En esta nota, te presentaremos detalles sobre la administración de edificios y condominios en México. El cargo de administrador de condominio es necesario para la existencia de una comunidad. Las administradoras de condominios en Torreón cuentan con personal capacitado en diversas áreas, esto con el fin de suministrar servicios de calidad y manejar correctamente los edificios o copropiedades. Aunque, evidentemente no todos los individuos tienen las cualidades necesarias para ser un administrador de condominios; así que, le comentaremos los atributos que se requieren en esta labor, con el fin de que verifique si el personal de la copropiedad cuenta con las capacidades suficientes.
El Rol Fundamental del Administrador de Condominios
Empezamos por la cuestión básica: ¿cuáles son las obligaciones de un administrador? El administrador de condominios precisa cumplir algunas funciones. Sus responsabilidades están previstas en la legislación de cada estado. Observando la legislación de los estados, identificamos que las responsabilidades predichas suelen ser las siguientes:
- Gestionar la conservación de los bienes del condominio, bienes de uso común, obras, instalaciones y servicios comunes.
- Promover un puente entre copropietarios, condóminos y demás cargos de administración del condominio.
- Cuidar de la documentación del condominio: libros, actas, etc. - Y hacer el traspaso de esa documentación en caso de cambio de administración.
- Notificar sanciones impuestas a un condómino y decisiones de asamblea.
- Promover gestión de personal, incluso: contratación y despido, supervisión de trabajadores, etc.
- Tratar conflictos entre residentes, atender quejas.
- Procedimientos administrativos o judiciales contra residentes por incumplimiento de sus obligaciones y de las reglas comunitarias. Así como procedimientos contra los condóminos morosos, que sean de su competencia.
- Incentivar el conocimiento acerca del reglamento condominal y legislación.
Otras funciones pueden ser observadas en el trabajo del administrador, a depender del estado y del contrato negociado con la comunidad, en caso de los administradores profesionales.
Funciones y Responsabilidades Financieras del Administrador
Una de las responsabilidades clave es hacer la contabilidad y administración financiera para el mantenimiento del condominio, incluso tareas como: recaudación de fondos de mantenimiento y efectuación de los gastos. También es fundamental promover transparencia financiera, compartiendo estado de cuenta con condóminos, por ejemplo. Está bajo su responsabilidad velar con que se cumplan los mantenimientos de un condominio en acuerdo con las reglas establecidas en ley y en el reglamento condominal.
Un administrador de condominios suele recibir un pago por sus servicios prestados al condominio. Este puede ser en forma de un salario o de un descuento en su cobro de gastos mensuales.
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Cualidades y Conocimientos Esenciales, con Énfasis en lo Contable
En general, se espera que un buen administrador cuente con habilidades de organización y liderazgo, conocimientos básicos en administración, contabilidad y mantenimiento, capacidad para mediar en conflictos y criterio para tomar decisiones que beneficien a toda la comunidad.
Una de las cualidades que más se requieren en esta labor, son los conocimientos básicos en leyes o normativas que se rigen en el país y se aplican obligatoriamente en los condominios. Se aclara que no se necesita un administrador con especializaciones en derecho, pero sí se requiere que distinga normativas básicas que son importantes de aplicar y hacer regir dentro de la copropiedad.
Claramente, un administrador debe contar con habilidades básicas de comunicación asertiva, lo que implica que tenga escucha activa de las solicitudes e intervenciones de los copropietarios, así como capacidad de expresar ideas de manera clara, con lenguaje apropiado y tolerante. Recuerde que, los administradores atienden constantemente personas del común, que son los copropietarios del condominio; por esa razón, es importante que cuenten con el tiempo, disposición y comunicación asertiva que se requiere en estos cargos.
Sabemos que no todos los condominios son iguales, cada uno cuenta con un número distinto de residentes, edificios, viviendas o áreas por administrar. Si el administrador no tiene capacidades para liderar grupos ni adaptarse a distintos ambientes, simplemente no podrá otorgar resultados positivos en el condominio. Es importante que sean personas visionarias y formulen metas u objetivos a futuro, de manera que se establezcan estrategias, se estudien los recursos, se determinen los beneficios que se buscan obtener y se visualicen posibles inconvenientes en el transcurso. Son cualidades requeridas en las empresas de administración de edificios y condominios, porque es la forma de asegurar que se cumplan los objetivos de la copropiedad y se continúe aumentando el valor de las edificaciones.
Análisis, Evaluación y Planificación
El administrador del edificio es responsable de asegurarse de que los servicios prestados a los inquilinos sean de alta calidad. Saber cómo evaluar estos servicios es esencial para que los residentes conozcan si las cuotas se están utilizando inteligentemente. Cuando el administrador de un condominio tiene una vista panorámica del edificio, puede ver los problemas antes de que surjan. Esto sólo es posible si tiene estas dos habilidades, si no ¿Cómo puede saber si es viable gastar en mantenimiento si las cuotas no están al día?
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La Importancia de los Sistemas Informáticos y Tecnológicos en la Gestión Financiera
En la actualidad, una de las herramientas básicas en el control de ingresos, salidas, inversiones, contratación de proveedores y demás aspectos relevantes de una copropiedad, son los sistemas informáticos y tecnológicos. A lo que nos referimos es que, se requiere un soporte tecnológico para evitar errores, reducir tiempos en la realización de actividades, proporcionar soluciones, identificar problemáticas y atender oportunamente diversas solicitudes.
Otra forma de obtener eficiencia para los condominios e incluso las administradoras de condominios es a través de una plataforma que centralice y digitalice la administración, capaz de reducir la morosidad y aumentar el valor del patrimonio de los condóminos.
Las Empresas Administradoras como Soporte Contable y Financiero
El término “administradora de condominios” suele referirse principalmente a empresas que prestan servicios de administración a condominios y fraccionamientos. La empresa puede apoyar al administrador de condominios en algunas tareas o realizar todas las tareas que se esperan de un administrador. Los administradores y condóminos suelen contratar a una administradora de condominios buscando eficiencia. Con el apoyo de un equipo de profesionales, es más fácil para el administrador cumplir con sus obligaciones. Los copropietarios también pueden preferir contratar a una administradora en lugar de designar a un condómino como administrador.
Tareas Desempeñadas por una Empresa Administradora de Condominios
Las tareas desempeñadas por una empresa administradora de condominios suelen ser las siguientes:
- Recaudación de fondos y gestión financiera, que incluye el cobro de contribuciones, la gestión de cuentas bancarias, etc.
- Gestión de mantenimiento y reparaciones, o sea, tareas relacionadas con la manutención de las estructuras del condominio y de los servicios ofrecidos a sus residentes.
- Gestión de personal, que tiene que ver con contratación y despido, supervisión de trabajadores y más.
- Administración de documentación: guarda de documentos y registro de acciones de la administración, por ejemplo.
- Comunicación y atención al cliente: en otras palabras, la atención a los temas y quejas presentadas por los residentes.
Suele mencionar que empresas de administración de condominios también pueden ofrecer servicios jurídicos, de seguros y de asesoramiento.
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Diferencias entre Administrador Independiente y Empresa Administradora de Condominios
De inicio, ambos prestan servicios a un condominio. Servicios estos que son bastante similares, pues tienen que ver con la administración del condominio. Tengamos en cuenta que el administrador independiente es el emprendedor que se dedica a la administración de condominios. Es una persona que presta sus servicios de administración al condominio, sin relación con otra empresa que no sea su propia. Ya una empresa administradora de condominios puede traer en su cuadro de funcionarios un equipo de administradores, que no son independientes porque están asociados a esta empresa. Hay también empresas administradoras que ofrecen los mismos servicios de un administrador de condominios. O sea, no se hace necesario un administrador - sea profesional o condómino - en aquel condominio porque la empresa se encarga de todo que sería desempeñado por el administrador.