El cierre contable es una práctica esencial en el ámbito financiero de las empresas para garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes. Al llegar el fin de año, además de las fiestas, las pequeñas y medianas empresas (Pymes) deben ocuparse de un cierre contable exitoso.
¿Qué es el Cierre Contable?
El cierre contable implica cuadrar y finalizar las cuentas anuales de una empresa dentro de un ejercicio contable. Lo que también se puede traducir en cerrar todas las operaciones económicas realizadas entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. A detalle, el cierre contable es un proceso que consiste en cancelar todas las cuentas del ejercicio del año corriente, y trasladar los resultados al balance anual. Este proceso abarca la evaluación de ingresos, gastos, costes de venta y costes de producción. Abarca información del año natural de enero a diciembre.
“Es importante recordar que previo a la declaración anual, hay un paso vital, que es la realización del cierre contable en diciembre. Este es el procedimiento que todas las organizaciones, sin importar su tamaño, deberían hacer cada año para conocer el resultado de su ejercicio financiero”, comentó la directora de producto de QuickBooks México, Ana Zaldívar.
Tras finalizar el cierre, hay plazos específicos para formular cuentas, legalizar libros contables y realizar otras actividades relacionadas con hacienda. Por lo anterior, darle a este paso la seriedad que requiere permite que las empresas pueden realizar el cálculo de las ganancias o pérdidas que hayan tenido durante el año y, a partir de ello, no solo calcular la cantidad de impuestos que como personas morales les corresponde pagar sino también saber qué mejoras deben hacer para el desarrollo de su negocio”, agregó.
Importancia del Cierre de Mes
El cierre contable por lo general se hace al final de cada mes. Realizar el cierre de mes permite conocer los beneficios generados por el negocio y saber si cumplió con sus objetivos. Este proceso permite a las empresas evaluar de manera precisa su desempeño financiero, determinando si han obtenido ganancias o incurrido en pérdidas durante ese periodo. Te permite reaccionar de manera estratégica ante los cambios en el mercado y tomar decisiones acertadas. Realizar un cierre de mes eficiente es fundamental para la salud financiera de tu empresa.
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El cierre de mes implica una revisión detallada de los datos financieros de la empresa, abarcando la organización y validación de ingresos, egresos y cuentas por pagar y cobrar. Este procedimiento proporciona una visión actualizada de la situación económica, clave para la toma de decisiones informadas.
Pasos Clave para un Cierre Contable Sencillo
Teniendo en cuenta lo anterior y para que el cierre contable no sea tan complicado, QuickBooks, compartió guía básica con 5 puntos clave para que emprendedores y PyMEs puedan llevar a cabo esta actividad de manera exitosa y sencilla:
- Revisar que tu negocio no tenga cuentas por pagar y cobrar pendientes en el sistema de facturación. Esto es primordial para determinar si hay pérdidas o utilidades en el ejercicio corriente, además de prepararte o verificar si te afectarán posibles devoluciones.
- Verificar que todas las obligaciones y pagos estén en orden y se hayan hecho en tiempo y forma.
- Examinar que el inventario físico coincida con las compras y ventas. En caso de presentar alguna merma, revisar que este se haya considerado como tal.
- Hacer lo necesario para mantener un flujo de efectivo sano, esto es checar que se cuenta con el capital necesario para mantener tus operaciones en orden: pagar salarios, rentas, servicios, proveedores, impuestos, etc.
- Considerar los gastos deducibles.
Otro aspecto fundamental para un cierre de año exitoso consiste en la actualización constante de la contabilidad, es decir, para el siguiente año procurar no dejarlo al final y, en su lugar, actualizar de manera periódica. De este modo, al final del año, esto debe convertirse más un trabajo de revisión que de talacha acumulada.
Consejos Adicionales para un Cierre de Mes Eficaz
- El cierre de mes es exclusivo para tu organización y por eso debes trabajar con tu equipo y crear su propia lista de verificación.
- La tarea del cierre del mes implica que todo el equipo financiero trabaje y se comunique con los directores y jefes de departamento. También, organiza reuniones con los responsables de presupuestos para que puedan alinear los costos que irán en el balance general de resultados.
- Los activos fijos se anotan como efectivo en el libro de cuentas de una empresa y como suelen ser costosos, su valor disminuye cada año.
Veamos ahora cómo puedes hacer el cierre de mes más efectivo y menos estresante.
- Haz una lista de las operaciones financieras, sin dejar ninguna transacción sin registrar.
- Puedes dividir el proceso en múltiples tareas más alcanzables para que el cierre de mes se cumpla más rápido.
- Es importante que tengas un registro de las transacciones pasadas y presentes para contar con total transparencia de las operaciones contables del cierre de mes.
- Es esencial que al cierre de mes tengas fechas límites claras y que las conozcan todos los empleados y los involucrados en este proceso.
Estrategias para Optimizar el Proceso Contable
Registrar comprobantes se convierte en una tarea que demanda más tiempo del esperado, especialmente para aquellos comercios que aún no cuentan con una plataforma que les ayude con el control de gastos, y revisar a detalle la información tributaria puede conducir a errores que suelen acarrear multas y comprometer las finanzas internas. Sin embargo, este escenario no debería convertirse en un dolor de cabeza anualmente cuando se pueden reducir esfuerzos de manera estratégica para cumplir con las obligaciones contables de manera práctica y precisa.
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Gestionar un resumen mensual: Este es un mecanismo de organización que facilita la compilación de información, especialmente si la empresa programa un software ERP para que emita comprobaciones y balances mensuales, que al final del año serán más fáciles de revisar una vez estén los datos listos para comprobar.
Ajustar el importe digital de facturas y comprobantes desde el día uno: un profesional en finanzas puede tardar unos 20 minutos en realizar un informe de gastos, con un costo promedio de $58 dólares. Al año, esto se traduce en unas 390 horas de trabajo por cerca de $68 mil dólares.
Cierre de Ejercicio en CONTPAQi Contabilidad
El cierre de ejercicio en CONTPAQi Contabilidad es un proceso que se realiza al finalizar un año fiscal para registrar los movimientos contables y fiscales de la empresa, así como para generar el año siguiente en el sistema. El cierre de ejercicio permite obtener reportes financieros, de inventarios, de ventas, de compras, de costos, de impuestos y de nóminas, entre otros, que reflejan la situación de la empresa al cierre del año.
Pasos para el Cierre de Ejercicio en CONTPAQi Contabilidad
Para realizar el cierre de ejercicio en CONTPAQi Contabilidad se deben seguir los siguientes pasos:
- Respalda tu empresa.
- Cambia el periodo en el menú Cierre.
- Crea la póliza de cierre en el menú Cierre.
- Cierra el periodo/ejercicio en el menú Cierre.
- Verifica el periodo vigente.
Es importante realizar el cierre de ejercicio antes de emitir cualquier documento del año siguiente, ya que de lo contrario el sistema puede mostrar un error de que la fecha del documento no pertenece a ningún ejercicio de la empresa.
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Al ejecutar un cierre de ejercicio, se cierra el año anterior al vigente (ejercicio pasado); el ejercicio vigente (presente) queda abierto y a su vez permitirá abrir el nuevo ejercicio por iniciar (futuro).
Pasos Detallados en CONTPAQi
- Crea la póliza de cierre: Ve al menú: Cierre > Póliza de cierre… Captura la cuenta que se estará afectando.
- Verifica el periodo vigente: Ve al menú: Cierre > Cierre del periodo/ejercicio… Revisa que el periodo a cerrar muestre el número 1 y que se muestren las fechas del periodo vigente.
Cierre Contable Semestral
Dividir el año en dos semestres te permite llevar un mejor control de tus finanzas y hacer ajustes a mitad del camino. El cierre contable semestral es una radiografía que te muestra la salud financiera de tu negocio.
- Agrupa todas las facturas, recibos, estados de cuenta, nóminas y cualquier otro documento que refleje ingresos y egresos del semestre.
- Analiza tus ventas, servicios prestados, ingresos por comisiones o cualquier otra fuente de entrada.
- Resta tus egresos a tus ingresos. ¿Tuviste ganancias o pérdidas?
- Revisa si estás al día con tus contribuciones fiscales: ISR, IVA, retenciones, etc.
- Estos dos documentos contables resumen la situación económica de tu empresa: lo que tienes (activos), lo que debes (pasivos) y lo que te pertenece (capital).
Hoy en día existen muchas herramientas tecnológicas que te ayudan a hacer un cierre contable rápido y sin errores. Hoy puedes contratar servicios contables en línea que ofrecen asesoría personalizada y soporte técnico.
- Crea una presentación ejecutiva con los principales indicadores: ingresos, egresos, utilidades, deudas, pagos de impuestos y rentabilidad.
- ¿Tus ingresos van en aumento? ¿Tus gastos están controlados? ¿Qué productos o servicios están generando más ingresos?
- Si tienes colaboradores, es buena práctica compartir un resumen del desempeño del negocio.
El objetivo de un buen cierre semestral del ejercicio fiscal no es sólo cumplir con tus obligaciones, sino usar esa información para mejorar tus finanzas en los próximos seis meses. Revisa tus precios y márgenes. Planea tus inversiones estratégicas. ¿Es momento de invertir en equipo, tecnología, publicidad o capacitación? Ajusta tu plan de ventas. Ahorra para tus contribuciones fiscales. Evita que los pagos de impuestos te agarren desprevenido. Busca apoyo profesional si lo necesitas. No estás solo.
Hacer tu cierre semestral del año fiscal te permite ver con claridad en dónde estás parado y hacia dónde vas. Aprovecha esta oportunidad para corregir el rumbo, fortalecer tu empresa y llegar al final del año con un negocio más sólido, ordenado y rentable.