El Administrador de Documentos Digitales (ADD) es una plataforma desarrollada por CONTPAQi® para gestionar los comprobantes fiscales digitales (CFDI) de forma centralizada, automatizada y segura. La plataforma también está alineada con los requerimientos técnicos del Anexo 20 y 24, los cuales definen las reglas de validación de los XML y la estructura de la contabilidad electrónica.
Para los usuarios de los sistemas CONTPAQi®, la integración del ADD se realiza de manera predeterminada. Resulta entonces que, si cuentas con cualquiera de los 4 sistemas mencionados (CONTPAQi® Nóminas, CONTPAQi® Contabilidad, CONTPAQi® Bancos, CONTPAQi® Comercial), contarás entonces -por default- con el ADD -completamente gratis-, desde el cual podrás cargar tus XML. ¡Pues sí! Los sistemas CONTPAQi® pueden utilizar el ADD de forma independiente o bien, compartirlo.
La Relevancia del Archivo XML en la Gestión Fiscal
El archivo XML es el que tiene relevancia fiscal y el que en realidad debes considerar como comprobante de tus operaciones comerciales. Además de su importancia fiscal, el valor de este archivo radica en la seguridad que le brinda a la información tributaria tuya y de tus clientes. Al viajar encriptada, no corre ningún riesgo de ser interceptada o alterada. Siempre que pagues por la prestación de un servicio o por la adquisición de un bien, debes exigir que -además del PDF de la factura electrónica- te entreguen el respectivo XML. En los Sistemas CONTPAQi® que utilizan el ADD, cumplir con esta obligación es de lo más sencillo.
Funcionalidades Clave del Administrador de Documentos Digitales
El ADD mejora el desempeño al consultar y recuperar documentos a través del Visor de Documentos Digitales. Estas vistas podrán ser personalizadas por el usuario.
Carga de Documentos
Para la gestión documental, podrás cargar archivos con extensión XML, y además podrás seleccionar archivos con extensión: PDF, XLSX, DOCX, ZIP. El sistema indica el detalle de las validaciones previamente configuradas para la recepción de los documentos. Puedes hacer clic en el botón para conocer los detalles de la carga realizada basada en las validaciones configuradas, siempre y cuando siga activa la sesión del usuario.
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Integración con CONTPAQi Analiza®
Gracias a la conexión entre ADD y CONTPAQi Analiza®, los CFDI de nómina, ingresos y egresos se analizan en tiempo real, detectando descuadres o inconsistencias antes de que sean observados por el SAT. El valor principal de CONTPAQi Analiza® radica en su capacidad para cruzar datos financieros y de nómina. Integrar CONTPAQi Analiza® con el ADD permite comparar CFDI vs. Actualizar conforme a la RMF. En 2025, CONTPAQi Analiza® y ADD forman una dupla esencial para las empresas mexicanas que buscan cumplimiento, control y visión estratégica.
Mantenimiento y Utilerías del ADD
Para garantizar el óptimo funcionamiento del ADD y solucionar posibles incidencias, CONTPAQi® ofrece diversas utilerías.
Migración del Administrador de Documentos Digitales
Para casos específicos, se incluye la opción Migrar el Administrador de Documentos Digitales en el menú Empresa de la aplicación.
Reconstruir Asociaciones del ADD
Requieres realizar el proceso de reconstruir asociaciones del ADD en CONTPAQi Comercial Premium, este proceso sirve para reconstruir las asociaciones de los documentos comerciales con el correspondiente comprobante en el ADD. En algunas ocasiones cuando se intenta visualizar o cancelar algún CFDI después de migrar la información del ADD de Lucene a SQL, no es posible consultarlos correctamente.
Los pasos para llevar a cabo la reconstrucción de asociaciones son:
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- Ingresa a la empresa.
- Ve al menú Empresa y da clic en Utilerías del ADD.
- Posteriormente da clic en la opción de Reconstruir asociaciones del ADD.
- Indica el rango de fecha que deseas reconstruir las asociaciones.
- Aparecerá una ventana de confirmación, da clic en SI.
Reindexar el ADD para Solución de Errores
En caso de tener errores en el ADD o bien que el visor de documentos no muestre todos los XML cargados, deberás localizar en esta sección el ADD y dar clic en la opción "reindexar".
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