Los períodos contables, también conocidos como períodos de informe, son lapsos de tiempo en los que una empresa u organización informa el rendimiento financiero, por ejemplo, al generar su balance de ingresos o su balance.
Para muchas empresas, el año fiscal no se alinea con el año calendario, por ejemplo, cuando el año fiscal finaliza el 30 de junio en lugar del 31 de diciembre. Puede usar periodos contables en informes, como cuando revisa los movimientos registrados en la página Saldo/Presupuesto, donde se puede especificar el intervalo de informes. Una de las opciones que puede especificar para crear informes por período contable.
En el campo Nº de periodos especifique el número de ejercicios económicos en que se dividirá el ejercicio. En el campo Longitud período, introduzca una duración para cada período. En el campo Fecha inicial, introduzca la fecha en la que comienza el ejercicio. Seleccione la casilla de verificación Principio ejercicio para indicar que es el primer periodo del ejercicio.
Importancia del Cierre Contable
El cierre contable es una práctica esencial en el ámbito financiero de las empresas para garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes. Es en dicho proceso cuando se recopila la información de los estados financieros de cada periodo, lo cual te permite tener un panorama mucho más claro y específico del comportamiento de tu organización.
Así mismo, un análisis del desempeño de tu empresa te ayudará a mejorar los aspectos que no fueron tan favorables, tanto en lo fiscal como en lo estratégico, para así tener una perspectiva de la actividad organizacional. Con esto, se pueden proyectar las tareas para el siguiente ciclo, revisar las metas y objetivos, y evaluar los logros y los fallos para determinar dónde se tienen que realizar los ajustes necesarios. La planeación para el siguiente periodo debe ser constante y efectiva para la toma de decisiones.
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¿Qué Implica el Cierre Contable?
El cierre contable implica cuadrar y finalizar las cuentas anuales de una empresa dentro de un ejercicio contable. Este proceso abarca la evaluación de ingresos, gastos, costes de venta y costes de producción. Abarca información del año natural de enero a diciembre.
Tras finalizar el cierre, hay plazos específicos para formular cuentas, legalizar libros contables y realizar otras actividades relacionadas con hacienda.
Cierre Fiscal: Asegurando el Cumplimiento Tributario
El cierre fiscal es una etapa crucial para cualquier empresa, ya que asegura la integridad de los informes financieros anuales y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Durante el cierre fiscal, se lleva a cabo una serie de actividades que incluyen la verificación de ingresos y gastos, la conciliación de cuentas, y la preparación de los estados financieros, como el balance general y el estado de resultados. En esta etapa, se deben hacer los ajustes necesarios para obtener montos fiscales precisos.
Ahora bien, antes de preparar la declaración es muy importante asegurarse de que toda la información incluida en estas declaraciones sea precisa y esté actualizada antes de presentarlas al SAT. Realice conciliaciones periódicas para detectar y corregir discrepancias de inmediato.
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Diferencias Clave entre Cierre Contable y Cierre Fiscal
Aunque algunos confunden ambos términos, es muy importante que tú los tengas bien diferenciados para no caer en omisiones.
Considera que un cierre contable no es hacer la contabilidad de la empresa, ya que eso lo deberías hacer mes con mes. En realidad aquí estamos hablando de separar cada ejercicio para tener una comparativa del desempeño durante todo un ciclo, y con base a los resultados, ejecutar una planeación más acertada para el siguiente periodo.
Cierre Contable
En este cierre están determinadas las cuentas de ingresos y egresos anuales, lo cual incluye el balance general, además del cálculo de pérdidas y ganancias, de las cuales se distribuyen los dividendos. Es fundamental revisar los libros contables y llevar a cabo las conciliaciones bancarias para asegurar la exactitud de los datos.
Cierre Fiscal
Este cierre permite calcular los impuestos que la empresa debe pagar ante Hacienda, especialmente el impuesto sobre ganancia. Tener una buena planificación fiscal que integre la contabilidad dará una visión más amplia del escenario financiero de la empresa. La declaración anual y el impuesto de sociedades son elementos críticos en este proceso.
Pasos Esenciales para el Cierre Contable
- Balance de comprobación de sumas y saldos: Con el balance de comprobación de sumas y saldos se revisa si a lo largo del ejercicio se han trasladado correctamente los saldos del libro diario al Mayor.
- Reclasificación de las deudas: Con la intención de preparar los libros para iniciar un ejercicio nuevo, un paso importante es reclasificar la parte de las deudas a largo plazo como deuda a corto plazo si se va a abonar en el ejercicio siguiente.
- Inventario de existencias: Las existencias (stocks) de una empresa son el conjunto de mercancías en su posesión que se encuentran en proceso de transformación para su explotación o aún no se han vendido. Para obtener una idea veraz y actualizada de la situación en almacén a cierre, es necesario realizar un inventario de las existencias.
- Verificar las dotaciones de amortización del inmovilizado: En este paso se comprueba que se han contabilizado y clasificado las partidas de inmovilizado correctamente y se han valorado las amortizaciones como corresponde.
- Dotación de provisiones: Las provisiones para riesgos y gastos son una especie de seguro financiero para las empresas. Reservando partidas para contingencias futuras, como la depreciación de activos, pero también gastos de viaje, etc., la contabilidad se ajusta a la realidad de la empresa y se evitan al mismo tiempo los problemas de no poder afrontar gastos que eran conocidos.
- Ajustes por periodificación: En contabilidad, en base al principio del devengo, a cada ejercicio se le ha de imputar la parte de ingresos y gastos que corresponda en función del intercambio comercial, sin importar cuándo se produce realmente el ingreso o el desembolso. Esto hace que al final del ejercicio deban realizarse ajustes en el caso de gastos o ingresos que se extienden más allá del ejercicio, lo que se denomina periodificar gastos e ingresos.
- Resultado antes de impuestos: el asiento del impuesto de sociedades: Realizados estos ajustes, tenemos el resultado antes de impuestos: son los ingresos contables menos los gastos contables según el PGC, es decir, el resultado contable.
- Asiento de regularización y cierre de ejercicio: El último paso en el cierre contable se denomina regularización y consiste en determinar el resultado de la empresa en el ejercicio, trasladando los saldos de todas las cuentas de gestión (6 y 7) a la cuenta de resultados (129) Resultado del ejercicio, una vez hechos los ajustes.
Plazos Importantes
Normalmente, todas las empresas cierran el ejercicio a fecha de 31 de diciembre. A partir de entonces, cuentan con:
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- 3 meses (hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente) para formular las cuentas.
- 4 meses (hasta el 30 de abril) para legalizar los libros.
- 6 meses (hasta el 30 de junio) para celebrar Junta General y aprobar las cuentas anuales.
Tips para tu Cierre Contable
El primero y más importante es que no des NADA por sentado. Si pasas por alto los puntos básicos, podrías tener dolores de cabeza muy pronto. Adicionalmente, deberías considerar:
- Estar al pendiente de las reformas y cambios que hace la autoridad en materia contable y fiscal. Cualquier cambio puede repercutir en tu negocio.
- Cuando se finaliza un periodo contable, las cuentas se cierran para ver los resultados del ejercicio, ya sea en utilidades o pérdidas.
- Una vez que se tiene el cierre contable, se elaboran los asientos contables, que tienen como objetivo la cancelación de cuentas: hay que dejarlas en ceros. Las cuentas son: ingresos, gastos, costos de venta y de producción.
- Antes de cancelar las cuentas de resultado, concilia y ajusta aspectos como la amortización de los activos intangibles y la depreciación de los activos fijos.
- Recuerda que el resultado de la cancelación de cuentas se llevará a la cuenta de patrimonio. Es decir, si el resultado es pérdida, se disminuye el patrimonio; si el resultado es utilidad, se incrementa.
- Las cuentas con saldo rojo o negativo se tienen que reclasificar, especialmente las bancarias, de clientes o proveedores.
Consejos para tu Cierre Fiscal
En este caso es importante que prestes atención a todas las operaciones relacionadas al SAT y que todo lo que hagas al respecto lo consideres como prevención y no como corrección o solución a un problema. Así mismo, considera:
- Realizar un “pre-cierre”, así se podrán identificar los puntos que necesitan ser analizados con más detalle y, de ser necesario, qué información o documentos se requieren.
- Hacer un análisis de las operaciones especiales que se hayan realizado y que el SAT podría señalar; de esta forma, se aprovechan los meses restantes para llevar a cabo las adecuaciones que sean necesarias.
- Identificar las declaraciones que, por obligación, se deben presentar, y verificar que la información sea coherente para evitar cualquier auditoría por parte de la autoridad.
- Estar atento a la fecha de cierre, que normalmente es el 31 de diciembre, para asegurarte de que todo esté en orden.
- Revisar la base imponible y las obligaciones fiscales para garantizar que todos los ingresos y gastos estén debidamente documentados y reportados.
Cómo Realizar el Cierre de Ejercicio en CONTPAQi Contabilidad
El cierre de ejercicio en CONTPAQi Contabilidad es un proceso que se realiza al finalizar un año fiscal para registrar los movimientos contables y fiscales de la empresa, así como para generar el año siguiente en el sistema.
El cierre de ejercicio permite obtener reportes financieros, de inventarios, de ventas, de compras, de costos, de impuestos y de nóminas, entre otros, que reflejan la situación de la empresa al cierre del año.
Pasos para el Cierre de Ejercicio en CONTPAQi Contabilidad
- Respalda tu empresa.
- Cambia el periodo en el menú Cierre.
- Crea la póliza de cierre en el menú Cierre.
- Ve al menú: Cierre > Póliza de cierre…
- Captura la cuenta que se estará afectando.
- Cierra el periodo/ejercicio en el menú Cierre.
- Verifica el periodo vigente.
- Ve al menú: Cierre > Cierre del periodo/ejercicio…
- Revisa que el periodo a cerrar muestre el número 1 y que se muestren las fechas del periodo vigente.
Es importante realizar el cierre de ejercicio antes de emitir cualquier documento del año siguiente, ya que de lo contrario el sistema puede mostrar un error de que la fecha del documento no pertenece a ningún ejercicio de la empresa.
Al ejecutar un cierre de ejercicio, se cierra el año anterior al vigente (ejercicio pasado); el ejercicio vigente (presente) queda abierto y a su vez permitirá abrir el nuevo ejercicio por iniciar (futuro).
Cierre del Ejercicio Contable
Cerrar el ejercicio es una de las tareas para cerrar los libros. Después de cerrar un ejercicio, se seleccionan las casillas Cerrado y Fecha bloqueada de todos los periodos del ejercicio. Debe tener al menos un ejercicio abierto.
Al cerrar un ejercicio, asegúrese de que se ha creado un nuevo ejercicio. Aunque un ejercicio esté cerrado, todavía podrá registrar en él movimientos de contabilidad. Al hacerlo, los movimientos se marcan como registrados en un ejercicio cerrado y se seleccionará la casilla Asiento post-cierre.
De forma predeterminada, la casilla no se muestra en la página, pero puede agregarla. Los siguientes pasos son cerrar las cuentas de regularización y transferir los resultados del ejercicio a una cuenta en el balance.