El objetivo de cualquier empresa, ya sea una corporación o una empresa individual, de maximizar los beneficios se ve afectado por indicadores como los costos de la empresa y los gastos de producción. La formación de los costos es un elemento complejo y voluminoso en el sistema de procesos empresariales de cualquier empresa que viene dictado por la propia economía.
Para entender mejor la organización de la contabilidad de costos en el ERP, veamos los conceptos básicos y la división de costos. El costo es el valor de los insumos utilizados por la empresa en los productos y las ventas durante un período de tiempo. El hecho de los costos dirigidos sólo se forma y existe cuando se utilizan.
Por ejemplo, si las materias primas y los suministros no se amortizan en la producción, son existencias:
- De materias primas y suministros
- Trabajo en curso
- De productos acabados, etc.
Su valor monetario no está incluido en la estructura de costos.
Los gastos son aquellos que han transferido totalmente su valor a los bienes vendidos durante el intervalo de tiempo analizado. Se produce un gasto cuando los productos y las mercancías salen de la empresa y se venden al cliente.
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La diferencia entre ambos puede expresarse en términos de criterios:
- Costos: los recursos circulan, se aplican
- Gastos: los recursos salen de la empresa
Además del conjunto de los costos enumerados, pueden abarcar también costos específicos, como, por ejemplo:
- De las reparaciones en garantía
- Pérdidas por defectos
- Robo y escasez
Algunas fuentes consideran que los conceptos de costos y gastos son idénticos, pero en realidad costos es un concepto más amplio. Otro concepto clave sobre el tema es el de gasto.
El gasto es la expresión de todos los costos por unidad de producción en términos monetarios. Incluye todos los costos de producción de la gama de productos y otros costos de producción y venta.
Para los gastos de registro en 1C entra en los documentos que fijan los costos, para la fabricación de productos, el transporte y la adquisición y otros, de los cuales más tarde se formará la evaluación de la partida de nomenclatura y el valor de las ventas definidas.
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Clasificación de los Costos
La forma de clasificar los costos en la contabilidad de gestión depende de la tarea que se realice:
- Cálculo del precio de costo
- Determinación del resultado financiero de la empresa
- Decisiones de gestión
- Control de las actividades de producción
Para determinar los costos y los resultados financieros, según esta clasificación, los costos se dividen en:
- Directo e indirecto
- Principal y general
- Incluido y no incluido en el costo de producción.
En otras palabras, esta clasificación se define por:
- Basado en la derivación económica
- Principales: los que intervienen en la fabricación y producción de un artículo de nomenclatura. Ejemplo: todos los costos incurridos en el proceso de producción, ya sean materiales, laborales o de otro tipo.
- Generales: Los que se producen durante el proceso auxiliar de producción en relación con su gestión. Puede tratarse de cualquier costo de servicio, producción auxiliar, costos de aparatos de gestión y otros ejemplos.
Costos Directos e Indirectos
- Directo: se refiere a los productos producidos, los bienes vendidos o los servicios prestados. Se trata de costos atribuibles a un producto específico.
- Indirecto: no pueden incluirse inmediatamente en el costo del producto. Se recogen por separado y posteriormente se reparten entre las partidas según la norma prescrita en la política contable de la organización. Ejemplo: sueldos del personal de apoyo, pago de vacaciones, mantenimiento de equipos, accesorios, etc.
La división de los costos por tipo, determina su asignación a las cuentas de la unidad. Uniendo estos esquemas, se puede ver un paralelismo:
- Costos principales - directos
- Gastos generales - indirectos
Pero algunos ejemplos de costos básicos (según la primera clasificación) pueden resultar también indirectos (según la segunda). Por ejemplo, la depreciación de los equipos cuando se producen varios tipos de productos.
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Costos Incluidos y No Incluidos en el Costo de Producción
Según el ejemplo de la clasificación de la inclusión en el costo de producción, es posible distinguir los costos incluidos:
- Costos de material
- Sueldos, salarios y retenciones
- Depreciación y otros
Se excluyen del costo de producción los siguientes gastos:
- Multas y sanciones
- Tasas de los terrenos
- Impuesto sobre la propiedad de vehículos
- Y otros tipos de impuestos y tasas
Componentes del Costo
Los componentes del costo son la segmentación de los egresos realizados en los procesos de fabricación y se encuentran acumulados en la categoría de inventarios de productos en proceso. Esta categorización es la unión de dos estructuras diferentes de segregación que no están explicadas en la literatura de contabilidad de costos.
En los primeros textos sobre este tema, es decir, en el material base para estas distinciones, aparecen divididos en tres elementos: materia prima directa, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación o CIF. La clasificación por atributos y características de los egresos define unos conjuntos de información, unas categorías que se formalizan como indicadores de costos.
Los contratos de tercerización no cumplen los atributos exigidos propios de los tres elementos clásicos que componen el costo. Dado que no son materia prima ni mano de obra, y en muchos casos tampoco son indirectos, los costos de tercerización son parte del componente del costo, pero no caben en la descripción de ninguno de los tres elementos.
Sistema de Información Contable de Costos
El sistema de información contable de costos presenta datos que permiten realizar un seguimiento a la entrada, el proceso y la salida de información; esta última está constituida por los informes en los que se describe cómo se presentó y cómo, finalmente, resultó el valor financiero después de las transacciones -entradas- desarrolladas en el sistema de producción.
El sistema de producción está compuesto por objetos y movimientos reales que se representan en información. Desde este sistema se determina la compra de materiales, la entrada de materiales al almacén, el traslado a la fábrica, la fabricación de productos, la salida de productos terminados y su venta.
El sistema de información divide y clasifica los datos del sistema de producción en distintas características. Estos elementos permiten representarlo y ofrecer información a los usuarios, quienes evalúan y toman decisiones de acuerdo con estos datos.
Indicadores de Costos
Los sistemas de información se establecen de acuerdo con las necesidades requeridas por la dirección y la administración, indispensables en la toma de decisiones y el desarrollo de control y supervisión de procesos. El término «indicadores de costos», sugerido para la jerga práctica, empresarial y académica de los costos, son los «datos financieros, operativos, logísticos, y de control» que se obtienen por medio de «sistemas de información de costos», y que se utilizan para la toma de decisión empresarial.
Los indicadores tienen el objetivo de sensibilizar a los usuarios de manera favorable, desfavorable o neutra sobre una situación que advierte ser examinada desde los saberes técnicos que precisan su orientación contextual.
Tanto el indicador como el factor de la realidad que se desea observar deben estar correlacionados y tener un vínculo directo entre signos, medición y situación real. El indicador, denominado con un nombre específico, intenta reflejar un estado del objeto que mide.
Los sistemas de información contables tienen varios subsistemas de información basados en la necesidad de los múltiples usuarios, entre los que se encuentran el gobierno, los inversionistas, los proveedores, los clientes y los administradores, entre otros.
En las Normas Internacionales de Información Financiera o NIIF, por sus siglas en inglés, se ha establecido que los usuarios son los inversionistas, los proveedores, los acreedores existentes y los potenciales, quienes se presentan como usuarios principales porque parecen tener algún nivel de confluencia en las necesidades de información.
Caracterización del Sistema de Información de Costos
La primera caracterización que realiza el sistema de información de costos es una diferenciación sobre tipos de inventarios: inventario de materiales, inventario de producto en proceso, inventario de producto terminado y costo de producto vendido.
Los inventarios de materiales se dividen en sustancia e ingrediente, entre otros aspectos. El inventario de producto en proceso se divide, según el método de costos, en los siguientes ítems: elementos, componentes, departamentos, procesos, actividades, productos, líneas, unidades, máquinas, cadena de valor; etc.; este inventario es el más complejo de caracterizar. El inventario de producto terminado se divide en producto, lote, etc.
Cada caracterización de costos establece una clasificación taxonómica. La división primaria del inventario de producto en proceso contiene los costos directos e indirectos, y otra división fundamental es costos variables y fijos. La división básica se encuentra representada en los elementos del costo: materiales, mano de obra, servicios externalizados y carga fabril.
Estas tres divisiones de estructuras son isomorfas y cada una de ellas es igual pero distinta internamente, así como todas sirven para el análisis del proceso productivo. De esta manera se pueden realizar asociaciones entre categorías, lo que determina otros ordenamientos analíticos, como, por ejemplo, componentes del costo entre los que se encuentran materiales directos, mano de obra directa, servicios externalizados directos y costos indirectos de fabricación.
Otra asociación factible es la unión entre la división fundamental y la básica que realiza una discriminación de componentes condicionales: materia prima variable, mano de obra variable, servicios variables y costos fijos.
Componetización del Costo
La componetización de la discriminación del costo, agrupada en el inventario de producto en proceso para la fabricación y terminación, se divide en unas categorías establecidas por reglas que determinan su dominio. El dominio contiene los elementos que ingresan al conjunto siempre y cuando cumplan con las respectivas reglas, de lo contrario debe buscar el conjunto de elementos que cumplan con cautela con las características que lo determinan.
El sistema de información se caracteriza a partir del sistema de producción. Este último es un sistema dinámico que cambia de forma constante de acuerdo con el contexto económico, tecnológico, social, ecológico, etc. La componetización de los costos realizada por el sistema productivo se divide en categorías básicas: materiales, mano de obra, servicios y carga fabril.
Cada una establece un conjunto de elementos sobre los egresos que se invierten en la fabricación de los productos. Todos los egresos enviados al inventario de producto en proceso, esto es, el conjunto mayor, deben estar representados en los subconjuntos que se formalizan; no pueden quedar consumos de egresos de fábrica por fuera de los subconjuntos sin identificación y tampoco es posible enviarlos a cualquier conjunto.
La contabilidad cumple una función descriptiva de los estados de la empresa, ordena la información basada en reglas. Al incumplir con estas reglas se generan anomalías en la información, de manera que se pierde uno de los principios básicos: fiabilidad.
Clasificación de los Componentes del Costo
La clasificación de los componentes del costo se podía representar, por lo general, en tres elementos. Sin embargo, el «Plan de cuentas» del Decreto 2650 de 1993, emitido en Colombia para los comerciantes, presentó de manera heterodoxa cuatro elementos con una descripción acertada de cada uno.
Registra el valor del costo de servicios recibidos en desarrollo de contratos celebrados por el ente económico con personas naturales y/o jurídicas, a fin de ejecutar labores relacionadas con la elaboración o producción de bienes o la prestación de servicios.
Esto cambiaba la teoría de costos con respecto a los tres elementos como algo radical, si bien muy pocas empresas utilizaron este cuarto elemento. Inicialmente, de forma general se aplicaba a la contabilidad de costos del sector de la construcción; la diferencia radicaba únicamente en que presentaba este cuarto elemento, pero con la ampl...
En la vida diaria solemos utilizar los conceptos de costo y gastos casi de manera indistinta, como si se tratara de lo mismo; sin embargo, se trata de concepciones diferentes. Ello lo tienen bien claro las empresas, pues además de reconocerlos, los clasifican para determinar el precio de los productos o servicios que ofertan, así como para elaborar sus estados financieros.
Ejemplos de costos:
- Costos de Administración: son los generados en las áreas administrativas de la empresa.
- Directos: son los costos que pueden identificarse fácilmente con el producto, servicio, proceso o departamento.
- Indirectos: su monto global se conoce para toda la empresa o para un conjunto de productos.
- Costos no Relevantes: son aquellos costos que independiente de la decisión que se tome en la empresa permanecerán constantes.
- Fijos: Son gastos que se presentan con regularidad: cada semana, mes a mes, cada bimestre...
- Variables: Estos gastos varían periódicamente, ya sea semanal o mensualmente.
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