Dolibarr es uno de los sistemas ERP y CRM de código abierto más potentes, conocido por su modularidad, facilidad de uso y eficiencia. Entre sus muchas funciones, el módulo de facturación es uno de los más utilizados, siendo una de las operaciones más esenciales para cualquier negocio.
El módulo de facturación de Dolibarr ofrece herramientas robustas y flexibles para generar, gestionar y dar seguimiento a las facturas de venta, tanto en entornos comerciales sencillos como avanzados. Proporciona las herramientas esenciales para gestionar el ciclo de facturación, desde la creación hasta la conciliación. Si se configura y utiliza correctamente, ayuda a mantener la precisión, mejorar la comunicación con los clientes y garantizar el cumplimiento de las normas contables.
Activación de Módulos de Facturación
Antes de comenzar, conviene entender cómo funciona el proceso de facturación en Dolibarr. Para usar el módulo de facturas a clientes, primero debe activarlo. Busque en la pestaña donde se muestra el módulo. En algunos módulos aparece una imagen al final de la línea.
De manera similar, el módulo Facturas de Proveedores permite crear o modificar una factura compuesta por líneas de factura de un tercero que sea del tipo Proveedor. Para usar este módulo, primero debe activarlo. Busque en la pestaña donde se muestra el módulo. En algunos módulos aparece una imagen al final de la línea.
Creación y Edición de Facturas
Crear tu primera factura en Dolibarr puede parecer técnico, pero es clave para profesionalizar tu empresa. Empieza simple. Hazlo bien. El módulo de facturas a clientes permite capturar, editar o crear una factura, compuesta de líneas de facturas. Toda factura debe estar vinculada a un cliente.
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Una vez la factura esté terminada debe validarse. Atención, esta operación es irreversible. Cuando se valida una factura se le atribuye un número según el modelo de numeración indicada en la configuración del módulo Factura.
Tipos de Facturas en Dolibarr
Dolibarr soporta diferentes tipos de facturas para diversas necesidades comerciales:
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Facturas Rectificativas: Solamente se puede crear una factura rectificativa para cada factura estándar. Cuando creamos una factura rectificativa R, se elige la factura F a sustituir. Si la factura rectificativa R es validada, la factura F pasa entonces al estado abandonada automáticamente.
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Facturas de Abono: Se pueden crear varias facturas de abono sobre una factura estándar. Es posible convertir este abono en reducción. A continuación, debe comprobarse que el importe del abono es menor que el de la factura para que se aplique - la cantidad ya recibida. Puede convertir el abono en reducción o transformar el abono en reducción.
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Facturas de Anticipo: Puede crear las facturas de anticipo que desee.
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Facturas Predefinidas: En Dolibarr, una factura designada como predefinida es simplemente una factura que se puede reutilizar muchas veces para emitir otras facturas con su información como base. En el caso de la aplicación de los contratos, una factura predefinida puede ser definida con los correspondientes elementos concurrentes del contrato. Es importante tener en cuenta que el período especificado para cada uno de los elementos resultantes de la factura abarca todo el período del contrato.
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Facturas Recurrentes: No es posible crear una factura recurrente en sí, sino que se transforma una existente. Para ello, se abre una factura existente y se hace clic en "Convertir en recurrente". Luego se indica un título (por ejemplo, "Actualización trimestral") y eventualmente una nota que podría ser una explicación del motivo de la repetición de esta factura. Una vez configurada, la factura es ahora una factura recurrente. Posteriormente, se crea una nueva factura ("Crear factura") y se selecciona en "Crear desde factura recurrente" la factura recurrente que se quiere utilizar como base (template) de la lista.
Gestión de Pagos y Estados de Factura
El módulo de facturas a clientes es también el módulo que le permite introducir los pagos realizados de una factura. Una vez la factura esté lista, debe validarla. En la nueva ventana, rellene los campos "Fecha", "Forma de pago", eventualmente el número y la cuenta bancaria en cuestión. Después de emitir un pago, la factura pasa al estado "Iniciada" (lista de facturas pendientes de cobro) o al estado "Empezada" (en la factura).
Para dejarla en estado "Pagada", es aconsejable clasificar la factura como pagada: seleccione la factura correspondiente y haga clic en "Clasificar 'Pagado'", confirme la petición. Se pueden indicar todos los pagos de la factura, y una vez que se recibe el pago completo, la factura puede ser marcada como pagada.
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