Si eres emprendedor o dueño de empresa, debes conocer a detalle sobre el Comprobante Fiscal Digital por Internet o factura electrónica establecido por el Sistema de Administración Tributaria de México. Este documento te ayuda a agilizar las distintas operaciones que realices con tu cliente y ordenar las transacciones de tu negocio. El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es el documento electrónico obligatorio que ampara las transacciones de bienes, servicios o ingresos en México. El CFDI, o Comprobante Fiscal Digital por Internet, es lo que hoy conocemos como factura electrónica. Ya no hay papeles volando ni sellos de tinta. Todo es digital.
¿Qué es el Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI?
El Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI es un documento en formato XML, que también se puede visualizar en PDF, donde se detallan los ingresos, egresos y retenciones de contribuciones de los contribuyentes que utilizan la facturación electrónica. Este documento desarrollado por el Sistema de Administración Tributaria (SAT) de México es aplicable tanto para personas morales como para personas físicas. Para que tenga validez oficial, debe seguir los requisitos del artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF). Eso significa que no cualquier archivo cuenta como CFDI, tiene que cumplir con lo que marca la ley. Y como se genera y se manda por Internet, ahí es donde entra lo de “digital”. Por eso también se le llama factura electrónica.
Además, para que sea más fácil de usar, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) creó una plataforma en línea llamada Servicio de Generación de Factura Electrónica CFDI. Ahí, cualquier contribuyente puede entrar, llenar sus datos fiscales y listo. El sistema genera dos archivos: Un PDF, que muestra la factura tal como la conocemos, con toda la información clara para el contribuyente y un archivo .XML, que contiene la misma información, pero en un formato que solo los sistemas del SAT pueden leer. El archivo XML es esencial, aunque no sea legible a simple vista. Ahí está todo: datos del emisor, receptor, montos, impuestos, y cualquier otro detalle fiscal. Con esto, el SAT puede llevar un mejor control de la información fiscal, asegurar el cumplimiento de las obligaciones y reducir errores o malas prácticas.
Características del CFDI
El CFDI está hecho bajo estándares técnicos de seguridad internacional y por sus características garantiza:
- Integridad: esto indica que la información contenida en este documento es imposible de manipular sin que quede registro rastreable, debido a que el formato o archivo XML arroja cuándo se realizó la última modificación.
- Autenticidad: debido al Certificado de Sello Digital (CSD) se puede verificar la identidad del portador.
- Verificable: todos los movimientos que se realicen en este documento quedan registrados.
- Único: cada CFDI cuenta con un identificador exclusivo asignado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) y esto lo hace único.
¿Para qué sirve el CFDI y cuáles son sus ventajas?
El CFDI es un requisito fiscal indispensable en México. Funciona como el respaldo oficial para registrar operaciones comerciales y controlar los ingresos y egresos, tanto de personas morales como físicas con actividad empresarial. De acuerdo con su uso, el CFDI sirve para avalar una operación comercial entre un proveedor y su cliente. A su vez establece una relación de compromiso entre ambos. Asimismo, permite comprobar los ingresos, egresos y retenciones de contribuciones de los contribuyentes. Entre sus funciones más importantes están:
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- Comprobante de transacciones. El CFDI actúa como un recibo digital. Certifica que una compra o servicio se realizó formalmente y deja constancia válida ante el SAT.
- Base para la declaración de impuestos. Toda la información del CFDI sirve para calcular impuestos como el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y el Impuesto Sobre Renta (ISR). Además, permite alinear la contabilidad de la empresa con lo reportado al SAT, garantizando coherencia en las declaraciones fiscales.
- Control de gastos. Con los CFDI es más fácil categorizar ingresos y egresos. Eso ayuda a identificar en qué se está gastando más y dónde hay oportunidad para mejorar el uso de recursos.
- Combate a la evasión fiscal. Al estar ligados al RFC, los CFDI pueden ser rastreados fácilmente por el SAT. Esto reduce el riesgo de facturas falsas y limita el uso del efectivo sin control. La facturación electrónica promueve transparencia y formalidad en las operaciones.
- Información para el SAT. Los datos de los CFDI le permiten al SAT tener un panorama claro sobre la economía. Así puede analizar qué sectores están creciendo y diseñar políticas fiscales más acertadas.
- Registro de operaciones. Cada CFDI sirve para dejar constancia de una operación específica. Puede ser una venta, un pago o una retención de impuestos. Esto permite llevar un historial claro de la actividad comercial de cada empresa.
- Cumplimiento fiscal. Este comprobante es la base para cumplir con las obligaciones fiscales. Se usa para calcular impuestos, determinar bases gravables y presentar declaraciones.
- Facilita auditorías. Al estar todo en formato digital, los procesos de revisión por parte de las autoridades son más ágiles y menos invasivos.
- Disminución del papel. Con los CFDI se reduce el uso de documentos físicos, lo que también ayuda al cuidado del medio ambiente.
- Mayor eficiencia administrativa. La emisión y recepción automática de estos comprobantes agiliza los procesos internos y simplifica la contabilidad.
- Transparencia en las operaciones. La información que contienen los CFDI ayuda a promover operaciones más claras y visibles, lo que genera mayor confianza entre empresas, clientes y autoridades.
¿Cuáles son los tipos de CFDI?
Para cubrir diferentes tipos de operaciones, el SAT clasificó varios tipos de CFDI. Cada uno cumple con funciones específicas según el tipo de movimiento fiscal que se quiera registrar. Los principales Comprobantes Fiscales Digitales por Internet son:
- Comprobante de ingreso: Es el más común. Se usa cuando entra dinero por la venta de un producto o servicio. En este tipo de comprobante se recogen los ingresos del contribuyente, sin importar la forma de pago que haya utilizado y el origen, que puede ir desde honorarios, enajenación de bienes y mercancías hasta prestación de servicios y arrendamientos.
- Comprobante de egreso: También se le llama nota de crédito. El comprobante de egreso se utiliza para registrar las bonificaciones, descuentos y deducciones. Además, se aplica para hacer correcciones o descontar un comprobante de ingresos o nota de crédito. Sirve para registrar una salida de dinero. Va ligado a una factura anterior y refleja descuentos, cancelaciones o devoluciones.
- Comprobante de traslado: Este tipo es clave para el transporte de mercancías. Cuando mueves productos de un lugar a otro, se genera un CFDI de traslado. Este CFDI se aplica para justificar la tenencia o posesión legal de mercancías que se van a trasladar por carretera.
- Comprobante de recepción de pagos: Este comprobante nos funciona para hacerle saber al SAT que una factura que aún no estaba pagada, ya lo está. Así tu cliente puede deducirla en su declaración de impuestos. Se usa cuando el cliente paga después de recibir la factura. Ideal para pagos en parcialidades o diferidos.
- Comprobante de nómina: Aquí se documentan los pagos al personal. Es el recibo digital que acredita el sueldo y prestaciones de un trabajador. Se emite por los pagos realizados en concepto de salarios, remuneraciones de sueldos y asimilados. En este caso se usa un timbrado para canalizar las aportaciones y cuotas ante organismos como IMSS e Infonavit, entre otros.
- Comprobante de retenciones e información de pago: Este tipo de comprobante se emite para justificar aquellas operaciones donde se realizan retenciones de impuestos, incluyendo pagos realizados a personas radicadas en el extranjero y las retenciones. Este CFDI sirve para mostrar impuestos retenidos al pagar a alguien más. También se usa para declarar ciertos pagos a terceros.
¿Qué debe de contener tu CFDI?
Los comprobantes fiscales digitales a que se refiere el artículo 29 de este Código, deberán contener los siguientes requisitos:
- La clave del RFC de quien los expida y el régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR).
- Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes fiscales.
- El número de folio y el sello digital del SAT, referidos en la fracción IV, incisos b) y c) del artículo 29 del Código Fiscal, así como el sello digital del contribuyente que lo expide.
- El lugar y fecha de expedición.
- La clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la persona a favor de quien se expida.
- La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen.
- El valor unitario consignado en número.
- El importe total consignado en número o letra.
- Precisar si se trata de un pago de contado o en cuotas.
- Impuestos por traslados.
- Forma de pago.
- Número y fecha del documento aduanero si es un caso de importación, tratándose de ventas de primera mano, o en importaciones efectuadas a favor de un tercero, el número y fecha del documento aduanero, los conceptos y montos pagados por el contribuyente.
- La descripción: "Este documento es una representación impresa de un Comprobante Fiscal Digital a través de Internet".
- Cadena original del complemento de certificación del SAT.
- Código QR.
- Además, los contenidos en las disposiciones fiscales, que sean requeridos y dé a conocer el SAT, mediante reglas de carácter general.
Los CFDI que se generen para efectos de amparar la retención de contribuciones deberán contener los requisitos que determine el SAT mediante reglas de carácter general. En caso de que no reúnan algún requisito de los establecidos en el artículo 29 del Código Fiscal o cuando los datos contenidos en los mismos se plasmen en forma distinta a las disposiciones fiscales, no podrán deducirse o acreditarse fiscalmente.
CFDI 4.0, la nueva versión
A partir de enero de 2022 entró en vigor una nueva versión del comprobante fiscal llamada CFDI 4.0 y sustituye al anterior CFDI 3.3. Estas dos versiones podrán convivir simultáneamente hasta el 31 de diciembre de 2022. Lo que indica que el uso de la factura electrónica 4.0 será obligatoria a partir del 1 de enero de 2023. Este cambio impactó en los flujos de emisión de facturas, también en el CFDI de retenciones o complementos de pago, así como en carta porte o recibos de nómina, entre otros. La mayor parte de las Claves de Uso de CFDI de la modalidad de facturación anterior se conservan y son mínimos los cambios presentados para la nueva versión. Se elimina el uso «Por Definir». Con clave P01 en el catálogo, se empleaba cuando el uso no estaba aún determinado al momento de la emisión. Además de los cambios en el Uso de CFDI, la resolución miscelánea fiscal (RMF) establece modificaciones en la clasificación de los impuestos aplicables a bienes y servicios:
- 06 - No objeto de IVA y sí objeto de IEPS.
- 07 - Sí objeto de IVA y no objeto de IEPS.
- 08 - No objeto de IVA ni de IEPS.
¿Cómo generar correctamente tu CFDI?
Para emitir los CFDIs, la empresa debe tener vigente la Firma Electrónica Avanzada (FIEL). También, debe tramitar ante el SAT un Certificado de Sellos Digitales (CSD) que será usado para cada una de las facturas. El proceso de facturación y certificación (o timbrado de nómina) puede hacerlo el empleador. El SAT tiene una herramienta en su portal. Es gratuita y te permite emitir tus CFDIs. Pero… no es la más rápida del mundo. Si tienes que hacer muchas facturas al mes, puede volverse eterno. Por eso existen los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC). Ellos tienen software especializado. Te ayudan a emitir y certificar CFDI de forma más ágil y sin dolores de cabeza. Y son como tener un cajero automático de facturas, listo para usarse cuando lo necesites. Ideal si tu empresa necesita velocidad y orden en su facturación.
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Uso del CFDI
El uso de CFDI es una clave que indica la razón por la cual se emitió una factura electrónica. Este código determina si el gasto puede ser deducible fiscalmente. Al expedir el Comprobante Fiscal Digital por Internet deberá indicarse la clave de uso respectiva, de acuerdo con el Anexo 20 de la Guía de llenado publicada en el Portal del SAT. En realidad, casi todos los contribuyentes usan las mismas claves porque se dedican a un negocio concreto, por lo que basta con saber la clave una sola vez. Para señalarlo, solo necesitas introducir la clave apropiada en la sección “Uso del CFDI”, siguiendo las indicaciones de tu destinatario. Sí, la clave que ayuda a categorizar el tipo de uso es necesaria porque el Sistema de Administración Tributaria considera que así se tiene un mejor manejo y administración de los comprobantes fiscales, permitiendo una correcta clasificación de las transacciones y facilitando la fiscalización por parte de la autoridad. El catálogo de usos de CFDI es una herramienta fundamental dentro de este sistema establecido por el SAT. El catálogo de usos de CFDI reúne todas las claves para indicar el fin de una factura electrónica. Son pagos relacionados con la operación diaria de un negocio o actividad profesional. Por ello, se recomienda confirmar la clave con el cliente antes de emitir la factura, sobre todo, cuando se trata de operaciones empresariales o montos altos. Los tipos de usos del CFDI se refieren a la finalidad que tendrá la factura para el receptor. Debes identificar el propósito de la compra o gasto. Algunas claves comunes incluyen:
| Clave | Uso | Descripción |
|---|---|---|
| I01 | Construcciones | Se usa al contratar los servicios de alguien para realizar una construcción, por ejemplo, la ampliación de una oficina o casa. |
| I06 | Comunicaciones telefónicas | Las facturas en este apartado incluyen los planes de telefonía e internet. |
| D01 | Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios | Se debe usar el código D01 cuando se emite un CFDI para honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios privados, como consultas, tratamientos y atención hospitalaria. Estas claves son para la deducción de gastos personales ante el SAT y solo pueden ser utilizados por personas físicas. |
| D05 | Intereses reales efectivamente pagados por créditos hipotecarios (casa habitación) | Para aquellos contribuyentes que se encuentran pagando un crédito hipotecario, el SAT cuenta con este beneficio. Estas claves son para la deducción de gastos personales ante el SAT y solo pueden ser utilizados por personas físicas. |
Preguntas frecuentes sobre el CFDI
- ¿Cómo se refleja la liquidación de un empleado en el CFDI de nómina? La liquidación de un empleado se refleja en el CFDI de nómina como pagos por separación. Esto incluye indemnización, prima de antigüedad, vacaciones no gozadas, entre otros conceptos. Deben especificarse los montos y desglosarse cada concepto correspondiente.
- ¿El proceso de selección de personal incluye la generación de algún CFDI? No, el proceso de selección de personal no incluye la generación de CFDI. Los CFDI se emiten una vez que el empleado ha sido contratado y se realizan los pagos correspondientes.
- ¿La prima vacacional debe aparecer en el CFDI de nómina y cómo se calcula? Sí, la prima vacacional debe aparecer en el CFDI de nómina. Se calcula como un porcentaje del salario correspondiente a los días de vacaciones. Generalmente, la prima vacacional es del 25% del salario durante el periodo vacacional.
- ¿El escritorio virtual IMSS permite la consulta o emisión de CFDI? No, el escritorio virtual MSS no permite la consulta o emisión de CFDI. El escritorio virtual se utiliza principalmente para gestiones relacionadas con la seguridad social, como consultas de vigencia de derechos y reportes de movimientos afiliatorios.
- ¿El REPSE afecta la emisión de CFDI para empleados de empresas subcontratistas? Sí. Si eres una empresa subcontratista registrada en el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE), hay que cumplir con todo lo que marca la ley. Eso incluye emitir correctamente el CFDI de nómina a los trabajadores. Sin pretextos.
- ¿Se puede usar la eFirma para emitir un CFDI? También sí. La eFirma sirve como tu sello personal y digital. Con ella puedes emitir CFDI de forma segura y válida ante el SAT. Todo queda bien amarrado.
- ¿Qué dice la Ley Federal del Trabajo sobre el CFDI de nómina? Pues bien claro. La Ley Federal del Trabajo (LFT) indica que el empleador debe entregar comprobantes de pago. Y sí, deben ser en formato CFDI, para cumplir con los requisitos fiscales y que los pagos sean transparentes.
- ¿Cómo ayuda el CFDI a entender tu salario bruto y neto? El CFDI de nómina te dice todo. Cuánto ganas, qué te descuentan, y cuánto es lo que realmente te llevas. Es tu recibo de nómina con todos los detalles. Desde tu salario bruto, hasta lo que te llega al bolsillo.
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