Cuando hablamos del cierre de año empresarial en las empresas, la mirada suele centrarse en los aspectos contables. La contabilidad es clave en la empresa: permite controlar todas las operaciones económicas, analizar la situación patrimonial y facilita la toma de decisiones estratégicas.
¿Qué es el Cierre Contable y por qué es Importante?
El cierre contable sirve para conocer si la empresa ha sufrido pérdidas u obtenido ganancias y para “poner el contador a cero”. Con el cierre contable se cancelan todas las cuentas del ejercicio (cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y se trasladan los resultados al balance anual, incorporándolos al patrimonio si ha habido beneficios (como utilidades) o restándolos del patrimonio si ha habido pérdidas.
El ciclo contable es, por tanto, el proceso de registro contable de todas las actividades del negocio durante un período concreto para reflejar la imagen fiel de la actividad. El período de tiempo habitual del ciclo contable es el ejercicio anual, pero también se dan ciclos de menor duración como el trimestre y el semestre, que sirven para conocer la marcha de la compañía al arranque de año y tomar las decisiones necesarias para compensar posibles desajustes. Durante el ciclo contable, la compañía registra de forma cronológica cada transacción en el libro diario. El objetivo es contar con información fiable que permita analizar y preparar la información financiera correspondiente a cada período.
El ciclo contable permite hacer un seguimiento detallado de la operación de la compañía y comprobar si los datos financieros y de patrimonio siguen el rumbo deseado. Es fundamental que este proceso se realice de forma homogénea y en las mismas fechas dentro de los plazos que otorga la legislación.
Etapas del Ciclo Contable
El ciclo contable de cada ejercicio se estructura en varias etapas en las que se realizan las acciones necesarias para garantizar el registro de las operaciones que realiza la compañía y que permitan preparar los estados financieros y conocer el resultado de la operación.
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Para registrar las actividades, cada compañía cuenta con una serie de libros contables obligatorios por ley y también puede tener libros auxiliares. Para ello es necesario identificar un hecho contable, es decir, aquello que debe ser apuntado: la venta de mercancías, la compra de suministros, aportaciones de capital… Es decir, todo movimiento que repercuta sobre la compañía. Estas operaciones deben quedar registradas documentalmente (albaranes o facturas) que se registran en el libro diario.
Al final de año, cuando finaliza el ciclo contable, estas operaciones se traspasan al libro mayor, se realizan los ajustes pertinentes (amortizaciones, depreciaciones, reclasificaciones, conciliación de cuentas bancarias, cálculo de resultado…) y se cierra la contabilidad para generar los estados financieros.
Pasos para el Cierre Contable
El cierre contable incluye una serie de acciones necesarias para obtener la cifra final de beneficios o pérdidas (antes de aplicar el impuesto de sociedades) fiel a la realidad. Como esta cifra depende de varios libros de cuentas y antes de obtenerla se han de localizar los posibles errores que se hayan cometido durante el ejercicio, como anotaciones de valores equivocados, cuentas erróneas u operaciones no documentadas, es necesario seguir unos pasos que pasamos a detallar a continuación.
- Balance de comprobación de sumas y saldos: Con el balance de comprobación de sumas y saldos se revisa si a lo largo del ejercicio se han trasladado correctamente los saldos del libro diario al Mayor. Se trata de comprobar precisamente que las cuentas cuadran. Al mismo tiempo, este balance proporciona una síntesis del libro Mayor, que junto con el balance de cierre, servirá para obtener una idea fiel del patrimonio de la empresa al momento de cierre.
- Reclasificación de las deudas: Con la intención de preparar los libros para iniciar un ejercicio nuevo, un paso importante es reclasificar la parte de las deudas a largo plazo (aquellas que tengan un vencimiento de un año o menos) como deuda a corto plazo si se va a abonar en el ejercicio siguiente. Esto se hace cargando la cuenta (171) de deudas a largo plazo con entidades financieras a la cuenta (520) de deudas a corto plazo. Para ello se utilizan las tablas de amortización de préstamos que proporcionan las entidades bancarias y en las que se indican las cuotas y qué parte corresponde a amortización de la deuda y qué parte a intereses.
- Inventario de existencias: Las existencias (stocks) de una empresa son el conjunto de mercancías en su posesión que se encuentran en proceso de transformación para su explotación o aún no se han vendido. Este volumen de bienes, que forma parte del activo circulante de una empresa, sufre variaciones a lo largo de los doce meses de explotación del ejercicio, lo que modifica el resultado del ejercicio, de modo que, para obtener una idea veraz y actualizada de la situación en almacén a cierre, es necesario realizar un inventario de las existencias. Comprobar el estado de las existencias permite a las empresas planificar mejor en función de su stock.
- Verificar las dotaciones de amortización del inmovilizado: En este paso se comprueba que se han contabilizado y clasificado las partidas de inmovilizado correctamente (grupo 21 para el inmovilizado material y 20 para el inmaterial) y se han valorado las amortizaciones como corresponde. Para la gestión financiera es crucial dotar la amortización, lo que significa que se ha de imputar el gasto de la empresa en bienes de inversión (inmovilizado, permutas comerciales, terrenos, construcciones, amortizaciones de activos, deterioro del inmovilizado, etc.) teniendo siempre en cuenta las normas marcadas por el PGC para cada tipo de bien. En el caso de las amortizaciones, se crea una ficha para cada bien en la que conste su precio de adquisición, su coeficiente de amortización, su valor residual, las cuotas en cada ejercicio y su amortización acumulada. Esto ha de permitir revisar si se han dotado amortizaciones por encima del valor de coste del activo. También se han de observar los límites permitidos de amortización fiscal por si se producen diferencias temporarias entre el gasto contable y el deducible fiscalmente.
- Dotación de provisiones: Las provisiones para riesgos y gastos son una especie de seguro financiero para las empresas. Reservando partidas para contingencias futuras, como la depreciación de activos, pero también gastos de viaje, etc., la contabilidad se ajusta a la realidad de la empresa y se evitan al mismo tiempo los problemas de no poder afrontar gastos que eran conocidos. El PGC permite aprovisionar para gastos futuros, aunque no se conozca el importe exacto o la fecha concreta, si bien ha de ser cierta, es decir, que no prevé las provisiones para riesgos indefinidos. Siguiendo el PGC, se trata de las cuentas 140 a 145.
- Ajustes por periodificación: En contabilidad, en base al principio del devengo, a cada ejercicio se le ha de imputar la parte de ingresos y gastos que corresponda en función del intercambio comercial, sin importar cuándo se produce realmente el ingreso o el desembolso. Esto hace que al final del ejercicio deban realizarse ajustes en el caso de gastos o ingresos que se extienden más allá del ejercicio, lo que se denomina periodificar gastos e ingresos. Las cuentas con posibles “incidencias” son las cuentas 6 y 7.
- Resultado antes de impuestos: el asiento del impuesto de sociedades: Realizados estos ajustes, tenemos el resultado antes de impuestos: son los ingresos contables menos los gastos contables según el PGC, es decir, el resultado contable. El resultado fiscal depende de los ajustes especificados en la Ley del Impuesto de Sociedades para calcular la base imponible: base imponible = resultado contable +/- ajustes. Este asiento se hace el 31 de diciembre para que pueda reflejarse en la cuenta de resultados (pérdidas y ganancias) y en el balance de situación quede constancia de la obligación de pagarlo. El impuesto de sociedades es el resultado de multiplicar el beneficio resultante por el tipo impositivo. La cantidad resultante se registra como gasto contable del ejercicio en la cuenta (630) Impuestos sobre Beneficios. Sobre este resultado se aplican otras variables (diferencias permanentes, las diferencias temporales y las bases imponibles negativas de ejercicios anteriores) que resultan en la base imponible sobre la que se aplica el tipo de gravamen correspondiente según el art. 28 de la Ley del impuesto de sociedades que, en términos generales, es de un 35 %.
- Asiento de regularización y cierre de ejercicio: El último paso en el cierre contable se denomina regularización y consiste en determinar el resultado de la empresa en el ejercicio, trasladando los saldos de todas las cuentas de gestión (6 y 7) a la cuenta de resultados (129) Resultado del ejercicio, una vez hechos los ajustes. Esta cuenta puede presentar dos situaciones: tener saldo acreedor (beneficio) o saldo deudor (pérdida). Este saldo se refleja en el balance (patrimonio neto) sumando o restando. En caso que tenga saldo deudor, se cambiará de cuenta, pasando de la 129 a la (121) Resultados negativos de ejercicios anteriores porque con ella se iniciará el ejercicio siguiente (hoy en día cualquier programa informático lo realiza automáticamente).
El Cierre Fiscal
El cierre fiscal es una etapa crucial para cualquier empresa, ya que asegura la integridad de los informes financieros anuales y el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Durante el cierre fiscal, se lleva a cabo una serie de actividades que incluyen la verificación de ingresos y gastos, la conciliación de cuentas, y la preparación de los estados financieros, como el balance general y el estado de resultados.
Pasos Clave para un Cierre Fiscal Eficiente
- Revisión de ingresos y egresos
- Validación de cuentas por cobrar y por pagar
- Revisión de inventarios
- Revisión de activos fijos
- Cálculo de deducciones fiscales
- Declaración anual de impuestos
Es fundamental que las empresas se preparen meticulosamente para su presentación fiscal al llegar el cierre de año. En México, el ejercicio fiscal abarca del 1 de enero al 31 de diciembre. El cumplimiento puntual no solo evita sanciones, sino que también facilita una transición ordenada hacia el nuevo ejercicio fiscal.
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Herramientas para Facilitar el Cierre Fiscal
Herramientas como Factupronto simplifican el proceso de facturación y cumplimiento fiscal para las empresas, permitiendo generar CFDI 4.0 y Complementos de pago de manera rápida y eficiente.
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