Configurar las series y folios en el sistema es fundamental para llevar un control ordenado y correcto de los comprobantes que emite tu empresa. Estas claves permiten identificar cada documento y asegurar que cumpla con los requisitos fiscales al momento de ser timbrado. Es un proceso que debes realizar al iniciar el uso del sistema o cuando desees ajustar la forma en que se numeran tus facturas, recibos u otros comprobantes, evitando duplicidades y facilitando la organización de tu información.
Cómo configurar las Series y Folios
Para configurar las series y folios de tus documentos en el sistema, sigue los siguientes pasos:
- Ingresas desde la ruta: menú Configuración, das clic en el ícono Parámetros del sistema y seleccionas Series y Folios.
- Te mostrará la ventana para configurar las series y folios. Importante: existen datos obligatorios que son solicitados por la autoridad fiscal y los identificas con un cuadro naranja.
- Realizas la configuración de acuerdo con tus necesidades, utilizando las siguientes opciones:
- Agregar: capturas la serie que deseas dar de alta, estas no podrán ser repetidas aunque sean para diferentes tipos de documentos.
- Editar: modificas el campo del folio y el tipo de documento.
- Eliminar: podrás borrar siempre y cuando no exista algún documento emitido con dicha serie. En caso de que se elimine y ya estaba asociada a un comprobante, en automático se le asociará la serie estándar. Te desplegará un mensaje para confirmar la baja de la serie, presiona en el botón Sí.
- En los tres casos observas los campos:
- Serie: leyenda conformada por solo letras.
- Sig. Folio: campo numérico, este se actualizará cada vez que registres un documento asociado a la serie.
- Tipo: indicas el tipo de documento al que pertenece la serie.
- Documentos: puedes asociar a facturas, recibos de honorarios, recibos de arrendamiento, notas de crédito, otros comprobantes, viáticos y otros pagos, recepción de pagos y retenciones.
- Después de completar la información, das clic en el botón Aceptar, para que quede almacenada en el sistema.
Series por Defecto en Módulos Específicos
El sistema asigna series por defecto en algunos módulos para facilitar la gestión:
- Si el cliente contrata el módulo de Nómina, se activa por defecto la serie "RN" para recibos de nómina.
- Si se activa el módulo Complemento Carta Porte se genera la serie "T".
- Si contrata Retenciones se utiliza "RET".
Modificación y Corrección de Facturas Emitidas
Modificar documentos fiscales sin seguir los procedimientos adecuados puede traerte problemas legales que son fácilmente evitables. Según la normativa oficial, no es posible editar un documento fiscal emitido de forma directa.
Por más que contenga errores, no se puede modificar una factura ya emitida. Esto se debe a que estas pertenecen a un documento fiscal oficial, con numeración secuencial y registro en los sistemas tributarios. Modificar una factura emitida sin seguir este procedimiento puede traerte problemas legales o fiscales, especialmente en auditorías o declaraciones de impuestos.
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La sustitución de una factura debe ocurrir para solventar datos erróneamente colocados en la factura electrónica emitida cuando ocurrió la transacción comercial. Debido a que se trata precisamente de sustituir, el nuevo CFDI resultante debe ser del mismo tipo que el original.
Proceso de Sustitución de Facturas
Una factura rectificativa es un documento fiscal que sirve para corregir errores en un comprobante fiscal ya emitido. Uno de los motivos para crear facturas relacionadas, de acuerdo con el Catálogo de CFDI relacionados del SAT, es la sustitución del documento.
Para cambiar los datos de una factura electrónica con este método, en la nueva ventana, elige el motivo de cancelación: Comprobante emitido con errores con relación. Antes de realizar la nueva factura relacionada por sustitución, deberás cancelar la anterior.
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