Comprendiendo la Estructura XML de los CFDI de Egreso

A muchos vendedores les pasa lo mismo: reciben una factura, ven el PDF, todo parece claro… y luego aparece otro archivo que casi nadie abre por gusto. Ese archivo es el XML, y aunque no sea el más “bonito”, sí es uno de los más importantes. Si vendes online en México, tarde o temprano te van a pedir ese archivo. Al instante en el que hay emisión de una factura electrónica, se obtienen 2 archivos: en Formato XML y en Formato PDF. Esta diferencia sigue causando muchas dudas. El PDF sirve para leer la factura de forma visual, compartirla fácilmente o imprimirla. El XML, en cambio, cumple una función más técnica y fiscal.

¿Qué es el XML de un CFDI?

Llevado al terreno fiscal, cuando alguien pregunta qué es el XML de una factura o qué es el XML en una factura, se refiere al archivo que guarda la información del CFDI en una estructura digital estandarizada. El XML no está pensado para verse “bonito”, sino para que la información viaje bien entre sistemas. El XML concentra la información del CFDI en el formato adecuado para respaldar la factura dentro del entorno fiscal mexicano. Uno de los mayores beneficios del XML es que distintos sistemas pueden usarlo sin depender de capturas manuales. Como incluye datos completos de la operación, el XML ayuda a registrar movimientos de forma más clara.

El XML funciona bien dentro de flujos donde intervienen plataformas de facturación, herramientas contables y sistemas de gestión. Cuando emites una factura electrónica, el sistema genera la información de la operación con una estructura específica. Por eso, cuando un cliente, tu contador o tu equipo administrativo necesita revisar la factura a detalle, muchas veces no basta con el PDF. Las facturas incorporan información que son de suma importancia y de delicadeza tanto para las empresas (emisoras) como para los contribuyentes (receptores). Si en algún caso, alguien llegara a tener acceso a las facturas, podrían notar las actividades de un negocio o de una persona física. Entender qué es el XML en facturación electrónica en México te permite tomar mejores decisiones al momento de respaldar, compartir o consultar tus comprobantes.

El CFDI de Egreso y su relevancia

Por la entrada de la versión 3.3 de los CFDI, muchas empresas tienen dudas acerca de los CFDI's de Egreso. Como sabes, las notas de crédito pertenecen a un CFDI de egreso. El Comprobante de Egreso sirve en las empresas para poder amparar salidas de dinero que no son justificadas en facturas de gastos, más bien que son descuentos o devoluciones, pero aún así restan a tu ingreso. Es necesario que primero deba de existir una CFDI de ingreso. La forma de llenar un CFDI de Egreso se modificó desde Septiembre de 2018. Se debe de emitir el CFDI de egresos por el descuento, devolución o bonificación que represente el valor neto de cada factura, lo que corresponderá al 100%.

Cancelación de CFDI por archivo XML

Para realizar la cancelación de comprobantes por medio de XML se deben considerar los siguientes puntos:

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1. La estructura del archivo es la misma que se utiliza para emitir un CFDI.
2. Se debe enviar el mismo XML que se usó para emitir el CFDI originalmente solo cambiando los siguientes campos:
   1. El estatusId en la sección <Control> debe tener el valor 2 para indicar que se hará una cancelación y no una emisión.
   2. En la sección de <Control> agregar el campo motivoCancelacion con el valor correspondiente (01,02,03 o 04) y el campo folioSustitucion con el UUID del comprobante que sustituye a este CFDI (solo en caso que motivoCancelacion sea igual a 01).
3. Para cancelar el CFDI correcto, se utilizan los valores del RFC del Emisor + serie + folio como combinación única para buscar el CFDI en base de datos e iniciar el proceso de cancelación.

Gestión y organización de los XML de CFDI

Desde que la contabilidad electrónica se volvió obligatoria en México, muchas empresas han tenido que adaptar sus procesos internos para cumplir con esta exigencia fiscal del SAT. Pero ¿qué pasa cuando esos archivos están mal organizados o no sabes cómo usarlos correctamente? Recuerda que el XML es la única evidencia válida ante el SAT. Si ya tienes cientos o miles de XML sin clasificar, no te preocupes. Invertir tiempo en organizar bien tus CFDI y XML hoy, te evitará contratiempos fiscales mañana.

Cuando el volumen de pedidos aumenta, encontrar un comprobante y descargar su XML deja de ser una tarea aislada. Cuando vendes en varios canales, no basta con emitir facturas: también necesitas encontrarlas rápido, descargarlas sin errores y mantenerlas ligadas al resto de tu operación. En ese contexto, la función de facturación CFDI 4.0 para México ayuda a centralizar la gestión de comprobantes emitidos dentro del sistema. Aunque aquí el foco está en el XML, en la práctica este archivo se administra mucho mejor cuando el resto de la operación también está bajo control. Reunir pedidos de múltiples plataformas en un solo panel hace más fácil relacionar cada factura con su pedido y con el cliente correspondiente.

Tener reportes claros de ventas, ganancias y desempeño operativo permite revisar mejor la información que rodea a cada factura. A medida que aumentan los pedidos, productos y canales, también crece la complejidad operativa. Es importante saber que debes descargarlo desde el sistema donde fue emitido el CFDI. Algunas recomendaciones para una gestión eficiente incluyen:

• Dentro de cada carpeta de tipo de CFDI, crea subcarpetas por año y mes.
• Nombrar tus XML con un criterio lógico te ahorra tiempo al buscarlos.

Una de las soluciones más prácticas para empresas que deben cumplir con contabilidad electrónica es CONTPAQi Contabilidad®. Se ofrecen soluciones adaptadas a diversas necesidades empresariales, tales como:

• Indicado para personas físicas y pequeñas empresas.
• Indicado para medianas empresas.
• Indicado para grandes empresas que requieran interconectar su sistema ERP.
• Solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa.
• Solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.

Complementos del CFDI

Ejemplos de XML de CFDI que representan facturas electrónicas sin la inclusión de complementos. Estos ejemplos abarcan diversos casos de uso, desde facturas básicas hasta aquellas con impuestos aplicados. Los ejemplos aquí expuestos son material actualizado de referencia y no reproducciones de escenarios reales. Existen diversos complementos que añaden información específica a los CFDI, tales como:

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• Nómina 1.2 Rev. Complemento para identificar a los importadores y exportadores así como las mercancías que se comercializan.
• Complemento que permite incluir en la factura leyendas que son consideradas en las disposiciones fiscales.
• Complemento que permite incluir información adicional sobre las operaciones comerciales en el sector detallista.
• Complemento al Comprobante Fiscal Digital a través de Internet (CFDI) para el manejo de datos de Aerolíneas para pasajeros.
• Complemento para incorporar la información relacionada de turistas o pasajeros extranjeros.
• Complemento que permite incorporar a la factura la información relacionada con la facilidad de pago en especie.

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