Los libros de contabilidad son una de las herramientas más importantes que debe tener un contador, ya que es gracias a estos que se puede llevar un orden de todos los movimientos. Los libros de contabilidad corresponden a todos los documentos donde se ve reflejada información contable de una empresa, económica y financiera. Es responsabilidad del contador que dicho libro se mantenga actualizado, además de que es requisito que cada vez que se comience con un nuevo ejercicio contable se cree un nuevo libro. ¿Quieres descubrir la clave para tomar decisiones financieras sólidas y mantener el control de tu empresa? Los libros de contabilidad son mucho más que simples registros de ingresos y gastos.
En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud de tu negocio.
Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios.
Libros Contables Obligatorios
Dentro de los libros contables obligatorios encontramos:
1. El Libro Diario
Tal como su nombre lo indica, en este tipo de libro obligatorio la empresa debe contabilizar todas las operaciones que lleva a diario. En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos. …en el diario debe aparecer el registro de las operaciones efectuadas, mostrando también las circunstancias no técnicas que intervinieron en ellas.
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El Libro diario (o Diario general) tiene la función principal de llevar en él un registro detallado (pormenorizado) y en forma cronológica de todas y cada una de las operaciones que realiza la empresa en cualquiera de sus áreas que le afecten económicamente, asignando cada operación a las cuentas contables que hayan sido creadas previamente para cada tipo de actividad o transacción. En este libro se tendrá que incluir el balance de sumas y los saldos de los balances de comprobación.
2. El Libro Mayor
Este libro corresponde a un documento en el cual se registra el resumen de todas las cuentas contables. Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades. El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio.
En este libro, cada cuenta de manera individual presenta la afectación que ha recibido por los movimientos de débito y crédito, de todas y cada una de las operaciones, que han sido registradas en el Libro Diario, con su saldo correspondiente. Y de esa forma se sigue el mismo procedimiento con cada una de las cuentas que se emplean en la contabilidad para conocer los movimientos globales y el saldo que alcanza cada una a determinada fecha, datos que serán empleados para darles el orden y estructuración que le corresponda en los informes y estados financieros.
3. Libros Auxiliares
Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. Los libros auxiliares son también datos concentrados, sólo que no de todas las cuentas como el anterior sino de una cuenta u operación concreta, como pueden ser: el libro auxiliar de ventas al contado, auxiliar de ventas a crédito, auxiliar de compras de materia prima, auxiliar de cuentas por cobrar, auxiliar de documentos por pagar, auxiliar de órdenes de fabricación, auxiliar de materia prima empleada, etc.
Ejemplos de Libros Auxiliares
- Libro de proveedores: se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
4. Inventarios y Balances
En este libro, al terminar cada ejercicio, se deberá registrar el resultado del levantamiento físico del inventario al 31 de diciembre del año correspondiente, de materias primas, materiales y suministros para producción, almacén de materiales y suministros de consumo e inventarios de bienes muebles e inmuebles, el cual contendrá en sus auxiliares una relación detallada de las existencias a esa fecha, con indicación de su costo unitario y total.
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El control de inventarios y almacén se debe llevar en registros auxiliares, identificándolo, por unidades o grupos homogéneos. Los registros contables de los bienes muebles e inmuebles se realizarán en cuentas específicas del activo.
Obligaciones Adicionales Respecto a Bienes Muebles e Inmuebles:
- Deberán llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de los bienes muebles e inmuebles.
- Dicho inventario deberá estar debidamente conciliado con el registro contable.
- Publicarán el inventario de sus bienes a través de internet, el cual deberán actualizar, por lo menos, cada seis meses.
Consideraciones Legales
Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil. Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones. Como has visto, los libros de contabilidad son muy importantes para las empresas y para cumplir con los aspectos legales correspondientes.
El siguiente articulo es una colaboración del CPC José Antonio Guerrero Muñoz, el nos explica cuales son los principales libros contables que se deben de considerar en una organización.
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