La labor contable en una organización es, sin duda, fundamental para el orden y la obtención de información con miras a tomar las decisiones adecuadas. Atrás quedaron los años en los que era necesario llenar, manualmente, cientos de planillones con datos de ingresos y gastos generados en todas las áreas de la empresa; hoy en día, existen muchas aplicaciones y programas que permiten realizar esta tarea de una forma más fácil y segura. Elegir un software de contabilidad eficiente es una decisión crucial para cualquier empresa. Tomarse el tiempo para entender las necesidades específicas de tu negocio, evaluar las opciones disponibles y probar diferentes soluciones puede ayudarte a encontrar la herramienta perfecta.
Tipos de Software Contable
Existen varios tipos de software contable, cada uno diseñado para diferentes necesidades empresariales y niveles de complejidad. Estos programas permiten acceder a los datos contables desde cualquier lugar con conexión a Internet, ofreciendo flexibilidad y facilitando el trabajo remoto.
- Software de Contabilidad General: Registra transacciones financieras básicas.
- Software de Contabilidad Financiera: Diseñado para cumplir con normativas contables y fiscales.
- Software de Contabilidad Administrativa: Incluye funciones de gestión financiera, presupuestos y reportes de rentabilidad.
- Software de Contabilidad de Costos: Analiza costos de producción, márgenes de ganancia y eficiencia operativa.
- Software de Contabilidad Fiscal: Calcula impuestos (IVA, ISR, retenciones, etc.) y genera declaraciones fiscales.
- Software Contable para Profesionales.
- Software Contable para Pymes.
- Software Contable para Contadores: Todas las funciones y configuraciones para el contador y despachos contables y múltiples reportes.
- Software Contable Gratis: Es un software contable que se puede descargar y usar de forma gratis.
- Software Contable con Pago Único.
- Software Contable con Pago Recurrente: Es el programa contable más caro porque se paga recurrentemente (por ejemplo cada mes o cada año).
Software de Contabilidad en la Nube vs. Software de Escritorio
Este tipo de software de contabilidad se debe instalar directamente en los ordenadores y sus datos se almacenan localmente; por lo tanto, requieren de espacio en el disco duro. El software contable en línea es un software basado en web que se ejecuta de forma segura a través de un navegador de Internet. Es altamente recomendado pues es especialmente conveniente para acceder a datos contables y registros desde múltiples computadoras e incluso dispositivos móviles a través de aplicaciones.
Software de Contabilidad Personalizado
Suelen ser programas desarrollados especialmente para las necesidades concretas de una empresa. Requiere de una mayor inversión, dado que la creación del sistema informático debe hacerse desde cero. Son pocos los que trabajan con esta tecnología, ya que se requiere contratar a alguien que entienda de programación para poder adaptar el software a las necesidades específicas de la empresa.
Ejemplos de Software Contable en México
En México, existen diversas opciones de software contable que cumplen con las disposiciones fiscales y facilitan la gestión financiera de las empresas. Algunos de los más populares son:
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- Aspel - COI: Uno de los programas más populares en México, el Aspel - COI permite procesar, integrar y mantener actualizada toda la información contable y fiscal de la organización de una manera segura. Está desarrollado de acuerdo a las especificaciones necesarias para la aplicación de la contabilidad electrónica de una manera fácil y cumple con todas las disposiciones vigentes en materia fiscal. Es especialmente útil para emitir reportes, informes, resúmenes y gráficos que facilitan el análisis financiero de la empresa.
- CONTPAQi Contabilidad: CONTPAQi Contabilidad es una potente herramienta para profesionales independientes, emprendedores y despachos contables que asesoran a múltiples empresas. Permite cargar, verificar la validez, almacenar, detectar duplicados y consultar los Comprobante Fiscal Digital por Internet - CFDI; agiliza la contabilización de los comprobantes de gastos, ingresos y documentos bancarios, se adapta de forma fácil y dinámica al manejo de la contabilidad en cualquier organización y es muy eficiente al momento de realizar el cálculo y control del IVA, DyP y DIOT. Se puede llevar la contabilidad de 999 empresas sin costo adicional y su catálogo de cuentas es multinivel.
- Microsip: Con el ERP Microsip podrás llevar correctamente tu información contable, cumplir con la autoridad fiscal y gestionar por completo tu negocio.
- Contafiscal C2K: Contafiscal C2K es la solución de contabilidad fiscal y electrónica de Control 2000 Software Empresarial.
Esta aplicación administrativa en línea también se ha popularizado mucho en nuestro país. El software, al encontrarse en la nube, permite mantener una actualización constante, estando disponible en su versión más reciente cada vez que se ingresa a sistema. Se trata de uno de los tipos de software contable más idóneo para pequeñas empresas y permite acceder a ella desde cualquier lugar y dispositivo, ya que la información está en la nube. Garantiza la seguridad de los datos ya que los mismos están alojados en los servidores especializados de Amazon y utiliza adelantados sistemas de seguridad. Envía recordatorios de pago por las facturas emitidas, manda reportes mensuales vía correo electrónico y permite exportar la información a Excel y a otros programas contables.
Beneficios del Software Contable
Son múltiples las ventajas que un software contable le aporta a tu empresa. Iniciemos por los beneficios de este tipo de sistemas o programas, como también le llaman en la práctica al software contable:
- Análisis de información: Puedes obtener diferentes reportes o informes para conocer la situación financiera o económica de tu negocio. Por ejemplo, un balance o estado de resultados son tipos de reportes que reflejan si la empresa está bien o mal de salud y cuál sería la medicina para ponerla en forma otra vez.
- Asegurar la validez de facturas electrónicas u otro tipo de comprobantes digitales: No olvidemos que el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), es el documento oficial que respalda actividades de ingresos y gastos, o de pago de nómina. Los programas de Contabilidad, según la marca, incluyen herramientas que ayudan a verificar la validez de los comprobantes y de este modo asegurar su correcto registro, contabilización y cumplimiento.
- Simplificación de actividades y procesos: El uso de esta tecnología agilizará procesos complejos como captura y registro de información, generación de pólizas y vinculación con las facturas correspondientes, sin importar el número de operaciones de la empresa. También ayudará en el procesamiento de información para cumplir con declaraciones de impuestos, como por ejemplo la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT), en la que se registran las transacciones con proveedores, entre otros datos. Dependiendo de la cantidad de información esta obligación puede requerir mucho tiempo por parte del Contador en su elaboración.
- Cumplir con nuevas obligaciones: Un sistema contable te ayuda a identificar las facturas relacionadas a un REP, asociarlas a través de una póliza y de este modo proceder a su Contabilización. Así, tu proceso de Facturación se complementa en la Contabilidad, ayudando al control y cumplimiento en tiempo y forma de obligaciones fiscales para evitar multas y demás sanciones contra las empresas.
- Gestión y Contabilización de facturas: Integrar la Facturación electrónica a la Contabilidad es vital para el cumplimiento de las obligaciones fiscales de las empresas. Una forma de agilizar este proceso es usar un software contable que recibe, almacena y organiza las facturas electrónicas, entre otros comprobantes digitales como CFDI de nóminas, CFDI de pagos, entre otros.
- Generación de los 5 archivos XML requeridos por la autoridad fiscal: Revisa que el software de contabilidad también te ayude a generar el catálogo de cuentas, balanza de comprobación, pólizas del periodo, auxiliar de cuenta y/o subcuenta y auxiliar de folios de los comprobantes fiscales en formato XML.
- Reportes precisos y oportunos: Al elegir un programa de Contabilidad revisa que además de ayudarte a cumplir con tus obligaciones fiscales, también te ofrezca herramientas para obtener información y generar reportes precisos para revisar la salud financiera de tu empresa y tomar mejores decisiones.
- Aprovechamiento de Excel®: De todos es sabido que esta solución tecnológica es querida y aprovechada por el Contador. Un software contable debe complementarse con esta herramienta, principalmente para exportar información, y de este modo simplificar aún más las actividades contables. Incluso, algunas marcas de software de Contabilidad incluyen herramientas como Hojas Electrónicas que agilizan la generación de reportes.
¿Cómo Elegir el Mejor Sistema Contable en México?
¿Buscas un programa contable que te permita ahorrar tiempo para poder centrarte más en la estrategia y crecimiento? ¡Llegas al lugar adecuado! ¿No sabes cuáles son los factores a considerar al elegir un software contable?
- Compatibilidad: Es probable que ya utilices otras aplicaciones en tu negocio para gestionar el inventario, las ventas o el recurso humano.
- Simplicidad: Una de las principales características de un sistema contable es su facilidad de uso.
Aspectos a Considerar al Adquirir un Software Contable
Aquí tienes aspectos que te ayudarán a hacer check list al momento de adquirir un software contable:
- Actualización permanente a las reformas fiscales: Es muy importante asegurar que el programa de Contabilidad tenga esta característica, pues de esta dependerá que las dueños, gerentes y directores de las empresas estén tranquilos en el cumplimiento de las nuevas obligaciones. Tu marca de software contable debe asegurar que su actualización a los cambios, en primer lugar, sea rápida y efectiva y, en segundo lugar, que cumpla efectivamente en la generación de los archivos o documentos a entregar.
- Tecnológicamente innovador: Incluya soluciones complementarias para llevar más fácilmente la Contabilidad. Por ejemplo, en el proceso de Facturación en cuanto la verificación, organización, clasificación y validez de los archivos XML de los CFDI. O, incluso, manejo de una base amplia de datos, de segmentos de negocio y seguridad de la información.
- Siempre funcional en la Contabilidad: Puede ser un plato limpio, pero asegura que incluya la automatización de todos los procesos contables y configuraciones con el objetivo de que se adapte fácilmente a la Contabilidad de tu empresa a clientes, de acuerdo con su giro, cantidad de operaciones u obligaciones como contribuyentes.
- Manejo de reportes: Este aspecto considera dos aspectos. El primero tiene que ver con la variedad de reportes que pueda generar el software que permitan el análisis e interpretación de datos por parte del Contador para una mejor toma de decisiones o asesoría. Algunas marcas de software, por ejemplo, para colaborar con los reportes, integran soluciones como Tablero Fiscal, Hoja Electrónica o Reporteador.
- Automatización de procesos: Eliminar por completo los procesos manuales, más en donde sobresale la Contabilización y la asociación del Recibo Electrónico de Pagos a las pólizas y facturas correspondientes.
- Facilitar la entrega de documentos: Investiga si el software que estás evaluando ya está autorizado por el SAT como PCRDD (Proveedor de Certificación de Recepción de Documentos Digitales).
Implementación y Capacitación
Capacita a tus colaboradores: organiza sesiones grupales para que todos los usuarios en tu empresa aprendan a utilizar el nuevo software. Monitorea y ajusta: realiza pruebas para asegurarte de que todas las características del software contable funcionen como se espera. Realiza actualizaciones: mantén el software de contabilidad actualizado con las últimas versiones y módulos y funcionalidades proporcionados por el proveedor.
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Impacto del Software Contable
Para ilustrar el impacto y, una vez más, la importancia de utilizar este tipo de tecnología en la Contabilidad de una empresa, ya sea que esta se lleve de manera interna o a través de un despacho contable o un Contador Independiente, está el análisis titulado Automatización de Procesos Contables - Administrativos y Robótica, presentado por Deloitte, en donde se destaca que incorporar la tecnología a la Contabilidad es el camino más fácil para lograr innovación de la empresa. Otro dato relevante: la Asociación Mexicana de Capital Privado (AMEXICAP) indicó en 2017 que en México más de un millón de pequeñas empresas, micro y medianas utilizan Internet para realizar sus actividades diarias y destacó que esperaban que ese número se duplicaría en los próximos 5 años con el objetivo de facilitar los procesos contables en las empresas.
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