Una de las metas más importantes como emprendedor, especialmente si apenas inicias, es lograr tener un buen conocimiento y control de tus costos variables y fijos. Si aún te cuesta entender qué son los costos fijos y variables y cómo puedes calcularlos, ¡llegaste al lugar indicado!
Definición de Costos Fijos
Es un costo o gasto indispensable para la operación de un negocio y su característica principal es que no varía en su monto. De alguna forma, son un tipo de gasto de carácter obligatorio que tienes cada mes.
Tipos de Costos Fijos
- Discrecionales
- Comprometidos
Ejemplos de Activos Fijos
Para que un bien sea considerado como Activo Fijo, todo depende del rubro del negocio. Por lo tanto, lo que en una empresa es un Activo Fijo, en otra sólo será considerado parte del inventario. Los Activos Fijos pueden ser dados de baja o vendidos; por lo tanto, su vida útil dependerá del uso que le dé la compañía y variará de acuerdo con su naturaleza.
El Activo Circulante incluye a todos los bienes o derechos comerciales que se pueden convertir en dinero antes de un año; disponiendo entonces de la liquidez esperada.
Cuentas de Activos Fijos
- Terrenos: espacios de tierra que pertenecen al comerciante. Se carga cada vez que se compra un terreno. Se abona cuando se venden o se dan de baja por inservibles. Tipo de saldo: deudor.
- Mobiliario y equipo de oficina: registra los aumentos o disminuciones que se realizan en los muebles y el equipo de oficina propiedad de la empresa, valuados a precio de costo. Se carga del precio de costo de dichos bienes comprados, el cual incluye los costos y gastos estrictamente indispensables pagados por la adquisición de los muebles. Se abona del importe del precio de costo del mobiliario y equipo vendido o dado de baja por terminar su vida útil de servicio, o por inservible y obsoleto.
- Maquinaria y equipo: conjunto de máquinas de las que se sirven las empresas para realizar su producción. Se carga cada vez que se compran. Se abona cuando se venden o se dan de baja por inservibles. Tipo de saldo: deudor.
- Equipo de transporte: todos los vehículos de transporte que se usan en el reparto de las mercancías, como camiones, camionetas, motocicletas, bicicletas. Se carga cada vez que se compran. Se abona cuando se venden o se dan de baja por inservibles. Tipo de saldo: deudor.
- Equipo de cómputo: todas las computadoras y software que se usan en la operación del negocio. Se carga cada vez que se compran. Se abona cuando se venden o se dan de baja por inservibles. Tipo de saldo: deudor.
Diferencia entre Costos Fijos y Variables
En la categoría de gastos variables se incluyen todos los gastos que pueden cambiar, aquellos que no sabes que tendrás que hacer y que pueden cambiar en cada período. Entender qué son los gastos fijos y variables te permitirá administrar de mejor manera tus ingresos y ahorrar de forma responsable.
Lea también: Cálculo de Costos Indirectos
Fondo Fijo y Caja Chica
Es como un pequeño bote de dinero disponible para esas situaciones diarias y que no justifican hacer una transferencia bancaria o sacar la chequera. Su objetivo principal es facilitar la agilidad operativa, evitando trámites complicados para desembolsos mínimos. Puede gestionarse en efectivo o -de manera más ágil- a través de tarjetas corporativas que permiten un mejor seguimiento y control. Aunque ambos conceptos se refieren a fondos para gastos menores, conocer bien las diferencias entre fondo fijo y caja chica es indispensable para una gestión de gastos adecuada. La elección entre caja chica y fondo fijo no es algo que se puede resolver con una fórmula universal.
Riesgos Comunes de la Caja Chica y el Fondo Fijo
Tener el efectivo a mano es lo que los hace vulnerables a problemas que, aunque parezcan menores, pueden afectar la contabilidad, la integridad financiera y la estrategia de la empresa. Existen riesgos comunes de la caja chica y el fondo fijo que es importantes conocer.
- La gestión manual dificulta saber en tiempo real cuánto dinero hay, quién lo usó y para qué.
- La falta de un sistema que aplique reglas y la dependencia de procesos manuales son las principales causas de fraude.
- Los procesos manuales de registro son propensos a errores, como omisiones, duplicidades o equivocaciones al transcribir datos.
- Depender de recibos físicos para justificar gastos es un problema constante. Sin la documentación adecuada, las empresas tienen problemas para justificar, auditar gastos y otorgar beneficios, como el entregar incentivos económicos a sus empleados.
- La falta de recibos originales siempre debilita la posición de la empresa en auditorías y dificulta el cumplimiento de las normas contables.
- Tener dinero en efectivo a mano siempre implica un riesgo de robo o extravío.
- La conciliación manual es laboriosa y propensa a errores, ya que los datos provienen de múltiples fuentes desconectadas (libro mayor, extractos bancarios, etc.).
- Si no hay un sistema que imponga las políticas de gasto, es fácil ignorar los límites o tipos de gastos permitidos. La raíz del problema es la ausencia de aplicación de políticas en tiempo real.
- Sin alertas automáticas que notifiquen a los empleados si exceden los límites, aumentan las reclamaciones no conformes.
Digitalización de la Caja Chica y el Fondo Fijo
La digitalización es la clave para profesionalizar el manejo de la caja chica y el fondo fijo. Los empleados pueden capturar recibos con sus teléfonos, enviándolos directamente al sistema. La digitalización lo hará saber al instante cuánto se está gastando, quién lo está gastando y en qué.
Importancia de Conocer tus Ingresos y Gastos
Saber cuánto ganas y cuánto gastas es fundamental para que tengas una buena salud financiera. Durante el mes hay muchos aspectos que involucran el uso de tu dinero. Los gastos fijos son aquellos que no puedes dejar de cubrir.
Lea también: Ejemplos de Costos Indirectos
Lea también: Entendiendo los Costos Indirectos en Contabilidad
tags: #cargos #fijos #contabilidad #definicion #ejemplo