Para todo contador, contar con un sistema que cuenten con una base de datos fuerte es fundamental. Configurar la base de datos en los parámetros del sistema te permite establecer la conexión y administración de la información que utilizará la empresa dentro del sistema. Esta configuración es importante para garantizar el correcto funcionamiento, almacenamiento y acceso a los datos de manera segura y organizada. Puedes realizar este proceso durante la instalación inicial del sistema o cuando sea necesario actualizar la conexión o cambiar la ubicación de la base de datos.
Conceptos Clave antes de Empezar
La Importancia del Respaldo
Cabe recordar que, para todo lo anterior, u otro proceso referente a las bases de datos, siempre se debe realizar el respaldo correspondiente, como precaución más importante. Antes de reinstalar el sistema, genera un respaldo de tu información o verifica que cuentas con uno actualizado. Esta herramienta te permite copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como una unidad virtual, una memoria USB, un disco duro o cualquier otra ubicación de almacenamiento.
Importante: si utilizas COI en red, realiza este proceso desde el equipo que funciona como servidor. Antes de iniciar, verifica que ningún usuario esté utilizando la base de datos para evitar afectaciones en la información. Este proceso lo realizas por cada una de tus empresas.
Para recuperar tu información, dirígete a la ruta menú Archivo, haz clic en Respaldar y selecciona Restaurar respaldo. Localiza el respaldo generado previamente, selecciona las opciones que deseas restaurar y haz clic en Aceptar. Importante: solo podrás restaurar la información que fue incluida en el respaldo. Realiza este procedimiento para cada una de tus empresas.
Configuración de la Ruta de la Base de Datos
Acceso a los Parámetros del Sistema
Para configurar la base de datos, ingresa a la ruta: Configuración, selecciona Parámetros del sistema y dirígete a la sección Configuración de BD.
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Definición de la Conexión y Rutas de Archivos
El sistema mostrará una ventana donde podrás configurar los siguientes apartados:
- Conexión: en este campo defines la base de datos o la ruta de conexión de la base de datos con la que trabajará el sistema.
- Configuración Avanzada de base de datos: mediante este botón podrás visualizar las conexiones disponibles para el sistema y agregar nuevas conexiones de base de datos.
- Ruta de archivos de trabajo: define la ubicación donde se almacenan archivos como:
- Hojas de cálculo.
- Gráficas.
- Configuración de reportes.
- Formatos.
- Archivos de configuración.
- Otros archivos de trabajo.
De forma predeterminada, el sistema sugiere la siguiente ruta: C:\Archivos de programa\Archivos comunes\ASPEL\Sistemas Aspel\COI11.00\Datos1. Sin embargo, es posible modificarla según las necesidades de tu empresa.
Importante: si trabajas en red, verifica que tanto el servidor como las estaciones de trabajo tengan acceso al directorio compartido.
Gestión del Directorio Común Aspel (DAC)
Propósito y Configuración del DAC
Configurar el Directorio Común de Aspel (DAC) te permite definir la ubicación donde el sistema guarda y comparte la información necesaria para trabajar de forma correcta, especialmente cuando se utiliza en red. Al realizar esta configuración, aseguras que todos los equipos accedan a los mismos datos, facilitando el trabajo en equipo, manteniendo la información actualizada y evitando problemas en el funcionamiento del sistema. Este directorio puede ubicarse en el equipo servidor o en cualquier otro equipo que así se disponga y puede moverse o cambiarse en cualquier momento.
Para abrir el asistente, dirígete a la ruta: menú Configuración y da clic en el ícono Directorio común Aspel. Al abrir el asistente de configuración, te mostrará una breve bienvenida, así como el DAC configurado para el equipo; da clic en el botón Siguiente para continuar.
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Opciones para Cambiar el DAC
Indica qué opción deseas llevar a cabo:
- Seleccionar otro directorio de archivos comunes: selecciona esta opción si deseas trabajar en un DAC diferente, pero que previamente fue creado, ya sea por una instalación de alguno de los sistemas Aspel o bien desde este asistente. Los programas de Aspel trabajarán con la información del nuevo directorio.
- Nota: el directorio anterior no será borrado.
- Crear un nuevo directorio de archivos comunes: selecciona esta opción si quieres crear un nuevo DAC en una ruta diferente. Solo deberás tener en cuenta que este directorio se creará con base en el contenido o estructura del directorio anterior.
Dependiendo de la opción seleccionada en el paso anterior, se tendrá que indicar la ruta del DAC; para ello da clic en el botón de los tres puntos. Un DAC previamente instalado. Solo deberás considerar que en la ruta seleccionada exista un directorio válido. Una carpeta donde deseas crear el nuevo DAC. Nota: este paso tardará unos minutos. Una vez proporcionada la ruta, da clic en el botón Siguiente para continuar. Por último, el asistente muestra una bitácora de las tareas que se realizaron durante este proceso; da clic en el botón Terminar para concluir.
Verificación Post-Configuración del DAC
Después de utilizar este asistente, debes verificar que las diferentes rutas del sistema se encuentren configuradas hacia el nuevo DAC, con el fin de no tener inconsistencias en el manejo de la información. Las direcciones que debes verificar son las siguientes:
- Asociación de documentos: dentro de la configuración del depósito de documentos digitales.
- Ruta de trabajo o de formatos: en parámetros del sistema, la ruta de archivos de trabajo o el directorio de formatos.
- Base de datos: dentro de la configuración avanzada de base de datos.
Importante: el DAC tiene una estructura específica que no debe modificarse bajo ninguna circunstancia o se podrá afectar el funcionamiento de los sistemas o hasta impedir su ejecución.
Consideraciones para Trabajar en Red
Al concluir la instalación del sistema Aspel, si se trabajará bajo el esquema Cliente / Servidor, se deberán realizar los siguientes pasos:
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Definición del Directorio de Archivos Comunes (DAC) en Red
Durante el proceso de instalación en el equipo servidor, el sistema crea las carpetas indispensables para el trabajo en red en una ruta conocida como Directorio de Archivos Comunes (DAC), que de forma predeterminada se encuentra en C:\ Program Files \ Common Files \ Aspel o bien, en la ruta indicada por el usuario. De cualquier manera, el sistema automáticamente le asigna un alias o sobrenombre y lo predetermina como un recurso compartido de nombre “DACASPEL” (nombre que también es posible personalizar una vez que el sistema concluya la instalación).
En el servidor es necesario cambiar la ruta local del DAC por aquella que identifique el nombre del recurso compartido del servidor, como se muestra a continuación: \\Nombre_Servidor\Nombre_recurso_compartido\
Para ello se realizan los siguientes pasos:
- Desde el sistema Aspel, ingresar al menú Utilerías / Directorio Común Aspel.
- Elegir la opción: “Seleccionar otro directorio de archivos comunes” y dar clic en el botón “Siguiente”.
- Al seleccionar el directorio se debe hacer desde el botón, ubicando dentro de la Red el recurso compartido DACASPEL.
- Dar clic en el botón “siguiente” y si el cambio de directorio es correcto, se presentará el resumen de las operaciones realizadas. Para finalizar se debe presionar el botón “Terminar”.
Activación y Monitoreo del Servidor de Licencias
Activar el Servidor de licencias y realizar el monitoreo de licencias:
- Desde el sistema Aspel ingresar al menú Utilerías / Servidor de Licencias y activar la casilla de servicio. Al aceptar la ventana, el sistema se cerrará.
- Desde Windows, ingresar al botón Inicio / Panel de control, ubicar el ícono “Monitor de Licencias Aspel” y dar doble clic para abrirlo.
- Realizar la búsqueda del Servicio de licencias de usuarios (En esta maquina o En toda la red), el cual debe dar como resultado:
- a. Nombre del Equipo Servidor
- b. Nombre del sistema Aspel
- c. Número de serie del sistema Aspel
- d. Número de usuarios con los que cuenta la licencia (Usuario del paquete base + Usuarios de licencias adicionales adquiridas)
- e. Número de usuarios disponibles
NOTA: Cuando el número de usuarios disponibles sea menor al número de usuarios registrados para la licencia, quiere decir que hay usuarios utilizando el sistema. Al mostrar la información mencionada, se puede saber que el servicio de licencias Aspel se encuentra funcionando correctamente, por lo que en el Servidor debe ser posible ejecutar tantas sesiones del Sistema Aspel como el número de usuarios Disponibles se muestren en el Monitor de Licencias Aspel.
Verificación de la Seguridad del Sistema Operativo
En ocasiones, la seguridad del equipo servidor, impide el correcto funcionamiento del Servicio de Licencias Aspel, por lo que se deben realizar los siguientes pasos:
- Configurar el Firewall de Windows: Ingresar a botón Inicio / Panel de Control / Firewall de Windows / Permitir un programa o una característica a través del Firewall de Windows y agregar como excepciones, los siguientes archivos ejecutables:
- Aspel-AL
- Aviso-AL
- Servidor de Licencias Aspel
- Puerto del Servidor de Licencias Aspel
- Aspel-SAE, Aspel-COI, Aspel-NOI, o el ejecutable del sistema Aspel que se trabaje
- Para los siguientes sistemas operativos, Windows Vista 7, Server 2008 y Server 2012, revisar la siguiente configuración:
- Prevención de Ejecución de Datos (DEP): en el menú Inicio / Panel de control / sistema / Configuración Avanzada del sistema / Rendimiento, presionar el botón y, en la ventana que se muestra, seleccionar la pestaña “Prevención de Ejecución de Datos”. En ella se comprueba que la opción seleccionada sea “Activar DEP sólo para los programas y servicios de Windows esenciales”. El sistema solicitará realizar el reinicio del equipo si es necesario.
- Control de cuentas de usuario (UAC): Bajar la seguridad al nivel mínimo. Para ello se debe ir al botón Inicio / Panel de Control / Control de cuentas de usuarios / Cambiar configuración de control de cuentas de usuarios. Debe quedar en la opción “No notificarme nunca” y reiniciar el equipo si es necesario para que se apliquen los cambios.
Instalación de Estaciones de Trabajo
Una vez terminada la instalación en el servidor, en la estación de trabajo se ejecuta el instalador, eligiendo esta vez la opción “Estación de trabajo” para que el sistema realice la búsqueda del DAC en la red. Es conveniente revisar que sea la ruta mostrada sea correcta, si es así dar clic en el botón “Siguiente”, en caso contrario se debe seleccionar manualmente.