Al acercarse el final del año, el departamento de contabilidad se prepara para cerrar el ejercicio corriente y abrir el siguiente. El cierre contable sirve para conocer si la empresa ha sufrido pérdidas u obtenido ganancias y para poner el contador a cero.
¿Qué es el cierre contable y por qué se hace?
Con el cierre contable se cancelan todas las cuentas del ejercicio (cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y se trasladan los resultados al balance anual, incorporándolos al patrimonio si ha habido beneficios (como utilidades) o restándolos del patrimonio si ha habido pérdidas. Hay diversas variables (amortizaciones, deudas, provisiones, etc.) que se han de tener en cuenta para que el paso de un ejercicio a otro no tergiverse los números.
Es fundamental que este proceso se realice de forma homogénea y en las mismas fechas dentro de los plazos que otorga la legislación. El cierre contable es una herramienta clave para la planificación y la posterior toma de decisiones.
Diferencias entre año fiscal y año contable
Es importante entender las diferencias entre el año fiscal y el año contable. Aunque en muchos casos coinciden con el año natural, estos términos tienen propósitos distintos:
- Año Fiscal: Está relacionado con el cumplimiento de las obligaciones tributarias, como el pago de impuestos, las deducciones y la correcta conciliación entre ingresos y facturación.
- Año Contable: Se enfoca en analizar los resultados económicos de la empresa, permitiendo evaluar el desempeño y ajustar las estrategias organizacionales.
¿Qué es el Año Fiscal?
El año fiscal en México comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre. Esta coincidencia con el calendario facilita la contabilidad de ingresos y egresos anuales. Las declaraciones fiscales correspondientes se presentan en los primeros meses del año siguiente.
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Importancia del Calendario Fiscal
Adherirse al calendario fiscal es esencial para cumplir con las obligaciones tributarias. El SAT proporciona una herramienta llamada "Calendario del Contribuyente", que ayuda a los contribuyentes a mantenerse informados sobre los eventos fiscales importantes a lo largo del año. Es recomendable tener esta herramienta a la mano para evitar contratiempos.
Pasos para el cierre contable
El cierre contable incluye una serie de acciones necesarias para obtener la cifra final de beneficios o pérdidas (antes de aplicar el impuesto de sociedades) fiel a la realidad. A continuación se detallan los pasos a seguir:
- Balance de comprobación de sumas y saldos: Se revisa si a lo largo del ejercicio se han trasladado correctamente los saldos del libro diario al Mayor.
- Reclasificación de las deudas: Se reclasifica la parte de las deudas a largo plazo como deuda a corto plazo si se va a abonar en el ejercicio siguiente.
- Inventario de existencias: Se realiza un inventario de las existencias (stocks) para obtener una idea veraz y actualizada de la situación en almacén a cierre.
- Verificar las dotaciones de amortización del inmovilizado: Se comprueba que se han contabilizado y clasificado las partidas de inmovilizado correctamente y se han valorado las amortizaciones como corresponde.
- Dotación de provisiones: Se reservan partidas para contingencias futuras, como la depreciación de activos, pero también gastos de viaje, etc.
- Ajustes por periodificación: Se realizan ajustes en el caso de gastos o ingresos que se extienden más allá del ejercicio.
- Resultado antes de impuestos: el asiento del impuesto de sociedades: Se calcula el resultado antes de impuestos y se realiza el asiento del impuesto de sociedades.
- Asiento de regularización y cierre de ejercicio: Se traslada los saldos de todas las cuentas de gestión a la cuenta de resultados.
Plazos para el cierre contable
Normalmente, todas las empresas cierran el ejercicio a fecha de 31 de diciembre. A partir de entonces, cuentan con:
- 3 meses (hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente) para formular las cuentas.
- 4 meses (hasta el 30 de abril) para legalizar los libros.
- 6 meses (hasta el 30 de junio) para celebrar Junta General y aprobar las cuentas anuales.
Aprobadas las cuentas, se depositan en el Registro Mercantil correspondiente durante el mes siguiente a la Junta (30 de julio). El plazo para pagar el impuesto de sociedades concluye el 25 de julio para las empresas cuyo periodo impositivo coincide con el año natural.
Pasos para cerrar el año fiscal
Es fundamental tener un checklist para garantizar que todo está en orden con el cierre del año. Aquí hay 10 puntos clave para tener un cierre exitoso:
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- Registra tus transacciones: Lleva un registro detallado y preciso de todos los ingresos y egresos de tu negocio.
- Realiza una buena conciliación de cuentas: Verifica que todo concuerde en los registros contables y saldos de las cuentas bancarias.
- Haz los ajustes fiscales necesarios: Asegúrate de que tu información contable cumpla con los requisitos del SAT.
- Prepara los estados financieros: Los estados financieros son documentos clave para evaluar la salud económica de tu empresa y respaldar tus obligaciones fiscales.
- Calcula los impuestos: Calcula los impuestos aplicables, como ISR, IVA y cualquier otro impuesto específico de tu actividad.
- Prepara tus declaraciones fiscales: Verifica que la información sea correcta antes de presentar ante el SAT.
- Archiva tus documentos y facturas: Guarda todos aquellos archivos que estén relacionados con tu cierre fiscal.
- Optimización de Deducciones Fiscales: Revisa tus gastos deducibles durante el año.
- Revisa tus CFDI: Verifica que los CFDI recibidos por parte de tus proveedores sean correctos.
- Planifica con anticipación: Crea un cronograma con los pasos a seguir.
Estados financieros que debes preparar:
- Balance general: Presenta la situación financiera de la empresa al cierre del ejercicio: activos, pasivos y capital contable.
- Estado de resultados: Resume los ingresos, costos y gastos del periodo. Determina la utilidad o pérdida neta de la empresa.
- Estado de flujo de efectivo: Muestra el origen y aplicación del efectivo durante el ejercicio. Ayuda a analizar la liquidez y solvencia operativa.
- Estado de cambios en el capital contable: Detalla las variaciones en el capital social, utilidades retenidas y reservas.
- Notas a los estados financieros: Complementan y explican cifras relevantes, políticas contables y contingencias.
- Conciliación fiscal-contable: Ajusta las diferencias entre el resultado contable y el fiscal.
7 tips para un buen cierre de año fiscal
- Anticipa tu facturación usual del mes
- Revisa que te hayan expedido todas los CFDI
- Asegúrate de haber emitido todas las facturas
- Corrige las omisiones de tus Comprobantes Fiscales
- Revisa tus gastos deducibles
- Analiza tus movimientos fiscales
- Archiva los documentos para tu declaración de ISR
CONTPAQi Contabilidad: Póliza de Cierre
Al término del ejercicio es necesario realizar un cierre para conocer la utilidad o pérdida obtenida. Este proceso CONTPAQ i® CONTABILIDAD lo realiza de forma automática, generando la póliza de cierre necesaria para la cancelación de saldos a las cuentas de resultados y al mismo tiempo, actualiza las tablas de fechas para la captura del siguiente ejercicio contable.
Si se manejan periodos abiertos, podrán realizarse ajustes a los movimientos capturados, aún después de haber aplicado el cierre del ejercicio y los saldos en los reportes se reflejarán fielmente.
Requisitos Antes de Iniciar el Cierre en CONTPAQi
- Todas las ventanas de diálogo deben estar cerradas.
- En versión red sólo el usuario que realizará el cierre debe estar dentro de la empresa.
- Respaldar la empresa.
Periodo de ajuste
CONTPAQ i® CONTABILIDAD maneja un periodo donde se pueden hacer ajustes relacionados con el cierre del ejercicio y es el periodo 14, también conocido como Periodo de Ajustes.
Si ya se efectuó el cierre de ejercicio contable y necesita registrar más operaciones que no deben ser incluidas en el siguiente ejercicio, entonces se pueden registrar en el Periodo de Ajustes, sin que esto afecte los saldos del último periodo.
La póliza anual de resultados se genera en el periodo 14.
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Requisitos para cambiar el periodo
Para realizar el cambio de periodo es necesario que, al instalar la empresa, se haya marcado la casilla “Manejar periodos abiertos”.
Si no lo marcaste, ve al menú Configuración, selecciona la opción Redefinir empresa y en la pestaña 3. Pólizas y su captura, marca las casillas:
- “Permitir modificar periodos anteriores”
- “Permitir modificar periodos futuros”
Después de esto, guarda los cambios.
Cambiar al periodo de ajuste
Para cambiar el periodo vigente realiza cualquiera de las siguientes acciones:
- Ve al menú Configuración, submenú Redefinir empresa, pestaña 1. Generales y ubica el campo “Periodo vigente”.
- Ve al menú Cierre, submenú Cambiar periodo.
Para cambiar el periodo sólo necesitas indicar el nuevo periodo que quieres manejar. Para hacer el cierre del ejercicio, el periodo vigente debe ser el 14.
Importante: Antes de cambiar el periodo respalda la empresa ese día y verifica que toda la información del ejercicio actual se haya capturado.
Póliza de cierre en CONTPAQi Contabilidad
La póliza de cierre salda a ceros todas las cuentas de resultados deudoras y acreedoras, haciendo un movimiento para saldarlas y un movimiento contrario a una cuenta de capital, en la cual se almacenará el resultado de la utilidad o pérdida del ejercicio por cerrar.
Requisitos
Para realizar la póliza de cierre verifique que:
- El periodo vigente sea el periodo 14.
- No existan movimientos en la Cuenta de cuadre.
- No existan pólizas sin afectar.
- Exista una cuenta de capital acreedora, ya que es la que se utilizará para cancelar los saldos de resultados.
Generación
Para realizar la póliza de cierre Ve al menú Cierre, submenú Póliza de cierre.
Para que la póliza de cierre se genere, sólo necesitas indicar la cuenta de Capital acreedora que cancelará los saldos de resultados y el número de póliza que desees.
¿Cuándo generar la póliza de cierre?
Cuando se desea calcular la pérdida o utilidad del ejercicio. Esta póliza la genera CONTPAQ i® CONTABILIDAD en base a los movimientos registrados en el ejercicio actual. Esta póliza es un requisito para cerrar el ejercicio e iniciar uno nuevo. Mientras no realice la póliza de cierre, no podrá cerrarse el ejercicio.
Después de generar la póliza de cierre en CONTPAQi Contabilidad
Una vez que se ha generado la póliza de cierre se puede realizar lo siguiente:
- Modificar la póliza de cierre antes de hacer el cierre del ejercicio.
- Si se modifican las cuentas de resultados en ejercicios anteriores, esta póliza se recalcula automáticamente.
- Imprimir la póliza de cierre, ya sea desde Reportes o desde Pólizas.
- Desplegar la póliza de cierre.
La póliza se puede desplegar desde Reportes auxiliares, marcando la casilla “Sólo las de Ajuste”, y desde Pólizas, marcando la casilla “Póliza de ajuste”. Cabe aclarar que si esta casilla no se marca, la póliza no se desplegará.
Importante: Después de realizar el Cierre del ejercicio esta póliza no podrá modificarse ni eliminarse.
¿Qué es el cierre de ejercicio?
El cierre de ejercicio marca el término del ejercicio contable y crea un nuevo ejercicio.
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