Los distintos tipos de auditorías internas ofrecen a los tomadores de decisiones la información que requieren para verificar la eficacia de la gestión empresarial y adoptar las medidas necesarias para incrementar la rentabilidad de la empresa. El departamento de auditoría interna debe ser un área funcional independiente enfocada en valorar de manera objetiva los controles administrativos y procesos productivos de la organización.
Beneficios de las Auditorías Internas
Muchas empresas han cambiado su postura de considerar que las auditorías internas representan solo gastos ineludibles a considerarlas una herramienta de business intelligence muy valiosa para la gestión del cambio y garantizar el éxito de la organización. A continuación, te compartimos los principales objetivos que deben satisfacer las auditorías internas.
Aumentar la productividad
Las auditorías internas se diseñan de tal manera que ofrezcan información valiosa para mejorar todas las operaciones comerciales de la empresa. Para lograrlo, el enfoque debe ser estratégico y sistemático para valorar las actividades y los procesos esenciales con base en indicadores clave de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) con total imparcialidad.
Evaluar los riesgos
Las auditorías internas están destinadas a evaluar la eficacia de las medidas de control para identificar fraudes y desviaciones en los procesos administrativos e implementar medidas de remediación para eliminar las deficiencias que se detecten.
Proteger los activos
Las auditorías financieras periódicas se centran en inventariar el patrimonio físico e intelectual de la empresa, incluyendo el equipo de oficina, la maquinaria, las materias primas, sus patentes y secretos industriales, entre otras posesiones. Saber con exactitud los tipos de activos con los que cuenta la organización posibilita resguardarlos y determinar qué tipos de inversiones son indispensables para satisfacer las necesidades actuales y futuras.
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Garantizar la calidad
Las auditorías internas habitualmente no analizan los productos terminados de las empresas manufactureras. Sin embargo, los auditores internos examinan minuciosamente los procesos de producción y de control de calidad para ofrecer recomendaciones puntuales que, de manera innegable, resultan en productos de mejor calidad.
Ofrecer perspectivas basadas en datos duros
Los auditores internos proveen puntos de vista imparciales y sugerencias viables. El valor añadido que ofrecen los distintos tipos de auditorías internas es inestimable.
Impulsar el compromiso de los empleados
Las auditorías internas permiten a todos los empleados conocer el papel que juegan en lograr la misión y visión de la empresa. Se ha comprobado que los trabajadores que saben que sus contribuciones son valiosas para el éxito de su organización con frecuencia demuestran altos niveles de automotivación laboral.
Tipos de Auditorías Internas
Abajo, describimos los distintos tipos de auditorías internas que habitualmente realizan los auditores internos en las corporaciones grandes y las pequeñas empresas por igual.
Auditorías administrativas
Aunque el tipo de auditorías administrativas que se realizan podría variar en función del diseño organizacional de la empresa. En general, todos estos tipos de auditorías internas tienen el objetivo de evaluar las funciones que realizan los siguientes departamentos administrativos:
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- Recursos humanos: Las auditorías del área de recursos humanos estudian la eficacia de los procesos de gestión de personas, incluyendo los procedimientos de reclutamiento y selección, las políticas de ascenso laboral y de aumento de sueldo, los procesos y formatos de evaluación de desempeño laboral y las tasas de rotación de personal, el cumplimiento con las regulaciones de diversidad laboral y las directrices de derechos humanos en el trabajo; así como, la implementación de incentivos laborales y los esquemas relativos a los beneficios sociales que ofrece la organización a sus empleados, entre otros.
- Capacitación y plan de desarrollo profesional: Aunque esta área en algunas empresas forma parte del departamento de recursos humanos, se audita por separado, dada la importancia que tienen sus esfuerzos para optimizar el rendimiento laboral, retener a los talentos idóneos y para promover los valores profesionales entre los empleados.
- Contabilidad administrativa: Las áreas de contabilidad y finanzas son en general las que más se auditan en la mayoría de las organizaciones. En el departamento de contabilidad administrativa los auditores revisan los procedimientos de cuentas por pagar, el volumen de pagos retrasados, las políticas de liquidez, el cumplimiento con los presupuestos establecidos y la veracidad de los registros contables.
- Contabilidad financiera: Las auditorías al área de contabilidad financiera examinan los criterios relativos a los flujos de capital, los estados financieros, el cumplimiento con las obligaciones fiscales, la productividad de las inversiones, la veracidad de la información financiera, los cálculos utilizados para cotizar las acciones de la empresa en los mercados de valores y la eficacia de los procedimientos para detectar fraudes y malversaciones.
- Mercadotecnia: En el área de la mercadotecnia, los auditores internos se centran en determinar los resultados derivados de las campañas promocionales y de los esfuerzos de marketing digital. Así como, la adhesión al presupuesto asignado por parte de los especialistas de marketing internos y externos. Adicionalmente, analizan las tasas de clientes repetidos y la efectividad de los programas de fidelización.
- Ventas: En el área de ventas los auditores internos comparan las ventas reales contra los pronósticos y sugieren medidas proactivas para eliminar estas discrepancias.
- Servicio al cliente: Los auditores se encargan de analizar todas las tareas del departamento de atención al cliente incluyendo el servicio de preventa y de posventa; así como, el tiempo de respuesta a las solicitudes y reclamos de los consumidores.
- Logística: Los auditores se enfocan en examinar que los especialistas en logística acaten los procesos de distribución de productos terminados y en relación con la recepción y verificación de las materias primas en tiempo y forma.
- Compras: Con respecto al departamento de compras, los auditores internos valoran la adhesión del personal encargado con respecto a los procesos de selección de vendedores y el cumplimiento de las políticas de cotización, negociación y contratación de los proveedores.
Auditorías funcionales
Estos tipos de auditorías internas no se realizan comúnmente en empresas mercantiles. Pero son habituales en empresas de servicios empresariales especializados. La auditoría interna funcional más frecuente es la siguiente:
- Investigación y desarrollo: Este tipo de auditorías internas tienen el objetivo de determinar la ventaja competitiva de la empresa con respecto a la innovación tecnológica y los auditores, por lo general, son especialistas en informática, debido al alto nivel tecnológico que exigen estas evaluaciones.
Auditorías operativas
Este último tipo de auditorías internas que analizaremos en esta guía son de vital importancia para las empresas de transformación.
- Procesos productivos: Como citamos arriba, las auditorías internas no se enfocan en los productos terminados, estas tareas son en general responsabilidad de los especialistas en control de calidad que laboran en las empresas industriales. Mientras que, los auditores externos se encargan de valorar la adecuación de los procesos para proponer técnicas que permitan agilizar la producción sin sacrificar las cualidades de los productos.
- Seguridad industrial: Los auditores evalúan la situación laboral en las fábricas para identificar y eliminar condiciones inseguras de trabajo y proteger la integridad física de todas las partes interesadas, incluyendo los proveedores, visitantes y, sobre todo, los empleados como los operadores de producción y los conductores de maquinaria pesada.
Habilidades de los Auditores Internos
Las competencias de los auditores internos en general incluyen conocimientos técnicos y habilidades administrativas avanzadas para realizar sus tareas de manera eficaz en múltiples departamentos con responsabilidades diferenciadas.
Las habilidades transferibles más buscadas por los empleadores de auditores internos incluyen las siguientes:
- Habilidades interpersonales
- Perseverancia
- Inteligencia emocional
- Paciencia
- Habilidades de comunicación asertiva
- Razonamiento deductivo
- Habilidades de planificación
- Pensamiento crítico
- Habilidades de gestión de recursos
- Habilidades analíticas
- Habilidades de supervisión de personal
- Persuasión
- Habilidades digitales
- Habilidades para trabajar de forma independiente con mínima dirección
Tipos de Auditorías Externas
Este proceso tiene un sinfín de clasificaciones.
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- Interna: Elaborada por personas que trabajan en la compañía. Estas se ejecutan como un ejercicio de auto-examinación y les permite encontrar los puntos a mejorar.
- Externa: Procedida por agentes fuera de la compañía, por ejemplo: los consultores.
Tipificación basada en los rubros de la evaluación
- Enfocada en el patrimonio de los negocios, revisan cualquier aspecto relacionado con la contabilidad de la institución.
- Enfocada en calificar el funcionamiento diario de la corporación, así como conocer el uso que se le da a los materiales.
- Miden el impacto de las actividades de una empresa en el medio ambiente. Con esto, se busca que las compañías cumplan con los estándares exigidos por la ley. En el caso de no hacerlo siguiendo las medidas, se creará todo un plan para mejorar.
- Se evalúa toda la infraestructura tecnológica (softwares, aplicaciones, hardwares y redes) que emplea una empresa en cualquiera de sus procesos.
- Califica que los productos o servicios ofrecidos por las corporaciones cumplan con los estándares establecidos por ellos mismos.
Otros Tipos de Auditorías
En los últimos años, han surgido otros tipos de auditorías que se encargan de evaluar aspectos que antes no se contemplaban de manera tan detallada.
- Forense: especializada en la búsqueda de evidencias que puedan ser cruciales en procesos legales.
Etapas de una Auditoría
- Planeación: Se establecen las evaluaciones que se harán, los departamentos que se verán involucrados y las normas que serán guía. Una vez que se haya definido esto, se conforma el equipo evaluador. En caso de ser interna, se eligen a los empleados que realizaran parte del análisis.
- Preparación: El equipo auditor diseña todo un plan de trabajo en función de los rubros a calificar.
- Ejecución: Desarrollo de la auditoría. Se sigue la metodología propuesta en la planeación, así como la lista de registro.
- Informe: Una vez que se tiene los elementos necesarios, los auditores realizan un informe en el que exponen todo el proceso de la auditoría.
- Entrega del informe: los encargados entregan el reporte realizado a las personas correspondientes. En muchos casos, los auditores también son consultores.
Tipos Específicos de Auditorías
- Auditoría contable: Es un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o internamente establecidas.
- Auditoría externa por certificación: Es aplicada principalmente a empresas de servicios, a petición de la misma. Este tipo de auditoría es llevada a cabo por organismos externos que se encuentran facultados y autorizados para determinar que dicho negocio cubre los requisitos o no para prestar ciertos servicios. Esa certificación se basa en los lineamientos que señala el manual de los sistemas de gestión de la calidad a nivel internacional.
- Auditoría operacional: Es, en la actualidad, el equivalente a la auditoría administrativa.
- Auditoría integral: De acuerdo con lo que señala el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, es la evaluación multidisciplinaria, independiente y con un enfoque de sistemas, en cuanto al grado y forma de cumplimiento de los objetivos de una organización, tomando en cuenta sus operaciones y la relación de ésta con su entorno, con el fin de proponer el mejor aprovechamiento de sus recursos y de las alternativas que le permitan el logro más adecuado de sus fines.
- Auditoría gubernamental: Es aquella que se aplica a los departamentos, secciones o dependencias de gobierno, por lo general, son de tipo administrativo y en particular enfocadas preponderantemente a los sistemas de control, con el propósito de asegurar el debido cumplimiento de las funciones y asegurar la veracidad de la información que se presenta ante las instancias superiores, se basan, en gran medida, en los principios y normas generalmente aceptadas en la aplicación de las auditorías, sobre todo en lo que respecta a los profesionales que desempeñan la función de auditor.
- Auditoría financiera: Consiste en una revisión exploratoria y crítica de los controles y los registros de contabilidad de una empresa, cuya observación se centra principalmente en la estructuración y veracidad de los estados financieros. Determina si los estados financieros preparados por la empresa están regidos y cumplen con las normas de contabilidad generalmente aceptados. Tiene como objetivo el examen de los estados financieros por parte de un contador público diferente del que preparó la información contable, con la finalidad de establecer su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su análisis.
- Auditoría para la calidad: En este tipo de verificación debemos partir de la idea de que un Sistema de Administración de Calidad requiere un diagnóstico previo para conocer el estado actual de la organización donde se pretenda implantar. Uno de los propósitos de las auditorías de calidad es dar a los directores información que esté libre de los prejuicios de los departamentos que informan sobre sí mismos. Se espera que el auditor, en la medida de lo posible, compare las actividades observadas con un estándar objetivo. Donde existen éstos estándares, el auditor no tendrá necesidad de hacer juicios subjetivos.
Auditorías Gubernamentales Específicas
- Integrales: En este tipo de auditoría se evalúa la transparencia y forma en que se administraron los recursos asignados a la institución, así como su apego al presupuesto de egresos de la federación.
- Específicas: Este tipo de auditoría evalúa solo determinadas unidades administrativas, recursos, áreas o programas cuando existe interés público o cuando una autoridad superior requiere de informar o emprender acciones de tipo administrativo, penal o civil.
- Seguimiento: Es aplicada por el órgano de control interno para verificar que se atiendan las recomendaciones, resultado de auditorías previas.
La Auditoría Integral
La auditoría integral es un proceso de revisión y análisis que abarca diversas áreas de una organización, incluyendo aspectos financieros, operativos, legales, ambientales y de gestión. A diferencia de una auditoría tradicional, que puede enfocarse exclusivamente en las finanzas o en el cumplimiento legal, la auditoría integral proporciona una evaluación completa, permitiendo a los directivos tomar decisiones informadas y alineadas con los objetivos estratégicos de la organización.
Componentes de la Auditoría Integral:
- Revisión y verificación de los estados financieros de una empresa.
- Evaluación de la eficiencia y efectividad de los procesos operativos dentro de la empresa.
- Verificación del cumplimiento con las normativas y regulaciones internas y externas. Esto incluye aspectos fiscales, laborales, de seguridad, entre otros.
- Análisis de la eficacia de la administración y la toma de decisiones dentro de la organización.
- Detección y prevención de fraudes y actividades ilícitas dentro de la empresa.
Beneficios de la Auditoría Integral:
- Mejor toma de decisiones: Proporciona información precisa para la planificación estratégica.
- Reducción de riesgos: Identifica problemas potenciales antes de que se conviertan en crisis.
- Cumplimiento normativo: Evita sanciones legales y mejora la reputación corporativa.
- Optimización de recursos: Permite una gestión más eficiente y rentable.
- Mejora en la transparencia: Refuerza la confianza de inversores, clientes y stakeholders.