La contabilidad es una herramienta de vital importancia para cualquier negocio porque permite llevar un reporte preciso de todas las transacciones y movimientos financieros. Para evaluar todas estas operaciones y conocer su impacto en la salud financiera de la organización, se confecciona periódicamente un documento, denominado balance general o de situación, y se utiliza el balance de comprobación.
El balance de comprobación: control y precisión
Como su nombre indica, el balance de comprobación nos permite examinar que no existen asientos descuadrados en el cierre contable. Se trata de una herramienta contable que permite conciliar el libro mayor con la estructura económica y financiera de la empresa. Su efecto sobre el cierre contable de cualquier empresa es determinante ya que la finalidad de este documento es comprobar que la contabilidad se ha cuadrado correctamente.
Un balance de comprobación es un informe resumido que enumera todas las cuentas en el sistema de contabilidad de una empresa, incluidos los activos, pasivos, ingresos y gastos, junto con sus saldos en un momento dado. Para preparar un balance de comprobación, primero recopila los saldos de todas las cuentas de tu libro mayor. Los totales en tus columnas de débito y crédito deberían ser iguales; de lo contrario, esto sugiere que podría haber errores en los registros contables.
Objetivos y utilidad
- Verificar que todas las transacciones se hayan registrado correctamente.
- Confirmar que los asientos contables están alineados con la ecuación contable fundamental: Activo = Pasivo + Patrimonio.
- Ofrecer una visión de alto nivel de los saldos en todas las cuentas, mostrando el efectivo disponible y el tamaño de las cuentas por cobrar o por pagar.
El estado de situación financiera o balance general
Cualquier entidad requiere de información financiera que indique con detalle la situación que guardan sus recursos, deudas y patrimonio, a una fecha determinada. Esta necesidad la satisface un estado financiero en particular: el estado de situación financiera o balance general. Este es un estado financiero básico que refleja, en términos monetarios, la relación que guardan los bienes y derechos de una entidad económica, respecto de sus obligaciones con terceros y de la inversión de los socios, accionistas o patrocinadores a una fecha determinada.
El balance de situación es el documento contable que refleja la situación financiera y patrimonial de dicha empresa en el momento de realizarlo. Las secciones en las que se divide el balance general son: activo, pasivo y capital contable o patrimonio contable.
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Componentes principales
- Activo: Representa los recursos que un negocio posee o puede explotar de algún modo, y en los cuales invierte para obtener un beneficio futuro.
- Pasivo: Representa las deudas y obligaciones de una organización, es decir, las fuentes externas de recursos financieros.
- Capital contable: Refleja los conceptos relativos a las aportaciones, utilidades y pérdidas que los socios tienen en su carácter de dueños de la entidad.
Diferencias y relación entre ambos documentos
Una vez que has realizado el balance de sumas y saldos, debes trasladar esa información al balance de situación final. Mientras que el balance de comprobación es una herramienta técnica para verificar la cuadratura de los asientos contables antes de proceder con el cierre, el balance de situación es un estado financiero estático que ofrece una visión de las circunstancias financieras de una empresa durante un periodo de tiempo específico.
Es de mencionarse que el balance general forma parte de los estados financieros llamados estáticos, ya que las cifras que lo integran son una foto fija, el saldo existente a una fecha determinada en cada una de las partidas que lo componen. Por su parte, la elaboración periódica del balance de comprobación de sumas y saldos nos aporta certeza a la hora de realizar el cierre contable, permitiendo detectar de una manera simple si existe algún error en los mayores contables.
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