Los folios y series son fundamentales para la facturación electrónica en México. Configurar parámetros de folios de ventas permite establecer la numeración y las series de los documentos que se generan en el sistema, como facturas, cotizaciones o remisiones. Esta configuración es importante porque asegura que cada operación tenga un orden correcto, evitando errores en el registro y facilitando el control y seguimiento de tus ventas dentro de la empresa. En Aspel SAE, es crucial resolver errores al asignar folios y series, incluyendo la configuración de folios, rangos agotados, series duplicadas y permisos de usuario en CFDI.
¿Qué son los Folios y Series en Aspel SAE?
Los folios son los números consecutivos que identifican cada factura (ej: 1, 2, 3...). La serie es un prefijo que agrupa facturas por tipo o sucursal (ej: 'A' para facturas, 'NC' para notas de crédito). Juntos forman el identificador único: A-001, A-002, NC-001. Cada serie tiene un rango definido (ej: folio 1 a 1000). El SAT requiere que cada CFDI tenga un folio único dentro de su serie.
La Importancia del Folio Digital en la Facturación Electrónica (CFDI)
A lo largo de los años de la facturación electrónica en México, las autoridades establecieron una versión digital del folio fiscal, a éste se le conoce como “Identificador Universalmente Único” o por sus siglas UUID. Es un elemento fundamental para poder emitir facturas y otros comprobantes digitales pues están relacionados con el llamado “Timbre Fiscal”. Los términos del folio digital y timbre fiscal, pueden ser aplicados de forma indiferente aunque el folio forma parte del timbre fiscal. Al momento de pagar por un timbre, normalmente se recurre a un PAC para que pueda ser generado con responsabilidad y bajo las obligaciones de la Autoridad Fiscal.
El folio fiscal facilita la relación entre los comprobantes fiscales ya que si existe el caso de necesitar cancelar una factura electrónica y sustituirla por una nueva, se pueda hacer con tan solo volver a emitir el CFDI incluyendo el folio fiscal de la factura cancelada. Como hemos estado mencionando, el folio digital es un componente con el que se puede verificar la veracidad de las facturas electrónicas. Para poder obtener los Folios Digitales, es necesario tener tu Firma Electrónica Avanzada (e-Firma). Debes disponer de Certificados de Sellos Digitales (CSD) pues te facilita sellar los documentos y darle validez ante el SAT.
Resolviendo Errores Comunes al Asignar Folios y Series en Aspel SAE
Las causas más comunes de no poder generar una factura nueva son: el rango de folios se agotó (si asignó folios del 1 al 1000 y ya emitió 1000 facturas), la serie no está configurada para facturación electrónica, otro usuario está usando el mismo folio en modo multiusuario, o los permisos del usuario no incluyen la emisión de facturas. A continuación, se detallan los pasos para solucionar estos problemas:
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1. Verificar la configuración de folios
- Vaya a Configuración > Folios y Series.
- Verifique que la serie activa tenga folios disponibles (folio actual < folio final).
2. Ampliar el rango de folios agotados
- Si el rango se agotó, edite la serie y aumente el folio final (ej: de 1000 a 5000).
- No necesita crear una serie nueva - solo extienda el rango.
- El folio inicial será el siguiente al último emitido.
- Seleccione la serie que desea ampliar y modifique el 'Folio final' a un número mayor.
3. Verificar que la serie esté habilitada para CFDI
- En la configuración de la serie, confirme que esté marcada como activa para facturación electrónica.
4. Verificar permisos de usuario
- En el catálogo de usuarios, confirme que el usuario tiene permiso para emitir facturas con esa serie.
Configuración de Parámetros de Folios en Aspel SAE
Para establecer o modificar los parámetros de folios y series en Aspel SAE, sigue estos pasos:
1. Accede a la ruta
- Ingresa al menú Configuración.
- Da clic en Parámetros del sistema.
- Selecciona Ventas.
- Elige Folios.
2. Establece los parámetros requeridos
- Documento: tipo de documento: compras, recepciones, requisiciones y devoluciones en las cuales estás definiendo los folios.
- Serie: indica la serie del folio que se está desplegando; por omisión, el sistema tiene la serie STAND para todos los tipos de documentos.
- Folios:
- Folio inicial: visualiza el folio inicial que se está revisando.
- Folio final: muestra el folio final que se está revisando.
- Folio actual: define el último folio que fue utilizado en el sistema de la serie que se está revisando.
- No. de aprobación: Esta opción no aplica para compras.
3. Guardar cambios
- Una vez capturada toda la información, da clic en Aplicar para que los datos queden registrados en el sistema.
Preguntas Frecuentes sobre Folios y Series en Aspel SAE
¿Qué son los folios y series en Aspel SAE?
Los folios son los números consecutivos que identifican cada factura (ej: 1, 2, 3...). La serie es un prefijo que agrupa facturas por tipo o sucursal (ej: 'A' para facturas, 'NC' para notas de crédito). Juntos forman el identificador único: A-001, A-002, NC-001. El SAT requiere que cada CFDI tenga un folio único dentro de su serie.
¿Por qué SAE no me permite generar una factura nueva?
Las causas más comunes son: el rango de folios se agotó (si asignó folios del 1 al 1000 y ya emitió 1000 facturas), la serie no está configurada para facturación electrónica, otro usuario está usando el mismo folio en modo multiusuario, o los permisos del usuario no incluyen la emisión de facturas.
¿Cómo amplio el rango de folios en SAE?
Vaya a Configuración > Folios y Series. Seleccione la serie que desea ampliar y modifique el 'Folio final' a un número mayor. No necesita crear una serie nueva - solo extienda el rango. El folio inicial será el siguiente al último emitido.
¿Puedo tener múltiples series en SAE?
Sí. Es común tener series separadas por sucursal (A, B, C), por tipo de comprobante (F para facturas, NC para notas de crédito, P para pagos), o por ejercicio fiscal. Cada serie tiene su propio rango de folios independiente.
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