Como parte del proyecto de Reforma Fiscal para el año 2022, se planteó una reforma al Código Fiscal de la Federación con respecto a la emisión de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Esta modificación trajo consigo el cambio de versión del CFDI 3.3 a la 4.0, que entró en vigor a partir de enero del próximo año, específicamente desde el 1 de enero de 2023.
Desde hace unos años, se han implementado las nuevas tecnologías en México para tener un sistema 100% digitalizado para la recepción y creación de facturas, haciendo que el proceso sea más sencillo para la población en general. La transformación digital y la aplicación de nuevas tecnologías en todos los sectores, piden que haya una modernización en los procesos y formas de hacer las cosas para evitar errores y lograr más eficiencia en el día a día.
¿Qué es el CFDI 4.0?
La factura 4.0 (CFDI 4.0) es un nuevo formato del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que deben emplear los contribuyentes para expedir sus facturas electrónicas y otros documentos relacionados. Este nuevo formato implica cambios significativos en los datos fiscales que se deben recopilar y nuevas reglas para la cancelación de facturas.
Principales Cambios en el CFDI 4.0
Actualización del Esquema y Estructura
- Se actualiza el esquema del CFDi actual a una nueva versión 4.0.
- Se modifica la estructura relacionada con la secuencia de los comprobantes relacionados, lo que abre la posibilidad de relacionar más de un CFDi.
Nuevos Atributos y Nodos Obligatorios
La incorporación de nuevos elementos es una característica central del CFDI 4.0, buscando una mayor precisión en la información fiscal.
- Para efectos del domicilio fiscal del receptor y su régimen fiscal, así también sobre si cada concepto es objeto de impuesto o no lo es.
- Exportación, Facturación a través de adquirentes.
- Las facturas 4.0 incluyen nuevos datos obligatorios tanto del emisor como del receptor, como el código postal, el régimen fiscal, el correo electrónico y el número telefónico.
- También se incorporan nuevos catálogos de productos y servicios, formas de pago, unidades de medida y claves de país.
- Desaparece el apartado “P01 - Por Definir” en las opciones de uso y se agrega una validación al catálogo que, dependiendo del régimen fiscal del receptor, será el uso de factura que se podrá indicar.
- Algunos datos son de uso obligatorio en el formato de facturación:
- Debe estar en la lista de RFC inscritos no cancelados en el SAT (si es diferente del RFC Genérico).
- El nombre, primer apellido, segundo apellido; según corresponda a la denominación o razón social registrados en el RFC. Aplica incluso para residentes en el extranjero.
- Las claves para diversos regímenes están en el catálogo c_RegimenFiscal publicado en el portal del SAT.
- Incorporación de los siguientes nodos:
- Información Global: Para Operaciones realizadas con el público en general, por las que se emite un Comprobante Global.
- A cuenta de Terceros: Se incluye en el CFDi la información necesaria para efectos de pagos por cuenta de terceros.
Así también se espera que existan nuevas reglas de validación y nuevos catálogos para asegurar la correcta emisión de los comprobantes.
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Otros Complementos y Esquemas Actualizados
Complemento para Recepción de Pagos 2.0
- Se actualiza el esquema del Complemento para Recepción de Pagos actual a una nueva versión 2.0.
- Incluye cambios relacionados con los Impuestos a nivel Concepto.
Así también se espera que existan nuevas reglas de validación y nuevos catálogos para este complemento.
Esquema de Cancelaciones de CFDi
El nuevo esquema introduce limitaciones y requisitos adicionales para la cancelación de comprobantes.
- Los comprobantes solo podrán ser cancelados en el mismo ejercicio en que estos fueron emitidos, dicha limitación es debida a nuevas validaciones.
- En la cancelación de comprobantes se deberá especificar el Motivo de Cancelación del documento seleccionando para ello alguna de las opciones de un nuevo catálogo junto su clave respectiva, así como el Folio Fiscal que sustituye al Comprobante Cancelado.
Comprobante de Retenciones e Información de Pagos 2.0
- Se actualiza el esquema del Comprobante de Retenciones e Información de Pagos actual a una nueva versión 2.0.
- Se agrega al comprobante el domicilio fiscal del receptor.
- Se agrega un nuevo nodo para relacionar CFDi.
Así también se espera que existan nuevas reglas de validación y nuevos catálogos para este tipo de comprobante.
Impacto del CFDI 4.0 en las Empresas
La adopción del CFDI 4.0 es mandatoria para los contribuyentes. Los contribuyentes que no estén facturando bajo el esquema CFDI 4.0, no podrán emitir sus comprobantes, lo que podría generar problemas fiscales y operativos. Este cambio es vital para la deducibilidad de gastos.
Para que cualquier gasto realizado por una empresa en México o en nombre de ella, como los generados por los empleados que salen mucho de viaje, sea deducible de impuestos se tienen que cumplir ciertos requisitos, entre los que se encuentran: cumplir lo estipulado sobre los viáticos que se encuentra en el artículo 28 de la ley del impuesto sobre la renta y realizar la factura electrónica correspondiente.
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Si tienes dudas de lo que es el CFDI 4.0 y cómo puedes hacer los cambios necesarios para migrar a este nuevo formato, existen plataformas especializadas y actualizadas para validar y realizar lo dispuesto por la autoridad. Para empresas que utilizan sistemas SAP el cambio a CFDI 4.0 puede hacerse a partir de la versión SAP Business One 8.82 o posteriores.
Proceso de Facturación Digital en México y Consideraciones
Pasos para la Emisión de una Factura Electrónica
El proceso para facturar en México es relativamente sencillo y se ha estandarizado con la digitalización:
- Se realiza una compra/gasto deducible para la empresa.
- Se solicita el ticket para facturar.
- Se accede a la página web que viene indicada en el ticket para realizar la factura.
- Se ingresan todos los datos requeridos que vienen en el ticket de compra: folio, total, hora, número de ticket, etc.
- Se ingresan los datos fiscales de la empresa y tipo de gasto.
- Se da click en facturar.
- Se puede descargar la factura inmediatamente o la misma se envía por correo electrónico en formato PDF y XML.
Consideraciones Importantes y Verificación
Puede ser que a veces haya problemas para realizar la factura digital, ya que venció el tiempo para realizarla, la compra fue a fin de mes y la factura no se realizó ese día, error en el ticket, etc. Por lo tanto, es importante revisar las políticas de cada empresa en cuanto a facturación, usualmente se encuentran en el ticket de compra donde se proporcionan los datos para realizar la factura.
De cualquier forma, es recomendable solicitar la factura lo antes posible para evitar contratiempos en la emisión de la misma por cierre de mes o vencimiento del plazo para facturar.
Por último, para verificar que las facturas electrónicas son correctas y validadas por el SAT, es recomendable descargar la aplicación oficial del SAT: Verificador SAT. Esta permite, escaneando el código de la factura, saber si está homologada o no.
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Si en algún momento se tuviera que realizar alguna queja hacia una empresa que no expide factura en tiempo y forma, el organismo encargado para solicitar ayuda es: La Procuraduría en Defensa del Contribuyente (PRODECON).
La Transformación Digital y el XML como Formato Obligatorio
El formato de factura en XML es una obligación que establece el SAT en México debido a la existencia del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) como único formato de documento de factura aceptable. Por esto, es obligatorio que los proveedores tengan una solución de facturación electrónica acreditada y una organización que facilite las firmas digitales autorizadas.
El CFDI funciona como el comprobante oficial de un pago efectuado, en el que se detallan el producto vendido, su precio y el desglose de los impuestos a los que está sujeto. Este XML es el que contiene la información codificada para ser leída por sistemas electrónicos. Todos estos candados electrónicos, como el Sello Digital y el Folio Fiscal, son lo que garantizan la legalidad de las facturas.
México, Pionero en Facturación Electrónica
Al hablar de la evolución de la facturación en México no se puede dejar de lado su comparación con el resto del mundo y su rol innovador. En nuestro país hace mucho se eliminó la posibilidad de optar entre la versión análoga y la moderna, siendo una obligación utilizar únicamente el modelo llamado Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
México, junto con Chile, fue el primer país en implementar la también llamada e-Factura en América Latina y el Caribe, hace ya más de una década. No obstante, la situación de ciertas naciones de Sudamérica no es única. Por ejemplo, en Polonia entrará de forma obligatoria hasta 2024. Precisamente, Europa y América son los dos continentes que encabezan el empleo de las e-Facturas.
Cronología de la Facturación Electrónica en México
Dependiendo cuál sea tu rango generacional, recordarás los tiempos en que tenías que llenar a mano (o en tu máquina de escribir Olivetti) tus facturas y llevarlas a las oficinas del SAT. ¿Cómo inició la facturación electrónica? En territorio mexicano, los primeros comprobantes fiscales se emitieron en 2005. En ese entonces eran conocidos como CFD; es decir, Comprobantes Fiscales Digitales.
Avanzar del CFD al CFDI requirió, entonces, el surgimiento de los PAC (Proveedor Autorizado de Certificación), quienes son personas morales que cumplen ciertos requisitos de la autoridad fiscal para fungir como intermediarias e “interceptar” las facturas durante el proceso de envío electrónico, y la creación del archivo XML.
- 2004: El SAT creó la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) para los usuarios.
- 2005: Surge la primera factura digitalizada, el Comprobante Fiscal Digital (CFD) en su versión 1.0 y también nace la modalidad de facturación a través de terceros.
- 2010: Comienza la versión 2.0 de CFD. La autoridad da inicio a una fuerte campaña para reforzar el empleo de la facturación electrónica.
- 2011: El uso electrónico es ya obligatorio en ciertos contribuyentes, dependiendo su régimen fiscal.
- 2012: La siguiente versión de CFD, 2.2, arranca. Éste es el último año de vida para las facturas impresas.
- 2014: De manera oficial, deja de emplearse el CFD. Todos los contribuyentes deben facturar de forma electrónica.
- 2017: Las versiones de CFDI 3.2 y 3.3 conviven. La autoridad publica los catálogos del CFDI como herramienta auxiliar.
- 2022: Las versiones de CFDI 3.3 y 4.0 tienen un periodo de convivencia de más de un año.
Soluciones Tecnológicas para la Gestión de Facturas
Al día de hoy, fecha en que la transformación digital ha llegado a diferentes sectores, se cuentan con diversas soluciones tecnológicas que permiten a las empresas llevar a cabo las gestiones de gastos de forma automatizada, ayudando a ahorrar tiempo y recursos.
Una de estas soluciones es Okticket, SaaS que digitaliza el proceso de gestión de viáticos y gastos corporativos, permitiendo automatizar todo el proceso de gastos de empresa desde un mismo lugar. Una de las características diferenciales de Okticket es que permite la reclamación y verificación de facturas, la app solicita y rastrea las facturas por el usuario, reclamando las no recibidas.
Plataformas como Facturama están listas para ayudar a emitir todos los tipos de comprobantes fiscales en el esquema 4.0 de facturación, impulsando la operación contable de los negocios y permitiendo generar las facturas que se necesiten al momento.