Cuando hablamos de catálogo de cuentas nos referimos al documento en donde se registran todas las cuentas de manera ordenada y sistematizada, con el fin de facilitar el registro posterior de las transacciones, transformaciones y otros eventos, propios de la entidad. Es un documento que reúne todas las cuentas que maneja una empresa, incluyendo las operaciones financieras. Sin duda, un catálogo de cuentas es importante porque permite unificar criterios para clasificar el registro de las operaciones contables de una organización. El catálogo de cuentas es un documento donde se listan todas las cuentas usadas en la contabilidad de una empresa.
Un catálogo de cuentas es un documento que es usado para registrar las operaciones de una organización. Este tipo de documentos son muy importantes en el ámbito de la contabilidad, dado que facilitan enormemente el registro de las transacciones económicas, sistematizando todo tipo de gasto e ingreso que se haya realizado. Es muy importante que aprendas a crear un catálogo de cuenta contable, ya que sin un catálogo no lograríamos la contabilización de nuestras transacciones.
Importancia y Funciones del Catálogo de Cuentas
El catálogo de cuentas se elabora para identificar fácilmente cada cuenta del sistema contable. Para lograr esto, se asigna un nombre o número a cada cuenta. Además, el catálogo de cuentas incluye una breve descripción del uso y la operación general de los libros de contabilidad. Entre sus funciones clave se encuentran:
- Realizar un registro diario de las operaciones contables de una empresa.
- Estructurar de forma adecuada el sistema de contabilidad.
- Servir como base o sencillo manual que no requiera para su utilización alta especialización del personal.
- Permite tener organizada la contabilidad de la entidad.
- Facilita la armonización de las finanzas entre la empresa matriz y sus subsidiarias.
- Al crear el catálogo de cuentas se cumple con la ley vigente.
El Catálogo de Cuentas tiene un rol muy importante en la contabilidad de las empresas pues permite tener un control de las cuentas contables. El catálogo de cuentas ayuda a clasificar, llevar registro y presentar las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan a las entidades económicas a través del uso de pólizas.
Estructura del Catálogo de Cuentas
Un catálogo de cuentas se organiza jerárquicamente para reflejar la complejidad de las operaciones financieras de una entidad. La estructura básica se compone de rubros, cuentas y subcuentas, generando el registro final del catálogo de cuentas.
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Rubro
Para empezar, el rubro es un apartado contable que permite agrupar distintas cuentas. El rubro identifica las denominaciones que reciben todas las divisiones de las operaciones que forman la estructura financiera de la empresa que ordena sus movimientos contables. Conforme a las claves, en el catálogo se deben incluir el rubro (pasivo, activo, etc.) las cuentas principales y si la entidad así lo requiere las subcuentas.
Cuenta
En seguida, se estructuran las cuentas. La cuenta incluye todas las divisiones que integran cada rubro. Toda cuenta contable se usa para el registro de los movimientos contables que se hayan realizado y que tengan un impacto sobre la empresa. Los nombres de cada una de las cuentas los encontramos en las Normas de Información Financiera (NIF).
Subcuenta
Finalmente, encontramos las subcuentas. La subcuenta es el término contable vinculado al detalle pormenorizado de todas las cuentas. Las subcuentas se usan para pormenorizar y controlar las operaciones contables que hace la empresa. De las cuentas principales se desglosan las subcuentas; éstas deben tener la clave que indica a cual cuenta pertenecen.
A continuación, se presenta una clasificación detallada de los grupos, subgrupos, cuentas mayores y subcuentas en un catálogo:
| Nivel | Descripción | Ejemplo de Codificación Decimal |
|---|---|---|
| Grupos | Clasificaciones principales de las cuentas contables. Se clasifican en seis grupos: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Costos, Gastos. | 1. Activo |
| Subgrupos | Dentro de cada grupo, se clasifica en: Circulante, Fijos, Diferidos y otros. | 1.1. Activos Circulantes, 1.2. Activos Fijos, 1.3. Activos Diferidos, 1.4. Otros Activos. |
| Cuenta Mayor | Dentro de cada subgrupo se clasifican en varias cuentas de mayor. | 1.1.1. Activos Disponibles, 1.1.2. Activos Exigibles, 1.1.3. Activos Realizables. |
| Subcuenta de Mayor | Dentro de cada cuenta de mayor se clasifican en subcuentas. | 1.1.1.1. Efectivos Disponible, 1.1.1.2. Bancos, 1.1.2.1. Cuentas Por Cobrar, 1.1.3.1. Materiales y Suministro. |
| Sub-Sub Cuenta de Mayor (Control o Detalle) | Dentro de cada subcuenta de mayor se clasifican en subsubcuentas. | 1.1.1.1.001 Caja General, 1.1.1.2.001 Banco Lafise, 1.1.2.1.001 Cuentas por Cobrar Cliente, 1.1.3.1.001 Materiales Varios. |
Tipos de Catálogo de Cuentas
Existen diferentes tipos de catálogos de cuentas en función del tipo de sistema de codificación que utilicen. Podrás conocer los tipos de catálogo cuenta contable, aprenderás a crear un catálogo de cuenta de sistema decimal paso a paso.
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Catálogo Numérico
Este sistema de clasificación es el más común en las organizaciones, su clave consta solamente de números. El tipo de catálogo de cuenta numérica asigna un número en orden progresivo a cada cuenta. Los catálogos de cuentas que usan un sistema numérico clasifican en grupos y subgrupos todas las cuentas de la organización, asignándoles un número a cada tipo de transacción. Consiste en codificar las cuentas contables con números. Ejemplo: 1 Activo, 11 Activo Circulante.
Catálogo Decimal
Este es el más utilizado y consiste en separar los números con un punto. Este tipo consiste en agrupar las cuentas de una empresa utilizando números decimales digitados. Para ello, previamente se deben crear los grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros de la compañía. Este catálogo contempla la numeración del 0 al 9, en cada posición. Ejemplo: 1. Activo, 1.1. Activo Circulante, 1.1.1. Activos Disponible, 1.1.1.1. Cajas, 1.1.1.1.001 Caja General, 1.1.1.1.002 Fondo Fijo.
Catálogo Alfabético
La alfabética asigna una letra del alfabeto a cada una de las cuentas. La organización de este catálogo se basa en colocar las letras del alfabeto a cada cuenta. Consiste en codificar las cuentas con letras del A-Z. Ejemplo: AAA Caja.
Catálogo Alfanumérico
Consiste en codificar el catálogo con letras y números. Ejemplo: 1A Activo, 2B Pasivo.
Catálogo Nemotécnico
Este sistema contempla claves más fáciles de aprender y recordar, debido a que se basa en las iniciales del nombre de cada cuenta. Consiste en codificar el catálogo con letras iniciales de los grupos y subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial, se empleará además de la primera letra, otra que le sirva de distinción y que forme parte del nombre de la cuenta para facilitar su identificación. En este tipo se utilizan las letras iniciales de los grupos y subgrupos. Ahora bien, si existen dos grupos con la misma letra inicial se emplea un número además de la primera letra inicial. Las cuentas vienen clasificadas de forma que se pueda memorizar fácilmente la forma en cómo son referidas en el catálogo. Por ejemplo, para activos se puede usar la letra ‘A’ y para pasivos la letra ‘P’, y, así, sucesivamente. Luego, para referirse a los subgrupos se usan letras en minúscula. Ejemplo: A Activo, AC Activo Circulante, AF Activo Fijo.
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Catálogo Combinado
El catálogo de cuentas puede ser elaborado con un solo sistema, pero también pueden ser combinados dos o más de los sistemas vistos anteriormente. Un sistema de catálogo de cuenta es combinado cuando se ocupa dos o más sistemas de las antes ya mencionado. Un ejemplo muy claro es el sistema alfanumérico. Ejemplo: Combinar El sistema decimal y el sistema alfabético.
Características y Requisitos de un Catálogo de Cuentas
Como ya hemos visto, los catálogos de cuentas deben reunir una serie de características para que puedan ser realmente útiles para la empresa y sus trabajadores. Haz que toda la información que esté en el catálogo sea precisa y clara para evitar confusiones o malentendidos.
Flexibilidad y Claridad
Sin embargo, es importante que el catálogo de cuentas mantenga cierto grado de flexibilidad. Naturalmente, la flexibilidad del catálogo de cuentas permitirá que se vaya adecuando a las operaciones del negocio. Por esa razón, se requiere que el diseño del catálogo de cuentas sea claro, para que tanto directivos, contadores, auxiliares como usuarios lo entiendan. Debe de ser lo suficientemente adaptable para que se pueda integrar las cuentas que se exigen para llevar el control de la empresa. Este catálogo debe atender a las necesidades de la entidad, sin descuidar los aspectos legales de la contabilidad electrónica. A la hora de diseñar un catálogo de cuentas es muy importante averiguar qué transacciones se están dando en el negocio.
Elementos Clave
El catálogo de cuentas principalmente debe tener:
- La clave de cada cuenta de manera consecutiva; la cantidad de dígitos dependerá de la extensión que tenga el catálogo de la entidad, por lo general son cinco dígitos los que se consideran.
- Nombre de cada una de las cuentas.
- Conforme a las claves, en el catálogo se deben incluir el rubro (pasivo, activo, etc.) las cuentas principales y si la entidad así lo requiere las subcuentas.
Requisitos del SAT
De acuerdo con el anexo 24 de la resolución miscelánea fiscal para 2019, nos dice que el catálogo de cuentas es un documento donde se muestra de manera ordenada la clave y nombre otorgada a las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y cuentas de orden, que son usadas en la contabilidad de las entidades económicas. Este catálogo debe de contar con los siguientes requisitos:
- Versión: Se debe colocar la versión del catálogo, por ejemplo, la primera vez que fue creado corresponde a la versión 1, si es modificado, ahora le corresponde la versión 2, si volviera a ser modificado, su versión más reciente sería la 3.
- RFC: Es el Registro Federal de Contribuyentes de la persona física o moral, a la que le pertenece el catálogo de cuentas de la entidad.
- Mes y año: Se debe colocar el mes y el año donde comienza la vigencia del catálogo de cuentas.
- Código agrupador: Este código es un número que se asocia al catálogo de cuentas de una entidad, con el propósito de que la información presentada a esta institución se haga de manera uniforme y a su vez, se armonice con la información presentada por las demás entidades. Este código agrupador fue creado en el 2014, pero fue a partir de julio del 2014 que entró en vigor el uso de éste para personas morales, mientras que para personas físicas, fue a partir de enero de 2015 que se obligó su uso. Este código se encuentra en la página del Servicio de Administración Tributaria.
- Número de cuenta: Es la clave numérica que se le asigna a cada una de las cuentas que integran el catálogo de cuentas de la entidad.
- Descripción: Se refiere al nombre de cada una de las cuentas dentro del catálogo.
- Subcuenta de: De las cuentas principales se desglosan las subcuentas; éstas deben tener la clave que indica a cual cuenta pertenecen.
- Nivel: Se debe colocar el nivel al cual pertenece la cuenta, esto se refiere a una clasificación de las cuentas, donde las cuentas principales como caja, bancos, etc. son de nivel 1, las subcuentas como caja chica, bancos nacionales, etc. son de nivel 2 y si a su vez en bancos nacionales tenemos a Banamex, BBVA, etc., su nivel sería 3.
- Naturaleza: Se refiere a reconocer si las cuentas o subcuentas son de origen acreedor o deudor, en otras palabras, si el saldo de la cuenta nos presenta una obligación de pago (deudor) o el derecho (acreedor) de recibir un bien, dinero, etc.
El Catálogo de Cuentas y las Normativas
Las autoridades consideran fundamental emplear cuentas contables adecuadas y acordes a cada empresa o negocio en particular. Al crear el catálogo de cuentas se cumple con la ley vigente.
Normas de Información Financiera (NIF)
Las NIF ‘s emitidas por el Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera (CINIF), son un conjunto de normas y conceptos que muestran la forma en la que debe elaborarse, presentarse y revelarse la información financiera de una entidad dentro del territorio nacional. Las NIF ‘s en sus series “C” y “D” nos muestran los rubros y cuentas existentes en la contabilidad, mientras que las subcuentas dependen bastante de cada entidad. Cabe mencionar que el catálogo de cuentas provee los rubros de los cuales se derivan los estados financieros que se elaboran en la entidad.
Servicio de Administración Tributaria (SAT)
El código agrupador es de uso obligatorio, al menos en la contabilidad entregada a las autoridades fiscales, con el fin de armonizar la información presentada por cada entidad, por lo tanto los paquetes contables donde se registra la contabilidad electrónica, deben contar con este apartado que relacione las cuentas de la entidad con las cuentas presentadas por el SAT, a través de este código de agrupación. El SAT obliga a los contribuyentes a que paguen la cantidad que deben de acuerdo a sus ingresos o el nivel de facturación en el que están, de no ser así, se le exigirá que realice el pago por lo que el Sistema de Administración Tributaria tiene la autoridad de llevar a cabo el procesamiento respectivo. Por medio del catálogo, se puede consultar claves para poder registrar la “ClaveProdServ” en el CFDI. Dicho mecanismo permite buscar por categorías: por tipo, división, grupo o clase. Actualmente, el SAT ya ha estado poniendo penalizaciones para aquellos contribuyentes que registran mal una clave en el CFDI. Cada vez que una factura cuente con una clave errónea y se necesita corregir pues no serán verificadas y mucho menos serán deducibles, por lo que se les cobra una multa.
Implementación y Uso en Paquetes Contables
Tomando en cuenta que en la actualidad las empresas buscan la manera de automatizar sus procesos, cumplir con las normativas legales y de información financiera, es de vital importancia el catálogo de cuentas, pues es la base de registro de ello. Los catálogos de cuentas se pueden crear desde cero o precargar un catálogo existente, por ende los diversos paquetes contables cuentan con esta función, donde la entidad ajusta el catálogo de cuentas de acuerdo con sus necesidades.
Estructuración en Software (e.g., CONTPAQi)
CONTPAQi Contabilidad es un software contable que es utilizado por empresas nacionales para el registro de las operaciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan económicamente a las entidades. Al momento de crear la empresa, el cuadro de diálogo que se despliega, además de solicitar datos generales de la empresa y el periodo de creación, solicita información de la estructura del catálogo de cuentas que llevará la empresa, aunque existe la posibilidad de modificarla aún después de este proceso. En esta sección se puede seleccionar entre dos opciones: Ninguno o el catálogo general del SAT.
Si se elige la opción de catálogo preinstalado de acuerdo al SAT, no se modificarán las demás opciones y en automático se asigna como catálogo de cuentas el código agrupador de cuentas del SAT plasmado en el anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal, esta opción por defecto, cuenta con la asignación del código agrupador que solicita la normativa legal. Si selecciona la opción Ninguno, debe agregarse la estructura que llevará el catálogo, es decir, cuantos dígitos formarán el código de cuenta, la función de ello, es llevar un mejor control de la información y poder desplegar las cuentas de acuerdo a las necesidades del usuario, así como los valores que podrán conformar dicho código, ya pueden ser numéricos o alfanuméricos y el nivel que tendrá cada segmento.
Una vez se haya seleccionado la opción de ningún catálogo preinstalado, la estructuración del mismo se llevará a cabo en la pestaña denominada “Catálogo” que se encuentra en la parte superior del programa, existen varias opciones en la pestaña nombrada, pero en general se estructura en la primera opción llamada “catálogo de cuentas”. Para agregar una cuenta, se debe seleccionar el botón “nuevo” e insertar como primer dato de la cuenta su código de identificación, este podrá ser numérico o alfanumérico dependiendo de la opción seleccionada al momento de crear la empresa. Una vez agregado el código de identificación de la cuenta, se debe insertar el nombre con el que se reconocerá la cuenta, lo más recomendable sería que desde este momento se llevará las cuentas en base a los rubros que plasma las NIF en sus series “C” y “D”, de lo contrario, puede agregar otra estructura en base a las necesidades o especificaciones de la entidad, aún así puede asignarse un rubro de las NIF a las cuentas. La sección de “subcuenta” no es editable, pues se asigna de manera automática en base al código de identificación de la cuenta.
Lo siguiente que se debe asignar es el tipo de cuenta, la función de ello principalmente es proporcionar información al sistema de la cuenta para la generación de estados financieros o reportes auxiliares. El tipo de cuenta que se les puede asignar, son los siguientes: Activo deudora, Activo acreedora, Pasivo deudora, Pasivo acreedora, Capital deudora, Capital acreedora, Resultados deudora, Resultados Acreedora, Estadística deudora, Estadística Acreedora, Orden deudora, Orden Acreedora.
El paso siguiente es elegir una opción de si la cuenta que se genera es una cuenta de mayor o si no lo es, o en su caso si es de Título o subtítulo:
- No es cuenta de mayor: La cuenta será afectada a través de las pólizas y se totaliza a la cuenta de mayor que pertenece, si no existiera una cuenta de mayor para ésta, se plasmará directamente en los estados financieros.
- Sí es cuenta de mayor: La cuenta expresará su saldo en estados financieros y su monto será la sumatoria de las cuentas que no son de mayor que pertenecen a la misma.
- Subtítulo: Para totalizar grupos de cuentas a un nivel inferior a la de título.
- Título: Para totalizar grupos de cuentas, por ejemplo activo a corto o largo plazo.
Asignación del Código Agrupador del SAT y Rubro de NIF
La asignación del código agrupador del SAT es obligatorio para poder cumplir la normativa legal de mandar la contabilidad electrónica. Las NIF’s permiten que la información financiera que genere la entidad económica sea en base a estándares. En el software contable al que hacemos referencia, asignarle el código agrupador y rubro de NIF, será en la pestaña denominada “Fiscales”, en la creación de la cuenta, el código corresponderá a alguno plasmado en el anexo 24 de la RMF. Hay que hacer énfasis que el software no te da sugerencia del código a asignar, por lo tanto, se utilizará el conocimiento y juicio profesional para asignarlo.
Del mismo modo será el rubro de NIF, el “nivel” te dará la sugerencia en base al tipo de cuenta que fue seleccionado pero es opcional dejar la sugerencia o cambiarla. El rubro se deberá asignar en base a las características de la cuenta y el juicio profesional del contador. Es importante hacer notar que el rubro NIF, se le asignará solamente a la cuenta de mayor, las cuentas que no lo son, se totalizan a la cuenta de mayor a la que pertenezca.
Optimización y Utilidades
Asignar un código agrupador o un rubro por cuenta, puede ser tardado y puede dar lugar a errores en caso de saltarse alguna cuenta. Existe una opción que facilitará la asignación de los mismos, para hacer uso de ella, se deberá colocar en la pestaña “Catálogo”, y seleccionar la opción de asignar rubro NIF, se desplegará un cuadro de diálogo en donde aparecerán las cuentas de mayor que conforman el catálogo, las cuales son las únicas que se les puede asignar un rubro de las NIF y asignar alguno. Esta opción trata de minimizar errores y darle al usuario la posibilidad de ver cuáles son las cuentas que tienen asignado un rubro, verificar si falta alguna cuenta, poder editar y asignar el rubro con mayor facilidad.
Otra utilería que se puede realizar es cargar o bajar catálogos de cuentas, sus fines son varios, ya sea ocuparlo en otra empresa, hacer un respaldo, etc.