El objetivo de cualquier empresa, ya sea una corporación o una empresa individual, de maximizar los beneficios se ve afectado por indicadores como los costos de la empresa y los gastos de producción. La formación de los costos es un elemento complejo y voluminoso en el sistema de procesos empresariales de cualquier empresa que viene dictado por la propia economía. Para entender mejor la organización de la contabilidad de costos en el ERP, veamos los conceptos básicos y la división de costos.
Conceptos Básicos: Costo vs. Gasto
El costo es el valor de los insumos utilizados por la empresa en los productos y las ventas durante un período de tiempo. El hecho de los costos dirigidos sólo se forma y existe cuando se utilizan. Por ejemplo, si las materias primas y los suministros no se amortizan en la producción, son existencias:
- De materias primas y suministros
- Trabajo en curso
- De productos acabados, etc.
Su valor monetario no está incluido en la estructura de costos.
Los gastos son aquellos que han transferido totalmente su valor a los bienes vendidos durante el intervalo de tiempo analizado. Se produce un gasto cuando los productos y las mercancías salen de la empresa y se venden al cliente.
La diferencia entre ambos puede expresarse en términos de criterios:
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- Costos: Los recursos circulan, se aplican.
- Gastos: Los recursos salen de la empresa.
Además del conjunto de los costos enumerados, pueden abarcar también costos específicos, como, por ejemplo:
- De las reparaciones en garantía
- Pérdidas por defectos
- Robo y escasez
Algunas fuentes consideran que los conceptos de costos y gastos son idénticos, pero en realidad costos es un concepto más amplio.
Otro concepto clave sobre el tema es el de gasto. El gasto es la expresión de todos los costos por unidad de producción en términos monetarios. Incluye todos los costos de producción de la gama de productos y otros costos de producción y venta.
Para los gastos de registro en 1C entra en los documentos que fijan los costos, para la fabricación de productos, el transporte y la adquisición y otros, de los cuales más tarde se formará la evaluación de la partida de nomenclatura y el valor de las ventas definidas.
Clasificación de los Costos en la Contabilidad de Gestión
La forma de clasificar los costos en la contabilidad de gestión depende de la tarea que se realice:
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- Cálculo del precio de costo
- Determinación del resultado financiero de la empresa
- Decisiones de gestión
- Control de las actividades de producción
Para determinar los costos y los resultados financieros, según esta clasificación, los costos se dividen en:
- Directo e indirecto
- Principal y general
- Incluido y no incluido en el costo de producción
En otras palabras, esta clasificación se define por:
- Basado en la derivación económica
- Principales: los que intervienen en la fabricación y producción de un artículo de nomenclatura. Ejemplo: todos los costos incurridos en el proceso de producción, ya sean materiales, laborales o de otro tipo.
- Generales: Los que se producen durante el proceso auxiliar de producción en relación con su gestión. Puede tratarse de cualquier costo de servicio, producción auxiliar, costos de aparatos de gestión y otros ejemplos.
Costos Directos e Indirectos
- Directo: Se refiere a los productos producidos, los bienes vendidos o los servicios prestados. Se trata de costos atribuibles a un producto específico.
- Indirecto: No pueden incluirse inmediatamente en el costo del producto. Se recogen por separado y posteriormente se reparten entre las partidas según la norma prescrita en la política contable de la organización. Ejemplo: sueldos del personal de apoyo, pago de vacaciones, mantenimiento de equipos, accesorios, etc.
La división de los costos por tipo, determina su asignación a las cuentas de la unidad. Uniendo estos esquemas, se puede ver un paralelismo:
- Costos principales - directos
- Gastos generales - indirectos
Pero algunos ejemplos de costos básicos (según la primera clasificación) pueden resultar también indirectos (según la segunda). Por ejemplo, la depreciación de los equipos cuando se producen varios tipos de productos.
Costos Incluidos y No Incluidos en el Costo de Producción
Según el ejemplo de la clasificación de la inclusión en el costo de producción, es posible distinguir los costos incluidos:
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- Costos de material
- Sueldos, salarios y retenciones
- Depreciación y otros
Se excluyen del costo de producción los siguientes gastos:
- Multas y sanciones
- Tasas de los terrenos
- Impuesto sobre la propiedad de vehículos
- Y otros tipos de impuestos y tasas
Tipos de Contabilidad de Costos
Existen cuatro tipos de contabilidad de costos:
- El costo estándar es una medición establecida por productores de bienes y servicios. Este sirve para conocer el nivel productivo óptimo a alcanzar en su actividad.
- Se encarga de revisar el impacto en el costo de un producto cuando se añade una unidad a la producción.
Componentes del Costo
Los componentes del costo son la segmentación de los egresos realizados en los procesos de fabricación y se encuentran acumulados en la categoría de inventarios de productos en proceso. En los primeros textos sobre este tema, es decir, en el material base para estas distinciones, aparecen divididos en tres elementos: materia prima directa, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación o CIF.
La clasificación por atributos y características de los egresos define unos conjuntos de información, unas categorías que se formalizan como indicadores de costos. Estas categorías describen y establecen el todo del conjunto; son reglas de significación que determinan la dinámica de registro, acumulación y revelación de la información.
Dado que no son materia prima ni mano de obra, y en muchos casos tampoco son indirectos, los costos de tercerización son parte del componente del costo, pero no caben en la descripción de ninguno de los tres elementos.
Sistemas de Información Contable de Costos
El sistema de información contable de costos presenta datos que permiten realizar un seguimiento a la entrada, el proceso y la salida de información; esta última está constituida por los informes en los que se describe cómo se presentó y cómo, finalmente, resultó el valor financiero después de las transacciones -entradas- desarrolladas en el sistema de producción.
El sistema de información divide y clasifica los datos del sistema de producción en distintas características. Estos elementos permiten representarlo y ofrecer información a los usuarios, quienes evalúan y toman decisiones de acuerdo con estos datos.
La primera caracterización que realiza el sistema de información de costos es una diferenciación sobre tipos de inventarios: inventario de materiales, inventario de producto en proceso, inventario de producto terminado y costo de producto vendido. Las distintas caracterizaciones son importantes a fin de comprender las dinámicas de producción y venta de la empresa.
Componetización de la Discriminación del Costo
La componetización de la discriminación del costo, agrupada en el inventario de producto en proceso para la fabricación y terminación, se divide en unas categorías establecidas por reglas que determinan su dominio. El dominio contiene los elementos que ingresan al conjunto siempre y cuando cumplan con las respectivas reglas, de lo contrario debe buscar el conjunto de elementos que cumplan con cautela con las características que lo determinan.
La contabilidad cumple una función descriptiva de los estados de la empresa, ordena la información basada en reglas. Al incumplir con estas reglas se generan anomalías en la información, de manera que se pierde uno de los principios básicos: fiabilidad.
La clasificación de los componentes del costo se podía representar, por lo general, en tres elementos. Sin embargo, el «Plan de cuentas» del Decreto 2650 de 1993, emitido en Colombia para los comerciantes, presentó de manera heterodoxa cuatro elementos con una descripción acertada de cada uno. Registra el valor del costo de servicios recibidos en desarrollo de contratos celebrados por el ente económico con personas naturales y/o jurídicas, a fin de ejecutar labores relacionadas con la elaboración o producción de bienes o la prestación de servicios.
Ejemplos de Costos
- Costos de Administración: son los generados en las áreas administrativas de la empresa.
- Directos: son los costos que pueden identificarse fácilmente con el producto, servicio, proceso o departamento.
- Indirectos: su monto global se conoce para toda la empresa o para un conjunto de productos.
- Costos no Relevantes: son aquellos costos que independiente de la decisión que se tome en la empresa permanecerán constantes.
- Fijos: Son gastos que se presentan con regularidad: cada semana, mes a mes, cada bimestre...
- Variables: Estos gastos varían periódicamente, ya sea semanal o mensualmente.
- La mano de obra se refiere a los sueldos y salarios de todos los empleados que están involucrados en la fabricación de un producto.
Tabla de Clasificación de Costos
| Clasificación | Descripción | Ejemplos |
|---|---|---|
| Directos | Costos fácilmente identificables con un producto o servicio | Materia prima, mano de obra directa |
| Indirectos | Costos que no pueden atribuirse directamente a un producto o servicio | Alquiler de fábrica, depreciación de equipos |
| Fijos | Costos que no varían con el nivel de producción | Alquiler, salarios fijos |
| Variables | Costos que varían con el nivel de producción | Materia prima, comisiones de venta |
Es importante recopilar y conocer los costos que se generan en el proceso de transformar materia prima en un producto terminado. La función de la contabilidad de costos es brindar información detallada a la gerencia. Es necesario identificar, medir, acumular e interpretar la información de los gastos de la empresa. Al analizar los costos de producción, las empresas pueden identificar las áreas en las que se están realizando gastos innecesarios o ineficientes y tomar medidas para reducirlos.
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