Llega el final de año y para la mayoría de las sociedades es la fecha de cierre del ejercicio contable. El cierre contable es el proceso en el que se cuadran y finalizan las cuentas anuales de la empresa dentro de un ejercicio contable. Abarca una temporada de doce meses y define un ciclo económico en la vida de una empresa, generalmente asociado a un año natural, del 1 de enero al 31 de diciembre. Comprender todos estos pasos es fundamental para cualquier empresario, ya que permite evaluar el desempeño y la situación real del negocio para tomar decisiones informadas que garanticen el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Proceso paso a paso del cierre contable
El primer paso para un cierre contable exitoso es la revisión detallada de todas las cuentas contables. Para realizar este trámite de forma correcta, debemos seguir un procedimiento estructurado:
- Balance de comprobación de sumas y saldos: Se verifica que los datos contables coincidan con el Libro Diario. Es una herramienta de control interno para asegurar que no haya errores.
- Revisión del Plan General Contable: Se debe comprobar que no haya errores en ninguno de los grupos que conforman la contabilidad de la empresa, desde la financiación básica hasta los ingresos y gastos imputados al patrimonio neto.
- Recuento de existencias: Las existencias o materias primas adquiridas para venta o consumo deben valorarse con el precio de adquisición. En los asientos de ajuste, se anula el valor inicial y se computa el nuevo.
- Reclasificación de deudas y créditos: Implica indicar qué parte de las deudas y créditos vencerán en el próximo año contable para que se reflejen como corto plazo.
- Periodificación: Consiste en asignar ingresos y gastos a los períodos contables que correspondan, según el principio de devengo.
- Asiento de amortizaciones e inmovilizado material: Se refleja en el balance la pérdida de valor del inmovilizado en el tiempo y se computa el gasto asociado.
- Regularización: Se calcula la diferencia entre ingresos y gastos durante el año para determinar si se han generado pérdidas o ganancias, aplicando el impuesto sobre sociedades correspondiente.
- Cierre y apertura: Se cancelan los saldos de todas las cuentas abiertas para finalizar el año y, a uno de enero, se hace el asiento de apertura intercambiando los valores para que las cuentas recuperen su saldo.
Gestión de la depreciación de activos fijos
La depreciación se refiere a la reducción gradual del valor de un activo fijo a lo largo del tiempo, debido a factores como el desgaste, el uso o la obsolescencia. Es información crucial capaz de impactar de forma significativa en el estado financiero de tu empresa.
Conceptos clave y métodos de cálculo
Para calcular la depreciación, es imperativo definir tres variables: el coste de adquisición, el valor residual y la vida útil. La base depreciable se calcula restando el valor de rescate del costo inicial del activo.
| Método | Descripción |
|---|---|
| Línea recta | Se asume que el activo pierde valor de manera constante y uniforme cada año de su vida útil. |
| Unidades de producción | La depreciación se calcula conforme a los servicios prestados o las unidades producidas (kilómetros u horas). |
| Depreciación acelerada | Permite registrar un gasto mayor en los primeros años de vida del activo, como mediante la suma de dígitos o doble saldo decreciente. |
Diferencias importantes
- Depreciación vs. Amortización: Mientras que la depreciación se reserva estrictamente para los activos tangibles (maquinaria, edificios, vehículos), la amortización se aplica habitualmente a los activos intangibles (patentes, software).
- Importancia fiscal: La depreciación permite optimizar la carga impositiva al reducir el beneficio imponible sin vaciar las cuentas bancarias, ya que no implica una salida de caja real.
La gestión eficaz de los activos fijos consiste tanto en llevar un registro de aquello que se tiene, como también de estar preparado para el futuro. Un cambio arbitrario en los métodos de un año para otro sin justificación técnica puede ser visto como un intento de manipulación por parte de los auditores. Por ello, la contabilidad de la depreciación debe estar perfectamente documentada para reflejar la realidad del negocio y cumplir con la normativa tributaria vigente.
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