Hablar de sistemas de información suena técnico, casi a cosa de IT. Sin embargo, un sistema de información no es simplemente “un software” o el «programita donde apuntas cosas». Todo sistema de información se apoya en cuatro pilares fundamentales: las personas, que son quienes lo utilizan a diario; los procesos, que son las reglas de trabajo; los datos, que son la materia prima; y la tecnología, que permite su funcionamiento.
En el entorno empresarial moderno, los sistemas de información gerencial (MIS) son una necesidad irreversible para mejorar la calidad de las decisiones. Un sistema de información gerencial se define como el conjunto de sistemas, herramientas y procedimientos que convierten información dispersa en reportes claros para la toma de decisiones. Es el puente entre lo que pasa en la organización y lo que los administradores necesitan saber para actuar.
Clasificación de los sistemas según su función
La clasificación de los sistemas de información es fundamental para comprender cómo las empresas gestionan y procesan la información en distintos niveles organizativos. Podemos agruparlos según la función que desempeñan:
- TPS (Sistemas de Procesamiento de Transacciones): Son sistemas empresariales básicos utilizados para el nivel operativo. Realizan y registran transacciones de rutina diarias, como nóminas, inventarios o facturación.
- Sistemas de Información de Gestión (MIS): Apoyan la toma de decisiones estructuradas o semiestructuradas de los mandos intermedios, proporcionando informes regulares para saber qué pasó.
- DSS (Sistemas de Apoyo a Decisiones): Sistemas interactivos y flexibles desarrollados para apoyar la solución de problemas de gestión no estructurados, permitiendo comparar opciones y predecir escenarios.
- EIS (Sistemas de Información Ejecutiva): Brindan acceso rápido a información interna y externa relevante, proporcionando a la alta dirección los indicadores clave de negocio al instante.
- ERP (Planificación de Recursos Empresariales): Registran e integran los procesos de negocio (inventario, compras, facturación) para optimizar la comprensión de la empresa mediante la automatización.
- CRM (Gestión de Relaciones con los Clientes): Centraliza los datos de clientes, oportunidades, ventas y marketing para generar un mejor flujo de información.
- HRIS (Sistemas de Información de Recursos Humanos): Se centran en la gestión de empleados, incluyendo nóminas, prestaciones, revisiones de rendimiento y seguimiento de asistencia.
El rol de los sistemas de información contable
Un sistema de información contable (SIC) es una plataforma que reúne, organiza y procesa los datos financieros de una empresa. Actualmente, la contabilidad es una técnica que produce sistemática y estructuradamente información financiera, siendo esencial para que las empresas puedan competir.
Funciones clave de los sistemas contables
Los sistemas de información contable cumplen diversas funciones para mejorar la gestión financiera:
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- Automatización: Facilitan cálculos, registros, conciliaciones y la emisión de reportes.
- Integración: Conectan diferentes áreas de la empresa, vinculando ventas, administración y cuentas por pagar.
- Reportes financieros: Generan estados de resultados, balances y comparativas por periodos.
- Cumplimiento: Permiten la emisión de facturas electrónicas y el cumplimiento de normativas fiscales.
Gestión, control y toma de decisiones
Para administrar, los gerentes conducen de forma racional las actividades de la organización mediante la planeación, organización, dirección y el control. La buena marcha de los negocios sólo es posible mediante un «control de gestión», que es un sistema de información que permite tomar decisiones y disminuir la incertidumbre.
La clave está en que las piezas se hablen entre sí. Hoy lo habitual son las APIs y los webhooks, además de conectores que permiten que los datos viajen sin que nadie tenga que copiar y pegar. Uno de los errores más comunes es casarse con una herramienta que no permite integrarse, lo cual acaba en un laberinto de planillas y procesos manuales que matan la productividad.
Finalmente, es importante recordar que los datos se asocian dentro de un contexto para convertirse en información, la cual ofrece significado y conocimiento. Un sistema de información gerencial bien armado es el atajo para tomar mejores decisiones sin correr a ciegas, permitiendo que la estrategia se vuelva natural al existir información clara, comparación de resultados y un hilo conductor entre lo que se decide y lo que sucede en la organización.
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