¿En tu empresa se siguen llevando a cabo procesos manuales? Si tu respuesta es sí, probablemente tus colaboradores estén perdiendo tiempo y cometan errores constantemente. Hoy en día, en muchas empresas, siguen existiendo procesos manuales, lo cual, en algunos casos, es contraproducente y genera varias dificultades. El entorno empresarial es cada vez más competitivo y en constante cambio, lo que impulsa a las empresas a optimizar sus procesos en el desafío de ser cada vez más eficientes y rentables. La importancia de la automatización de procesos en el mundo empresarial actual es innegable. La automatización de tareas contables hoy ya no es un lujo, sino una necesidad para cualquier empresa que, sin importar su tamaño, espere mantenerse competitiva en el mercado. La digitalización y automatización de procesos no solo mejora la eficiencia, sino que también impulsa el crecimiento y la competitividad de tu empresa en un mercado cada vez más exigente.
¿Qué es la Automatización de Procesos Contables y Administrativos?
La automatización de la contabilidad, o automatización de procesos contables es un proceso en el que se utiliza la tecnología para automatizar tareas repetitivas y constantes, como el procesamiento de facturas o la generación de informes. La automatización contable es el proceso por el que haciendo uso de herramientas tecnológicas se automatiza la contabilidad de tu empresa. Es la forma actual de llevar la contabilidad de tu empresa apoyado en la tecnología. La automatización de procesos administrativos es una inversión estratégica que puede generar importantes beneficios para las empresas medianas y grandes.
Gracias a la automatización en las áreas empresariales más importantes, como la financiera, contabilidad o recursos humanos, los equipos de trabajo pueden delegar tareas repetitivas a un sistema informático que permita enfocarse en tareas más estratégicas, que aporten valor a la organización. Al automatizar procesos administrativos, las empresas pueden optimizar sus operaciones, reducir costes, mejorar la productividad, fortalecer el cumplimiento normativo y liberar a sus empleados para que se concentren en actividades de mayor valor estratégico. La implementación de sistemas automatizados para gestionar la contabilidad aplica prácticamente para todas las empresas, ayudándolas a que mejoren su gestión y sean más competitivas en su sector.
Procesos Clave que se Pueden Automatizar
Comienza por averiguar qué procesos contables y administrativos se pueden automatizar en tu empresa. En general, deben ser tareas repetitivas, frecuentes, que no requieran creatividad, energía mental u otras habilidades humanas para su realización.
Tareas Contables y Administrativas Específicas
- Informes: Los informes de rendimiento que se generan de forma semanal, quincenal o mensual pueden automatizarse con base en la periodicidad para hacer el cálculo de impuestos a pagar, o para tener los cálculos de las cuentas, estados financieros, balances de ventas, gastos, entre otros que se consulten rápidamente y permitan tomar decisiones estratégicas.
- Facturas: Los procesos automáticos de contabilidad pueden procesar facturas electrónicas, verificarlas, confirmar los datos, enviarlas de forma masiva y evitar los errores que conllevan los trabajos manuales. La automatización de las Cuentas por pagar permite bajar los costos fijos del proceso y obtener ganancias en productividad rápidamente.
- Nómina: El procesamiento de nómina es una de las tareas recurrentes en cualquier empresa, por lo que los flujos de trabajo automáticos como el registro, cálculo y pago de nómina son de gran utilidad para restar carga administrativa al departamento contable y de recursos humanos.
- Mensajes Masivos: Envíos de correos electrónicos o mensajes de texto masivos con recordatorio de pagos a clientes.
- Conciliación de Cuentas: En lugar de cotejar la información bancaria de forma manual, un sistema automatizado puede hacerlo de forma rápida, segura, fácil y confiable. ¿Cuánto tiempo pasa tu equipo de trabajo en áreas contables o financieras para terminar una conciliación manual? Si no contestaste “en cuestión de minutos”, es probable que no sea un proceso rentable.
- Gestión de Gastos: La automatización de procesos financieros puede ahorrarle a los empleados horas de compilación de informes de gastos al pedirles que escaneen recibos que el sistema puede categorizar automáticamente en función de los datos históricos y las especificaciones de la organización. Las herramientas de automatización también pueden producir reembolsos con mayor rapidez para que los empleados no protesten por sus gastos de bolsillo.
- Compras: La automatización puede agilizar las compras al identificar los requisitos que una organización espera que cumpla un proveedor o producto. El software de automatización de procesos financiera puede analizar rápidamente la respuesta de un posible proveedor a una solicitud de propuesta y eliminar a quienes no cumplan con los criterios pertinentes.
- Documentos Bancarios: La automatización de documentos bancarios es una solución que permite automatizar la gestión de los documentos bancarios o de los extractos bancarios de tu empresa.
Beneficios de la Automatización en las Empresas
Automatizar los procesos contables y administrativos tiene grandes beneficios para las empresas, impactando diversas áreas clave.
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Ahorro de Tiempo y Reducción de Costos
Probablemente no te hayas percatado, pero tus colaboradores pierden mucho tiempo en revisar correos, cotejar facturas, generar informes, entre otras tareas que se pueden automatizar y realizar más rápido, de forma efectiva y sin errores. Los flujos de trabajo automatizados permiten ahorrar tiempo que los colaboradores dedican a tareas predecibles y repetitivas para enfocarse en otras más estratégicas. El coste de tratamiento manual de una factura en papel varía entre 9.4€ y 20.8€ y el costo de archivado se estima a 3,25€.
¡Y cualquier error se paga muy caro! Una factura mal archivada o perdida, le termina costando a la empresa 100€ para buscarla y un costo aún mayor si hubiera que reproducirla de nuevo. La automatización permite ganar tiempo en tareas operativas y tediosas como el ingreso de los documentos, el archivado, la búsqueda, etc. Finalmente, las ventajas mencionadas se concretan en reducción de costos, ya que menos errores y más trabajo realizado en menor tiempo se traduce en productividad. La automatización puede ayudar a las organizaciones a mantener bajos sus costos de varias maneras. Históricamente, el análisis de la planificación financiera requería muchas tareas manuales, como la recopilación y consolidación de datos financieros, la preparación de presupuestos y la generación de estados financieros. La automatización puede gestionar muchas de estas tareas para liberar el tiempo que los ejecutivos dedican a recopilar datos y proporcionar más tiempo para analizarlos. Se estima que un 41% del tiempo de un contable se invierte en la gestión de las llamadas de los proveedores y que se retrasa el pago en un 31%.
Mejora de la Eficiencia y Productividad
La automatización de procesos contables te permitirá implementar flujos de trabajo efectivos, rápidos y sin errores, que aumente la productividad en el área de contabilidad de tu empresa. Esto no solo ayuda a incrementar la eficiencia, sino a tener una mejor gestión de la cartera vencida, e incluso a disminuir la tasa de morosidad al enviar recordatorios de pago antes de la fecha de vencimiento. La automatización contable se está realizando cada vez de forma más intensa por las empresas para optimizar el tiempo y esfuerzo que el área contable dedica a este tipo de procesos. Conseguirás realizar más trabajo en el mismo tiempo. La automatización impulsa el verdadero potencial de las áreas contables y financieras. Tener un proceso automatizado en su empresa permite continuar la actividad a distancia sin perder en eficacidad ni en productividad. La automatización de procesos financieros ayuda a las organizaciones a optimizar la eficiencia de las operaciones financieras mediante la creación de estrategias de automatización en torno a varias actividades laboriosas. Estos sistemas pueden funcionar día y noche cuando los empleados están fuera de la oficina.
Optimización de la Toma de Decisiones
Otra de las ventajas más importantes de la automatización contable es realizar análisis de datos para la toma de decisiones, con informes rápidos y precisos para conocer el estado de la empresa en cualquier momento. Con esto, los líderes y directivos pueden tomar decisiones estratégicas rápidas, oportunas y que permitan detectar posibles problemas y resolverlos antes de que se vuelvan graves. En este ambiente tan incierto en el que vivimos, la empresa necesita conocer todo el tiempo su situación financiera y tener acceso a información en tiempo real de todos sus procesos. La automatización de las Cuentas a pagar permite tener esta visibilidad constante. El conocimiento de la situación contable de tu empresa es otra ventaja esencial, ya que la automatización facilita controlar, verificar y confirmar el estado contable de la empresa en todo momento. Esto nos ayuda para una toma de decisiones más rápida, no sólo para solucionar problemas sino también para optimizar nuestro negocio haciendo así nuestra gestión contable más ágil, sencilla y efectiva. La tecnología de automatización puede rastrear gastos e ingresos en tiempo real, proporcionando así un punto de vista holístico del presupuesto de una organización. Además, la automatización inteligente puede tomar datos históricos y predecir mejor las probabilidades presupuestarias futuras, lo que ayuda a las organizaciones a planear mejor para el futuro.
Mayor Seguridad y Cumplimiento
Gestionar los procesos contables de forma manual conlleva la posibilidad de cometer errores humanos al capturar datos, hacer cálculos, guardar la información, entre otros. Además, se pueden generar flujos de trabajo para estandarizar los procesos, evitar los retrasos en pagos, disminuir el riesgo de fraude o robo de información. Entre todos los riesgos que enfrenta una empresa, el fraude documental está entre los más frecuentes. En 2018, según Euler Hermes, el 70% de las empresas fueron víctimas de un intento de fraude documental; y este tipo de problemas también son costosos. La automatización de las Cuentas a pagar permite realizar un control de mayor calidad de todo el proceso a través del software y detectar cualquier anomalía en los documentos. Pasar de generar apuntes de forma manual a hacerlo de manera automatizada aporta muchas ventajas en el ámbito de la seguridad. La principal es el evitar el error humano al contabilizar manualmente. A la misma vez se adquiere una uniformidad en cuanto a la forma de introducir datos. Como todo queda registrado, puedes acceder a copias de seguridad guardadas, garantizando que sea mucho más difícil perder información crítica para tu empresa. Otro beneficio importante es la mejora del cumplimiento normativo. La automatización puede ayudar a garantizar que los procesos se sigan de manera consistente y que se cumplan los requisitos regulatorios. La automatización ayuda a mantener seguras las inversiones. La automatización impulsada por IA puede analizar débitos y créditos para identificar si la cuenta de un cliente ha sido posiblemente hackeada. Por ejemplo, un banco puede utilizar la automatización para determinar si la tarjeta de crédito de un cliente ha sido robada y pedirle automáticamente que apruebe una transacción o confirme que se trata de un fraude.
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Disponibilidad de la Información 24/7
Los sistemas que permiten automatizar la contabilidad se encuentran disponibles 24 horas, 7 días de la semana, y se puede acceder a los datos, documentos e informes en cualquier lugar y momento que se necesite. Podemos acceder a información de calidad y a los datos en todo el tiempo desde cualquier lugar. Las empresas financieras, tales como las firmas de asesoría en inversiones, deben estar disponibles para los clientes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. Los chatbots automatizados y otras herramientas pueden proporcionar respuestas rápidas a preguntas sencillas en cualquier momento.
Gestión Rápida de Cobros y Pagos
Al automatizar los procesos contables se pueden generar tareas de cobranza para hacerlas más rápido y de forma eficiente. Por ejemplo, en vez de llamar a cada cliente con una cuenta retrasada, se pueden programar correos electrónicos o mensajes de texto masivos con recordatorio de pago. Esto facilita una gestión rápida y fácil de los cobros y pagos de tu empresa. Tener las Cuentas a pagar automatizadas facilita el control de los proveedores y la generación de relaciones de calidad con ellos. De esta forma, el equipo no pasa horas de su día intentando solucionar problemas de pago, documentos perdidos, etc.
Tipos de Automatización Tecnológica
Existen diversas modalidades de automatización que las empresas pueden implementar para optimizar sus operaciones financieras y administrativas:
- Automatización Básica: Consiste en eliminar tareas rutinarias y simples, como la generación de informes o el procesamiento de facturas.
- Automatización de Procesos Empresariales (BPA): Consiste en el uso de un software especialmente desarrollado para automatizar procesos complejos para afrontar mejor los desafíos. La automatización de procesos empresariales (BPA) automatiza los procesos de negocio repetitivos con ayuda de software. Se puede utilizar en operaciones financieras para optimizar los sistemas que los empleados actualmente deben hacer manualmente.
- Automatización Robótica de Procesos (RPA): Es similar a la BPA, pero mientras BPA se ocupa de los sistemas generales, RPA utiliza bots para automatizar tareas lentas específicas. La automatización de estas tareas no solo impulsa la eficiencia, sino que también puede ayudar a minimizar los errores humanos. En el departamento de finanzas, en concreto, existen diferentes tareas que se pueden mejorar a través de RPA.
- Automatización con Inteligencia Artificial (IA): Consiste en el uso de software con funciones de IA para tomar decisiones con base en análisis de datos. La automatización impulsada por inteligencia artificial (IA) crea flujos de trabajo aún más eficaces que refuerzan la toma de decisiones en torno a los procesos financieros. En el caso de las aseguradoras, la IA puede eliminar la necesidad de manejar los cálculos de tarifas manualmente. También puede automatizar el papeleo detrás de las reclamaciones y tasaciones.
- Automatización Inteligente: Combina inteligencia artificial, aprendizaje automático, BPA y RPA para agilizar y mejorar la toma de decisiones.
- Automatización de Integración: Consiste en el uso de tecnologías que imitan las tareas humanas para realizar funciones complejas. Las herramientas de automatización de extremo a extremo pueden tomar información de un sistema, como uno de ERP, e ingresarla en otro, como el software de contabilidad fiscal. Las transferencias inmediatas de este tipo eliminan la posibilidad de que se transfieran datos erróneos de un sistema a otro. Esto es especialmente importante para cuestiones como el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Los servicios financieros son parte de los procesos incluidos en la planificación de recursos empresariales (ERP). Un ERP rige la manera en que una organización gestiona sus funciones, procesos y flujos de trabajo utilizando automatización e integración. Es ligeramente diferente de los sistemas de contabilidad, que se centran principalmente en informes financieros, cuentas por pagar y por cobrar e información bancaria. El software ERP se centra en otras áreas del negocio, como RR. HH., cadena de suministro y fabricación.
Mejores Prácticas para Implementar la Automatización
Para lograr una implementación exitosa, es fundamental seguir un enfoque estructurado y estratégico.
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- Análisis y Evaluación de Procesos: Al iniciar un proyecto de automatización, te recomendamos analizar las necesidades y objetivos del departamento para detectar los procesos que se verán beneficiados con los procesos automatizados. Antes de automatizar procesos administrativos, es crucial realizar un análisis exhaustivo de los que ya están en funcionamiento. Este análisis debe identificar los cuellos de botella, las ineficiencias y las áreas donde se producen errores con mayor frecuencia. Con esta información, se puede diseñar un flujo de trabajo optimizado que se ajuste a las necesidades específicas de la empresa. Identifica los procesos que se pueden automatizar. En general, deben ser tareas repetitivas, frecuentes, que no requieran creatividad, energía mental u otras habilidades humanas para su realización.
- Involucrar al Personal: Toma en cuenta la opinión del personal del área contable, involúcralos en las decisiones y capacítalos para que aprovechen la tecnología que implementarán. Esto no solo mantiene la satisfacción de los colaboradores, sino que garantiza una implementación exitosa.
- Selección de Herramientas Adecuadas: Investiga opciones de sistemas y herramientas para la automatización de procesos contables para elegir la que se adapte mejor a las necesidades de tu organización. Analiza factores como la escalabilidad, compatibilidad con tecnologías ya existentes y funcionalidades específicas para el sector empresarial al que pertenece tu compañía. La selección de la herramienta adecuada es otro aspecto crucial. Existen diversas soluciones de automatización en el mercado, desde plataformas RPA hasta sistemas de gestión documental y softwares de flujos de trabajo o BPM. Es importante elegir una herramienta que se integre bien con los sistemas existentes y que sea fácil de usar y mantener.
- Diseño y Optimización de Flujos de Trabajo: Diseña procesos y flujos de trabajo optimizados, que puedan evaluarse mediante KPI’s y mejorarse constantemente. Estandarizar el proceso. Crear la estrategia de automatización de procesos administrativos. Se trata de establecer los pasos que se deben seguir para que la automatización de procesos administrativos no produzca efectos negativos en la actividad, sino que ayude al negocio desde el inicio.
- Protección de Datos: Protege los datos mediante contraseñas, sistemas biométricos de identificación y copias de seguridad para proteger la confidencialidad de la información.
- Monitoreo y Mejora Continua: Implementar un sistema de automatización tan solo es el primer paso, para tener todos los beneficios se requiere practicar pruebas constantes, establecer mecanismos de monitoreo y análisis, además de escuchar a los colaboradores para identificar áreas para mejorar. Revisa y corrige. Haz un seguimiento continuo.
- Asesoría Especializada: Acércate con un consultor. Antes de elegir el sistema para automatizar la contabilidad, es importante contar con asesoría especializada para tomar una decisión informada, configurar flujos de trabajo, capacitar al personal y dar seguimiento a los procesos.
Desafíos de la Automatización
Aunque la automatización ofrece numerosos beneficios, su implementación también presenta ciertos desafíos que las organizaciones deben considerar y gestionar.
Es probable que los equipos de finanzas de una organización tengan procesos específicos con los que les resulta cómodo trabajar. Introducir software de automatización en sus flujos de trabajo puede ser un desafío inicial, especialmente si no les agradan muchas tecnologías. Entrenar a los empleados en nuevas habilidades o mejorar las que ya tienen supone un desafío para las organizaciones porque, ante todo, esto requiere que los empleados acepten aprender nuevos procesos. También son necesarios recursos de desarrollo o de concesión de licencias para capacitar a los empleados y tiempo para que aprendan. En última instancia, requiere la modificación de algunos hábitos y una perspectiva positiva respecto de aprender nuevas habilidades.
Si bien el software de automatización ayuda a eliminar los riesgos humanos de forma individual, la mayoría del software está programado originalmente por humanos. Por lo tanto, si la programación inicial es incorrecta, puede crear errores significativos, como operaciones comerciales u otras decisiones financieras incorrectas. Por ejemplo, configurar un software de operaciones comerciales para hacer ventas automáticamente por órdenes stop loss (cuyo propósito es detener las pérdidas) en lugar de en el mercado produce resultados diferentes.
Tanto las organizaciones de servicios financieros como los departamentos de finanzas dentro de las corporaciones almacenan, gestionan y analizan información extremadamente sensible. Ambos tienen datos bancarios que deben proteger para mantener seguros los activos de sus stakeholders. Las empresas de servicios financieros pueden tener activos reales en su poder, lo que requiere aún más seguridad. La conexión de múltiples sistemas financieros a Internet y a las plataformas de automatización crea riesgos potenciales para ambos tipos de organizaciones. Si bien los hackers que utilizan el aprendizaje automático y otras tecnologías de IA pueden suponer una amenaza para ellas, esas mismas herramientas de IA también pueden ayudar a las organizaciones a proteger la información confidencial.
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