativa más económica para el software de contabilidad, ya que reduce los gastos de explotación y los desembolsos de capital y elimina la necesidad de adquirir software y hardware o contratar personal de TI adicional.
Existen cuatro conceptos operativos básicos que están impulsando la migración del software de contabilidad pase de un entorno local a la nube. Los sistemas de software antiguos requieren que los empleados y los consultores lleven a cabo un mantenimiento intensivo.
Estos sistemas necesitan constantemente que se corrijan errores y se instalen parches y actualizaciones, además de incurrir en costos de mantenimiento. Con el software de contabilidad basado en la nube, la pesada carga que supone el seguimiento, diagnóstico, instalación y comprobación de correcciones se traslada del cliente al proveedor.
Solo para mantenerlo en funcionamiento, el software local requiere mucho tiempo, esfuerzo y dinero. Las soluciones de software de contabilidad del pasado a menudo se diseñaron para "transferir por lotes" las transacciones desde los libros auxiliares al libro mayor.
La antigua práctica de adquirir licencias adicionales para usuarios futuros y proyectos potenciales se elimina con el software de contabilidad moderno.
El software de contabilidad ha evolucionado para satisfacer las demandas de un mundo digital, y la nube ha sido fundamental en esa transformación.
La nube ha logrado convertir el software de contabilidad de back-office en una solución integrada, exhaustiva y fundamental para el negocio diseñada para impulsar la innovación.
Tener una solución de software de contabilidad moderna y basada en la nube ayuda a las organizaciones a competir en la actual economía digital.
Las aplicaciones de contabilidad modernas basadas en la nube suelen incorporar tecnología de última generación, como inteligencia artificial (IA), cadena de bloques, aprendizaje automático (AA) y asistentes digitales.
La función integrada de conciliación de cuentas y correlación de transacciones permite a las organizaciones acelerar drásticamente el proceso de cierre contable.
La nube elimina la necesidad de que las empresas inviertan en hardware, mantenimiento, actualizaciones de software y mejoras. A medida que las empresas crecen, su software de gestión financiera debe ofrecer una escalabilidad rápida y sencilla en los distintos mercados, áreas geográficas y productos.
Los centros de datos de los proveedores de software de contabilidad en la nube están diseñados de tal forma que proporciona unos niveles inigualables de velocidad, rendimiento, seguridad y escalabilidad.
El software de Oracle incluye actualizaciones trimestrales automáticas. Los protocolos de seguridad integrados en el software de contabilidad en la nube son mucho más amplios y modernos que los sistemas locales.
Las organizaciones actuales necesitan algo más que una versión digital de un sistema contable basado en hojas de cálculo.
Puesto que el seguimiento y la gestión del dinero se realizan en todas las esferas de la empresa, los sistemas de contabilidad deben ayudar a proteger los datos cruciales frente a potenciales robos, fraudes y otros tipos de delitos.
La contabilidad en la nube ya no es solo el futuro, sino algo que las empresas deben adoptar ahora para evitar operar lastradas por una desventaja competitiva.
Las ventajas del software de contabilidad en la nube son similares a otras aplicaciones en la nube, pero su importancia resulta aún mayor dado que las finanzas constituyen la base sobre la que se erige el funcionamiento de una empresa en su conjunto.
Dirigir una empresa sin información financiera precisa y en tiempo real es como conducir un automóvil sin velocímetro ni indicador de combustible.
Automatización de Procesos de Negocio (BPA)
Un software de automatización de procesos de negocio es la herramienta informática diseñada para optimizar, gestionar y automatizar flujos de trabajo dentro de una empresa.
La automatización de procesos de negocio se ha vuelto cada vez más necesaria en el entorno empresarial actual, donde la eficiencia y la agilidad son cruciales para el éxito.
En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, las empresas deben enfocarse en ofrecer servicios de valor a sus clientes. La automatización permite estandarizar los procesos, lo que garantiza que se sigan los mismos procedimientos en todo momento.
El software de automatización proporciona métricas en tiempo real sobre el rendimiento de los procesos. Fidelizar a los clientes es indispensable para garantizar la repetición de compra y la lealtad a la marca.
La automatización permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado y las demandas de los clientes.
Tipos de Automatización
- Automatización Robótica de Procesos (RPA): Esta tecnología de automatización combina diferentes softwares para automatizar procesos empresariales complejos, en los que intervienen varios sistemas de TI.
- Automatización de Procesos Digitales (DPA): Este tipo de automatización se enfoca en secuencias de tareas y aprobaciones dentro de un proceso, dirigiendo la información entre personas y sistemas. Son herramientas que permiten a los usuarios gestionar tareas de forma centralizada, activar procesos de negocio automatizados, monitorearlos y cancelarlos.
- Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP): El IDP utiliza algoritmos de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) para extraer, clasificar y procesar información de documentos no estructurados, como facturas, contratos y formularios.
- Automatización Inteligente: La automatización inteligente es la tecnología de nivel más avanzado ya que combina la automatización de procesos con IA y ML para automatizar tareas más complejas y tomar decisiones basadas en datos.
Procesos Ideales para la Automatización
La automatización es más efectiva en procesos que son repetitivos, basados en reglas y que requieren una alta precisión.
- Gestión de facturación y pagos.
- Contabilidad y reportes financieros.
- Aprobación de créditos y servicios financieros.
- Gestión de tickets de soporte.
- Chatbots y respuestas automatizadas.
- Encuestas de satisfacción.
- Contratación y onboarding.
- Gestión de nómina y beneficios.
- Solicitudes de vacaciones y permisos.
- CRM y seguimiento de clientes.
- Cotizaciones y propuestas comerciales.
- Gestión de inventario.
- Seguimiento de envíos.
- Mantenimiento preventivo.
- Atención al cliente.
- Gestión de facturas.
- Recursos Humanos.
- Cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
Pasos para Implementar la Automatización
- Antes de comenzar, es fundamental analizar qué procesos dentro de la empresa son candidatos ideales para la automatización.
- Antes de automatizar, es recomendable optimizar los procesos existentes para eliminar redundancias e ineficiencias.
- Retorno de inversión (ROI). Net Promoter Score.
- Existen diversas soluciones en software y partners especializados para impulsar la implementación.
- Finalmente, se deben hacer pruebas piloto previas a la puesta en marcha.
Automatización de Datos Fiscales
La gestión de datos fiscales se refiere al proceso de recopilar, organizar, analizar y presentar información financiera y tributaria de una empresa o individuo para cumplir con las obligaciones fiscales y contables.
La gestión de datos fiscales es el proceso de recopilar, registrar, almacenar, procesar y presentar la información relacionada con las obligaciones fiscales de una empresa o individuo.
Ahora bien, la gestión de datos fiscales se puede realizar de manera manual o mediante el uso de herramientas tecnológicas.
La gestión de datos fiscales es de gran importancia en México, ya que el cumplimiento de las obligaciones fiscales es fundamental para cualquier empresa o individuo que realice actividades económicas en el país.
En México, la gestión de datos fiscales implica el registro y presentación de diversas declaraciones fiscales, como la declaración anual, la declaración de impuestos sobre la renta (ISR), el impuesto al valor agregado (IVA), la declaración informativa múltiple, entre otras.
Con todo esto en mente, la utilización de herramientas de automatización resulta esencial para garantizar las mejores prácticas y alejar a las organizaciones de sanciones y multas innecesarias.
Data Flow es una herramienta ofrecida por Thomson Reuters México para la gestión de datos fiscales de empresas.
Data Flow también ofrece servicios adicionales, como la consulta de información fiscal actualizada y la identificación de posibles errores o inconsistencias en los registros fiscales de la empresa.
La alianza entre Thomson Reuters México y EY tiene como objetivo ofrecer soluciones integradas de consultoría fiscal y tecnología para ayudar a las empresas a cumplir con sus obligaciones fiscales y mejorar su eficiencia en México.
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